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1、山东科瑞shandongkerui 供应部管理制度山东科瑞钢板有限公司目录简介-03供应部岗位职责-04供应部采购员岗位职责-05供应部人员行为规范-06供应部工作流程-07采购方式确定依据-08关于采购价格管理-09关于采购价格调查-10关于采购品质管理-10关于进货验收之规定-11关于采购交期管理-12关于品质纠纷处理-16关于采购付款方式-16 简介供应部管理体制：公司设立供应部，具体负责公司各物料需求部门的集中专门的采购工作。供应部设立供应部部长，主持物料采购工作，旗下设置了大宗物资的采购、设备和辅料采购、合同管理、及统计等岗位人员的组织体系。为规范公司的采购行为兼顾质量与成本，在保证
2、为公司各生产单位正常运行的情况下，提高物料质量降低采购成本，配合公司预算制度的推行提高对供应商的谈判能力以获得较优性价比的采购物料特制定本规定。一 供应部岗位职责直接上级：总经理； 部门性质：负责采购、供应材料、备品配件其他物资； 管理权限：受办公室委托，行使对采购、供应的管理权限，并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务； 管理职能：合理地组织采购，并及时供应生产所需的物资； 供应部职责： 1 从办公室的统一指挥，严格执行工作指令，一切管理行为向办公室负责； 2制订本部的工作计划和目标； 3了解市场上公司所需采购的物资、备品的变化的情况； 4调查研究本行业采购物资、备品的规律； 5采
3、购方式设定； 6对主要供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估； 7采购前要询价、比价、议价； 8合理编制采购计划、实施采购； 9处理与协调和供应商之间的关系； 10组织对物资市场信息的搜集和分析； 11检查、考核、评比采购人员的业务水平和工作能力；12完成临时交办的其他事项。二 供应部采购员职责岗位直接上级：供应部部长负责对象：物资的采购、供应工作目标：要求将公司所需保质、保量安全及时的送到公司职责与责任：一：服从分配听从指挥，并严格遵守公司的各项规章制度和有关规定；二：热爱本职工作，注意市场信息的积累，熟悉市场行情，努力降低采购成本；三：采购必须凭采购单进行，采购单必须由
4、各部门负责人签字后生效；四：采购工作要细、采购要精、行动要快、质量要高；五：采购员做好审核供货合同签订过程的合理性、合法性，确保公司经济利益不受损失；六：采购员负责对所采购物资、材料的数量、质量的核对工作；七：严把质量关、价格关不采购假冒伪劣不符合质量要求的需品，及时做好入库报销工作；八：负责保存采购工作的必要原始记录做好统计定期上报；九：对所承担的工作全面负责；十：完成上级交办的其他工作。三 供应部人员行为规范 1 本职位人员所必须作的许多重要的决定，都是以良好的普通常识及逻辑判断做依据。 2 本职务说明不可能涵盖所有的事项，本职位人员应执行由采购部长在任何时间所指派之请购公务。 3与供应商
5、的充分沟通与密切配合的合作关系，是本职位成功的必要条件。 4 采购人员成功的要素有下列5项，本职位人员应确实做好： （1） 操守廉洁 （2） 掌握市场 （3） 积极认真 （4） 适应性强 （5） 精打细算 四 供应部工作流程供应部主要负责生产性物料及办公用品、生产相关辅助用品、检验用品的采购工作及外委加工工作。依据生产管理部下达的生产物料采购计划、各部门提交的物品使用计划及库存报表，由部门负责人审批确认后，分解下达采购计划给各相关采购员。采购员依据质量管理部下发的物料质量标准及采购计划进行比价后，确定供应商进行采购。 物料到货时由负责采购员运送货物送到仓库，由仓库保管员进行初检，确认数量，核实
6、无误后，在入库单签字确认，将到货通知第三联由仓库保管员保存，第二联送交财务，第一联返回供应部，物料入库待验。月底结帐时如发票未到，由采购员办理暂入库手续，发票到达后办理正式入库冲回暂入库，仓管员填写入库单，供应部负责人审核签字，并标注本批物料批号、代码、检验报告单号并签字确认，财务部依据入库单及合格报告单办理入库及结算业务。五 采购方式确定依据采购部根据下列因素确定最有利之采购方式：（1）物料使用状况。（2）物料需求数量。（3）物料需求频率。（4）市场供需状况。（5）经验。（6）价格。1采购方式物料采购方式一般有下列几种：（1）集中计划采购本公司通用性物料，以集中采购较为有利，依定时或定量之计
7、划进行采购。（2）合约采购经常使用之物料，采购部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物料供应来源，简化采购作业。采购方法同上，依定时或定量之方式进行采购。（3）一般采购除（1）（2）之外的物料，采购部依请购单逐单位办理询价，议价之作业。2其他注意事项（1）专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价。（2）供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购部应送请购部门确认后方可议价。（3）询价之供应商应属合格供应商或经总经理特准之供应商。六 关于采购价格管理为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，各项原物料采购时，价格
8、之审核、确认。价格审核规定1报价依据（1） 开发部提供新材料之规格书，作为采购部成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。（2） 非通用物料之规格书，一般由供应商先提供样品，供开发部确认可用后，方予报价。2价格审核（1）供应商接到规格书后，于规定期限内提出报价单。（2）采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。（3）采购人员以报价单一式三份呈部门主管（部长）审核。（4）采购部部长审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由部长亲自与供应商议价。（5）采购部部长审核之价格，呈分管副总审核，并呈总经理确认批准。（6）副总、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。（7
9、）报价单经核准后，一联转财务，一联由采购部存档，一联转供应商。七 关于采购价格调查 （1）已核定之材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据。（2）本公司各有关单位，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考。（3）已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应以报价单形式重新报批，且附上书面之原因说明。（4）单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程。（5）在同等价格、品质条件下，涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作。（6）为配合公司成本降低策略，原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合。（7）采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。八 关于采购品质管理规范采购过程的品质
10、管理规定，使采购品质管理有章可循。采购品质管理规定1文件资料要求物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在订购单、采购合约内予以明确规定：（1）订购物料之规格、图纸、技术要求等。（2）产品技术精度、等级要求。（3）各种检验规范、标准或适用规格。（4）所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。2合格供应商之选择物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件：（1）经本公司调查，列入合格供应商名列。（2）提供的样品经本公司确认合格。（3）类似物料以往采购之良好记录。（4）同业中之佼佼者。九 关于进货验收之规定供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、质检、采购等部
11、门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：（1）确认订购单核对供应商之交货单与本公司之订购单。（2）确认供应商对有两家以上供应商之物料，应确认物料来源有无错误或混乱。（3）确认送到日期用以确定厂商是否如期交货，以作为评鉴、奖惩之根据。（4）确认物料的名称与规格避免交货错误之发生。（5）清点数量确认交货数量与进料验收单及数量是否一致，是否短损或超出订购单规定之数量。（6）品质检验质检部门依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要求。（7）处理短损根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔。（8）退还不合格品对检验不合格之物料，退供应商进行必要处理，由此造成的损
12、失，向供应商进行索赔。（9）物料标识对检验合格物料，入库后应予以明确标识，以确保后续品质之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便）。十 关于采购交期管理为了确保购用物为之交货期限，使交期管理更为顺畅。1确保交期的重要性交期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是必要的时间，提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本之目标。2.1交期延迟的影响交期延迟造成的不良影响有以下方面：（1）导致制造部门断料，从而影响效率。（2）由于物料交期延迟，间接导致成品交期延迟。（3）由于效率受影响，需要增加工作时间，导致制造费用的增加。
13、（4）由于物料交期延误，采取替代品导致成本增加或品质降低。（5）交期延误，导致客户减少或取消订单，从而导致采购物料之囤积和其他损失。（6）交期延误，导致采购、运输、检验之成本增加。（7）断料频繁，易导致互相配合的各部门人员士气受挫。22交期提前太多的影响交期提前太多也有不良之影响，主要有：（1）导致库存成本之增加。（2）导致流动资金周转率下降。（3）允许交期提前，导致供应商优先生产高单价物料而忽略低单价物料。（4）由于交期经常提前，导致库存囤积、空间不足。（5）交期提前频繁，使供应商对交期的管理松懈，导致下次的延误。3交期延迟的原因3.1供应商责任因供应商责任导致交期延误的状况：（1）接单量超
14、过供应商的产能。（2）供应商技术、工艺能力不足。（3）供应商对时间估计错误。（4）供应商生产管理不当。（5）供应商之生产材料出现货源危机。（6）供应商品质管理不当。（7）供应商经营者的顾客服务理念不佳。（8）供应商欠缺交期管理能力。（9）不可抗力原因。（10）其他因供应商责任所致之情形。32采购部责任因采购部责任导致交期延误的状况：（1）供应商选定错误。（2）业务手续不完整或耽误。（3）价格决定不合理或勉强。（4）进度掌握与督促不力。（5）经验不足。（6）下单量超过供应商之能力。（7）更换供应商所致。（8）付款条件过于严苛或未能及时付款。（9）缺乏交期管理意识。（10）其他因采购原因所致的情形
15、。33其他部门责任因采购以外部门导致交期延误的状况：（1）请购前置时间不足。（2）技术资料不齐备。（3）紧急订货。（4）生产计划变更。（5）设计变更或标准调整。（6）订货数量太少。（7）供应商品质辅导不足。（8）点收、检验等工作延误。（9）请购错误。（10）其他因本公司人员原因所致的情形。34沟通不良所致之原因因本公司与供应商双方沟通不良导致交期延误的状况：（1）未能掌握一方或双方的产能变化。（2）指示、联络不确实。（3）技术资料交接不充分。（4）品质标准沟通不一致。（5）单方面确定交期，缺少沟通。（6）首次合作出现偏差。（7）缺乏合理的沟通窗口。（8）未达成交期、单价、付款等问题的共识。（9
16、）交期理解偏差。（10）其他因双方沟通不良所致的情形。4确保交期要点41事前规划（1）制订合理的购运时间采购部将请购、采购、供应商生产、运输及进料验收等作业所需的时间予以事先规划确定，作为各部门的参照依据。（2）确定交货日期及数量预先明确交期及数量，大订单可采用分批交货方式进行。（3）了解供应商生产设备利用率可以合理分配订单，保证数量、交期、品质的一致性。（4）请供应商提供生产进度计划及交货计划尽早了解供应商之瓶颈与供应能力，便于采取对策。（5）准备替代来源采购人员应尽量多联系其他物料提供来源，以确保应急。42事后考核（1）对供应商进行考核评鉴依供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目
17、之一，以督促供应商提高交期达成率。（2）对交期延迟的原因进行分析并研拟对策确保重复问题不再发生。（3）检讨是否更换供应商依供应商考核结果与配合度，考虑更换、淘汰交期不佳之供应商，或减少其订单。十一 关于品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：21处置依据以双方事先约定之品质标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。22采购物料退货与索赔（1）拟退回之采购物料应由仓管员与采购人员共同清点整理。（2）采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。
18、（3）现货供应之退货，要求供应商更换合格之物料。（4）订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。（5）确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。（6）退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。（7）双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。十二 关于采购付款方式规范采购订购与付款方式，使之有章可循采购订约制定1采购订约方式采购订约方式，一般有下列三种：（1）电话通知方式小宗交易，可采用电话通知下单。（2）确认方式由本公司出具订单或供应商出具售货单。（3）合约方式由本公司主导采购合同或供应商主导销售合同。2采购合约意义采购合约较口头或订单方式有下列效
19、用：（1）可确定买卖双方应尽义务。（2）作为解决合约纠纷之依据。（3）作为法律诉讼之书面证据。（4）可根据实际情况订立不同之条款，以保护双方权益。3采购合约种类本公司采购合约的种类有以下几种：（1）订购单。（2）国内订货合同。（3）国际采购合同。4订购单之运用订购单用于下列条件：（1）标准化之产品，不易发生错误。（2）买卖双方有很高之互信度。（3）在已有长期合约的情况下，每次订购采用订购单即可。（4）出现交货问题，容易处置。（5）交货、验收流程成熟、严密。5订货合同之运用订货合同应注意事项：（1）应明确所订物料之名称、规格、编号、数量、单价、总价、交货时间、地点，并与请购单一致。（2）付款方式应明确。一般付款方式有：一次付款、分期付款、下批付款等。（3）规定解约之办法，保障双方权益。（4）商定验收方式与质量追溯方式。（5）规定卖方保证责任。（6）明确其他认为应予附加之条款。备注：作为一个合格的采购员，除应具备丰富的商品知识外，还应了解与采购有关的法律、法规等相关的专业知识。具体如下：国家规定的商品检验标准。商品安全期限。商品品质的辨别方法。商标知识。商品功能。商品的制作技术。商品制造成本的构成。商品价值的显现方法。供应商的优缺点。商品的季节变化规律。供应商谈判技巧。山东科瑞钢板有限公司山东科龙精密板业有限公司
