数字档案馆建设理论课件.ppt

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1、数字档案馆理论与实践,一、企业数字档案馆建设理论二、数字档案馆建设案例,2023/3/21,2,数字档案馆建设理论,2023/3/21,一、数字档案馆建设背景二、数字档案馆建设理论三、某企业集团数字档案馆建设四、基层企事业单位数字档案馆建设五、数字档案馆的发展,2023/3/21,4,内容,一、数字档案馆建设需求与背景,2023/3/21,5,内容,数字档案馆的产生,2023/3/21,6,一、数字档案馆概述,卡片式目录,机读目录,电子文件,数字图书馆,数字档案馆,数字档案馆的发展1994年1月，第二届国际人文大会电子档案馆网络环境的集成与利用，率先提出电子档案馆的概念1994年12月，美国成

2、立了数字档案的特别工作组。1996年，Task Force出台了一份关于数字档案的最终报告和建议。1996年，北京第13届国际档案大会上，美国戴维.比尔曼发表虚拟档案一文数字档案馆一词逐渐流行,2023/3/21,7,一、数字档案馆概述,建设数字档案馆的必要性和重要性满足本单位业务信息化发展的需要这是由数字档案馆特有的功能决定的数字档案馆的服务新模式决定的是档案工作发展到一定阶段的产物是提升档案管理水平,2023/3/21,8,一、数字档案馆建设背景,把手工搬到计算机上,单元技术突破,某种程度集成,系统和数据集成,摔图板,计算机辅助系统,CIMS,PLM,个别档案与个别环节的计算机管理,档案单

3、元技术突破,数字档案馆,系统和数据集成,数字档案馆在中国最早是青岛市开始建设数字档案馆研究比较深的是深圳档案馆后来的苏州市数字档案馆等企业数字档案馆建设最早的江苏电力，国家电网以此为基础想建成覆盖所有供电局和电力公司的数字档案馆网络。航空工业于2006年提出在全行业建数字档案馆，并于2007年推出了第一个评价体系2010年国家档案局发布数字档案馆建设指南,2023/3/21,9,一、数字档案馆建设背景,随着档案信息化的推进，数字档案馆在中国的建设的进一步扩大，国家档案局感觉到有必要制定制定统一的数字档案馆架构，推荐给各单位。在档案信息化过程中，国家档案局曾在前几年推出了档案管理软件功能要求暂行

4、规定（档发20016号），这个规定对于统一档案管理系统，推进档案信息化技术起到了重要作用。国外电子文件管理系统功能要求的作法国家专家和学者呼吁要出台我国的电子文件管理系统功能标准。国档局于2009年组织人员编写数字档案馆的架构方面文件数字档案馆建设指南。就数字档案馆的定义、架构、建设内容等提供一个指导性的意见。2009年开始起草，2010年以“档案办2010116号”文下发。,2023/3/21,10,一、数字档案馆建设背景,2023/3/21,11,2012年12月25日，杨冬权局长在全国档案馆局长工作会议上提出“两个翻番”,10月10日，全国数字档案馆(室)建设推进会在江苏省太仓市召开目标

5、：用15年左右的时间，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆(室)体系，使各级各类档案馆(室)能够实现对电子文件的归档和管理并按规定及时移交；县以上各级国家档案馆基本建成数字档案馆，能够接收和保管各进馆单位归档的电子档案，对馆藏传统载体档案全部数字化，实现馆藏档案的数字化利用、馆藏开放档案的互联网利用以及馆藏电子档案的安全保存和长期可利用；县直机关以上档案室传统载体档案基本数字化并实现数字化利用。一是按照“存量数字化”的要求，大力推进传统载体档案数字化；二是按照“增量电子化”的要求，全面开展原生电子文件的归档、接收工作；,2023/3/21,12,2014年6月，国家

6、档案局发布数字档案室建设指南（档发20144号）适用：机关档案室企业不适用,2023/3/21,13,2014年11月25日杨冬权在企业档案信息化现场会上的讲话四、要根据两办意见，进一步完善档案利用工作。（五）要大力推进档案信息化建设一是要做好档案信息化规划。各企业要把档案信息化和数字档案馆室建设纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，从人力、财力、物力上统筹安排，确保档案信息化与企业信息化协调发展。二是要科学实施档案管理信息系统三要大力推进传统载体档案数字化四要以档案信息化带动企业管理创新,2023/3/21,14,数字档案馆的评价2012年国家档案局技术部着手制定数字档案馆评价指

7、标体系。2013年进行了一次讨论，2014年发布测评办法。但这个办法只适用于综合档案馆，企业如何采用有待进一步研究。2016年，数字档案馆评价发布,一、数字档案馆建设背景,2023/3/21,15,一、数字档案馆建设需求与背景二、数字档案馆建设理论,2023/3/21,16,内容,（一）概述数字档案馆定义是应用现代信息技术，利用数字化手段，以综合档案信息资源处理为核心，对电子文件和数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施连接和提供利用，实现资源共享的信息系统。数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对 档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案 信息进

8、行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。数字档案馆建设指南,2023/3/21,17,二、数字档案馆理论,（二）数字档案馆的本质属性从定义到属性是应用现代信息技术，利用数字化手段，以综合档案信息资源处理为核心，对电子文件和数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施连接和提供利用，实现资源共享的信息系统。它具有信息系统的一般属性研究数字档案馆的属性可以通过研究信息系统的属性来达到目的。框架结构是信息系统的重要属性之一。,2023/3/21,18,二、数字档案馆理论,（三）数字化档案馆总体（层次）架构,2023/3/21,19

9、,二、数字档案馆理论,操作系统、数据库系统,档案资源数据库,各种专题数据库,数据采集,网络设备、服务器、其他硬件,机构,标准规范体系,安全保密体系,制度,馆务数字化,数据管理,利用管理,数据层,应用层,运行机制,信息发布,信息利用,人员,2023/3/21,20,数字档案馆,网络及硬件建设,应用软件系统,运行机制建设,标准体系,安全保障体系统,资源数据,数据采集系统,网络、硬件,数据管理系统,利用管理,馆务管理数字化,操作系统及数据库,传统载体数字化,电子文件归档,多媒体数据库,机构,人员,制度,物理安全,信息安全,安全保密管理,业务性标准,管理性标准,技术性标准,专题数据库,信息发布,信息利

10、用,网络及硬件平台建设网络与硬件平台建设 网络环境搭建 硬件基础条件建设,2023/3/21,21,二、数字档案馆理论,操作系统和数据库平台建设 服务器操作系统如windowNT、Unix、Linux等）客户机操作系统（Windows系列操作系统）数据库系统 SQL server、DB2、ORACLE、Sysbase,2023/3/21,22,二、数字档案馆理论,数字档案资源库建设（三库）1、文件档案资源库建设目录库（元数据库）存量档案：通过著录、数据交换等形成增量档案：在线归档、离线归档等形成全文数据库 存量档案：数字化处理增量档案：电子文件的在线归档2、多媒体档案库：数字化处理3、专题数据

11、库：在数据进行深加工,2023/3/21,23,二、数字档案馆理论,（1）大事记数据库（2）年鉴数据库（3）重要人事任免数据库（4）重要会议文件数据库（5）其他专题数据库（6）标准件数模专题库（7）典型工装零件图样专题库,应用系统平台开发,2023/3/21,24,二、数字档案馆理论,应用系统,数据采集,数据管理,利用管理,馆务管理,系统维护,2023/3/21,25,二、数字档案馆理论,运行机制制度：数字档案馆的运行管理制度机构：按数字化工作状态设置按照数字档案馆的运行来设置内部机构档案部门内设置数字档案馆运行管理组人员：设置数据著录员、数据管理员、系统管理员等岗位，而不是档案管理员等岗位,

12、2023/3/21,26,二、数字档案馆理论,标准规范,2023/3/21,27,二、数字档案馆理论,捕获,收集,鉴定,整理组卷,利用,OA系统电子文件,PDM系统电子文件,ERP系统电子文件,基础与条件,基础与条件,基础与条件,标准规范体系构成,2023/3/21,28,二、数字档案馆理论,基础性标准,采集标准,管理标准,利用标准,各类档案信息管理标准,二、数字档案馆理论,2023/3/21,29,基础性标准1、名词术语规范2、著录规范3、数据库建设工作规范（含分类、结点）4、光、磁载体管理规范5、安全与保密要求6、存贮（库房）环境管理标准7、备份技术规范8、数据查测与迁移技术规范,基础性标

13、准（续）10、网站建设与管理要求11、编码标准12、电子文件存贮格式技术规范13、电子文件及载体检测技术规范14、传统档案全文数字化加工规范（包括纸质与多媒体）15、数字档案馆设备管理技术规16、数字档案馆管理系统平台功能要求17、档案系统与业务系统接口通用技术规范18、元数据管理标准,2023/3/21,30,二、数字档案馆理论,管理过程标准数字化采集工作标准各类业务信息系统电子文件归档标准传统载体档案著录标准数字化全文加工标准数据整理工作标准档案管理系统数据整理标准信息开发与利用标准网上查询利用规范赋权规范,2023/3/21,31,二、数字档案馆理论,过程标准档案信息接收19、电子文件接

14、收技术规范20、科技文件材料接收、分发、控制程序21、数据交换格式要求档案信息管理22、电子文件鉴定(与处置)技术规范23、档案数据整理规范利用24、网络检索与利用技术要求25、利用赋权规范26、专题数据库建设规范,2023/3/21,32,二、数字档案馆理论,各类数据归档标准企业管理信息系统27、OA电子公文归档管理28、财务系统数据管理标准29、ERP（MRPII）数据管理标准30、MES制造执行系统31、多媒体电子档案管理标准工程信息系统32、PDM数据归档标准33、CAPP数据管理标准34、计算机软件归档标准其他,2023/3/21,33,二、数字档案馆理论,工作标准35、数据采集人员

15、工作标准36、系统管理员（三员）工作标准37、数据维护与发放管理员38、系统审核员工作标准39、网站维护员工作标准,2023/3/21,34,二、数字档案馆理论,（六）安全保密体系建设两种安全保密体系框架层次结构框架架,2023/3/21,35,二、数字档案馆理论,物理安全与保密,系统安全与保密,网络安全与保密,应用安全与保密,安全与保密管理,该层次的安全包括通信线路的安全、物理设备的安全、机房的安全等。物理层的安全主要体现在通信线路的可靠性（线路备份、网管软件、传输介质），软硬件设备安全性（替换设备、拆卸设备、增加设备），设备的备份，防灾害能力，防干扰能力，设备的运行环境（温度、湿度、烟尘）

16、，不间断电源保障，等等,该层次的安全问题来自网络内使用的操作系统的安全，如Windows NT、Windows 2000等。主要表现在三个方面：一是操作系统本身的缺陷带来的不安全因素，主要包括身份认证、访问控制、系统漏洞等；二是对操作系统的安全配置问题；三是病毒对操作系统的威胁。,主要体现在网络方面的安全性，包括网络层身份认证、网络资源的访问控制、数据传输的保密与完整性、远程接入的安全、域名系统的安全、路由系统的安全、入侵检测的手段、网络设施防病毒等,主要由提供服务所采用的应用软件和数据的安全性产生，包括Web服务、电子邮件系统、DNS等。此外，还包括病毒对系统的威胁,安全管理包括安全技术和设

17、备的管理、安全管理制度、部门与人员的组织规则等。管理的制度化极大程度地影响着整个网络的安全，严格的安全管理制度、明确的部门安全职责划分、合理的人员角色配置都可以在很大程度上降低其他层次的安全漏洞,（六）安全保障体系建设两种安全保密体系框架分类结构框架架,2023/3/21,36,二、数字档案馆理论,环境、设备和介质、电磁泄漏发射防护,备份与恢复、病毒与恶意代码、应急响应、运行管理,制度、机构、人员,身份鉴别、访问控制、密码保护、信息完整性校验、系统安全性能检测、安全审计、操作系统安全、数据库安全、边界安全防护,（六）数字档案馆的安全与保密实行有重点的进行管理,2023/3/21,37,二、数字

18、档案馆理论,数字档案馆建设的重点,由单位统一考虑,数字档案馆安全保密体系建设重点应用层档案管理系统的安全与保密系统本身必须符合安全与保密规定利用用户赋权档案管理系统管理员及档案管理员操作权限设置档案管理系统日志审核信息传递中的安全与保密数字化加工场所、存贮、及提供利用的过程管理层,2023/3/21,38,二、数字档案馆理论,（七）数字档案馆建设中的难点和关键技术,2023/3/21,39,二、数字档案馆理论,（八）档案管理信息系统建设档案管理信息系统建设的难点在于需求分析，许多单位购置实施后的系统无法投入使用必须按照系统开发的理论与方法来实施系统,2023/3/21,40,二、数字档案馆理论

19、,（九）建设周期第一阶段：初创阶段数字档案馆建设方案的制定 数字档案馆建设与运行管理机构组建与人员配备 标准规范建设 软、硬件基础设施的构建 应用系统开发 重要数字资源建设,2023/3/21,41,二、数字档案馆理论,（九）建设周期第二阶段：效果提升阶段 一是进一步丰富档案信息资源 二是开发档案信息资源,2023/3/21,42,二、数字档案馆理论,（九）建设周期第三阶段：不断完善和发展标准、规范的修订、增订软、硬件基础设施的更新、购置应用系统的升级、换代数字信息资源库的结构性调整、扩充等。,2023/3/21,43,二、数字档案馆理论,2023/3/21,44,二、数字档案馆理论,2023

20、/3/21,45,二、数字档案馆理论,（十一）数字档案馆的效益提高检索速度，大幅度降低企业档案信息获取成本。提高查全查准率，使单位各个方面获取信息更加方便，放大了档案信息对企业的作用。过去：30页/天利用档案产生的效益为A收益增加现在：300页/天产生的效益为10A 收益增加使公司的电子文件得到永久真实保存，促进了企业信息化的建设，化解了数据管理风险。既降低了成本，又增加了收益数字档案更加方便使档案成为思想教育素材，办档案展览、宣传更加方便社会效益,一、数字档案馆建设背景二、数字档案馆建设理论三、进一步的思考,2023/3/21,46,内容,借鉴的原则探讨制定适合本企业或本院 所特色的数字档案

21、馆建设思路制造业特色、企业特色等1、数字档案馆的评价性能、绩效？2、数字档案馆建设过程3、数字档案馆与知识管理和知识库4、数字档案馆与ECM的关系5、数字档案馆中电子文件长期真实性保存问题6、在系统建设时提前考虑数据的归档的问题,2023/3/21,47,进一步的思考,数字档案馆发展阶段论,2023/3/21,48,数据型数字档案馆,信息型数字档案馆,知识型数字档案馆,做好规划（一）明确目标1、整合全公司的数字档案资源。2、推进档案工作的信息化，全面提升公司档案管理水平3、加强电子文件的归档管理4、为公司获取竟争优势提供支撑。,2023/3/21,49,中央企业总部对全公司数字档案馆建设的思考

22、,（二）设计好数字档案馆的架构1、分散式,2023/3/21,50,数据检索,2、集中式,2023/3/21,51,功能和数据调用,国家档案局的推进策略,2023/3/21,2023/3/21,全国档案事业发展十三五规划纲要,目标和体制,档案信息化,科研、产品,电子档案,制度,专项工作,2023/3/21,55,后续课程,操作系统、数据库系统,档案资源数据库,各种专题数据库,数据采集,网络设备、服务器、其他硬件,机构,标准规范体系,安全保密体系,制度,馆务数字化,数据管理,利用管理,数据层,应用层,运行机制,信息发布,信息利用,人员,2023/3/21,56,数字档案馆,网络及硬件建设,应用软件系统,运行机制建设,标准体系,安全保障体系统,资源数据,传统载体数字化,电子文件归档,多媒体数据库,专题数据库,由钱老师5号介绍,4号上午,由钱老师5号介绍+系统功能、实施,4号上午,4号上午,4号上午,6号上午,6号上午,6号上午,掌握数字档案馆建设的内容及其架构掌握数字档案馆建设的方法掌握各单项工作的方案掌握电子文件管理和数字化在其中的地位和作用掌握数字档案馆的效益,2023/3/21,57,培训要达到的效果,谢谢！,2023/3/21,