行政后勤事务管理.doc

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1、行政后勤事务管理一、会议管理制度（一） 基本原则1、坚持以多种会议形式贯彻和落实公司各种规章制度及有关决定，及时研究和解决工程建设管理中存在的问题，多方交流信息，加快信息反馈的速度，不断完善和改进管理工作。 2、所召开的会议应本着既要解决问题，又要缩短时间的原则。尽量精简会议频率，可开可不开的会，坚决不开；可在基层现场解决的问题，不在会上研究；属于部门职责范围内的事情，不开全体会议。必须召开的会议，应于会前通报议题，事先准备好供会议讨论的重要事项或文件材料。凡涉及对外或需向上级请示的，一定要在会前做好协调和请示等准备工作。要使各种会议开得有内容、有决议、有效果。3、各次会议要明确主办部门，同时

2、明确召集人和会议筹备人员，准备好与会人员签到表。凡属部门专业性质的业务会议，原则上由各业务部门自行组织召集会议，办公室协办。4、凡涉及到公司会议，或两个部门以上参加的会议，以及要求上级领导参加的会议，均需事前报办公室备案并取得其协调安排后，始得召开。5、凡会议需要费用开支的，主办部门必须提前做好会务方案，专门编制预算，经办公室、财务部审核并报公司领导批准后，由办公室统筹安排。6、会议决定的事项由办公室或会议主办部门根据会议纪要逐项负责落实、督办，应将执行情况及时向公司领导汇报。7、对会议决定的事项，各部门要坚决执行、抓紧办理。在执行过程中如存在问题，应及时反馈。对各自职责范围内的问题，要积极协

3、调解决；对涉及其他部门经协商仍解决不了的，要如实向公司分管领导反映并提出建议，由公司领导协调解决。（二）会议形式工程建设管理会议按召开类别主要可分为公司员工大会、公司周办公例会、部门内部工作会、工地现场会、技术专题研讨会、工程重大问题专题会（质量、安全、进度）、监理协调会、工地会议等形式。工程建设管理会议按召开时间可分为定期会议和临时会议两种。定期会议要有固定的议题、时间、参加人员和会议地点。临时会议一般是指有针对性解决专项问题的专题会议。（三） 会议的组织与落实1、 员工大会公司员工大会是临时会议，主要任务是传达公司董事会和公司领导层对建设项目管理的要求，本项目总体工作计划安排和发展目标，公

4、司最新决策、决议，以及公司下一步重要工作事项布置等。员工大会一般每季度或半年召开一次，由总经理主持，公司全体员工参加。会议由办公室负责筹办和召集，并拟订会议议程报总经理审定。办公室负责会议记录并在会3天内整理出会议纪要，由总经理签发并送公司各部门。2、 公司周办公例会周办公例会，一般在每周初或末召开，会议由总经理或委托副总经理主持，公司各部门副职以上人员参加，办公室负责会议召集并做好会议记录，会后，需督促各部门积极完成公司布置的各项工作。会议的主要议题是：（1） 检查落实上周公司主要工作完成情况；（2） 各部门提出本周工作重点；（3） 对各部门之间的工作协调以及重要问题的讨论研究；（4） 其他

5、需在工作会议上讨论决定的事项。3、部门（项目工作站）内部工作会议部门（项目工作站）内部工作会议可根据各部门的工作需要定期或不定期召开，由各部门（项目工作站）负责人主持，主要是传达公司领导的相关指示和对本部门（项目工作站）的工作要求，讨论和解决本部门（项目工作站）工作中存在的问题等。会议需做好会议记录，以备查核。4、工地现场会议工地现场会议是针对施工现场质量、进度、安全等问题的协调和讨论设计变更、技术问题等方面的临时性会议，一般由监理代表处拟订会议议题，书面向公司相关部门（项目工作站）提出申请，也可以由公司有关部门（项目工作站）提出。公司相关部门（项目工作站）根据具体事项，约定时间、地点，提前2

6、4小时书面通知承包人、监理代表处和公司有关部门人员参加，必要时邀请公司领导和其他有关人员参加。工地现场会议由公司分管领导、主办部门（项目工作站）负责人或授权人主持，监理代表处负责召集，并负责会议记录和整理会议纪要，经会议主办部门（项目工作站）审查后，由公司分管领导（或授权项目工作站负责人）签发，在会后3天内发布。5、技术专题研讨会议技术专题研讨会议是就工程建设中重大技术问题和重要施工方案讨论而召开的临时会议，由公司有关业务部门书面提出申请（包括会议议题、时间、地点、参加人员、拟邀请专家名单、会议费用预算等），经总工程师审查后报总经理批准后召开。会议由总工程师主持，办公室负责筹办及会务工作，相关

7、业务部门有关人员参加会议。技术质量部负责会议记录和整理会议纪要，报总工程师审定后，由总经理签发。会后5天内发布。6、工程重大问题专题会议工程重大问题专题会议是指工程建设中，为加强施工质量、安全、进度管理，开展劳动竞赛活动等专门召开的大型动员、总结会议。由总经理主持，各监理代表处、各承包人及有关建设协作单位代表、公司各部门主管以上人员参加。必要时请董事长及上级主管部门领导参加。办公室负责会议筹办和召集工作，提前3天预定和布置会场，拟订会议议程报总经理审定，发出书面会议通知。会议开支预算由办公室专题签报批准。办公室负责会议记录和整理会议纪要，会后7天内发布。7、监理协调会监理协调会是项目工作站与监

8、理代表处针对工程施工管理问题进行交流的会议，由项目工作站负责主持，每月下旬在各监理代表处分别定期召开。要求监理代表处总监、驻地高监及专业监理工程师参加，工程管理部门负责人及有关主管参加，公司领导酌情参加。主要议程：（1） 各合同段驻地高监汇报各自职责范围内的工作情况和存在问题，提出有关工作方面的建议和意见；（2） 总监总结本月监理代表处工作，对公司管理工作提出建议和改进意见；（3） 项目工作站和公司各工程管理有关部门负责人对监理代表处辖区内的监理工作提出建议和改进意见，并交流工作体会；（4） 项目工作站及公司各工程管理有关部门负责人针对监理代表处提出的问题和意见进行答复。8、工地会议工地会议分

9、第一次工地会议和常规工地会议（以下简称工地例会），由监理代表处组织召开。l 第一次工地会议是在各合同段正式开工前必须召开的会议，会议由监理代表处总监主持，参加人员包括公司领导、公司各工程相关管理部门负责人、质量监督站代表、设计代表、监理代表处专业工程师、相关驻地监理办驻地高监和驻地监理工程师及合同段承包人授权代表、合同段项目经理、技术负责人及当地政府代表等。会议主要议程如下：（1） 介绍各方人员及组织机构(包括地址及通讯)a、 公司应向监理工程师授权，并声明自己仍保留那些权力；宣布公司 职能机构、主要人员及职责范围。监理工程师将授权书、监理组织机构框图、职责范围及全体监理工程师名单提交承包人。

10、b、 承包人应书面提交工地代表(项目经理)授权书、主要人员名单、项 目经理部职能机构框图、职责范围及有关人员的资质材料，以取得监理工程师的批准；监理工程师应在本次会议中进行审查并口头予以批准(或有保留的批准)，会后正式予以书面确认。（2） 宣布承包人的施工进度计划在第一次工地会议上，监理工程师应就施工进度计划作出如下说明：a、施工进度计划可于何日批准或哪些分项已获得批准；b、根据批准或将要批准的施工进度计划，承包人何时可以开始哪些工程施工准备，有无其他条件限制；c、有哪些重要或复杂的分项工程还应单独编制进度计划提交批准。（3） 检查承包人的施工准备 承包人应就施工准备情况按如下主要内容提出陈述

11、报告，监理工程师应逐项予以澄清、检查和评述。a、主要施工管理人员和施工人员(含项目经理、技术负责人、部门负责人、主要技术人员及主要机械操作人员)是否进场或将何日进场，并应提交进场人员计划及名单；b、用于工程的进场材料、机械、仪器和设备是否进场或将于何日进场，是否将会影响施工，并应提交进场计划及进场清单；c、用于工程的本地材料来源是否落实，并应提交料源分布图、供料计划清单及向甲方提供的供材计划；d、施工进度及临时工程进展，并应提交驻地及临时工程建设计划和布置图；e、工地试验室、流动试验室及其设备是否安装就绪或将于何日安装就绪，并应提交试验室布置图、流动试验室分布图及仪器设备清单；f、施工测量的基

12、础资料是否已经落实并经过复核，施工测量是否进行或将于何日完成，并应提交施工测量计划及有关资料；g、其他与开工条件有关的内容及事项。（4） 检查业主负责的开工条件公司应就工程占地、拆迁以及其他与开工条件有关的问题进行说明；监理工程师应根据批准或将要批准的施工进度计划安排，对上述事项提出建议及要求。（5） 明确施工监理例行程序在第一次工地会议上，监理工程师应沟通与承包人的联系渠道，明确工作例行程序，提出有关表格及说明：a、 计量控制的主要程序、表格及说明；b、 计划进度控制的主要程序、图表及说明；c、 计量支付的主要程序、证书、报表及说明：d、 延期与索赔的主要程序、报表及说明；e、 工程变更的主

13、要程序、图表及说明；f、 工程质量事故及安全事故的报告程序、表格及说明；g、 函件的往来传递交接程序、格式及说明；h、 确定工地例会的时间、地点及程序。（6） 检查讨论与开工条件的有关的其它事项。第一次工地会议由监理代表处负责会议记录和整理会议纪要，由总监签发，在会后3天分送各有关单位。l 工地例会是根据“FIDIC”条款和合同管理要求，在建设施工中各参建方进行协调的定期会议。它应在工程开工后的整个施工活动期内定期举行，每一个月召开一次，每次半天或一天，其具体时间间隔可根据施工中存在问题的缓急程度由监理工程师决定，工地例会由监理代表处或驻地监理办组织召开，参加人员为项目工作站、公司工程管理相关

14、部门、监理工程师及承包人的相关人员，每月月底召开。承包人项目经理部各工程管理有关部门负责人也必须参加会议。各承包人应在会议召开前48小时提交书面汇报材料（统一格式）。在工地例会中如出现延期、索赔及工程事故等重大问题，可另行召开专门会议协调处理。工地例会应按既定的例行议程进行，一般应由承包人逐项进行陈述并提出问题和建议措施；监理工程师应逐项组织讨论并作出决定或决议的意向。工地例会一般应包括的主要议程如下：（1） 落实和确定上次工地例会所决定事项的完成情况，征询意见并在本次会议进一步落实未完成事项；（2） 承包人汇报上月工程计划完成情况和质量、安全状况，以及施工中存在的问题和原因分析。根据合同规定

15、向监理和公司提出工程实施中急需解决的问题和要求，并对下月的工程计划作出安排；（3） 审查工程进度：主要是关键线路上的施工进展情况及影响施工进度的因素和对策； （4） 审查现场情况：主要是现场机械、材料、劳力的数额以及对进度和质量的适应情况并提出解决措施；（5） 审查工程质量：主要应针对工程缺陷和质量事故，就执行控制标准、施工工艺、检查验收等方面提出问题及解决措施；（6） 审查财务事项：主要是期中支付、价格调整、额外的临时金额等发生或将发生的问题及初步处理意见或意向；（7） 审查安全事项：主要是对发生的安全事故或隐藏的不安全因素以及对交通和民众的干扰提出问题及解决措施；（8） 讨论施工环境：主要

16、是承包人无力防范的外部施工干扰或不可预见的施工障碍等方面的问题的提出及解决措施；（9） 监理工程师或承包人提出的其他事项；（10） 总监或驻地高监根据施工现场实际情况提出总体协调意见，并明确下一步施工管理实施具体目标；（11） 项目工作站和公司各工程管理有关部门负责人对承包人和监理代表处提出的意见进行答复。 工地例会由监理代表处负责会议记录和整理会议纪要，由总监签发，在会后3天分送各有关单位。二、印章管理规定1、 公司行政印章、合同专用章由办公室指定专人保管、监印。2、 以公司名义发出的文件，均凭总经理批准或总经理授权的副总经理签发批准的原稿盖章。3、 以公司名义对外联系工作的介绍信和商办、答

17、复等一般事项的便函，需经分管副总经理（或总工程师）或办公室负责人签字后，方能盖章，经办人必须履行用印手续。公司各部门印章需经各部门负责人同意并签字，才能使用。4、 凡需在上报的登记表、审批表等表格上盖章，必须经总经理或分管副总经理签字同意，按表格要求盖章。5、 其他事项需用章，由经办人书面报公司领导同意后，凭领导批件用印。6、 印章管理人员，应当严格遵守印章管理规定，严禁以章谋私。无特殊公务原因，严禁将印章带出保管室。7、 不允许在空白介绍信和空白证件、奖状、协议、便笺等上面加盖公章。如确属特殊需要，应说明理由，报总经理批准并经编号后，方可盖章。已盖公章的证件如未用完，应及时交回办公室注销。8

18、、 公司财务印章使用办法由财务部统一按财务管理规定办理。三、保密制度1、 本公司各级领导干部及工作人员经常性接触工程机密材料，必须以身作则，模范遵守各项保密法规和制度。2、 严格执行文件管理制度。坚持在办公室阅办秘密文、电资料，特殊情况需在家阅办时，应采取必要的安全保密措施，阅办后及时向档案室清退。3、 禁止携带秘密文件、资料出入公共场所。对外出开会、考察及参加外事活动，确需携带秘密文件、资料，应按照规定，办理审批手续，并采取严密的防范措施。4、 严禁擅自决定复制秘密文件、资料，确需复制时，应履行审批手续。涉及工程机密及其它党和国家机密，经公司领导同意，可以翻印；其它秘密文件、资料的复制，必须

19、征求发文机关同意。5、 召开重要和有保密内容的会议，要采取安全防范措施，并对与会人员进行保密教育。6、 外出参加会议所带回的秘密文件、资料及保密工作笔记，应及时交档案室登记归档，严禁个人存放。7、 公司领导的办公室、机要室、档案室、文印室、收发室等属办公重点保密场所，未经许可，外来人员不准擅自入内。8、 禁止在无保密措施的有线、无线通信中传递国家秘密；不准通过普通邮政传递秘密文件、资料。9、 严禁在公共场所和家属及其他无关人员面前谈论国家秘密、工程机密。10、各部门要严格管理好工程资料，文、电、资料一律不准当废纸售出，需要销毁时应由档案室登记造册，统一销毁。11、公司全体员工应当做到不该说的不

20、说，不该问的不问，不该看的不看，不该听的不听，不该记的不记。相互监督，共同负责，逐步实现保密工作经常化、制度化、规范化。12、发现国家秘密、公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施，并迅速报告有关部门及时处理。四、固定资产管理办法1、 固定资产是指单位价值在2000元（一般情况）以上，生产经营用物品使用年限在一年以上，非生产经营用品使用年限在两年以上，在使用过程中保持原有物质形态的资产。2、 公司固定资产的管理部门是办公室，办公室应有专人负责固定资产管理工作，并建立固定资产明细帐，每半年会同财务部进行一次盘点，盘点中出现盈亏应查明原因，经上级批准后处理。3、 固定资产的购置必须纳入

21、公司年度预算，预算外固定资产购置提交专项申请报告，经批准后方可进行购置，公司各部门应在每年九月底之前提出下年度本部门的固定资产购置计划并报公司办公室，由财务部进行综合平衡，列入公司年度财务预算，经董事会批准后执行。4、 固定资产申购及验收程序：（1） 使用部门填写“固定资产购置申报单” （见资产表1），按申报单内容依次填写审核后，由办公室统一组织购置。（2） 经批准购置的固定资产需办理验收交接手续，按要求填写“固定资产购置验收单” （见资产表2）。（3） 由固定资产购置人持购置发票及“固定资产购置验收单”到财务部报帐。（4） 各类固定资产的计价按国家财政部有关制度进行。5、 公司各固定资产使用部门应做好自用固定资产的管理、维护、修理等工作。凡每次修理费预计金额在500元以上的，由使用部门填写“固定资产修理报告单” （见资产表3），按程序报批后方可进行修理。6、 固定资产的出售及报废，应由使用部门填写“固定资产出售、报废、毁损申请表”（见资产表4），依表中程序报批后方可进行处理。7、 财务部应按固定资产用途进行分类折旧。