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1、外贸业务员管理规章制度规范外贸业务员管理 1.管理如要做到公正,公开,需要员工的配合! A.要做到公平公正,员工之间,员工与主管之间需要互相监督。 B.要做到完全公开,管理者必须有实权审核及审批各种单据,并对各种单据进行存档及公共管理,以方便后来的员工查阅参考。 2.如要建立一个好的团队及竞争机制,管理者必须对业务员的薪资有一定影响。管理者每月应对部门业务员进行各项考核,包括销售技巧,付费平台发布信息数量,免费平台广告发布的网站数量,所签订的销售合同数量,达成订单金额。公司应针对这些考核数据给员工发放奖金,而不是仅仅与底薪挂钩,因为底薪原本相差也不大,员工积极性并不能得到很大提升。通过考核制度
2、发放奖金既能调动业务员工作的积极性,也能为公司赢得更多的客户及销售额。 3. 关于销售区域的划分的,要尽量做到公平和平等 考虑到总有区域相对好的和一般的。划分区域的时候要全面考虑。一是免费平台的划分。 关于业务员的管理工作,如果要做到完善制度,必须严格按以下制度执行,以确保公司的利益最大化。 日常工作 1. 查看邮件询盘邮信息,合理报价。兼顾其他规划当日工作。做好一天的规划和计划,安排好主次工作,划分紧急,重要,日常和临时要做的工作 2. 和在线的客户进行及时沟通,聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘出来存入备忘录。 3. 工作结束之前心里盘算和思考一天的工作结果,将重要和要完成的或者未完成的
3、工作做好纪律一边及时正确处理 4. 适当时间开会和整理一周或者半月的主要工作内容,业务进展,以便领导掌握业务情况和做出决断 总结内容应包括: 所有在跟踪的客户名称,国家,感兴趣产品,当前工作计划。 总结遇到的一些业务问题和技术性问题。 5. 每月对自己的订单进行总结,列明合同号,合同金额,合同数量,价格条款,交货期,目前进行状态,下一步该怎么进行,对本月签单量,款项回收情况进行总结。 6 对客户进行总结,对于每一个客户的要求,对产品,单据,包装的要求作总结,进行客户评价分析。 7.定期对自己的整体业务进行汇总,做自我分析评价,制订半年的工作目标和计划。做出汇报 客户开发前期工作 1. 收到询盘
4、及报价时,要及时跟部门经理确认是否已有同事联系,如没有,及时跟踪和处理。 2. 在与客户商谈过程中,有涉及到技术指标的问题,即时与部门经理或研发部门沟通,并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书,需要跟公司及办证机构联系,进行办理。 3. 业务员在邮寄样品前,必须向客户收取样品费用,快递费或取得客户到付帐号。不能取得样品费又不能到付,须经部门经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息,快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期,须跟踪样品测试结果。 报价及合同签定 1. 收到客户询盘及报价时,原则上按报价单报价,如最终报价低于报价单,应与部门经理确认相关信息后在给客户报价 2. 收到客户确认形式
5、发票后,做好后期的收款和催款工作。需支付佣金需与客户签定佣金协议。 3. 将填写完整的发票或者合同,佣金协议等递交部门经理审核,总经理审批。并做好备案 安排生产 非常重要:应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货! 1. 业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后,通知跟单员制作订单,或者业务员自己制作身产蛋,经部门经理签字后,安排生产。 2. 业务员需要和生产部计划好生产包装,发货和单据制作的时间表。 3. 业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检,保险,定船定航班情况。 4. 业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。 5. 跟单员负责统计每天的发货记录,并公
6、布在部门白板统计本上。 发货 1. FOB条款下,客户如指定货代,及时与客户确认货代信息,如果是CIF条款,或FOB条款但由我公司负责确认货代公司,须及时联系货代,确认合适的轮班和发货时间。 2. 货物报关出口后,把所有单据包括商业发票,箱单,原产地证,提单等扫描存档,并发给客户,进行确认。 文件资料管理 业务人员正在处理的合同订单,以及已经完成的订单,必须保留纸质复印件,并分类归档到桌面不同的文件夹中,文件夹应注明标识已完成订单,待处理订单。以便当事人不在场的情况下,其他人能尽快帮助处理紧急事件。 电脑管理 1. 电脑密码一律在部门经理,总经理处备案。 2. 业务人员定期要进行数据备份。 文
7、件管理 1. 所有与客户往来及与发货有关文件,必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件,定期保存和复制客户邮件, 2. 文件存放说明:要做好分类,以便方便查阅 邮件管理 统一使用软件管理,定期保存, 产品报价程序 业务人员报价时要综合考虑各种因素,价格,竞争,客户需求,如有特殊情况低于底价时,需要向总经理,主管,提出书面或邮件申请,审批单价后才可对外报价。 合同号登记本 业务员签订合同后,必须及时在合同号登记本上进行登记,并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括:合同签订日期,合同号,客户名称,产品名称,数量,预计发运日期,目的地。 单证保管 货物发出十日后,收齐所有单证复印件,装订成册,存档保管。