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1、1. 目的规定办事处办公场地租用报批流程、职责和工作要求。2. 适用范围适用于各办事处办公场地的租用（包括续租、退租）与调整。3. 管理要求3.1办事处设置或搬迁办公场地前应填制办事处办公场地租用审批表，将所选房屋的基本情况（包括位置、面积、结构平面草图、现有家私及房租、房子内部照片、外部形象照片）报公司人事行政部及品牌事业部审批，经批准后方可实施。3.2办事处须以“广东某服装有限公司”名义与业主签定公司统一的房屋租赁合同，合同租期一般为一年，租金选择月交或季交。合同需一式三份，并将其中一份寄回公司人事行政部统一存档保管。3.3进行办公场地装修前，应将准确的平面图报公司人事行政部，同时填写办事
2、处办公场地装修申请表，并依据公司批准的设计方案实施。3.4办事处退租办公场地前，须事先填写办事处办公场地退租申请表，经公司人事行政部批准后方可退租；退租的同时附上办事处办公场地租用审批表，进入租用流程。4.办事处办公场地租用流程/职责和工作要求流 程职 责工作要求相关文件/记录开 始 填写办事处办公场地租用审批表复核NY 审批 N Y审批 NY回复办事处与业主沟通合同事宜内务主任填表签约经理签字确认人事行政部经理助理人事行政部经理品牌事业部经理文控物管文员办事处办事处将欲租用或续租用的房屋的基本情况填入办事处办公场地租用审批表报公司人事行政部及品牌事业部审批；复核上报资料的完整性、真实性，评估
3、办事处仓储调整的可行性、合理性；完成时间：一个工作日；根据以下情况进行批复：1 评估欲租用或续租用的场地是否符合公司未来发展的需求；2 评估办事处现有的办公场地是否符合公司未来发展的需求；3 对公司品牌形象的影响；4 调整所产生的费用；根据实际情况进行批复；按审核批复的结果办理，通知办事处及其它相关的部门；办事处查验房主房地产证明（或房屋租赁许可证）、身份证原件，留其复印件并注明“已查验”。办事处用公司统一版本的房屋租赁合同与房主对合同条款进行沟通，将双方初步达成统一意见的合同传回公司；办事处办公场地租用审批表办事处办公场地租用审批表办事处办公场地租用审批表办事处办公场地租用审批表房屋租赁合同
4、流 程职 责工作要求相关文件/记录结束总经理签署意见人事行政部审核费用承担办事处申报装修办事处签定合同顾问律师合同审核人事行政部经理、审计总监办事处装饰工程中心人事行政部总经理人事行政部经理、审计总监分别对合同进行审核；重大合同或人事行政部经理、审计总监不能把握的合同转给顾问律师审核；办事处与房主签定合同，将有房主签名或盖章的合同寄回公司，公司盖章后留存一份，一份寄办事处交房主，办事处留存复印件；办事处提供办事处办公场地准确平面图，填写办事处办公场地装修申请表，报装饰工程中心核算装修项目及费用；人事行政部按办事处经理任职时间长短、办事处经营状况等决定装修费用公司与办事处的分承比例，并报总经理审
5、批。总经理签署关于费用承担的最终意见。房屋租赁合同房屋租赁合同房屋租赁合同办事处办公场地装修申请表办事处办公场地装修申请表办事处办公场地装修申请表1.目的规定办事处证件办理流程、职责和工作要求，为办事处合法经营及为员工购买社保，签订劳动合同提供条件。2.适用范围办事处驻外登记证、个体工商户营业执照及自营专卖店证件的办理。3.主要职责由内务主任负责相关证件办理、年检、地址变更等事项。4.证件办理及管理要求4.1证件办理4.1.1办事处需办理驻外登记证和个体工商户营业执照（注册地址：办事处办公场地）；自营专卖店需办理个体工商户营业执照。4.1.2驻外登记证办理要求：字号名称：“广东曼妮芬服装有限公
6、司驻*办事处”机构证；经营性质为“非经营性办事机构，业务联系、市场调查、售后服务”。4.1.3个体工商户营业执照办理要求：字号名称：办事处自己拟定；负责人：办事处经理人；经营性质：内衣批发，销售。4.1.4相关证件办理完毕，应传真复印件至人事行政部存档。4.2证件变更4.2.1办事处办公场地或自营专卖店搬迁、负责人变更，需对办事处所有证件的地址、负责人进行变更。4.2.2如变更手续需公司提供相关证件，需以书面形式经经理签字后向公司申请。4.2.3相关证件变更完毕，应传真复印件至人事行政部存档。4.3证件年检4.3.1办事处内务主任应根据当地要求，在年检规定时间内，对相关证件进行年检。4.3.2
7、相关证件年检完毕，应传真复印件至人事行政部存档。4.3证件管理4.3.1办事处证件和自营专卖店证件需挂在明显之处，以备相关机关查验。4.3.2内务主任需复印一套自营专卖店证件在办公室。4.3.3内务主任每月5日前须将行政B类档案填好并上报至人事行政部。1.目的加强办公区域的环境及安全管理，消除办公区域中的安全隐患，确保员工及财产平安，为员工营造一个安逸、舒适的办公环境。2.适用范围办事处办公区域。3.主要职责由内务主任主要负责办公区域的管理。4.管理要求4.1公共办公区的管理4.1.1员工下午下班及晚上加班最后离开者，应负责将本区域的电器设备包括照明、电脑、复印机、打印机、空调等的开关（包括接
8、线板上的开关）关闭，并将窗户关好。星期六下班还须关闭饮水机开关。4.1.2员工不得私自接、拉、拆除电线，不得私自处理电器设备。4.1.3电插座旁禁止堆放易燃物品，如纸张等，以免发生火灾。4.1.4各类电器的管理者应经常检查所负责的电器设备，以消除因故障造成的安全隐患。4.1.5禁止在办事处的禁烟区内吸烟。4.1.6未经许可不得将办事处财物带出办事处。4.1.7每个工作日下班后及节假日不得在办公区域内给移动电话电池充电。4.2消防管理4.2.1严禁携带易燃、易爆物品进入办公区。4.2.2禁止随意挪动、损坏消防用品和设施。4.2.3消防器材旁禁止堆放妨碍消防器材使用的物品。4.2.4办事处（尤其仓
9、库）应备有足够的灭火器，并放于易取之处。4.2.5员工应知晓灭火器的使用方法及存放地点。1.目的确保办事处仓库及自营专卖店货品安全。2.适用范围办事处仓库及自营专卖店货品保险办理。3.管理要求3.1公司每年以全国发文形式通知办事处统一办理本年度办事处仓库及自营专卖店货品保险。办事处内务应在规定时间内按公司要求填写 年办事处及自营专卖店保险登记表，报公司人事行政部。公司将代办事处购买保险，并将保险明细表传真至各办事处，由办事处内务存档；3.2办事处办公地点搬迁或新开专卖店，需在货品搬迁入仓或专卖店前一周填写 年办事处及自营专卖店保险登记表，并注明货品进入新仓库及新专卖店时间，公司将代办事处购买保
10、险，并将保险明细表传真至各办事处，由办事处内务存档；3.3 请各办仔细阅读保险单内容，如保险期限内出现保险公司责任范围内的任何险情，请按如下步骤采取措施：3.3.1 请立即报当地公安局、派出所，及联系保险业务员，或拨打保险公司24小时服务电话，并尽快知会公司相关人员；3.3.2 如损失金额在1000元以内，保险公司不予赔偿（保险单明确指出“每次事故绝对免赔额 RMB1,000.00或定损金额的5%，高者为准”）。故当险情明确、损失金额明显小于1000元时，可直接报当地公安局、派出所，同时尽快报公司相关人员，暂时不报险，待公司商议后再采取进一步措施；3.3.3在保险公司向出险办事处勘查取证时，办
11、事处填报的相关数据必须以保险单签定的数据为准（尤其是保额）；3.3.4 员工自盗不属于保险责任范围。请各办事处加强防范意识，注意保护办事处财产安全。1.目的规范品牌事业总部各部门及办事处物品领用流程，加强品牌事业总部对物品领用的控制管理及广东公司储运部、伊维斯公司仓务部对物品的进销存控制管理，提高物品使用效率，降低运营成本。2.适用范围适用于“A”、“B”，适用于品牌事业总部各部门及办事处物品领用管理。 3. 物品领用流程/职责和工作要求 3.A品牌流 程职 责工作要求相关文件/记录开始 提出申请 审核N 审批结束费用核算发放汇总表发货N 办事处内务办事处经理储运部储运部储运部经理广东公司财务
12、部/集团公司会计部每月1号、10号、20号根据本办实际需求提出物品申领，填写统一电子版本的物品申请表。1） 对申请领用数量的合理性及物品适用性进行审核并签字。2） 将办事处经理确认的曼妮芬物品申领表发至广东公司储运部（储运部专用接收申请邮箱logistics）。如办事处给加盟客户申请，需标注清楚以便公司结算。广东公司储运部收到物品申领表后，对其进行审核（当日完成），对不合常规的申领做调整并与办事处进行沟通。将发货明细单先e-mail或QQ给申请人（办事处收货时依据发货明细单中实际发货数量为准验收），并将此单随货发给办事处。将办事处领用的物品进行统计汇总，并做出物品收、发、存报表。将物品发放汇总
13、表交给广东公司财务部。广东公司财务部再将物品发放汇总表转集团公司会计部，集团公司会计部将办事处承担的费用在其运作费中扣除。物品申领表曼妮芬物品申领表物品申领表物品申领表发货明细单物品申领表物品收、发、存报表物品发放汇总表3.B品牌流 程职 责工作要求相关文件/记录开始 提出申请 审核N 审批结束费用核算发放汇总表发货N 办事处内务办事处经理相关部门/人事行政部仓务部仓务部负责人伊维斯公司财务部/集团公司会计部根据本办实际需求提出物品申领，填写统一电子版本的伊维斯物品申请表。1） 对申请领用数量的合理性及物品适用性进行审核并签字。2） 将办事处经理确认的物品申领表传真给人事行政部。如办事处给加盟
14、客户申请，需标注清楚以便公司结算。1） 人事行政部收到物品申领表后，将其交给相关部门审批（当日完成），对不合常规的申领做调整并与办事处进行沟通。2） 将审批后的物品申领表传真给伊维斯工厂仓务部。仓务部按物品申领表的要求，三天内安排发货事宜。将发货明细单先e-mail或QQ给申请人（办事处收货时依据发货明细单中实际发货数量为准验收），并将此单随货发给办事处。次月5日将办事处领用的物品进行统计汇总，并做出物品收、发、存报表，发给人事行政部，同时将物品发放汇总表发给伊维斯公司和集团公司会计部。集团公司会计部将物品发放汇总表的金额分别计入相应办事处的费用中，再根据公司管理要求将由办事处承担的费用在其运
15、作费中扣除。物品申领表物品申领表物品申领表物品申领表发货明细单物品申领表物品收、发、存报表物品发放汇总表1.目的保障办事处物件流转快速、准确、安全。2.适用范围公司与办事处间往来的物件及办事处内部物件流转。3.主要职责办事处内务主任。4.说明本规定涉及的物件是指物品和公文。物品包括道具、灯片、促销用品、货品、自动化设备等；公文包括公司及各部门与办事处间日常工作中的往来文件、如通知、通告、通报、人事任免、公函、报表等，形式有电子邮件、传真及函件。5.管理要求5.1道具、灯片、促销用品的流转5.1.1五金道具1）由业务人员提出增加或减少五金道具的申请，经主管人员批准后，由内务岗监督发放，申请表交财
16、务处做帐；2）商场之间调拨五金道具要填写调拨单，经主管人员批准后方可调拨，并将调拨单交财务处做帐；3）五金道具每个季度要盘点一次。5.1.2灯片由内务主任发放，业务人员安装，导购员签收，签收单交财务处做帐。5.2货品（包括自动化设备）的流转5.2.1由公司发往办事处的货品，办事处到货运站取货时，首先要观察货品的外包装是否完好，如果出现破损要对其进行拍照并要求货运站出具包装已破损的证明；核查货品数量并要求货运站出具实际收到货品数量的证明。5.2.2办事处依据实收数量入库。5.2.3办事处发货前，先由内务填写发货登记表，经经理签字后发货。5.2.4发完货后，内务填写发货通知单以传真形式通知收件方，
17、并跟踪物品是否安全到达，要求对方收到货品后回传签收单。5.3公文的流转5.3.1公文1）办事处上报公司的公文（电子邮件、传真及函件）交由内务主任统一向公司发送；2）上报公司的公文需按管理手册的要求有相应责任人签字；3）内务主任需在公文上注明给谁、做什么、需在什么时间前回复；4）公司发给办事处的公文由内务主任接收并分发给相应人员或张贴；5）内务主任对往来公文进行登记，记入往来公文登记表。5.3.2公文格式1）一般性文件的格式参照公文编写规定。2）重要文件格式一般包括：机密等级、紧急程度、发文编号、标题、主送单位、正文、附件说明、无正文说明、共页数、发文单位、发文日期、主题词、抄报单位、抄送单位、
18、盖章及总发文编号等，发文部门可根据需要斟选其中项目。3）发文编号规定见公文发文编号规定。4）共页数为文件及其包含附件的总页数。位于页脚文件总号编号后，且最后一个字符与正文的右边界对齐。5）文件标题力求做到准确、鲜明和简要地概括文件的主要内容。6）文件如有附件，应注明附件的名称、份数和张数，它与正文具有同等效用。7）文件的发文日期按下列原则确定：文件经会议通过的，以通过日期为准；人事任免，以领导签发日期为准；请示、报告、通知、公函等，以打印日期为准。8）有的文件应根据其内容，注明“绝密”、“机密”、“内部”字样。“绝密”文件阅看权限为总经理和总经理助理；“机密”文件阅看权限为部门经理以上级别人员
19、；“内部”文件阅看权限为有关部门人员及部门经理以上级别人员。9）如系紧急公文，应注明“急”或“特急”。对标注“急”的文件，相关人员应于半个工作日内处理完毕；对标注“特急”的文件，有关人员必须放下手中所有工作尽快处理。10）除主送单位外，还须其他上级单位或人了解的，应于抄报项目中写明；若须同级或下级单位了解或协助的，应于抄送单位项目中写明。11）行文用字的规范：a.曼妮芬发文：标题字体采用二号宋体，加黑；伊维斯发文：标题字体采用二号方正准圆简体。b.机密等级、紧急程度用三号黑体字。c.曼妮芬发文：主送单位、发文单位字体采用三号仿宋体，加黑；伊维斯发文：主送单位、发文单位字体采用三号方正细圆简体，
20、加黑。d. 曼妮芬发文：主题词字体采用三号宋体，加黑；伊维斯发文：主题词字体采用三号方正细圆简体，加黑。e. 曼妮芬发文：正文、抄报单位、抄送单位、附件说明、无正文说明、成文日期等字体采用四号仿宋体；伊维斯发文：正文、抄报单位、抄送单位、附件说明、无正文说明、成文日期等字体采用四号方正细圆简体。f.曼妮芬发文：重要文件的发文编号字体用四号仿宋体；一般文件的发文编号字体用小四号仿宋体；伊维斯发文：重要文件的发文编号字体用四号方正细圆简体；一般文件的发文编号字体用小四号方正细圆简体。g.页边距设置：上、下为2厘米；左、右为2.8厘米。h.行间距设置：固定值，26磅。每页行数约为28行。i.每行字数
21、约为31个字。j.文件中的数字，除发文编号、序号、百分比及表格等须用阿拉伯数字外，一般用汉字标识。在同一文件中数字的使用应前后一致。12）表格形式不受此限。13）一般文件格式见一般文件页面格式式样；重要文件页面格式见重要文件页面格式式样。5.3.3行文关系1）行文关系由隶属关系和职权范围确定。2）公司各部室向上级请示和汇报时，应主送主管上级。3）向上级的请示，主送单位或主送人只能有一个。4）除下列情况外，不得越级行文：a.情况特殊紧急，逐级上报或下达会给工作造成损失的。b.上级交办的或指定越级上报的事项。c.询问联系个别具体问题。d.以上a、b两项在越级上报或下达的同时，应抄报被越过的单位或人
22、。5）公司各部室不得以部室名义向外单位行文，必须通过公司，以公司的名义向外行文。6. 办事处物件收发工作的流程/职责和工作要求6.1办事处物件接收工作的流程/职责和工作要求流 程职 责工作要求相关文件/记录开 始物件类别判定物品收到提货信息 文 件安排提货登记收货人取货内务岗 内务岗提货人员内务岗内务岗内务岗收到由货运公司电话通知或邮局投递提货单。从拿到提货单起两个工作日内将货物提回办事处。提货人员要在提货地点验货。内务岗将取回货物信息记录在外来文件物品签收单中。内务通知实际收货人前来取货，并由取货人在外来文件物品签收单中签名。外来文件物品签收单外来文件物品签收单文件类 别电 非子 电邮 子件
23、 邮收 文 件发文文件类 别传 函真 件收文内务岗内务岗内务岗内务岗内务岗内务岗每个工作日上午9时、11时以及下午2时、5时接收公司电子邮件。阅看范围为全体员工的文件要在通告栏张贴，专人阅看的发到相应收件箱。内务将收到的公司的传真及时发给收件人。发文收 件登 记发 件跟 踪结 束内务岗内务岗内务岗内务岗内务岗前台通知各实际接收者到前台取传真，时间不得迟于收到传真后15分钟。紧急传真随收随发。接收函件。填写外来文件物品签收单做好登记工作。通知实际收件人收取函件，并由领件人在外来文件物品签收单上签名。对于经处理后须返回公司的函件，内务岗应根据办事处文件往来处理单中的信息跟踪函件的流转状况，及时跟催
24、、寄还公司，将情况登记入办事处文件往来处理单备查。外来文件物品签收单外来文件物品签收单办事处文件往来处理单6.2办事处物件发送工作的流程/职责和工作要求 流 程开始文件类 别 传 正真 式收 文 文 件 、 函发 文 件 正式文件 Y N拟 文 审 批 N Y N 职 责内务岗内务岗内务岗发文部门发文部门、内务主任 工作要求需发传真的岗位将待发传真件交内务岗发送。内务岗发出传真并在原件上盖上当日的日期章。返回给发件人。发文部门参考本规定第七条的要求拟好发文稿，若为发商场的文件还须填具发文呈批表。文件需经内务主任审批。审批不合格，返回“拟文”阶段对文件进行修改后，再继续审批；审批合格则将稿件（包
25、括电子版文件）交内务主任。相关文件/记录发文呈批表发文呈批表 流 程文件格式化 发 文归 档递交函件接收函件递交函件结束职 责内务主任相关部门内务岗交寄部门内务岗内务岗工作要求内务主任根据本规定第七条的要求将审批合格的待发文件重新排版、编号。发出文件内务岗收取函件并督促交寄人填写办事处邮寄物品登记表。寄出函件在办事处邮寄物品登记表中做好记录。相关文件/记录发文呈批表、文件控制程序办事处邮寄物品登记表1.目的为保证办事处日常工作开展，合理使用办事处资源。2.适用范围办事处的办公用品的管理。3.主要职责由内务主任完成对办事处办公用品申请、购置、使用、保管、维修、报废的全过程的监控与管理。4.管理要
26、求4.1办公用品管理规定4.1.1办公用品是指办事处各岗位（包括各专柜）用于办公的各类笔、本、纸张、资料夹、胶水、修正液、订书机、打孔机、绘图仪器、计量仪器、打印墨盒、碳粉、纸巾、抹布、洗涤液等日常办公用的低值易耗品。4.1.2由内务主任负责办公用品的采购事宜。4.1.3办公用品领用。办公用品的管理采用个人（专柜）申请领用、岗位特殊需求申购相结合的方式进行，所有办公用品领用必须先经主管人员审批，实行每人（专柜）一份档案制（办事处办公用品领用单）。1)个人申领：个人（专柜）向内务主任申领办公用品，直接将需领的办公用品填入办事处办公用品领用单，由主管人员审批后即可领用。2)特殊申购：特殊办公用品由
27、使用岗位提出申购，并协助内务岗采购。3)以坏换新：填写办事处办公用品领用单，备注上注明以坏换新。4)员工报到：由内务主任根据工作岗位需求，拟定配置标准并直接填入办事处办公用品领用单，新员工一次性领用并确认签字。4.1.4员工领用的非一次性办公用品，如：订书机、计算器、绘图仪器、计量器具等，工作外调或辞职、辞退时，须向内务主任办理退交手续；不能交还者，由使用人按价赔偿，否则内务主任有权不予办理辞职手续。4.1.5员工对所领用非一次性办公用品应妥善保管使用，若有损坏，填写办事处办公用品领用单并于备注上注明以坏换新，报内务主任处理。4.1.6内务主任每月对办公用品做盘存，并做出办事处办公用品库存及岗
28、位领用情况月报表、办事处办公用品采购月报表、办事处办公用品采购月计划表。4.2印刷品管理4.2.1常用表格等文件由内务主任统一管理，尽量避免自行复印或打印使用。4.2.2表单的规格（除图纸外）一般以采用A4纸为原则，少数特殊的可采用A3纸。4.2.3公司统一印发的表单由内务主任统一管理。1.目的保障公司办公自动化设备合理、有序使用，并合理进行成本控制。2.适用范围办事处办公自动化设备的管理。3.主要职责内务主任负责办公自动化设备的管理工作。4.说明本规定涉及的办公自动化设备包括电话机、传真机、复印机、打印机、电脑、音响设施，其使用管理受本规定制约。5.管理要求5.1.电话的管理与使用5.1.1
29、电话铃声响起两次后，一定要接起电话，并统一使用“您好，曼妮芬”的礼貌用语；如本人不在，可由邻座帮助接听、记录。5.1.2为保障办事处对外联系的畅通，员工在使用电话时通话应尽力做到简明扼要，通话时间不准超过五分钟。5.1.3禁止拨打收费声讯电话、信息电话，未经许可不得拨打私人长话；一经发现，除补交所产生的话费外，再处以五十元罚款。5.1.4接听电话不得使用免提键，以免干扰他人工作。5.1.5未经内务主任许可不得拆装、移动电话。5.1.6员工确有需要拨打私人长途电话的，到内务主任处填写办事处因私长途电话、传真申请表，经批准后方可拨打，并由内务主任根据所产生的话费，通知本人去会计处交纳话费。5.2传
30、真机的管理与使用5.2.1传真机由内务主任负责管理。5.2.2各岗位发送传真，可将待发传真交由内务主任统一发送，内务主任发送完毕后在文件上加盖日期章，并将传真文件退回本人或由内务主任存档。5.2.3未经批准不准接收或发送私人传真资料。 5.3复印机的管理与使用5.3.1办事处提倡无纸化办公。办事处内部的文件传阅及未定稿的文件尽可能通过电脑网络传递，以减少文件复印量。5.3.2复印纸每次使用前向内务主任领用，并依照复印情况登记表进行登记。由内务主任定期、不定期检查复印情况及复印废纸回收利用情况。5.3.3爱惜纸张，印废的复印纸应由使用人收集起来，利用反面作为草稿纸或打印纸。5.3.4复印机出现卡
31、纸等异常情况时，应及时通知内务主任处理，切勿自行生拉硬拽，以免划伤硒鼓等机件。5.4电脑的管理与使用5.4.1办事处电脑由使用人负责管理使用。5.4.2电脑主机、显示器及外设（键盘、打印机）应保持清洁卫生且不能随意更换。5.4.3禁止在电脑正常运行状态下强行关机，以防止损坏机器及数据丢失。5.4.4禁止擅自拆开电脑主机箱和更换电脑主机配件。5.4.5未经许可，不得私自安装软件或应用程序。5.5音响设施及其它设备的管理5.5.1音响设施及其它设备由内务主任统一保管，负责管理使用。5.5.2音响设施要在使用完毕后，切断电源，以防止设备损坏。5.5.3音响设施与设备的存放地点应保持整洁、有序，保存好
32、配件及说明资料。1.目的加强办事处印章管理，确保印章使用合理、安全。待添加的隐藏文字内容12.适用范围办事处和公司刻制的、拥有一定行政、业务权限的印章的管理。3.主要职责由办事处经理和内务主管行使印章的管理职责。4.说明办事处印章分为分公司公章或办事机构公章、业务专用章、财务专用章。5.管理要求5.1办事处各类印章管理责任人5.1.1公章：由办事处经理负责；5.1.1.1办事机构公章：只能用于办理工商事务、办事处内部重要文件，当地宣传广告合同之类，不能用于与商场签订合同；5.1.1.2个体工商户公章：限用于办理员工的劳动用工手续，社保等事项。5.1.2业务专用章：由内务主任负责，限用于给商场的
33、发退货单；5.1.3财务专用章：由财务主管负责。5.2印章管理者领取印章时在办事处印章保管登记表签名，以示责任。5.3公章、业务专用章的使用要进行审批登记，使用人须填写办事处印章使用登记表，经相应人员审批后由印章负责人盖章。印章负责人用印也应自行登记。5.3.1公章由经理或其指定人员审批；5.3.2业务专用章由相应主管审批。5.4公章及业务专用章公章及业务专用章均不得用于签订商场、加盟客户的合同及涉及与公司有关系的经济往来事务。5.5印章管理者对印章应严格保管，存放于安全的地方，以免丢失。5.6印章管理责任人外出时，印章管理责任人书面授权他人管理（必须经经理人批准）。5.7不符合规定的用章，印
34、章责任人不得盖章。5.8不准将印章携带外出使用，确因工作需要，需经经理人批准。5.9不准开具空白介绍信和证明，确因工作需要，经办事处经理批准后方可开具并做好空白介绍信和证明的使用跟踪。空白介绍信或证明持用者在完成任务后，必须回公司汇报其用途备查。5.10印章责任人因违犯印章管理规定或审核不严格，给公司造成经济损失的，公司将视情节及后果做出相应处理，必要时公司有权使用法律手段责成印章责任人赔偿损失。1.目的对办事处档案进行管理，规定档案管理的职责和工作要求。2.适用范围适用于办事处各类档案管理。 3.主要职责由内务主任负责管理。每半年对其档案管理进行一次全面检查。 4.管理要求4.1归档分类、归
35、档时限、存档及使用要求归 档 分 类保存期限存档及使用要求1. 办事处管理手册两年办事处经理有整套手册，其它岗位人员只有相应部分的管理手册。2. 工作行为标准化手册两年办事处经理/内务主任有整套手册，其它岗位人员只有相应部分的工作行为手册。3. 公司编号文件三年全体人员阅读，内务存电子版本及打印稿4. 各类合同合同终止后二年原件公司存档，内务存复印件和电子版本目录5. 员工人事档案长期内务存原件和上报公司的人力反馈表的资料，管理人员的资料需传真给公司，6. 办事处的通知文件两年全体人员阅读，内务存电子版本和打印稿7. 上报总公司的文件两年相关人员存档8. 往来公文（包括政府职能部门的文件）两年
36、内务存档纸文件9. 装修类资料、图纸两年内务存档10. 其它值得保存的资料另行确定内务存档4.2存档要求4.2.1公司编号文件：内务每天接收由公司前台发出*月*日发文件物品目录的邮件，根据文件名接收文件和快件，将文件另存在指定的文件夹内，并建立电子版本的文件索引（行政B类档案）。收到公司的文件后，根据阅看范围打印并张贴于公告栏三天，三天后取下存档。存档时按部门进行分类存档，存档文件的顺序由部门编号从低往高存档，最上面为编号最高的文件。并且在文件夹侧面做好标识，标识要求：年份+全国发文+部门。4.2.2商场合同：商场合同在甲乙双方盖章生效后一个月内寄回公司存档。商场合同原件必须寄回公司存档，办事
37、处在寄公司存档之前复印一份，并且在合同原件上编号，以便公司与办事处编号一致，编号原则从1、2、3的顺序往下编号，次年又从第1号开始编号，不可以延续原来的编号，专柜合同、专卖店合同、加盟合同都需要分开存档和编号。内务同时也要做行政B类档案中的电子版本录入，行政B类档案于每月5号之前发至人事行政部。4.2.3劳动合同档案：按在职管理人员档案、在职导购档案、离职管理人员档案、离职导购档案分类存档，第一页为电子版本的目录。办事处可以使用当地统一的劳动合同版本或者办事处自行拟定（办事处自行拟定的劳动合同必须符合劳动法的相关要求），以办事处办公地址办理的个体工商户营业执照的名义与员工签订劳动合同。办事处须统一劳动合同到期日期，到期后内务再统一进行劳动合同续签，并且传真两份至公司人事行政部存档。4.2.4员工档案：分在职管理人员档案、在职导购档案、离职管理人员档案、离职导购档案分类存档。在职管理人员档案须存有：入职审批表、员工履历表、学历证书复印件、身份证复印件、工作交接表资料和担保书，并按上述顺序订合存档；在职导购档案须存有：入职审批表、员工履历表、学历证书复印件、身份证复印件。离职管理人员和离职导购档案，第一页都应为离职申请书，后面为入职时所存档的资料。在发生人员异动时应将人员异动情况录入到人力资源信息反馈表。4.2.5其它类
