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1、1.0目的根据公司规定及客户要求，确保客户通过我司安排从中国出运的货物安全及时到达收货人手中。2.0范围本程序适用于操作部人员接单、订舱,客服，文件等操作环节。3.0职责操作部人员具体执行本作业指导书。4.0作业程序4.1接单4.1.1收到海外代理的ROUTING ORDER信息看到海外代理邮件当天联系国内发货人并邮件给发货人了解如下信息同时在邮件内附上我司空白订舱委托书让发货人填写好发给我们：a. 货物何时出运？b. 是否需要我司代报关？c. 是否有报关单证？d. 是否需要我司代提货？e. 如果是买单报关的，需提供带有中文品名的装箱单。f. 是什么贸易条款？4.1.2收到公司内部同事自揽货交
2、接单。检查交接单内容：买卖价，要求的船期，货好时间，货量数据等信息是否完整。是否有客人的订舱委托书。对于订舱委托书，原则上我们要求发货人加盖他们公司的业务章。如果客人有不配合的态度时可以灵活处理。收到客人托书后要审核下托书上面的信息是否全面,如不全面尽量让客人补充完整。托书注意事项：a. 任何托书， 一定要仔细看清托书上的内容， 是否有不利公司的各类条款, 以及所列要求是否我司可以做到， 必要时要和相关部门咨询确认b. 是否为化工品， 如果是化工品， 要先和客户确认是否为危险品，如为危险品则需和客户解释我司目前还不能作危险品拼箱， 是否可以寻找CO-LOAD的机会。如果不是，再到相关部门（例如
3、报关行）查询是否可接以及是否需要提供运输条件鉴定书。拼箱严禁接任何危险品，如果是化工品请客人提供CAS NO或分子式先在网站查询c. 是否为异常体积货物， 如有需要询问客人货物尺寸，是否要装大箱或高箱。d. 是否为重货，如是需和客户解释要加收超重费USD5/RT。e. 如果是新客人，向客人要详细的公司中英文名称，地址，电话，联系人，Email地址和对方的营业执照。后添加客户资料，建立档案并通知财务审批。f. 如果是需要熏蒸的货物，要事先和熏蒸人员确认日期g. 如果是埃及货物， 一定要询问客人是否要做检验， 如果客人说不用，一定要和客人收取免检验保函我司广州外CO-LOAD货物当地费用成本如下：
4、DOC:RMB140/BILL报关费：RMB230/BILL(有单证)买单报关；AT COST提货费：AT COST4.2 报价（只针对指定货；自揽货，无需操作报价）指定货根据发货人的托书信息，如果决定外CO-LOAD的货物，则要让市场部找到最佳供方了解价格和船期（如果代理有指定用哪家CO-LOADER则直接联系安排即可）；对于自己直拼的货物将货物配到我们CONSOL里面去：a. 对于FOB条款的货物：1)将我司的广州（或者其他珠三角口岸）当地费用以邮件形式报给发货人并让发货人确认，具体收费标准如下：同行：CFS:RMB40/RTDOCUMENT:RMB200/BILL报关费（如需）：RMB3
5、00/BILL(有单证)直客：CFS:RMB60/RTDOCUMENT:RMB200/BILL报关费（如需）：RMB300/BILL(有单证)操作费：RMB200/BILL电放费(如需)：RMB200/BILL如有其他买单报关、提货、C/O等需求，当票货物向操作部门主管咨询。b. 对于EXW条款的货物，将我司广州（珠三角其他口岸）当地费用和其他海运费同时报给海外代理。注意按照行规，广州当地费用通常不参与与代理利润分成。我司收取海外代理的广州当地费用收费标准如下：CFS:USD6/RTDOC:USD50/BILLCUSTOMS CLEARANCE FEE:USD60/BILL(有单证)PICK
6、UP:AT COST报价时同时附上我司预配的船期。收到发货人对于我司报价确认后当天交给操作发我司入仓单给发货人，并确保发货人收到。与海外代理沟通海运费部分事宜：a)外CO-LOADER的货物可在我司成本基础上：欧美地区：成本USD10/RT其他地区：成本+USD20/RT以邮件形式报价给代理。如有MIN要求，要注明。所有给海外代理的报价必须注名计费单位（如：PER SHIPMENT OR PER RT）,同时其它所有细节信息需要注名的也都需要在邮件上面说明，比如美国的中转费以1:363计算RT等。同时附上目的港CO-LOADER联系方式、货物信息（含收发货人公司资料、重量、体积、件数、货好时间
7、、POL、POD）及预配船期并提醒代理在目的港和CO-LOADER确认目的港的收费标准（具体英文表述如下：）。We got a new booking from XXX and the cargo details are as below:SHIPPER: XXXXXXCONSIGNEE:XXXXXXXXXPOL:XXXXXXPOD:XXXXXXX ctns / kgs / cbm/品名Cargo ready time:The first available sailing schedule is as below:Closet date Guangzhou (JIAOXIN): ETD GU
8、ANGZHOU: ETD SHENZHEN: 17DAYS FROM XXX TO XXXXBY (SHIPPING LINE)Our best net/net ocean rates from Guangzhou to Auckland is usdXXX/rt.Our best local charges in Guangzhou are as below:1. Pls confirm the above rates and sailing schedule by return.2. Pls advise us your shipment instruction. Thanks.Waiti
9、ng for your reply.注意，与海外代理沟通一定要以发货人的BOOKING为准单票和代理沟通，切勿多票货物混在一个邮件里面和代理沟通。另外同一票货物，如没有特殊情况（比如内存太大了无法继续交流）务必要在原邮件上面来往回复，以免混淆。同时让代理告知我们我司的利润分成或操作费并让代理明确给予我们货物出运指示。b)我司直拼货物：对于第一次与海外代理开直拼，要收集我司所有成本（含仓库杂费、海运费）让海外部相关负责人与代理协商开拼箱条件。对于非第一次与海外代理开直拼的，直接告知代理我们之间的开拼箱条件和船期即可。第一次合作的代理，要让代理给予他们主单显示方式。价格、船期都确认好了，写交接单给
10、操作，交给操作跟进后面的事宜。需要特别提示的是，有时候我们是先收到发货人的托书，此时还没有收到海外代理的ROUTING ORDER信息，根据已有的信息识别是哪个代理给我们的指定货，需要和代理确认是否是该代理的指定货；如果完全不知道是哪个代理的指定货，可以和海外部沟通，然后再和可能的海外代理确认是否是该代理的指定货。如果所有代理都不确认此货，需让SHPR直接询问CNEE目的港代理名称和联系人后再安排出运。4.3 订舱外CO-LOAD货物根据代理的指示或揽货同事交接单向CO-LOADER订舱并拿到入仓单。同时通知仓库唐先生注意收货人后转仓。对于自揽货，是否用我司自己的入仓单，由揽货同事自己决定看是
11、否能接收我司仓库操作费RMB30/BILL.所有货物收到托书后如没有特殊情况需在三小时内放入仓单给客人。自拼货物根据该CONSOL货好时间向船公司订舱并拿到S/O。将S/O，装箱通知单等资料交给仓库唐先生准备做柜。同时收集各发货人的报关资料。买单报关的货物需要发货人提供带有中文品名的装箱单，有单证的货物需要发货人及时寄出来报关单证。做柜后将报关通知书交给我司预定的报关行（目前使用浚笙报关行），具体报关通知书内容如下：注明头程的截放行条时间，开船日期，柜型，柜号。 1.买单报关的货物：注明进仓单号（如有多票买单报关的货物，则合为一个进仓单号即可）/此柜子所有买单报关的货物的总体积/总重量/总件数
12、（件数以开柜的件数为准）。并把所有买单报关货物的带有中文品名的装箱单集中在一个EXCEL表格里面发给报关行，装箱单上面注明买单报关的费用/对应的进仓单号（和上面提到的合为一个进仓单号的号码一样） 2.有单证报关的：注明每票进仓号/核销单号/体积/重量/件数 报关通知书的所有资料做好后发给浚笙的谭先生，如果谭先生外出，则发给他们的彭先生.对于发货人自报关的，发报关通知书给发货人，具体报关通知书的内容见我司报关通知书模板。如有需要我司安排提货的货物，需要提前一天预定司机并和工厂约好提货时间。目前我们使用的是昊驰物流的章总的服务。下委托书给拖车行时务必要注明价格和提货时间并让对方确认收到了我司的托书
13、了。自揽货在揽货同事没有异议的前提下都要求使用我司代理在目的港放货。如使用我司代理目的港放货，需要首先咨询海外部同事使用哪个代理并了解和此代理的合作习惯（包括操作费有没有固定要求等）在收到托书后要当天写邮件给代理，具体内容如下(具体信息请根据当票货物信息修改)：We are going to arrange a LCL shipment from Guangzhou to Sydney. The cargo details are as below:POL: GUANGZHOU POD: SYDNEYShipper: SHUNDE JINGLONG WEAVING FURNITURE CO.,
14、LTDConsignee: CUSTOMLINE SHUTTERS6CTNS/120KGS/0.8CBMCOMMODITY: SHUTTERPACKING SIZE: 1123*1788/2PCS+573*1788/4PCS1. Would you be the consignee on co-loaders B/L for this shipment? If yes, pls advise your show consignee information on co-loaders B/L.2. Is there any handling charge if you are the consi
15、gnee on co-loaders B/L? If yes, pls advise the charge details3. What documents do you need us to provide to meet the import rules except CO-LOADERS B/L/HBL/MANIFEST? Waiting for your reply. Thanks.一般我们能接收代理的操作费的幅度是USD10-50/BILL。超过这个幅度则要考虑放弃使用我司代理放货。4.4 物流通系统录入：a. 我司外CO-LOAD货物，按照正常的订单录入即可。注意指定货一定要录入海
16、外代理资料同时委托方式要录入代理指定货，揽货和接单都要录入“泛成广州”，文件和操作录入操作经办人。自揽货如用到海外代理放货的也一定要录入海外代理，委托方式录入自揽货。揽货和接单都要实际揽货的同事，文件和操作录入操作经办人。同时根据交接单信息录入费用。b. 我司直拼货物，先录入好拼箱分单，然后再做拼箱计划，做好拼箱计划后配好箱。货物入仓后要根据实际的进仓数据用我司物流通系统内的入仓核实单套版发进仓核实单和客人确认（不管是否外CO-LOAD的货物都统一禁止使用别的行家的入仓核实单）。得到客人确认后才可以开始报关。同时在我司系统内根据最终确认的进仓数据修改。可以登录仓库网站查询我司货物的进仓情况以把
17、握好货物的进度。货物入仓后，外CO-LOAD货物让转仓的CO-LOADER告知我们尺寸，我们以CO-LOADER给予我们的尺寸为准去和客人核对进仓数据。自拼货物，进仓后让唐先生帮我们量货物的进仓数据，以此为准和客人核对确认。如客人要求等货等单， 告知客户可以等的时间。此操作过程中注意一下事项：a. 如进仓有任何不符通知以及体积增长，务必通知到接单或客人并请客人提供书面确认,如客人不确认则不予以配船。b. 如客人需要任何仓库特殊服务， 如打托盘，贴唛等，应出相应保函盖章后传真给我司，我司盖章后给仓库。由于仓库这些费用不在月结范围内，都需要现付，所以需要唐先生垫付并要将费用分别计入成本和收入内。c
18、. 如货物需要商检，应在截单截货前一天收集到客人提供换商检通关单或者换证凭条的资料。d. 对于所有交给我司报关的有单证报关的核销单必须统一在我司核销单登记本子上面登记核销单的收取日期情况。e. 如果是美国线/加拿大线/墨西哥线，开航日前四天做截单截货的工作，同时交有主管签字的AMS/ACI/ISF货物信息表给拼箱操作。 f. 如为出到中南美洲的货，一定要先向船公司确认该货物是否经由USA中转或是直航，如为经USA转运者，一样也要做AMS 24 HRS MANIFEST之传输，不可漏掉。g. 客户如有要显示小件数，电放，倒签，并单，分单，异地放单，换单等要求时，需收取相应保函h. 如为三角贸易的
19、单子， 要注意不可随意泄漏客户资料给工厂或者泄漏工厂资料给国外。 i. 注意各类异地发单异地换单目的港发单不领单保函等的收取4.5 报关a. 拿到客户的报关资料时，一定要在当天交给报关行审核单证。我们也可以先审核一遍：a. 报关委托书上的章是否正确，是否有盖法人大、小章。报关单证上是否有盖法人大、小章；b. 件数、重量、体积是否单单相符；报关单上之金额是否与发票相符；c. 成交方式是否显示在报关单，发票上，如是FOB不需要填写运费保费； 如是CIF要填运费保费，如是CFR 要填运费；d. 品名写清中英文品名， 如有多个要分净重， 并按照海关规范报关要求e. 检查报关单上是否有境内货源地；n.
20、报关当天如遇查验， 即刻和客人联系货是否有问题，通知仓库和查验员安排查验。o. 如有电子手册要把报关行十位数编码告知客户，让客户授权给相应报关行。p. 截关当天确认货物全进仓号和仓库对货，并让仓库发EDI，把箱封号提供给报关行用来报关。q. 对于有单证的报关货物，报关的第二天要将报关底单发给客人。如客人有其他特殊熏蒸，C/O，监装等要求的也一并安排4.6 对单根据发货人的托书上面的信息及实际入仓的数据填写好提单草稿与发货人核对提单并确认提单放单方式同时注明截补料时间。 收到客户回传的确认件后，仔细核对，修改，并将修改后的确认件再次(在修改完毕后，可以是通过传真系统，也可用E-MAIL方式)回传
21、于客户并注明提单确认截止时间，作进一步确认。确认件一定要确认到客户OK为止。所有确认件必须留底归档。客人确认后将开船日期加上发提单COPY件给客人。如客户需更改件数、体积、毛重、包装方式、品名、目的港、中转港、运费条款、运输条款，应及时(在收到客户回传的确认件后一小时内)根据实际操作情况决定是否能更改，比如外CO-LOAD的货物问下CO-LOADER是否接收更改，自拼的货物找操作部主管讨论是否能更改。如客户需在提单上显示L/C规定条款，需经过主管同意。如客户需出船证明，针对船籍、船龄，文件需与船公司确认，其他的需经过操作部主管同意。制做提单时，要注意各航线的不同要点。（详细见拼箱文件各航线操作
22、要求）如遇同行自发单的，文件不用再打印泛成提单。各泛捷集团分公司的货，提单一般由各外站自行出具提单给客户，特殊情况下，如需广州出具提单的，需各外站E-MAIL通知，并由文件主管、财务签字认可后，才可打印提单。对于以上点所提的客户自发单(包括各外站所签发的提单)，应于提单签 单当日，要求客户及外站提供提单样本，如客户还未确认完毕，除了在传资料给代理前再次要求客户外（因事后的更改可能会产生罚金）(建议在提单确认件上以传真或邮件通知必需提供的时间及逾期的后果)，在资料传送代理后，仍须负责拿到客户的自发单样本，以便资料的完整传递、归档及事后的查询。外CO-LOAD货物过了提单确认时间后，如果客人需要改
23、单的，则根据CO-LOADER的成本来觉得收取客人的改单费标准。更改前并让客人填写改单保函，如CO-LOADER还有其他文件需要我们签署的，我们也要客人一起签署给我司。自拼货物提单的更改，在舱单未发送目的港代理之前，客户如需更改提单上的SHPR、 CNEE、NOTIFY PARTY，需收到客户的更改保函，及原错误提单后 ，可更改.（美国线，加拿大线因发AMS/ACI的原因，要求提单上的品名和唛头跟AMS信息表相符，所以任何涉及此二个内容的更改，以收到AMS更改回执为标准）。对于已发送目的港舱单的提单要求更改的，文件在收到客户的书面通知或保函（更改保函需要提单发货人的清晰公章 关于客户保函上盖的
24、章的问题，我们有一部分的保函是收业务章的，但原则是业务章可以接受, 同样需要清晰可辨，尽可能收集正本, 传真件要求相同）后，先写E-MAIL询问代理是否接受更改，是否有罚金，如无罚金的，则只要收到提单上SHPR的正本保函，及原错误提单，即可换签。如有罚金的，则必须先与客户确认罚金由哪方承担（SHPR或CNEE），操作根据代理关于罚金费用的E-MAIL写更改单申请，去财务部改帐，所收罚金费用不得低于代理所报的成本。收到客户的费用确认函，如月结的，是由财务部签字确认。客户付款买单的，由财务收到客户支票或到账后签字确认为准，操作收到退回的提单后，再换签提单。指定货还需与代理确认主单的放单方式。对好提
25、单后，补料给船公司或者CO-LOADER并告知放单方式.每天跟进货物的入仓、报关、走船进度，向船公司或CO-LOAE了解货物的是否按照装船通知书上面的船期如期走船。在每个环节，如有任何的DELAY或者变更（含费用增加）现象出现必须在当天通知海外代理和发货人或公司揽货人员。而不要等到代理或者发货人来追问我们情况时我们才告知具体情况。指定货开船后当天或者第二天内将预报资料发给代理（HBL,MBL,DEBIT/CREDIT NOTE，装船通知书）并让代理确认收到。4.7对账，收款，付款，签单提单确认好后当天与船公司或者CO-LOADER对账，与发货人和代理对账。并开具好发票。所有海外代理确认的对账单
26、都必须以邮件形式转发一份给财务以便财务统一和代理对账收款。所有国内客户的对账单必须让客户签字盖章确认回传或者邮件扫描件给我司留底。国内收款：国内客户确认好对账单和发票抬头后我司开发票给客人，客户收到发票后付款。对于出正本提单的货物，为了节约快递费，我们也可以先发发票扫描件给客人，待正本提单出好后，发票和提单一起寄给客人。客人付款后要求对方提供付款水单给我司以便我们查到账情况。国内付款：与供方确认好对账单，让对方开好发票。我司收到发票后加上系统打印出来的付款申请一起交给财务付款。所有寄出去的快递都需要将快递单号和使用的快递公司名称告知收件方，以便他们查询。付款后将水单传真给对方财务查账。 指定货
27、放单后发电放单或其他提单给代理。如分单是做电放，让发货人填写好我司格式的电放保函，在收款后发电放提单（加盖我司TELEX RELEASE章和日期）或正本提单给发货人。如分单是做正本，则收款后打印正本提单（三正三副一套），加盖我司签单章（注意美线用的提单和签单章和其他航线的不一样）和日期章。注意我司对于非月结客户都是款到账后才能放单，如有特殊情况，需要和财务部沟通，经财务部同意后方可放单。月结客人需要和财务确认是否能放单以避免客户的金额已经超出了我们协议限额而操作部门人员错误放单造成的收款风险。所有月结客人的定义必须是已经签署了月结协议的客户。货物操作完毕后（以对好帐为划分界线），打印CHECK
28、ING LIST交给分公司经理KELVIN签字交给财务锁单。锁单，系统将不可以再更改了。如需修改，则需要写费用更改单给KELVIN签字后让财务开单修改。注意由于财务每月底做当月报表，所以报表出来后，对于所有已经审核的费用不能做任何更改。所有费用更改只能补差价或者新增。追踪核销单退单情况按时退核销单给客人。操作人员应该每月底审核下自己所负责的定单是否还有核销单未退下了的以避免由于核销单未及时退给客人给客人带来不必要的退税损失。将已整理好的资料（在下个月的中旬前装订完毕）托书、提单确认件、HB/L COPY、MB/L COPY、费用确认件、装箱单、及相关保函等资料，按月，按船名航次装订，以备以后资
29、料的查阅在处理代理日常往来的E-MAIL时,要立时回复（近洋线一小时内，远洋线当天内回复）,即使要等客户确认,也要先给代理一个预计的时间,或跟代理说一有消息就会通知。但要记得跟催，及时结案。另如因代理的原因，代理无法解决或不回复E-MAIL的，应及时上报主管，由主管协助解决（在询问后的第二天代理仍不回复的）如遇任何异常情况，必须立即和本部门主管汇报，由本部门主管和其他部门主管协调后，共同处理、解决5.0质量控制点:5.1成本、卖价报给客户前需得到代理、市场部确认；5.2严禁生硬对待客户的委托、咨询；5.3格按时效要求发放提单确认件；5.4提单数据更改必须得到客户/操作的确认；5.5凡是有可能产生费用的更改，应事先获得需求方确认；5.6差错率 0.1 。注：差错率：是指1） 未按作业指导书中的流程操作，并被记录在册的差错；2） 客户及相关部门投诉并被核实的差错；3） 公式：差错率所查对象的差错总数/所查对象的总业务数*100%
