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1、如何成为一名优秀的管理秘书如何成为一名优秀的管理秘书 摘要 一个优秀的领导背后一定有一个强大的优秀秘书团。秘书这个职业看似不显眼，实际上却有极大的作用，秘书的工作涉及到各行各业、方方面面。作为一名优秀的秘书，不仅要有总揽全局、协调各方的大局观，更要有面面俱到、事无巨细的心细度。从一定程度上来说，秘书一定不是专才,而是通才，秘书作为领导工作上最亲近的人，不仅要起到上传下达的传达作用，更多的是要懂得揣测领导的心意，帮助领导解决工作上的问题，因此，能文善武、能说会写、八面玲珑、总揽全局、细致周到是一个优秀的秘书所具备的基本素养。通过本学期秘书学课程的学习，我更加体会到了秘书这门看似简单的职业的不简单
2、。今天，就本学期学到的管理秘书的基本内容浅谈一下对如何成为一名优秀的管理秘书的见解。 关键词：秘书；职责；素养；工作特点；工作要求 I 一、秘书 1、秘书的起源 在我国，“秘书”一词最早出现于汉代：指带有神秘色彩的图书。因图书不予公开，故称为“秘书”。辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。秘书一词已完全摆脱了“图书”的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级*部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以“秘书”相称。 2、秘书的概念 对于秘书这一概念的定义，不同的国家在不同时期有不同的定义，到目前为止学界还没有给出一个统一的概念。不过
3、秘书作为一个职业，我们可以根据它的工作性质来给出一个大致的范围，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调沟通信息，办文、办会、办事为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。 二、秘书的职责 秘书的职责也就是秘书的工作，去网上搜了一下，单单秘书的工作这一项就不止3000字。其实总体而言，秘书的工作就是围绕领导而展开的一系列的活动，包括领导的工作和衣、食、住、行。 在一天当中，秘书的工作时间是先于领导，而下班时间是晚于领导的。而在上班时间内，秘书的工作就是领导言行的扩大化和展开。领导说一句话，秘书就需要鞍前马后地去分配、周旋直至完成。在上班的时间，秘书要做
4、好领导办公室工作的同时要负责各种文书工作，包括文件的回复及处理以及文件的上传下达工作。此外还要陪同领导参加各种会议，并做好会议的记录和会务工作，此外如果领导在参会中需要发表讲话，那么，秘书的工作又来了。不同的会议和场合，稿子的内容和形式不同，这就需要秘书的灵活性和文笔足够好，写稿子作为秘书的最基本的看家本领，不是一天两天可以练就的。此外，在中国这个人情社会里，领导应酬是常有的事情，因此，在工作之余，秘书又有了一个特殊的工作陪领导应酬。凡是领导应酬的人，大多是有求于领导，把领导灌的半醉那么要求也自然而然地出来了，那么，无论是什么要求，总是少不了秘书的，因此，对于许多秘书而言，半夜挑灯夜战写稿子是
5、家常便饭。 总而言之，秘书的工作就是想领导所想，想领导所不想和在领导想之前想。这需要高度的前瞻性、综合性和复杂性的工作，因此很多秘书抱怨说秘书工作的苦和累。苦和累是一定的，但是实践出真知，笔者认为作为一个秘书是最能锻炼人的，有所磨练必定有所收获，因此要想成为一名优秀的秘书，这些苦和累都是需要承受的。 三、秘书的素养 要想成为一名优秀的秘书，这是一个系统的工程，不仅需要外在的东西，更需要全面提高内在素养。秘书的素养是决定一个秘书能够走多远的关键因素，这不仅是秘书职业的要求，更是秘书这门特殊的职业专业性的表现，因此，能否全面提高自身专业素养是一个人能否成为一个优秀秘书的表现。 首先，保密性。秘书作
6、为领导工作上最亲近的人，必须保守自己工作的秘密。在平常和领导的接触过程中，必然会获取很多信息，而在这样的情况下，最好的做法就是“不该听的不听，不该问的不问”，作为一个秘书，有的时候充耳不闻比什么都知道要好得多，而且这样对自己来说，也是比较安全的做法。 其次，综合性。秘书工作就是负责领导工作的方方面面的，因此，在平常的工作中一定要具有综合性。这里所说的综合性也就是全能的意思，在上文中也已经提到，秘书这个工作不一定要是专才，但是一定要是通才，只有这样才能灵活变通，解决工作中的问题或者突发事件。 再次，善于沟通。上传下达时秘书的本质工作，也是一项特别重要的职能，因此，秘书要掌握一定的沟通技巧，这样，
7、不仅能让传达对象更好地理解传达内容，而且还能充分发挥语言沟通的魅力，加深各个部门或者行业之间的了解，从而形成一个良性互动的局面。此外，除了语言沟通，好的秘书还要掌握书面沟通能力，这点也很重要。 最后，较强的心理承受能力。处理工作中的突发事件也是秘书的一项基本工作之一，在有些重要部门，秘书每天都会碰到突发事件。在这种情况下，秘书是否具有较强的心理承受能力，是否能够理性、沉着应对就显得特别重要。一个能够力挽狂澜、独当一面的秘书往往会得到领导的青睐。同样，一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的文秘人员，必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态，坚定信心和意志，完善个
8、人的乐观、豁达的性格。 秘书部门的参谋工作，尽管千头万绪，归结到一点是“谋略”二字，谋略指的是计谋与方略，实际就是解决问题、处理矛盾的方法。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识,就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。要深刻领悟领导意图，要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明,越殂代疱。在此基础上,以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。 四、秘书的工作特点 按照笔者所认为的，秘书的工作特点可用如下四字词语总结：能文善武、能说会写、八面玲珑、总揽全局、细致周到。秘书的工作总结起来也就是办文和办事，其中
9、文包括日常文书工作和写文章，而办事是指围绕领导工作而展开的一系列日常活动。秘书的工作是一项系统工程，秘书人员需要有总揽全局、协调各方、沉着应对突发事件的恢弘气度，更需要面面俱到、细心周到、事无巨细的体察入微。 繁琐、复杂是秘书日常工作的又一特点，而秘书如何从这繁琐、复杂的工作中脱开身，这是一门技术。聪明的秘书面对复杂、繁琐的工作从不抱怨，他们常常会跳出自己工作的狭隘的圈子，从另外一个角度看待自己的工作并力图解决问题，并从自己的工作中不断学习新的东西，从中受益并随着时间的积累形成对于这份工作的热爱。所谓“熟能生巧“，经年累月的工作和经验积累，在不断锻炼自己成为一名优秀的秘书的同时，自己也会突然发
10、现自己的工作没有原本想的那么繁琐和辛苦了。 五、工作要求 对于秘书的工作要求，从前文中所讲职责、素质、工作特点等方面都可以总结出来。此外，秘书这个特殊的职业，和其他按时间点下班的职业不同，笔者认为它是全天候的，只要领导需要，秘书就需要随时待命，不分昼夜。因此，笔者认为作为一个优秀的秘书要遵循以下工作要求： 1、总揽全局，协调各方。这个是前面反复提到的，也是笔者认为最重要的一的要求。从一定程度上来说，秘书是领导的替身，领导不想处理的问题都由秘书来处理，因此，作为一名秘书，要像秘书一样工作，要像领导一样思考，时刻树立全局观念。 2、要有奉献精神。作为一个秘书，领导并不会因为夜里让你帮他写稿子而感谢
11、你或者因此而给你加薪。因此，对于这样的工作，作为一个优秀的秘书需要有一颗奉献的心。即使领导让你加班了，也许你会感觉到累或者不愉快，可是既然选择了作为一名秘书，就要认真完成领导交代的任务。同时，要抱着一颗学习的、谦逊的心去做自己的工作，你会发现不管你做这个工作多久，总会有需要不断学习的东西。作为一名秘书，不要过分计较得失，你会学到很多宝贵的东西。 3、保守秘密。这点在前面也有提到过，保守秘密是一个秘书应该有的素养，也是对于一个秘书做好本职工作的基本要求。 结语 秘书是一个富于挑战的职业，必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。作为秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须放弃以往保守被动的心理，而以积极的进取心来迎接一切。在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，还应自觉加强秘书的职业道德素质、业务素质和心理素质，实现内因与外因相结合。时代对秘书人员提出了更高的要求，各行各业从事秘书工作的人员只有不断的加强自身的办事能力，才能克服思想及行为上的偏差，才能在本职岗位上得心应手并取得更大的成绩。
