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1、大连铁龙实业股份有限公司总部接待管理制度第一章 总则第一条 为规范接待程序，推进接待工作规范化、程序化、制度化，充分展示公司良好形象，特制定本制度。第二条 本制度适用于大连铁龙实业股份有限公司（以下称集团公司）。第二章 职责分工第三条 办公室是集团公司接待工作管理者，主要职责：1. 负责制定接待方案；2. 负责迎来送往；3. 负责安排食宿；4. 负责组织活动；5. 负责收尾工作。第四条 各部门根据需要，协助办公室完成相关接待工作。第三章 具体规定第五条 接待原则1. 坚持热情、诚恳、周到、节约的原则。2. 坚持安全第一原则。包括客人食宿安全、财物安全、交通安全等。3. 坚持办公室归口管理原则。
2、机关所有来宾接待一律由办公室归口管理。4. 坚持请示汇报制度。凡遇到超出职权范围，难以解决的问题，应主动向公司领导请示。第六条 接待对象和范围接待对象主要包括到公司检查、指导、联系、协调工作的政府或行业主管部门、商业合作伙伴的领导和工作人员。接待范围由办公室视具体情况安排迎送、食宿、用车等。第七条 接待办法实行凭单接待，登记备案，核准报销的办法。1. 凭单接待。接待对口部门在来宾到达前，必须提前三日（特别是重大接待），最迟不得晚于一日（仅限一般接待）填写接待申请单（见附件1）报送办公室。2. 登记备案。办公室根据接待申请单做好接待登记薄（见附件2）填写工作。3. 统一结算。接待费由办公室统一结
3、算。所有费用票据，必须由办公室主任审核签字，经总经理审批同意后，到财务部报销。在接待过程中，因临时需要购买的物品（如烟、茶及有关物品），必须经公司领导或办公室主任同意后方可购买。第八条 对接待人员要求1. 注重仪容仪表，规范着装，举止大方。2. 热情周到，以礼相待，一视同仁，遵章守纪。第九条 接待程序（一）制订接待方案1. 接待对口部门应主动向办公室提供有关活动的性质、目的、特点、程序，以及宾客的基本情况，如性别、年龄、职务、生活有无特殊要求等信息，办公室围绕活动总体目标，制定出可行性的接待方案。2. 制订接待方案应注意以下事项：接待计划内容应尽量详细周密。日程安排要体现出高效率、快节奏。主要
4、内容应包括：食宿地点和标准、活动日程、礼仪安排、陪同人员、交通用车、宣传报导等。（二）接待方案实施前期准备工作1. 办公室制订接待方案，报总经理批准后，组织实施。2. 明确参加人员。办公室视接待需要确定参加人员，如需其他部门相关人员参加，则通知部门负责人，由其落实本部门参加人员。3. 分配接待任务。召集参与接待工作的全体人员，将任务逐项分配，把责任落实到人。同时把接待日程表（见附件3）印发给有关人员，便于提前准备，相互协同配合。4. 办公室要在宾客到达前，检查落实接待各环节安排情况，发现问题，及时纠正。（三）接待方案的实施1. 迎接宾客。对一般来宾，由办公室主任负责，办公室主任安排相关人员前往
5、迎接；对上级领导和重要来宾，则由公司领导亲往迎接，相关人员陪同。2. 安排食宿。接待人员应严格按照办公室主任规定的食宿地点和标准进行安排。3. 商定活动日程。住宿用餐安排妥后，接待人员应与来客中的负责人商定活动日程，如需变动，在充分尊重来客意愿基础上，对原定日程作适当修改，并向公司领导汇报，及时通知有关部门。4. 组织活动。接待人员要按日程精心安排组织各项活动，预订返程车（机、船）票。5. 收尾工作。有关部门要协助办公室做好接待后的收尾工作。包括向客人征询意见，把订好的返程车（机、船）票交给客人，请客人办理有关离开手续，确定离开住地时间，安排交通工具、送站，结算各种帐目等。（四）接待过程中应注
6、意的事项：在接待过程中，有关各方既要必须严格按照接待方案行事，又要及时妥善地弥补接待方案中难免出现的疏漏，机动灵活地处理接待工作中可能出现的各种变化，保证接待工作的顺利进行。第四章 礼仪活动类型及接待要求第十条 礼仪活动是接待工作的一种重要类型，从形式上分，主要有庆典仪式、开幕仪式、签字仪式、颁奖仪式、招待会、茶话会、宴会、文艺晚会等。第十一条 对于重要的礼仪活动，办公室要全力以赴，统一规划，统筹安排。对一段时间内各部门、各类型的礼仪活动，归口汇总，全面掌握，分出轻重缓急，提出计划建议，报总经理批准后实施。第十二条 办公室统一组织，有关部门按分工完成各自职责，对“结合部”和有分歧的问题，办公室
7、及时牵头，组织协调。第十三条 在礼仪活动进行中，各部门必须按既定方案办理。如遇特殊情况或出现意外问题，必须及时上报，按活动指挥者意图处理。第十四条 对于由关系单位主办的礼仪活动，办公室应当围绕公司领导需要，做好服务工作。一是了解有关活动信息（如规格、形式、内容、时间、地点、参加人数、背景材料，尤其是与公司的关系等）；二是与主办方加强联系，向领导及时汇报动态信息；三是陪同公司领导参加活动，及时完成临时交办的任务。第五章 附则第十五条 本制度自颁布之日起实施，由办公室负责解释和修订。附件：附件1：接待申请单 _年_月_日接待申请部门事由活动日程来宾人数性别备注附件2：接待登记薄时间接待申请部门事由活动日程来宾人数备注附件3：接待日程安排表时间地点参加人员活动内容标准备注附件4：接待管理流程
