档案人员上岗培训资料.docx

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1、档案人员上岗培训资料档案人员上岗培训资料企业事业单位档案管理基础 题型：单选20题，多选10题，判断10题，简答4题，论述2题 1、 文件材料的概念：企业事业单位文件材料是企业事业单位在各项工作和活动中直接产生和形成的反映生产经营、技术开发等各方面情况的各种信息记录材料。 上述表述揭示了企业事业单位文件材料的本质属性以及企业事业单位文件产生形成的特点，它的含义可以从以下四个方面去理解：文件材料的本质属性是信息记录材料；文件材料记录的信息是原生信息；文件材料的信息记录内容广泛；文件材料的信息记录方式多样 2、档案的概念：企事业单位档案是企业事业单位现行使用完毕或告地段落的具有保存价值的各种文件材

2、料。 它揭示了档案与文件材料在本质上的联系及特点和形成规律。其含义从三个方面去理解：从事物属性方面揭示了档案与文件材料之间的本质联系；从存在条件方面揭示了档案是具有保存价值的文件材料；从发展过程方面揭示了档案是现行使用完毕或告一段落的文件材料。 3、 企事业单位文件材料与档案的联系与区别 、文件材料与档案的联系 具体体现在四个方面： 种类多样专业性能主体突出价值明显 、文件材料与档案的区别 企业事业单位文件材料与档案之间的相互区别主要体现在以下三个方面：P8 更改补充方面 制备数量方面 单元组合方面 4、文字材料 文字材料是以文字为主体，配合数字，图表等，用来记录和表达有关信息的文件材料。 企

3、事业单位的文字材料主要有三种： 综合管理性文件材料； 科技文字材料； 其他文字材料 二、图样材料 图样材料是指按照有关制图标准方法，用专门的线条、符号等绘制的图形。P11 企业事业单位的图样材料主要有三种 综合管理性图样材料 科技图样材料 1、产品图样；2、施工图样；3、设备图样；4、其他图样 5、表式材料：表式材料是以表格的形式，用线条、文字和数据编制而成的反映某种事物概况的简明文件材料。 企业事业单位表式材料主要为三大类： 综合性表式材料 科技表式材料 其他表式材料 6、特种材料 特种材料是以感光材料、磁性材料等特殊材料为载体，以摄像、录音、刻录等为记录手段，产生和形成的文件材料。 7、文

4、件材料的作用 企业事业单位文件材料的作用是指文件材料在现行使用阶段的作用，也即文件材料传递、运转、承办和使用过程中所发挥的作用。 企业事业单位文件材料在现行使用阶段的作用也被称之为企业事业单位文件材料的现行作用。 从总体上来说主要体现在以下四个方面：P14 依据作用 执行作用 推动作用 记实作用 8、档案的作用：企业事业单位档案的作用是企业事业单位文件材料经过归档、进入“保存阶段”后所发挥的作用。 企业事业单位档案的作用主要有以下三个方面： 资源作用凭证作用查考作用 9、文件材料的整理：是指依照一定的原则和方法，对现行使用完毕后暂时存储的零散文件材料进行鉴别、组卷和编目等处理过程。 文件材料的

5、积累：是指在企业事业单位文件材料现行作用实现以后，人们通过一定的方式，将其适当集中并妥善保存的过程。范围是企事业单位各项工作中应产生和形成的各种文件材料的条目汇总。 10、文件材料的归档：企业事业单位文件材料的归档是指按照归档制度的要求，将经过整理的企业事业单位文件材料移交档案部门保存的过程。 11、收文的阅办阶段有分文、传阅、拟办和批办四个环节。 收文的承办阶段有承办、催办、注办三个环节。 12、科技文件材料的运转 产品图样和工艺文件的运转P62 11环节分为4个阶段 1、收进阶段2、配套准备阶段3、使用阶段4、回收阶段 13、基本建设工程项目施工文件材料的运转 9环节分为4个阶段 1、收发

6、阶段2、使用阶段3、整理阶段4、移交归档 14、企业事业单位文件材料的整理就是将企业事业单位零散的需要进一步系统化的文件材料进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。 15、综合管理文件材料的组卷方法有按问题组卷、按作者组卷、按名称组卷、按时间组卷和按地区组卷五种。 16、综合管理性文件材料组成的案卷，一般题名的结构为：“作者内容名称”三段式。 17、案卷编目的主要内容包括编写页号、编制卷内文件目录、编制案卷封面、编制备考表和编制案卷背脊。 18、案卷的装订方法：三针一线 装订要求：结实、美观大方 19、归档检查的主要内容： 、检查归档文件材料的质量是否符合要求 、检查归档文件材料

7、是否完整齐全 、检查归档文件材料是否经过系统整理 20、各种文件的归档时间P103 综合管理文件材料的归档时间一般在第二年的上半年内由各部门向交归档。 科技文件材料的归档时间 1、按项目结束时间归档 2、按工作阶段归档 3、按子项目结束时间归档 4、按年度归档 5、随时归档 会计文件材料的归档时间 一般在会计年度终了后，暂由企事业单位财务会计部门保管一年，期满后移交档案部门保管。 干部职工文件材料的归档时间 一般应在办理完比后10天或半个向档案部门移交归档。 21、档案工作的内容：档案的收集、档案的整理、档案的保管、档案的鉴定、档案的检索、档案的编研、档案的利用、档案的统计 22、档案工作规章

8、制度的制订要求 1、综合性2、系统性3、适用性 23、档案保管工作的物质条件：1、档案库房2、档案装具3、档案保护设备4、包装材料 24、档案收集工作的概念P142 企业事业单位档案收集工作是指企业事业单位档案部门按照有关制度的规定，接受企业事业单位内部各部门应归档的文件材料，各所属单位应移交的档案和征集散存在社会上的对本单位有用的文献资料的一项工作。 25、收集内容：1、接收各部门移交归档的文件材料。2、接收所属单位的档案3、接受撤消单位的档案 4、征集与单位有关的零散文件。 26、档案分类类目的设置中，同位类的设置应采用同一划分标准。 27、案卷号是企业事业单位档案每个保管单位的排列顺序号

9、。 28、档号编制必须符合以下三项具体要求：唯一性、合理性、稳定性。 29、档号的核心部分是类号和案卷号 30、档案统计的基本要求：准确性、及时性、科学性 31、档案鉴定的原则：整体性、全面性、历史性、发展性四个方面的原则 32、企业事业单位档案鉴定的基本方法是直接鉴定法，其基本做法是直接审阅企业事业单位档案，从档案的内容、形式等方面，对决定和影响档案价值的各种因素进行综合分析和判断，最终确定档案的保存价值。P225 33、鉴定工作一般要求：第一、要认真执行国家档案行政管理部门制定的有关企业事业单位档案鉴定工作的规定和标准。第二、要有严格的组织领导，要组织由企业事业单位负责人、有关管理人员、技

10、术人员和档案人员共同参加的鉴定小组。第三、要严格执行企业事业单位档案作废、销毁的审批手续，档案的销毁要十分慎重。 34、企业事业单位档案利用工作的要求有： 1、明确服务方向，坚定服务思想。2、熟悉档案了解需要。3、研究利用工作的特点和规律，了解利用效果。4、正确处理利用和保密的关系 5、正确处理利用工作与基础工作的关系。 35、 企业事业单位档案利用信息反馈的途径和方法： 1、建立档案利用情况登记制度；2、开展档案利用信息反馈交流活动3、疏通联系渠道，主动征集用户利用情况。4、档案人员在提供档案利用服务时直接面询 5、建立档案利用信息反馈档案 36、企业事业单位档案检索工具的主要功能有：存储功

11、能、交流功能、查检功能。P244 37、常见的一次加工编研成果 发文汇集、专题汇编、图样汇编、文集 38、常见的二次加工编研成果 大事记、组织沿革、数据汇编 39、常见的三次加工编研成果 手册、年鉴、 41、企业事业单位档案工作全面质量管理的内容：1、制订档案工作全面质量管理的责任制。2、形成一整套正确、完整、统一的档案工作质量标准。3、确定档案工作的定量管理方法。4、建立档案工作全面质量管理的信息交流体系。5、建设6一支高素质、有技术的档案工作队伍。 42、企业事业单位档案工作的基本原则：统一领导 、分级治理；维护企业事来单位档案的完整与安全；便于企业事业单位和社会对档案的利用。 维护企业事

12、业单位档案的完整；有三個方面的详细要求；企业事业单位档案的各种门类应当完整；完整率达100%;每個门类的各個项目应当完整；完整率达100%;每個项目的所有文件材料应当完整；完整率要达到100% 便于企业事业单位和社会对企业事业单位档案的利用 。 档案工作基本原则的内在关系：第一；统一领导 、分级治理是企业事业单位档案工作的组织原则；它决定了企业事业单位档案工作的详细组织治理形式 第二维护企业事业单位档案的完整與安全是企业事业单位档案工作的基本要求；它体现了企业事业单位档案工作的质量要求 第三便于企业事业单位和社会对企业事业单位档案的有效利用是企业事业单位档案工作的根本目的；它突出了企业事业单位

13、档案工作的服务性。 43、企业档案编研的性质 1、开发性 档案编研属于信息再加工、再创造的一项工作内容。编研的开展，可根据实际需要，使相关的档案信息进一步系统化，实现档案信息由分散和原始的状态向集约化状态的转移。 2、科学性 编研是以信息和信息编辑为主要内容的，2者都有较强的科学性。 1）对企业档案信息的研究； 2）对所选材料进行编辑加工； “研究”与“编辑”是关于科学性统一体的两个侧面，离开了科学的研究就谈不上科学的编辑加工；离开了科学的编辑加工，就无法体现科学研究的最终成果。科学性贯穿于档案编研的始终。 3、实用性 企业档案编研不同于公共档案馆的编研工作，后者的主要目的在于公布档案，而企业

14、档案编研一般都是针对企业的某项具体需要而开展的。因此，企业档案编研的任何一个选题，均应以现实利用需求为前提。 4、条件性 开展企业档案编研，要受到一系列条件因素的影响和制约。 1）必须拥有特定的材料主体，即企业档案。 2）企业档案部门在开展编研的过程中，必须明确自己对企业档案信息处置和公布的权限，严格遵守有关保密、知识产权、专利权、技术市场等的法律、法规。 3）开展档案编研，要对编研人员的整体素质和编研工作技能进行有计划的培训，提高对档案信息的识别、加工能力和政策水平。 4）必须将这一工作内容列入企业档案部门的工作计划。 44：企业档案编研的意义 1、开展档案编研，有助于企业信息流的良性循环

15、信息流是企业生命线的重要组成部分，其运转状况直接影响到企业的生存与发展。 2、有助于企业档案管理系统的改善和加强 编研的开展须依赖于企业档案管理系统的基础和成果。这有助于企业档案管理系统的进一步完善。 3、有助于促进企业文化建设 编研不仅在企业物质文明建设中发挥重要作用，对精神文明建设也具有一定意义，主要体现在企业档案编研对企业文化建设的促进作用上。一方面为企业文化建设提供了依据和生动真实的教材，另一方面其本身也是企业文化建设的一种精神成果。 4、有助于丰富我国档案编研的理论与实践。 46、企业档案编研的要求： 1、存真性要求；企业档案编研工作要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点，保证编研素材的真实性和客观性。 2、适用性要求；企业档案编研成品必须适合企业各项活动的客观需要，具有较强的实用性。 3、优化性要求； 档案编研要对企业档案材料进行比较、筛选和精化，以保证编研成品的质量。 4、合法性要求：编研必须遵守与处置、公布企业档案信息的行为相关的法律和法规，这是企业档案编研合法性要求的基本涵义。