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1、创建省级公共文化服务体系示范区软件工作讲解,界首市文化馆王海涛2019年3月,文化馆（站）档案的管理和整理,一、档案管理 档案管理工作的意义：是文化馆（站）全面建设和创新发展的最基础性的、不容缺失的重要工作内容。同时也是体现工作业绩、保存工作成果以及全国文化馆（站）评估定级的重要依据。因此,文化馆（站）长要高度重视档案工作，同时工作人员也要树立强烈的档案管理意识，从管理人员到工作人员，从每项工作、每个活动、每个环节、每个细节做起，切实加强档案管理建设。,（一）档案收存的范围（按照部门职能我们可以把它分成行政、人事、财务、业务四大类）1、行政档案（又可以分成六类）上级下发的各类文件（省、阜阳、界
2、首、乡镇）本单位发出的的各类文件（举办活动、比赛等、针对乡镇文化站管理、联合其他部门发文等）文化馆（站）建设规划、工作计划、总结、请示、报告、函复、文稿等各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等出具的或盖章的证明、信函、报表等各类统计资料,2、人事档案（可以分成八大类）在编人员的档案材料招聘人员的相关资料工作人员的登记表、花名册及相关资料工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关说明资料临时工作人员相关资料、协议、待遇及工作发放登记表等工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料工作人员年度绩效考评及各类奖惩相关材料工作人员参与培训及继续教育等其它信息资料,3、财务档案（可以分成7类
3、）日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表年度预算、中期预算调整、决算及审批资料专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料文化项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料固定资产购置、使用、核销的相关资料年度、季度及专项财务分析报告审计部门、纪检部门出具的年度财务审核报告等资料,4、业务档案（这也是我们档案整理工作的重点，细化一下，可以分成20大类）（1）文化馆（站）各类工作制度档案（2）年度工作总结及工作计划档案（含月小结计划、民生工程月报表、年报表等）（3）免费开放工作档案（主要讲阵地活动：图书室、棋牌室、电子阅览室、多功能厅等档案）（4）各类文化活动档案（大型群众性、节庆、文体、品牌、特色、农村、
4、馆际文化交流等）（5）大中小型展演展示、展览展出文化活动档案（6）下基层开展文化辅导工作档案（每年80/15次）（7）文化馆（站）工作人员、文化辅导员、文化志愿者、文艺团队5个/2、文艺创作等文化人才队伍档案（汇总表、花名册、登记表、开展活动）（8）公益性艺术培训、讲座(30/12期)活动档案（9）非物质文化遗产保护工作档案（10）馆（站）文艺团队下基层演出活动档案（70/50次）,（11）参加全国、省、阜阳市等上级组织文化活动档案（12）与其他部门配合开展的系列文化活动档案（文明创建、经典诵读、环境整治、核心价值观等）（13）文艺戏剧作品创作档案（原件、报纸、刊物）（14）宣传橱窗或者宣传图
5、版档案（12期）（15）文化馆（站）工作信息宣传档案（文字、图片、刊登媒体，最后年/月统计表）（16）各类获奖证书、荣誉及文件档案（17）文化创意及创新工作档案（18）安全生产、党建等其他工作档案（19）群众满意度调查工作档案（每年一次、90%）（20）其他有价值的档案（馆办刊物、文化艺术志、论文集、作品集等）,（二）档案管理体制：文化馆档案实行部门负责、统一归档的管理模式。1、建立档案室（文化站可以合并在办公室）。2、配备设施设备。如:档案柜、档案盒、复印机、彩色打印机、摄像机、照相机、装订设备等。3、明确至少一名工作人员为专职档案管理员，负责馆（站）档案管理和整理归档工作。业务部门负责本部
6、门业务档案的收集。如:我馆明确王晓晴为档案室主任，办公室负责文书档案收集，社文股负责公共文化和文艺创作的档案收集，非遗中心负责非遗保护档案收集等。做到每次工作或活动结束后及时进行收集整理，交于档案室由专职档案管理员进行登记造册、找差补缺、梳理归档。,（三）立卷和归档（四注意三必须）1、各业务部门办理完毕的文件、资料经过挑选，注意及时分项、集中交给档案室进行归档。2、一般文件资料应分类按时间（年度、上下半年）编号立卷。注意每月初对上月档案进行整理、归档，每年底进行再次梳理、归档、封存。3、人事档案分综合与个人二类建档。注意综合档案年初立卷、年终归档。个人档案随时立卷并归档。4、各类群众文化活动注
7、意一般在立项时建档，项目完成后成卷并及时归档。,5、档案必须具有真实性。所有资料原则上应为原始资料。6、档案必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。每个环节、流程都要收集资料，做到档案的完整。7、档案必须具有价值性。一般性日常工作不予立卷。立卷要避免杂乱无章，做到分类、分项、条目清晰；要避免重复立卷，同一事件只立一个卷目；要准确分类，不同类型的资料，不能混合立卷。,（四）档案保管和使用 1、档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜，安置消防器材，确保档案安全。（档案室一般设在二楼以上）2、档案室负责人要对档案卷宗分类编号、登记、造册，并对案卷进行分类存放，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。3、档案管
8、理员要加强责任心，切实按要求管理好档案，切实做到不损坏、不丢失、不错漏任何案卷，做到档案完整。4、档案借阅要遵守档案室管理借阅制度，经领导批准后方可借出，并记录，及时收回，以免遗失、损坏。,二、档案整理 档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立卷宗等，组成有序档案管理体系的过程。档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。,（一）档案整理的基本步骤 可以分成收集、装订、分类、排列、编号、编目、装柜七个环节进行。（二）档案整理的方法 1、收集。对归档
9、材料的接收要做到（五收）一是处理完毕的文件材料要随时收；二是经常用的文件，要履行借用手续定期收 三是本单位发文，在盖章时要当时收；四是各项工作、活动完成任务后要及时收；五是在立卷归档过程中，发现不全要反复收,2、装订（1）档案的修整。将不同规格的A3、A4纸张进行修整一致。（2）档案的装订。采用文件袋或者文件夹进行装订。较厚的档案可分开按册装订或者线装。3、分类。即依据一定的标准，按照档案的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理模式。分类一般按照“年度、类别、保管期限”三级分类。,4、排列（1）盒内归档资料排列。在同一保管期限下，按“
10、流程结合时间”进行排列。运用电脑和软件辅助归档的，可采用随办随归，按办理时间先后顺序排列。（2）档案盒上架排列。按分类方案设置的顺序上架排列，按年度类别保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。做到一目了然，便于查找。,5、编号（1）档号的编制。由年度号类别保管期限件号组成。在编制档号时，注意以下五点：年度号是指归档文件形成的年度。类别号用文字和数字混合编制。例如：2015年度群众文化活动30年 1 保管期限按照永久、30年、10年编制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。,(2)页码的编制：在档案整理完成后，要对档案整理进行页码编制，一般在每页资料的右下角进行
11、编写。6、编目 即编制归档文件目录（一式两份：一份放入档案盒，一份作为检索工具单独放置）。归档文件目录的项目：题名、日期、页数、备注等。不同类别的归档文件目录要制作目录封面，便于区分、查找。,7、装柜（1）装盒：按（档案封皮归档目录归档资料备注说明）顺序存放。一盒装不下，可装第二盒，以此类推，标注好数字并排放在一起。（2）入柜 在同一年度、同一类别、同一保管期限下，按发生时间先后顺序排列，进行入柜。,案例一：文化活动档案的整理,1、活动文件：,2.主持词：,3、节目单：,4.策划（宣传）方案：,5.活动的经费预算：,6.致辞：,9.活动图片：,10.活动总结：,11.信息报道：,12.媒体关注（报纸、网站、杂志等媒体）：,14.制作封皮：,15.编制目录：,16.装订成卷、编制入柜：,案例二：文化培训活动档案整理1.通知文件：,2.课程安排：,3.领导讲话：,4.参训名单：,5.培训教材：,6.活动图片：,7.活动总结：,8.活动信息：,9.媒体关注：,10.制作封面：,11.目录编制：,12.装订成卷入柜：,案例三：基层辅导档案的整理1.辅导登记表：,2.图片资料：,3.小结：,4.信息报道：,5.媒体关注：,6、目录编制：,7.制作封皮：,8、装订成卷入柜：,案例四：村级文化档案整理,谢谢大家！,
