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1、 XX公司行政事务处理准则 总 则 第一条 本办事细则依照本公司组织规程制定。 第二条 本公司一般业务行政管理，悉依本细则规定办理，其未经规定事项，适用有关作业程序。 分层负责 第三条 为提高工作效率，严密管理业务与行政，实施分层负责办法，特划分各级主管职责，借以处理该管业务。 第四条 总经理职责： 依据有关规定，承董事会决议、董事长之命，指挥督率所属单位人员，管理本公司全盘业务。 第五条 秘书室总经理特别助理职责： (一)对于个案研究分析与可行性方案拟议。 (二)本公司重大兴革事项建议。 (三)协助总经理处理公司重要业务或特定业务。 第六条 秘书室总经理执行秘书职责： (一)协助总经理处理公
2、司公文行政作业事项。 (二)文稿的撰拟、缮校、翻译与档卷保管事项。 (三)公司会报议程编排及法律事务联络。 (四)协助总经理追踪、查催各单位应办事项。 第七条 秘书室专案工作人员职责(简称专员)： (一)执行总经理交办专案的研究、企划、分析、调整。 (二)必要时可应各单位主管申请或总经理指派，对各单位主管提供建议或技术支援。 第八条 室、部、组(科)第一级主管职责： (一)承总经理之命或副总经理指示，负责处理职责有关各项业务。 (二)业务范围内各项规定及其工作方案的拟议。 (三)业务范围内工作进度、业务绩效及其利弊兴革的报告与建议。 (四)对所属人员(含配属)的工作绩效与生活行为考评。 (五)
3、审核有关作业文件，视其性质内容，决定初步处理方式，并对所属人员提示要求。 (六)业务范围内紧急事件权宜处理或立即转呈核示等。 (七)业务内涉及其他单位的协调联系。 (八)向总经理提供政策性建议。 (九)代行文稿或以室、部、科等一级单位名义行文范围： 1. 处理要点已经签奉核准，按照规定程序具备手续，其业务内不涉及其他单位职责。 2. 研究计划方案，撰述工作报告所需资料的搜集或其意见的征询。 3. 查催该业务有关文书报表。 4. 其他规章所示授权该室、部、组(科)自行处理的文件。 第九条 各单位二级主管或专案工作人员职责： (一)依据作业程序所示要求暨上级主管指示，处理该单位经常业务。 (二)工
4、作范围内作业程序的研拟。 (三)妥善分配所属及配属人员工作，并确实督导达成工作要求，考核其勤惰与工作成果。 (四)择拟签稿，并就所属人员签拟作业内容、引用规章体例、措辞等，审阅其是否详实周妥。 (五)业务内有关各项应用资料搜集、汇总、分析。 (六)业务内定期作业报告统计资料编制。 (七)业务范围内重要工作动态核签。 (八)主管业务的检查改进与研究发展。 业务分工 第十条 为明确划分各单位业务权责，分别制定下面条例。 第十一条 秘书室掌理下列事项： (一)公文处理程序的拟订与实施事项。 (二)公文的收发、登记、编号及分送事项。 (三)文稿的撰拟、缮校、翻译、封发与档卷保管事项。 (四)公文查催与
5、追踪事项。 (五)公司会报议程的编排及记录印发保管事项。 (六)各项通知撰拟协调事项。 (七)董事会有关文书处理，会议程序编排，记录印发保管事项。 (八)综合性计划、报告撰拟事项。 (九)有关本公司印信典守事项。 (十)法律事务联络处理。 (十一)公司重要合同保管与联系及条文增删修改的建议事项。 (十二)公司大事纪要汇总记载。 (十三)专案研究、调查、计划的建议处理事项。 (十四)秘书业务及一般性公共关系。 (十五)图书、文物的搜集、整理、保管。 (十六)与顾问联系协调事项。 (十七)总经理临时交办事项的协调处理。 第十二条 财务室负责下列事项： (一)财务管理与会计制度的研究、设计。 (二)
6、年度预算的拟订、执行。 (三)财务计划的拟订、执行及控制。 (四)年度预算的汇编、控制及执行分析。 (五)会计凭证的编制、审核及保管。 (六)会计帐册的登记、处理与保管。 (七)税务会计事项的处理。 (八)成本的计算及分析。 (九)结算及决算报告的编制。 (十)帐目及存货的盘查。 (十一)应收帐款的整理及催收事项。 第十三条 本公司管理部分设行政科、电脑科负责下列事项： (一)资产管理事项。 (二)电脑化内部档案系统作业事项。 (三)人事、庶务的企划及管理事项。 (四)每天财务收支管理事项。 (五)本公司行政事务注意事项。 第十四条 本公司于市设立营业所，为市场经营单位，设置经理一名，秉承总经
7、理之命，负责单位工作的推行，必要时可设置副经理给予协助。 第十五条 营业所分设营业科、开发科和业务科，分别管理： (一)开发客户的计划及其实施。 (二)客户订单的接洽、估价及其联络事项。 (三)客户订单作业、设计完稿的处理联络事项。 (四)客户订单印刷及运送处理事项。 (五)客户货款收缴及催收事项。 (六)客户间的联络及维持长期关系所必须注意的处理事宜。 (七)同业行情收集、研究并反馈给公司。 (八)达成业务目标是一切努力的最终目标。 第十六条 本公司在工业区设立生产事业单位，设置厂长一名，秉承总经理之命，负责印刷业务，必要时可设副厂长协助。 第十七条 厂务部分设总务科、制版科、印刷科、厂务科
8、。 (一)总务科(分设储运组、安全组、庶务组) 1. 关于原料完成品的保管及运输事项。 2. 关于厂区人员、物品等出入管理事项。 3. 关于厂内安全卫生事项的维护。 4. 关于员工伙食的供应事项。 5. 关于厂区庶务工作的处理事项。 (二)制版科(分设打字组、划稿组、制版组) 1. 根据印刷订单制作印刷打字、美工完稿。 2. 根据完稿制成分色版。 (三)印刷科(分设合版组、主机组、追印组、装订组、包装组) 1. 印刷设备的维护及清洗。 2. 印刷工作的进行。 3. 印刷成品的装订及包装工作。 (四)厂务科 1. 厂区人事管理事项。 2. 厂区原料的采购事项。 3. 生产计划的协调及管理工作。
9、4. 成品质量监督的管理事项。 5. 零用金的管理事项。 服务守则 第十八条 各级工作人员应遵守的规定： (一)恪守员工服务准则。 (二)各级工作人员对该部门业务有关的作业规定、专业知识决定其业务的发展，所以应力求充分了解，并须经常研习。(三)各级工作人员均应遵照本公司各种规定与要求，根据上级指定分配的工作与职责，接受上级指导，达成任务，同时尊重同事的职责，本着分工合作精神，互为联系，力求配合。(四)各级工作人员处理公司业务，选拟文稿应注意下列要点： 1. 处理具体事务必须全面了解情况。 2. 提供建议、意见必须确实可行。 3. 各项要求必须贯彻始终。 4. 人力、财力必须合理运用。 5. 观
10、察评判必须公正客观。 6. 称谓、数字必须准确无误。 7. 确保业务机密。8. 不得积压公务。9. 善尽职责，防止一切可能发生的危险及损害。 10. 对每一问题多加思考，努力贡献智能。 11. 维护公司权责与荣誉。 (五)各级工作人员对于该部门业务研究处理，应有自己的处理方法，非有特殊事故，或规定欠明，不能自行决定外，不得事事呈请上级核示，希冀推诿责任。 (六)各级工作人员差假外出，必须觅妥代理人或由该部门主管指定代理人，代理期间的职权行使，应由代理人负责。 (七)各级工作人员，均应按照规定工作时间到达工作场所，公务闲暇时自行研习业务有关书刊，不得有影响公众观瞻及妨碍他人工作的不当行为。 (八
11、)服务成绩优异者或违反以上守则规定者，应由主管部门查证事实，分别视其情节轻重，依据人事规定，给予奖励或惩处。 综合核实 第十九条 各单位负责的各项业务，均应斟酌必要，就其工作内容、工作要求、工作方法、作业流程等分别制定管理规章、业务范围、工作程序等呈准施行，作为该单位处理业务的准则。 第二十条 各级工作人员，应就该部门主管交付的任务，按照有关规定，具述职责内容(工作说明书)送请人事部门详鉴查核，以专责成。 第二十一条 本公司为谋业务行政的兴革、改进及经营事业的发展，可视个别事实需要，临时指定人员设置小组或委员会，待相关工作结束，即行解散。 第六章 联系协调 第二十二条 本公司为检查研议经常业务
12、，得定期或不定期召开主管及有关人员举行会报及业务会报，会报决定事项应严格执行。 第二十三条 有关室、部、组(科)定期或业务会报比照办理，但会报决定事项关系到业务成败的，仍须签报上级核准办理。人 事 管 理 调 查 表（一） 区分调 查 项 目主 要 检 讨 事 项记 事勤务状态1年龄性别分布年龄结构与性别结构是否适当特殊事项的影响2绩勤年数分布绩勤年数分布是否适当平均经验年数员工流动率3出 勤 率出勤率低的原因特殊事项的考虑4勤务时间勤务时间是否太多闲暇时间是否太多时间、能率与收入的关系如何工资制度1一般制度基本工资与奖金的给付是否适当奖金的给付是否明确是否彻底按规定进行初任工资及升任工资是否
13、确定退休金制度是否确立2付款方式薪津水平是否过低加班有无加班费薪津是否迟延给付3劳工生产力 1生人之产 过去的绩效是否表示生产力提高人工成本加工成本的比例经营上支付薪金的能力增薪对生产力的影响如何职教阶与育1职阶制度职阶制度是否与薪津配合人事考核制度是否健全2教育训练新进员工的训练课及长级的教育劳资关系1工会关系工会的意议与活动情形工会之外的劳资商谈情形2福利关系福利设施娱乐活动3生产士气生产士气是否充分何种方法提高士气人事 管 理 调 查 表（一）区分 调 查 项 目主 要 检 讨 事 项记 事勤务状态 1年龄性别分布年龄结构与性别结构是否适当特殊事项的影响2绩勤年数分布绩勤年数分布是否适当
14、平均经验年数员工流动率3出 勤 率出勤率低的原因特殊事项的考虑4勤务时间勤务时间是否太多闲暇时间是否太多时间、能率与收入的关系如何工资制度 1一般制度基本工资与奖金的给付是否适当奖金的给付是否明确是否彻底按规定进行初任工资及升任工资是否确定退休金制度是否确立2付款方式薪津水平是否过低加班有无加班费薪津是否迟延给付3劳工生产力 1生人之产 过去的绩效是否表示生产力提高人工成本加工成本的比例经营上支付薪金的能力增薪对生产力的影响如何职教阶与育 1职阶制度职阶制度是否与薪津配合人事考核制度是否健全2教育训练新进员工的训练课及长级的教育劳资关系 1工会关系工会的意议与活动情形工会之外的劳资商谈情形2福利关系福利设施娱乐活动3生产士气生产士气是否充分何种方法提高士气人事管理工作事项责权划分表人事管理工作责权划分表
