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1、文件编号：ZJWY/GC/021版 次：A/0页 码：第 5 页 共5页工程技术资料管理办法1. 总则1.1 实现工程部各系统设备设施技术资料、图纸、档案的标准化、规范化管理，更好地为各系统日常工作服务，为领导决策提供可靠的数据，结合本部实际情况，制定本办法。1.2 本部所指的工程部设备设施技术资料、图纸是指在设备购进、安装、运行中和各系统在日常各项工作中直接形成的及日常管理过程中具有查考使用价值的各种不同形式和载体的原始记录，是准确、完整、系统地反映本部门设备设施管理、运行、维护及日常管理的真实内容和历史过程的重要依据，是公司的宝贵资源。1.3 各系统主管在日常各项工作完结时，都应将工作中形
2、成的各种记录交由资料员统一归档，各系统收集的图纸、设备说明书、产品合格证、竣工资料应统一交由资料员归档，办理移交手续。2. 资料室的管理2.1 根据资料、档案实行统一领导分级管理的原则，本部设立技术资料室，配专职资料员；资料、图纸、档案、数据等信息采取集中管理的形式。2.2 技术资料室设在工程部办公室内，受部门经理和各系统工程师领导，并接受公司和集团主管部门的业务监督、指导和检查。2.3 各系统工程师负责对各系统的档案工作进行业务指导和监督、检查。2.4 承担各系统移交的各类技术资料、图纸，各种维护、保养、运行记录的保管，并切实做好资料室的保密及安全防患管理。2.5 对各种资料定期进行统计、整
3、理、鉴定、销毁、封存、移交等工作。3. 档案分类方法3.1 设备技术资料3.1.1 按系统功能分：强电系统、电梯系统、弱电系统、空调系统、给排水系统，商铺装修图纸（资料）。3.1.2 按系统的设备分类：如冷冻泵资料（包括使用说明书、安装说明书、装箱单、合格证、维修卡、设备档案等）。3.2 各类图纸3.2.1 分系统图、线路图、竣工图。3.3 文书类3.3.1 部门各项行政事务、包括对内、对外文件（如通启、请示等）。3.3.2 各系统的规章制度，操作流程等管理文件。3.3.3 各岗位的岗位职责。3.4 声像类3.4.1 具有保存价值的照片，反映部门各项活动的生动形象的历史真实记录。3.5 日常运
4、作记录3.5.1 分承包商合同、实施过程记录、验收资料、结算资料。3.5.2 部门各系统的设备设施保养、维护计划、方案及实施过程记录。3.5.3 各系统日常运行记录及交接班记录。3.5.4 部门工作维修单、总值记录本。3.6 荣誉档案3.6.1 部门获得的证书、奖状、奖杯、奖旗等。4. 档案的归档整理4.1 归档整理是指对各种资料进行分类、排列、装订、编号、编目、装盒（袋），使之有序化的过程。4.2 归档整理应参照各类资料的保管期限。4.3 资料归档必须齐全、完整、凡有原件的，不能以复印件归档。4.4 设备技术资料、图纸的整理。4.4.1 按系统、设备种类、型号的方式排列。4.4.2 逐分编号
5、、填写相关内容。4.4.3 编制档案目录4.4.4 装入专用档案袋（图纸折成A4规格），逐项填写袋面内容。4.5 文书类资料4.5.1 以件为单位整理，每份文件材料为一件，即正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、画册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。4.5.2 以件装订，按部门系统年度保管期限的方法，编制文件目录。4.5.3 装入专用档案袋（盒）逐项填写档案袋（盒）面内容。4.6 声像类4.6.1 分数码图像、照片、录音带、光（磁）盘等四种类型。A、数码图像：由资料员在电脑内开专用文件夹保存，每一图像应加说明包括事由、时间、地点人物、背
6、景、摄影者等。B、照片档案（由底片、照片、说明三部分组成）。底片：放入专用袋内，底片号标在袋的右上方，底片号格式为：系统流水号。说明：包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者、要求文字简洁、文字通顺，一般不超过200字。照片：统一使用照片档案册存放，首先确定照片固定的位置，然后注明照片的题名，按顺序编排，同时说明照片底片的编号。C、录音带、录像带、光（磁）盘：应分别有文字说明和题名，分别进行编号和题名。4.7 日常运作记录4.7.1 按系统年度项目保管期限的方法分类存放。4.7.2 编制目录5. 资料的保管5.1 各系统的资料、图纸、记录由资料室统一保管。5.2 资料档案应分门别类排列，做到方
7、便查阅和利用，并应有清晰的指引。5.3 资料室必须门窗坚固、安全，窗户要有遮阳光设施，保持通风，室温保持在1424摄氏度，湿度在4560%以内，要经常清洁，无杂物堆放；要有防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防虫等设施。5.4 资料进室或借出、移交要进行登记，每季要对室藏情况进行一次清点，发现问题及时采取措施。5.5 资料员工作调动应在离岗前办好交接手续。6. 资料的保密（分机密、秘密、普通）6.1 机密资料包括：员工人事档案、合同、部门重大管理决策等。6.2 秘密资料包括：ISO质量体系文件、管理程序、重要的会议记录（纪要）、公司文件、工程图纸、工作计划、总结、动能消耗等。6.3 普通资料：公司
8、的通知、通告、各系统日常运行记录等。7. 查阅利用7.1 权限：部门负责人可查阅本部门所有档案，系统工程师可以查阅分管系统全部资料，员工根据审批查阅有关资料。7.2 查阅/借阅/复印：任何人查阅/借阅/复印资料均应在资料查阅/借阅/复印登记表（见10.1）中登记。7.3 审批程序： 属权限内无须审批，权限外的由资料员开具资料查阅/借阅/复印审批表（见10.2）办理有关手续，属部门的资料由经理审批，属系统的资料由系统工程师签名确认后由副经理审批，复印机密、秘密资料的需部门经理审批。7.4 利用资料的个人未经部门经理批准，不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印、转借或破损资料。8. 资料的封存销毁8
9、.1 每年对资料的保管期限进行一次清查，超过保管期限的，由资料员列出封存和销毁清单，交由副经理审核，报经理批准后对相关资料进行封存和销毁。8.2 资料保管期限表序号资料名称保管期限1广场设备的装箱单、合格证、线路图、安装使用说明书、保修卡长期2各类图纸长期3各类设备维修保养协议、合同及履行记录三年4各种设备设施的维修、保养、运行记录三年5各类设备的操作规程长期6租户装修资料两年（退铺后）7年度工作计划、总结长期8ISO管理文件、各项工作流程、工作制度、管理程序长期9各类统计表、人员名册长期10声像类长期11公司制发的（包括其它单位联合制发的）政策、法规性文件、各种制度、规定、方案长期12本部门的年度工作计划、总结、远期规划、项目计划书和总结长期13本部门的月、季度工作计划总结三年14向公司报送的报告、请示及批复长期15与各部门的通启、会议纪要、记录三年16对员工的处理的文件，员工考评资料三年17管理考评工作计划、总结、考评标准长期9. 相关记录9.1 资料查阅/借阅/复印登记表 (ZJWY/GC/表007)9.2 资料查阅/借阅/复印审批表 (ZJWY/GC/表008)
