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1、物资采购管理办法概述,中环寰慧科技集团有限公司,二 O 一六年十二月,物资采购管理办法（试行）,目 录,第一章 总则第二章 职责第三章 采购权限和范围第四章 采购人员的管理第五章 采购计划第六章 合同管理第七章 供应商的管理第八章 采购实施第九章 仓储与供应第十章 物资统计第十一章 监督与责任,第一章 总 则,（一）物资采购管理理念严格控制采购入口关，通过战略合作、招标采购、竞标定价等方式，优选行业品牌质量好、服务好、性价比高的知名一线品牌，实行厂商准入制和淘汰制，加强厂商的管理评价。,（二）物资采购管理四大原则服务生产经营，保障物资供应；坚持集中采购，发挥规模优势；规范采购行为，实行阳光采购
2、；统一信息平台，推行网上管理。,(三）物资采购六大管理方式统一计划集中采购统一管理统一调配授权操作保障生产,(四）物资采购分类物资分类为一级采购物资和二级采购物资。一级采购物资：指列入集团公司一级采购物资目录的物资，生产所需主要原材料（如煤炭）、工程建设所需主材和大宗物资（保温管、阀门、管件、热源厂生产设备、换热设备、电气设备材料类等）；集团公司统一发布一级采购物资管理目录，并对其实行动态管理。一级采购物资管理目录由集团公司建设与维护。二级采购物资：指未列入一级采购物资目录的其它物资，二级采购物资是由集团公司授权派驻项目公司的采购员采购的物资（指集团已约定固定单价和当地方便采购的物资如：电工辅
3、料、劳保用品、工器具、辅助材料），二级物资采购全过程报集团物资管理部备案。,第二章 职责,（一）集团公司部门及人员职责物资管理部职责1、贯彻落实集团公司物资采购管理和招标制度，制订修订公司物资采购管理制度；2、负责公司一级采购物资计划、采购、全过程管理工作；3、负责项目公司二级物资采购过程的审核监督；4、负责公司一级采购物资供应商管理，负责各项目公司二级采购物资供应商准入审批、组织考核和监督管理；5、参与及协调各单位物资质检、仓储、配送管理工作；6、负责集团公司物资采购管理信息平台在各项目的应用；7、负责公司物资管理的统计、分析、调配工作。,总监职责1、全面负责集团各项目公司的物资管理工作，审
4、核审批采购合同，确定采购单位；2、保质保量的保障各项目物资供应，合理控制采购成本，积极开拓优质采购资源；3、负责集团及各单位物资采购人员的调配和管理。,副总监职责1、协助总监开展好各项管理工作，监督落实制度执行情况；2、监督好各项目采购计划管理，库存仓储管理，合理调配资源；3、负责部门工作计划的落实、跟踪和监督工作，调度好部门人员做好各项工作。,经理职责1、协助部门领导推进好部门各项工作，负责物资的从计划订单、询价采购、合同实施的全过程流程管理的跟踪、落实、纠偏工作；2、协助部门领导做好各项目公司的人员管理、人员培训，协助推进开展好各项目公司的仓储管理、物资调配工作；3、负责部门日常费用的申请
5、及报销工作。,计划管理员职责1、统计各单位采购计划，负责订单管理和跟踪落实工作，及时转招标采购专员进行采购；2、配合协助项目公司采购员进行催货和协调工作，及时掌握各供货商的供货情况，提出合理物资计划下单方案；3、负责各子公司材料、设备收货、到货、入库数量的汇总、监管并对到货数量及库存情况进行核查、管控工作，合理调配公司库存资源。,招标采购员职责1、熟悉所负责物料的市场价格，协助公司进行采购成本控制；进行价格分析，有计划合理储备采购常用物资，提出错峰价格高峰期采购，降低采购成本；2、负责一级采购物资计划的招标、询价工作，负责项目公司二级采购物资询价对比的审批工作，根据物资招标和询价对比情况汇报领
6、导并提出采购意见；3、负责集团合格物资供应商名录的管理，负责二级采购物资供应商的管理工作，定期组织对供应商的管理评价；4、接收汇总管理各单位上报的月度物资采购明细表，监督管理各单位采购价格。,合同管理员职责1、严格执行合同管理规定，督促协助项目采购员签定合同；2、负责集团及各项目的所有采购合同的统计登记、管理归档工作；3、跟踪落实合同的执行情况，与项目公司、厂商核对账目，统计各项目物资合同资金支付情况。,集团相关部门职责生产技术部：负责设备、工程项目等投资采购物资计划的审批，编制技术协议，参与项目物资的招标、谈判，负责投资生产计划的落实；设计院：负责采购设备选型，负责提出采购设备的技术配置和验
7、收标准；参与采购设备的招标、谈判，负责组织选型设备的技术谈判、制订技术协议；参与采购设备的安装调试、验收工作；法务审计部：负责采购物资合同审核管理工作，负责对物资采购及相关活动进行监督；财务部：主要负责仓库管理、库管人员的管理、物资出入库结算及资金支付管理。,（二）项目公司部门及人员职责项目公司主要职责1、负责组织编制并上报本单位一级、二级采购物资需求计划；2、按照权限负责本单位二级物资采购管理工作；3、参与公司采购物资供应商的推荐和日常管理工作；4、负责本单位物资质检、仓储、配送和物资统计及上报工作；5、负责公司物资采购管理信息平台在本单位的应用。,项目公司相关部门职责1、项目公司技术部门：
8、负责采购物资计划的审核，相关工艺技术标准的审核和重要物资的质量监造管理工作，并参与物资的质量验收管理工作；2、项目公司财务部：负责库管、物资的入出库结算和资金支付管理工作。,项目公司总经理副总经理职责1、负责本单位物资计划审批工作；2、参与集团公司采购物资供应商名录的推荐、考评工作；3、参与本单位物资招标、评标工作；4、参与物资采购合同的审批工作。,项目公司采购员职责1、接收已审批通过的本单位物资采购计划单，配合协助集团完成采购询价招标工作，负责项目公司二级采购物资的询价对比及上报总部审批工作；2、负责采购合同的编制起草，上报，根据评审意见修订合同完成签订工作；3、负责合同的跟进执行情况，保证
9、材料供应质量和需求；加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确；4、负责与供应商结算、对账、协助项目财务部门付款工作。,项目公司仓库管理员职责1、严格执行公司的物资入库验收及出库管理制度，负责本单位物资入库、验收、保管、发货、登记工作；2、严格执行公司的仓库管理标准，做到账物相符，安全保管本单位物资，提出合理的备料建议计划；3、做好日常的物料单据收发，记账，核对工作。,第三章 采购权限和范围,物资管理部采购范围物资管理部负责所有项目公司物资的采购管理工作。物资管理部主要负责公司一级物资的采购；一级采购物资由项目公司提报计划由物资管理部实施集中采购、统一管理、统一调配。,
10、项目公司采购范围,项目公司采购员负责对二级采购物资组织询价对比后上报总部审批备案，做好物资管理部安排的一级物资的相关采购工作。各项目生产急需物资，经分管领导批准，报物资管理部备案后可由项目公司采购员组织进行采购。必要时，由物资管理部组织公司法务审计部、生产技术部等部门对其采购过程进行检查，形成检查报告提交公司领导审阅。,第四章 采购人员的管理,各项目公司采购人员由集团物资管理部统一派驻、统一管理，统一调配。集团综合管理部与物资管理部根据各项目采购量的大小适量配置采购员，保证工作需要，项目公司具有人员建议权和推荐权。,物资管理部参与采购人员招聘，参与制定采购人员的定岗定薪，参与所有项目采购人员考
11、核考评，项目公司采购人员享受当地公司对应岗位的福利和补贴。为发现优质人才，培养优秀的后备人才，集团公司所有采购人员实行轮岗制，根据集团发展业务需要设置区域采购经理或主管岗位，集团物资管理部每年定期对各项目采购人员的工作业绩、工作表现、廉洁自律等进行评价并将考核评价结果作为对人员薪酬调整和岗位调整的依据。,采购人员应具备的基本素质,1、能严格遵守国家法律法规和相关政策，具备良好的政治素质和职业道德，责任心强，以努力降低采购成本、提高采购质量、维护公司利益为宗旨;2、能够在实际工作中熟练运用各种采购方式、技巧等;3、具备一定的相关专业知识，掌握并熟悉所采购物资的技术性能、规格要求、技术标准、价格构
12、成、包装状况等;4、其他应具备的素质。,采购人员岗位作业指导书,一、接收、复核材料计划单1、复核计划单是否填报完整，物料名称，规格、数量、用途是否陈述正确，有无项目负责人签字，是否具备招标、询价条件，接收具备条件的计划单，不具备条件的直接退回；2、根据计划单类别及数量分页按集团OA流程上报集团物资物资管理部统一组织采购；3、如是项目公司采购员权限内采购的二级采购物资，由项目公司采购人员组织询价对比后上报集团物资管理部确定采购单位。二、考察参与集团供应商管理工作1、推荐合格供应商名录；2、协助集团物资管理部对供应商名录的筛选和考评工作。三、采购招标、询价、技术沟通1、接到具备询价条件的计划单后进
13、行询价，要求有三家以上（含三家）厂商单位报价；2、负责与厂家与项目沟通具体技术问题，具备最终报价条件；3、进行对比、约谈价格，出具对比价格表，写明比价过程。拟推荐合作厂家提报集团物资管理部审批，需说明货期、付款等条款，提供技术说明作为合同附件；4、协助集团物资管理部进行材料设备招标工作，包括制定招标计划、发布公告、编制招标文件、发标、回标、开标、评标、发布中标公告等一切招标工作。配。,四、拟定合同1、接到对比价格表后和厂家再次进行价格、货期、付款、技术等条款的确认；2、签订材料、设备合同，依据集团统一要求的合同模板进行编写；3、跟踪合同的执行情况。五、报表、对账、付款1、每月5日提报上月物资采
14、购明细表，详见月度物资采购明细表模板；2、对已签订合同、已开始供货的项目进行对账工作，负责发票的接收、核对；转交库管员办理发票核对工作；3、和部门各分管对接人、集团财务、项目材料部、财务对接做好对账工作；4、记录更新各供货商的送货、付款及欠款台账工作；5、对账完毕，根据合同约定填写付款申请单，按照付款流程进行报批。六、跟踪货物1、合同签订完毕，负责跟踪厂家发货、跟货、催货、到货工作；2、跟踪入库情况，协助合同管理员做好实际送货数量核对。与各项目工程、库房配合监督管理厂家送货数量、入库数量、实际使用数量、库存及施工现场剩余数量。七、库存管理1、协助仓库管理员定期，审查、查阅、核对库存情况；2、监
15、管、审核各项目工程剩余物资报集团物资管理部统一调配；,第五章 采购计划,1、物资计划按类型分为年度计划、季度计划、月度计划、项目计划等。按管理方式分为一级物资计划、二级物资计划。2、各单位编制年度需求计划应依据历年物资消耗规律、下一年销售指标和储备定额编制；季度和工程项目需求计划应依据生产建设任务、投资计划、财务预算、供货周期、存货情况等进行编制；3、根据各单位上报的计划，按照审批流程报送到物资管理中心汇总、统一采购；（各单位应充分考虑各类物资的生产周期，提前上报计划）4、需求物资计划须明确物资类别（工程、设备、修缮等），分类汇总上报，计划需求状态（紧急、正常、变更、补单），物资的名称、规格、
16、型号、数量、供货时间、采购方式、标准等内容；,6、公司一、二级物资采购计划的下达：公司二级物资采购计划报物资管理部备案主管领导审批后直接下达，一级物资采购计划经集团公司审批后由物资管理部下达；物资计划实行逐级申报、按规定审批程序进行管理。经过有效审批的物资采购计划是物资采购的依据，不允许无计划采购或先采购后补计划的行为发生。7、物资采购计划一经审批下达必须严格执行。确因生产建设计划或设计变更等原因需要调整的，在物资采购计划实施前，可变更物资采购计划。一级物资采购计划的变更由各单位及时提出申请，上报相关技术和设计部门批准后变更再上报物资管理部；二级物资采购计划的变更由各单位提出申请，上报物资管理
17、中心备案后，经主管领导批准后变更。8、因物资采购计划变更造成的物资积，由各申请单位承担。对积压物资，各单位应通过调剂、代用等措施加以利用。,第六章 合同管理,（一）总则所称合同是指物资采购合同，包括备件/材料采购订单、设备购买合同、战略框架（长期）协议、寄售协议适用于以集团公司及各单位名义签订的物资采购合同管理。所称合同管理包括合同准备、合同审核和修订、合同审批、合同签署、合同履行、合同变更、合同解除、合同量统计、合同存档等全过程管理。,（二）合同管理机构及职责1、各单位采购员（合同管理员）负责物资采购合同文本的编制及准备工作，集团物资管理部合同专员协助完成。2、物资管理部合同管理员负责接收登
18、记各单位提交的合同文本，跟踪合同履行，完成合同量统计、合同档案管理工作。3、公司法务审计部是公司物资采购合同文本的审查部门，对物资采购合同的合法性、严密性和可行性进行审查，负责合同合规风险、法律风险的识别控制，对日常的非标准采购合同文本进行审核。,（三）合同准备,1、集团物资部合同管理员负责根据已批准的采购结果下发通知各项目采购员起草合同文本并协助完成合同编制对接工作。2、编制合同文本依据资料有：采购申请、已批准的采购方式、招标文件（或询价审批单）、投标文件（或报价书）、评标报告（或谈判报告）、采购结果批准及其它采购合同依据和特殊商品在销售时提供的相关证件。3、合同文本应包括商务与技术文件，内
19、容一般应包括且明确约定：（1）当事人的名称和住址：（2）标的物；（3）品牌；（4）项数；（5）数量；（6）价款：（7）履行期限、地点和方式；（8）违约责任；（9）解决争议的方法；（10）适用法律等。,（四）合同的审批签署,1、集团物资管理部合同管理员负责合同文本统一登记、汇总、存档，负责合同的动态管理。2、所有物资类合同及合作协议，合同模板应优选参照适用集团推行的采购合同示范文本，均按照集团公司OA流程进行审核，如单独起草的有特殊条款的合同应加以标注，并报集团总部审核。3、物资类合同审批程序如下：（1）合同员草拟合同文本，项目公司相关人员采购合同审批单上签字；（2）合同员将合同审批单签字扫描件
20、和合同文本提交集团审批流程，归口集团物资管理部管理；（3）集团中心审核后转集团相关部门、集团分管领导审批；（4）集团法务审计部给出合同编号，采购员根据评审意见修订合同后完成签订工作，并将合同盖章原件扫描件上传至集团OA存档。（5）报集团物资管理部合同一份，备案归档；4、集团及各项目公司所有物资类协议和合同均须集团审批。5、各类合同都必须以书面形式签署；合同的签署时间应为签署合同的真实时间。6、签署合同时应检查签约人员的资格。直接签署合同的人员必须为本单位法定代表人或授权代理人/被授权人。,（五）合同的履行、变更及解除,1、一般情况下，正式合同文本六份（特殊情况：大型设备合同适当增加合同份数），
21、三份转供货商作为供货依据，一份集团物资管理部存档，一份项目公司财务部作为付款依据，一份项目合同员负责存档，作为下达入库通知单和付款依据，连同所有物资采购资料存档。2、采购员接到生效的合同后，按合同的形式及相应的工作程序执行合同。备件/材料/设备采购合同：先签订合同后，厂家开始发货，到货后相关库管员办理收货、验收入库手续，进行系统输入，出具验收报告，采购员汇总付款手续（合同1份、发票、提单、箱单、合格/异常报告等），填写付款申请单，经各级领导批准后，财务部门付款。框架（长期）协议：与集团公司有长期战略合作的供货商，集团物供物资管理部接到采购申请后，根据物资的急需时间，可以先编制“订货/送货通知单
22、”履行审批手续后直接通知供货商备货、送货。之后办理合同、验货、付款手续。寄售协议：对于长期供应常用规格的物资可根据长期合作供货商送货结算单起草合同文本签署合同，采购员汇总付款手续，填写付款申请单，经各级部门批准后，送相关财务部门付款。,3、合同的变更或解除的程序：（1）采购员准备变更或解除物资采购合同的所有附件，包括原采购合同及签订原采购合同的所有附带资料；（2）注明变更或解除原采购合同的理由，并草拟变更后的采购合同文本；（3）变更、解除合同的审批权限和程序与原合同的审批权限和程序相同，重新履行程序。4、合同的变更、或解除应注意以下事项：（1）主体变更，应征得合同各方书面同意；（2）有担保条款
23、的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章；（3）经各单位负责人或相关部门批准登记的合同变更、解除，应报合同备案执行部门或更新登记；（4）变更、解除合同的协议在尚未达成或批准之前，原合同继续有效，仍应履行。,（六）合同的统计和归档管理,1、集团物资管理部合同专员负责各项目公司物资采购合同统计汇总归档。各项目采购员（合同管理员）负责本单位合同台账，合同归档。2、采购员（合同管理员）将已签订的物资采购合同录入合同量统计的相关信息后，内容是文本合同原件1份及签订该合同的所有附件（包括采购计划、招标文件（或询价审批单）、投标文件（或报价书）、评标报告（或谈判报告）、采购结果批准
24、及其它采购合同依据和特殊商品在销售时提供的相关证件）。整理合同归档时相关资料附在合同后（合同评审表、OA审批表、询价对比表等）3、公司应建立完善的合同文件档案管理办法。档案室根据合同编号，有序存放，未经批准不能随便翻阅，确实需要查阅时，严格按程序办理，记录借档、查阅信息。,（七）合同纠纷的解决,1、合同在履行过程中如发生纠纷，合同在纠纷发生后双方协商及达成一致意见或对方未按调解协议执行的，由采购部门整理有关资料的书面形式及补充法律事务提出法律意见。2、公司法务审计部收到合同纠纷情况资料后，根据情况在七日内提出处理建议，由采购部门在法务部的协助下妥善解决。3、协商不成的，需要提起仲裁或诉讼的，按
25、公司法律纠纷管理相关规定办理。,第七章 供应商管理,1、集团公司物资管理部负责采购物资的供应商管理，负责项目公司当地采购物资的供应商准入及监督管理。2、公司实行供应商准入管理，通过加强供应商管理评价，筛选出行业知名一线品牌的原则，不断提升物资供应的质量、服务和性价比，供应商准入必须具备以下基本条件：（一）具有法人资格；（二）具备国家和集团公司要求必须取得的质量、安全、环保以及其它生产经营资格；（三）具有良好的商业信誉和业绩，近三年经营活动中无违法记录；（四）具有完善的质量保证体系，近三年在国家、行业以及集团公司、地方政府质量监督检查中无不合格情况。（五）公司要求具备的其它条件。3、公司对重要、
26、战略物资，选择、培育战略供应商，在互惠互利、共同发展的基础上，订立战略合作协议，保持长期稳定的战略合作关系。4、经国家有关部门认可的新产品、节能环保型产品、具有自主知识产权产品的供应商优先准入。5、供应商准入由集团公司物资管理部审定，项目公司当地采购物资的供应商需物资管理部评审确定。,6、采购物资供应商准入证由集团公司统一制作。供应商准入证由集团公司物资管理部发放。7、供应商准入证实行有效期制，准入证有效期为一年，期满后复审。复审合格的，换发新证；不合格的，准入证作废并收回，取消准入资格。8、公司相关部门及项目公司相关人员参与集团公司采购物资的供应商的考评，每年组织考评一次，确定合格年度供应商
27、入围。9、公司物资管理部组织各单位每年对当地供应商进行一次考评，考评内容包括物资采购数量、物资质量、合同履约、到货及时率、售后服务、诚信经营等。考评结果作为确定供应商准入证是否继续有效和供应商分级管理的主要依据。考评结果报集团公司物资采购管理部备案。,10、供应商有下列情形之一的，取消准入资格，在公司范围内通报，并上报集团公司：（一）考核不合格的；（二）弄虚作假、骗取准入证的；（三）不履行或不当履行合同义务造成集团公司、项目公司或各单位损失的；（四）有价格欺骗行为的，或者采取不正当竞争手段的；（五）因故意、过失提供不合格物资的；（六）其它违法违规行为的。,第八章 采购实施,第一节 一般规定1、
28、各单位应依据批准后的物资采购计划，按照程序实施采购。2、采购方式的选择：物资采购原则上采用招标采购方式。单项30万元以下5万元以上的通用物资和设备，一般可采用询价对比方式进行采购。不符合招标和对比询价采购条件的可采用竞争性谈判采购、单一来源采购等方式。招标采购是指在一定范围内公开交易条件和要求，由若干投标人参加投标，按照规定程序从中选择交易对象的采购。竞争性谈判采购是指邀请三家以上的供应商通过谈判进行的采购。询价采购是指至少比较三家供应商的报价进行的采购。单一来源采购是指从唯一供应商处进行的采购（一般为指定或特殊要求品牌，如流量阀等）。3、各单位须首先采购集团合格供应商名录下的公司进行采购，不
29、在供应商名录外的厂商单位需报集团物资管理部批准备案。各项目公司权限内采购的物资，须经过询价对比后报集团物资管理部审批后与选定厂家签订合同。4、公司及各单位工程建设项目所需物资，按照公司物资集中采购要求执行。实行工程项目总承包的，依据合同约定执行，采购前须提交集团物资部审批施工单位材料价格确认表作为工程结算的依据。,第二节 质量管理,1、公司实行采购物资质量责任制。采购物资出现质量问题，应按照权责对应的原则，追究设计选型、供应商选择、采购实施、驻厂监造等单位和人员的责任。2、采购物资严格执行有关技术标准，实行标准化设计、标准化采购。任何单位、部门或个人不得以设计指定、技术指定、使用指定等方式指定
30、采购特殊物资。如用户有指定的要求，应在销售合同中明确约定。3、采购员必须从集团合格供应商名录中选择供应商，并对供应商质量保证能力进行检查或验证。4、订立物资采购合同，必须明确物资质量标准或要求，约定质量保证金，约定质量验收方法和质量责任的承担。5、设备及材料到货后，由库管员通知各相关负责人、技术人员、采购员共同进行验收，验收实际到货物料的数量、规格，不同的物资按照相关技术标准验收，验收质量合格后方可入库。经相关技术部门提出需驻厂监造的采购物资，公司须派质量监督人员或委托具有监造资质的单位驻厂监造。6、各单位对重要物资或国家规定需要进行质量检验的物资，委托质量检测机构进行检验。检验不合格的，不得
31、入库，并由签订采购合同单位向供应商索赔。,第三节 价格管理1、物资采购价格根据不同的采购方式分别确定，但因价格原因造成采购金额高于批准概算或年度投资计划的，各单位应重新履行采购程序或按管理权限，报集团公司审核后方能执行。（1）采用招标采购的，根据中标结果确定；（2）采用对比询价方式采购的，由集团公司物资采购管理部组织制定定价方式，并确定价格；（3）采用其它采购方式的，通过谈判或市场动态交易确定价格，并按管理权限报批后执行。2、公司与战略供应商依据战略合作协议商定价格调整原则与调整方式，按照约定的方式确定物资价格。3、集团公司物资管理部负责组织建立的物资采购价格信息库，并根据市场价格动态及时更新
32、，作为采购物资价格的参考依据。,第四节 付款管理1、集团物资管理部负责各项目物资付款计划的审批工作。2、付款计划审批流程如下：各项目公司采购员按合同约定提出月度付款计划集团物资管理部合同管理员汇总集团物资管理部总监审批集团分管领导审核集团财务部审核返回集团物资管理部项目公司采购员/财务部执行付款流程。3、经审批月度付款计划内的付款由项目公司采购员负责按照各公司内部付款流程进行付款，支付的物料资金专款专用，项目公司必须严格执行，不得挪用。4、无审批计划的付款，需项目公司采购员与集团物资管理部沟通提出付款申请单报集团总部审批，不准在未经过集团物资管理部审批的前提下随意支付货款。5、物资采购应按照合
33、同约定的付款方式进行付款。特殊情况下需要预付款的，一般不得超过合同总价款的30%。,第九章仓储与供应,1、各单位应建立物资入库验收出库管理制度、仓储管理制度和标准，并按照标准组织开展库房建设和物资仓储管理工作。仓储管理人员应经过专业培训后上岗。2、各单位应依据物资采购合同和验收标准，对到货物资在规定时间内完成验收工作，并将有关信息及时、准确、完整录入物资采购管理信息系统。未验收或验收不合格的物资，不得入库。对直达送料物资，各单位应及时组织现场验收。对验收不合格的，使用单位有权拒绝接收。3、各单位应制定合理的库存储备定额，并对仓储物资数量和质量定期盘点，防止积压和毁损。建立应急物资储备，保证突发
34、性事件的物资供应。4、各单位应根据物资质量特性，制定装运、存储、保管和保养措施，防止入库物资质量下降或报废。5、各单位物资出库原则上实行先进先出，按程序发放，做到手续齐全，发放无误；各单位定期组织物资采购计划、财务、配送对账，做到账目准确、账物相符。6、各单位应根据物资采购计划组织供应，需要进行安装或售后服务的，应安排服务人员到达现场，对生产急需的物资应组织及时配送。7、各单位应跟踪物资供应情况，对供应过程中出现的问题及时协调解决。8、各单位应及时上报库存积压物资，集团物资管理部建立共享台账，统一发布物资调剂信息，从而减少积压闲置物资。,仓库管理员岗位作业指导书,（一）物料入库1、物资到库，必
35、须按送货单上的物料名称和数量，规格验收，不同的物资按照相关技术验收标准进行验收，由库管员、技术部门人员和采购员共同验收签字，检验合格后方可入库；2、根据物料性质，合理设计存放区域，安排物料的存放地点；3、由供货商直接发到施工现场的物料由施工负责人、技术人员、采购人员、库管员共同到现场验收合格后办理入库及现场领用手续。（二）物料出库1、库管员应严格按出库领料单数量规格发货，领料出库单上应填写完整，用料项目工程名称、领料人，分管负责人签字，库管员在领料单上注明发料时间、实际领用量，发料人；2、同类型的物料，不同批次入库要分开摆放，发放货物时，要按照先进先出原则出库。（三）退料管理各项目工程剩余物料
36、库管员应及时督促退回仓库，由库管员和技术人员检查物料质量是否完好，由退料部门和库管员共同签字后办理入库手续。（四）物料台账、统计1、仓管管理员负责建立物资的出入库台帐，随时登记办理出入库，做到日清月结；每月底配合财务人员与财务部核对库存情况；2、仓库保管员应合理设置各类物资的明细分类帐和台账并及时准确填写；3、库管员应根据供货商开具发票数量及金额核对实际收货入库数数量及单据，每月定期与采购人员、财务核对未开发票入库与开发票入库金额，以防物资重复开票，漏开发票的现象发生；4、实际用料统计：库管员应按领用单随时统计登记上单位单项工程名称分别统计实际用料明细，并明确注明用料工程名称、用料部门、物料名
37、称、规格、数量、价格等，为工程成本核算提供基础数据。,（五）定期盘点1、每月底组织采购员、财务等人员对库存物料的盘点，做到账物卡相符，并于每月5日上报集团物资管理部月度库存物资明细报表，详见月度物资库存明细表模板；2、仓库保管员每日在下班时要对所管辖的物料进行盘点；3、盘点中发现问题和差错，应及时查明原因，并进行相应处理。如需报废处理的，必须按流程经领导审核批准后才可进行处理，否则一律不准自行调整。发现物料缺少或质量上的问题（如超期、受潮、或损坏等），应及时以书面的形式向有关部门汇报，按不合格品控制程序处理。（六）仓储管理1、材料要根据不同类别、形状、特点、用途分区存放，产品要根据不同种类型分
38、区存放。储存要做到“三清”，“二齐”。分区、分类排放整齐,标识清晰可见,当实际存储物品与规划不一致时,需挂牌明示。三清：物料清、数量清、规格清；二齐：摆放整齐、库容整齐；3、贮存在仓库的物料，按照物料的名称、型号、规格等分类整齐摆放，做到存取方便，并作相应的标识，标识醒目、朝外便于寻找。检查仓库温度、湿度、清洁度等要求；4、运用合理的仓储管理方法，提高库房各项资源的利用率，降低仓储成本；定期检查仓库，组织人员对仓库环境进行日常清理和维护；改善物料存储环境，提高搬运效率，提供及时、安全的运送服务；5、根据公司用料情况，合理储备定额库存，根据仓库的实际情况及时提出库存预警。落实仓库的消防安全与卫生
39、管理规定，做好防火、防盗、防潮等工作；6、做好物料接收工作，确保生产流程正常运转。安排存储位、人员、装卸工具等；进行物料验收，确保单据符合要求，人员签字齐全；7、分类存放与保管，登记存储位编号，保证物料摆放整齐有序；做好物料防尘、防锈、防腐、防变形等工作，掌握好库管物料的保管期，及时报告即将到期的物料情况；8、仓库安全防范：仓库管理必须严格按照6S要求执行。仓库须具备防盗、防火、防水、通风等条件，以确保材料或物品之储存安全。非仓库管理人员未经许可禁止进入仓库。对危险物品实行隔离管制；9、物品安全保护：根据材料的性能合理放置各类材料，防止材料及产品变形、变质、受潮等现象发生。要经常检查化工类物品
40、的性能、状态，变质且有危险的物品要及时处理并上报领导。,第十章 物资统计,1、公司及各单位应将所有采购物资纳入物资统计范围，并建立物资统计原始记录和台账，对物资购入、消耗、库存、周转等情况进行统计。2、各单位物资管理部门按要求在规定的时间内，按统一格式，上报统计报表。3、为减少漏洞做到监督到位，每最小单位单项工程完工后，各单位应按工程名称及工程合同统计每单项工程材料领用汇总表，作为工程审计结算的依据。4、物资计划及统计数据的上报应确保准确、及时、完整、可靠；公司物资管理部统计人员对各单位上报的统计报表进行审核，对于存在错报、瞒报、漏报等问题的报表要退回，并要求编报单位重新编制。5、切实杜绝瞒报
41、、错报、漏报、不报等现象的发生，对于弄虚作假者，要追究有关人的责任。造成经济损失的，承担相应的经济赔偿。,各子公司需上报的物资报表,要求各子公司派专人负责报表的上报工作（由于各项目公司情况不同，多个采购员和库管员），要求各子公司指定一名采购员和库管员负责，12月16日17:00（本周五）前将负责报表的采购和库管人员名单上报集团物资管理部,人员名单发送至邮箱，物资报表自2017年1月份起执行，公司将按照各人员邮件报送时间和报送质量定期进行统计公示，作为年度子公司和采购人员考评的依据。,第十一章 监督与责任,1、集团公司对各单位物资采购管理工作进行定期检查。公司物资管理部和法务审计部按照各自的职责
42、范围，对物资采购工作进行检查或专项审计、监察，对违规行为进行处理。2、公司实行采购物资质量监督制度，具体按各单位相关制度执行。3、违反本办法，有下列情形之一的，给予批评教育，情节较重的，给予处分及追究责任：（一）未按照规定订立书面采购合同，或未按照规定方式进行采购的；（二）无计划采购非应急物资，或盲目制定采购物资需求建议计划造成物资积压的；（三）擅自采购集团公司未授权采购物资的；（四）未经批准在供应商库以外选择供应商的；（五）采购质量不合格物资的；（六）未按规定保管、装运物资，造成物资损坏或质量下降的；（七）未及时上报集团库存占压物资，造成库存物资积压严重，影响集团统一调剂的；（八）仓库保管不当，造成火灾、物资被盗等严重造成公司损失的，追究当事人及相关负责人责任，给予处分或罚款。,
