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1、财务审核工作手册 1范围 1.1本手册规定了费用报销和付款相关程序、方法并在原有财务制度的基础上补充修改相关的实施细则 1.2本手册相关规定适用于集团北京地区所属各公司 2费用审核三项原则 2.1授权审批原则:费用报销和付款等财务事项由地区负责人授权审批. 2.2价格核定原则:通过合同评审程序确定价格或由物价部门通过询价确定价格合同价格变化应报物价部门备案 2.3费用预算原则:费用支出前应有详细的预算严格控制预算外开支 3费用报销程序 3.1岗位职责 3.1报销人的职责报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责发票及附件应合法、完整并按照要求粘贴整齐 3.3部门负责人职责审核业务是否属于预
2、算范围内并对业务的真实性、合理性负责原则上要求对单据的合法性、数据的准确性手续的完备性以及对业务的内部控制程序完备性进行审核 3.4初审会计职责审核业务是否属于预算范围内并根据业务的合同、报告及说明结合公司的财务制度及专业知识对业务的合理性、真实性及单据的合法性、数据的准确性手续的完备性进行初审并对部门审核结果进行监督 3.5总审核会计职责 审核业务是否属于预算范围内并根据业务的合同、报告及说明结合公司的财务制度及专业知识对业务的真实性、合理性及单据的合法性、数据的准确性手续的完备性进行全面复核并对初审结果进行监督负责初审招待费用等特别费用以及副总含以上人员发生的费用财务负责人进行审核 3.6
3、审批岗位职责预算外费用及特别费用报地区负责人审定董事会审批预算内费用分管领导审批审核业务的真实性、合理性及单据的合法性、数据的准确性、手续的完备性对要件充分的单据批准报销并对审核结果进行监督 4、会计审核的岗位及审核内容 4.1会计审核岗位根据业务发生的性质分为材料审核会计、固定资产审核会计、费用审核会计、材料总审核会计、费用总审核会计 4.2审核的内容 4.2.1材料审核会计审核内容 4.2.1.1审核所有纳入存货核算的材料采购业务 4.2.1.2审核入库手续是否完备、规范 4.2.1.3审核发票相关内容的正确性、完整性、规范性以及报销的及时性 4.2.1.4审核发票的单价、数量、金额与合同
4、价格由物价部定期更新提供及入库单是否一致 4.2.1.5审核报销总金额、发票总金额、入库总数量、金额是否完全一致 4.2.1.6.所采购的物资是否属于预算范围内采购 4.2.1.7是否符合其他规范要求 4.2.1.8审核工作当日事当日毕 4.2.2 固定资产审核会计审核内容 4.2.2.1审核所有纳入固定核算的采购业务 4.2.2.2审核入库手续是否完备验收报告内容填写是否规范以及报销是否及时 4.2.2.3审核发票相关内容的正确性及与合同规定是否完全相符 4.2.2.4设备管理部门是否登帐纳入固定资产管理 4.2.2.5审核报销总金额、发票总金额、入库总数量、金额是否完全一致 4.2.2.6
5、所采购的物资是否属于预算范围内采购 4.2.2.7是否符合其他规范要求 4.2.2.8审核工作当日事当日毕 4.2.3 费用审核会计审核内容 4.2.3.1审核所有纳入费用核算以及固定资产、基建、项目的费用等 4.2.3.2审核费用发生的真实性、合理性、合法性以及报销的及时性 4.2.3.3审核费用报销的依据的有效性、规范性 4.2.3.4审核发票相关内容的正确性、完整性 4.2.3.5审核报销总金额、发票总金额等是否完全一致、是否符合公司的标准 4.2.3.6所发生的费用是否属于预算范围的业务 4.2.3.7是否符合其他规范要求 4.2.3.8审核工作当日事当日毕 4.2.4材料总审核会计岗
6、位内容 4.2.4.1对材料审核会计的审核结果进行全面复核和确认以达到监督的目的并帮助解决初审过程中遇到的困难问题 4.2.4.2对于材料控制过程中的薄弱环节采取进一步加强措施以及特、急事项及时上报授权领导解决处理 4.2.4.3协助编制落实完善材料审核制度指导材料控制相关制度、相关报销单据的持续改进工作 4.2.4.4协调解决材料审核过程中涉及部门之间的重要依据材料供给 4.2.4.4审核工作当日事当日毕 4.2.4费用总审核会计岗位内容 4.2.4.1对固定资产审核会计、项目、基建费用等初审核结果进行全面复核和确认以达到监督的目的并帮助解决初审过程中遇到的困难问题 4.2.4.2对于费用控
7、制过程中的薄弱环节进一步加强控制对于特、急事项及时上报授权领导解决处理 4.2.4.3协助编制落实完善各种具体审批制度协助编制相关审核控制制度、报销单据的持续改进工作 4.2.4.4负责初审用款申请、招待费用等特别费用以及副总包括副总以上人员发生的费用财务负责人负责审核 4.2.4.4审核工作当日事当日毕 5会计工作人员费用审核工作方法 5.1熟悉公司的各类费用的财务控制制度和熟悉公司一般业务的工作流程和了解相关制度 5.2充分了解自己所处的审核工作范围和工作责任严格按照自己所处审核岗位职责办事 5.3确保所有审核的结果都有所依据并具有可追溯性保证所有的审核的事项真实性、有效性能得到充分证明并
8、能真确反映 5.4关注经办人员口头说明与书面说明以及业务票据反映的内容三者是否完全一致真实有效 5.5所有外部资料必须再内部人员审核和确认后在外部资料和内部资料完全相符的情况方可确认其真实性 5.6遇到重要事项或不明事项应及时上报 5.7工作中礼貌待人、按公司制度办理各项事务做到公平、公正对于经办人态度恶劣、语言粗俗等情形不予办理并向相应部门负责反映处理后接受办理相关事宜 6审核的几项要求 6.1提交的单据填写、粘贴要求提交的单据须填写完整、规范手续完备报告、情况说明等附件需当事人、相关领导手写单据金额不得有任何涂改痕迹发票正面向上分类别、按时间先后的顺序在费用报销单界线内平均摊薄连续粘贴并折
9、叠整齐禁止使用订书针和曲别针否则财务部门不予受理。 6.2费用分类分次原则不同类别的费用应单独填列费用报销如出差过程中发生的招待费用单独用费用报销单附相关报告报销所有的费用应做到一事一报不可将多次发生的业务单据累积混合报销 6.3为了提高工作效率办理用款或报销时除生产配套采购业务外其他事项涉及合同货协议事项经办人应自备合同或协议原件办理用款或报销 6.4正确开具发票开具的发票真实、完整、规范、合法所有发票应当清晰载明单位名称公司全称金额开票日期发票要素填制规范齐全发票上必须有开票单位加盖的财务专用章或发票专用章.如果是收据的必须是税务部门认可的行政事业性收费专用及其他行业专用的收据.除增值税发
10、票外所有发票的背面都要有经办人的签名和日期.任何非税务局认可的收据、信用卡帐单机打小票、白条或无对方印鉴的发票不予报销对于用于连续生产的物资在合同或协议未明示开具何种发票时应尽可能要求对方开具增值税专用发票具体常见的几种发票要求如下 6.4.1采购发票的要求发票应当清晰载明单位全称货物名称型号规格单价大小写合计金额开票人签名增值税发票要保持票面清洁要素填制规范齐全. 6.4.2业务应酬费发票要求:餐费发票正面必须有消费日期单位名称和金额背面必须有经办人签名.发票上的时间与地点应与招待申请报告的时间地点吻合.对于定额的餐饮业发票按规定的标准核实报销.除以转账形式支付礼金之外其他礼品发票正面必须载
11、明礼品名称单价总金额采购地点背面必须有两个以上经办人签名并附有领导批准的报告. 6.4.3差旅费发票要求:飞机车船票:票面必须载明日期终始地点票面金额界线正确以划界最明显的大写金额为核报金额背面应有经办人签名住宿费发票正面必须有出票日期入住和退房日期住宿费用项目单价总金额等. 6.4.4电话费单据要求:电话费单据需有电信邮局加盖的印章日期金额清楚电脑发票上标明的日期金额清楚. 6.4.5汽车费票据要求:定额票面金额票面界线不正确的以界线处最明显的金额为报销金额.当次出差用车费用单据应单独整理不属于当次出差的单据视同非法单据拒绝受理. 6.5发票的有效期限发票自开具之日起应在一个月内报销超过期限
12、报销财务不予受理特殊情况请示公司分管领导后附报告报销发票有效期限最长追溯期限为三个月超过追溯期不予报销 6.7预支费用报销的处理所有先付款或借备用金用发票报销冲帐时必须附用款申请单报销金额超过申请单金额应附报告予以说明经部门领导确认分管领导批准后方可报销 6.8办理报销及办理用款应由业务人员本人办理否则财务有权不予受理具体规定参照财务部下发的关于加强借款、挂帐、冲帐的相关规定。 7常见的费用报销说明 7.1差旅费 7.1.1出差申请单一般员工出差申请单由部门负责人签署意见分管领导签署批准部门负责人出差需经分管领导批准 7.1.2出差报告出差回来后应将出差的过程、出差的结果作出书面报告一般员工出
13、差汇报由部门负责人签署意见部门负责人出差报告由分管领导签署意见 7.1.3出差借款程序借款人申请部门担保往来帐会计查帐总审核会计初审财务负责人复核分管领导审批出纳付款借款时候附手续完备的出差申请单、分管领导批准的出差预算报告方可办理借款 7.1.4出差报销一般出差报销附手续完备出差申请单、出差报告用款申请单报帐联以及车票、住宿发票、保险费用等出差过程中发生的邮寄费用、门票费用、招待费应以费用报销单单独填列手续完毕后方可报销出差费用分次填单报销不得累计报销 7.1.5副总级及副总以上级别核实报销但就费用中非正常费用注明事由 7.1.6以便核实所有费用应于发生之日起七日内报销出差人员自返回公司之日
14、起计算每迟报一天按报销金额的1扣罚 7.1.7出差人因特殊原因未能事前书面申请或者延长出差时间的应通过电话邮件等其他方式向部门负责人和分管领导申请并于回公司后三天内补办书面出差审申请手续. 7.1.8发票遗失或退票问题出差过程中发生发票遗失或退票经报告部门确认属实、分管领导批准后凭报告报销 7.1.9出差人因特殊原因未能事前书面申请的应通过电话邮件等其他方式向部门负责人和分管领导申请并于回公司后三天内补办书面出差审批手续.没有经过批准的出差申请单财务部门不予办理借款和报销. 7.1.10一般员工多人同性一同出差应安排二人间或三人间住宿住宿费按报销标准的80执行.在同一地点累计长期居住达到7天内
15、含按标准报销超过7天以上-15天含部分按住宿标准的按90报销超过15天以上住部分按住宿标准的80执行 7.1.11公司委派参加国内各种会议培训的费用开支凭会议通知及收费票据 报销有关差旅费用.由会议或培训方统一安排餐饮的公司不再另外报销伙食补贴. 7.1.12境外出差员工境外含港澳地区出差所发生的差旅费报销另行规定 7.1.13出差过程中发生的特殊事项的处理 7.1.13.1出差过程中往返乘坐交通工具应按出差申请单规定的方式并依据公司规定的标准如因特殊情况超过公司规定的标准报分管领导批准后方可报销否则按折算常规的交通方式报销 7.1.13.2一般员工及部经理级别出差过程中发生的出租车费用应在报
16、销前将发生的出租车费用事由书面报分管领导批准后方可报销同时从对应日期的交通补助中扣除相关费用 7.1.13.3出差过程中发生的其他费用如邮寄费托运费、提货、招待费、门票费等应以费用报销单填列所发生的费用部门负责人签字确认属实、报分管领导同意后方可报销否则不予报销 7.1.13.4探亲假、工作调动、集团会议差旅费、参观差旅费、国家法定假日国庆、春节、五一 7.1.13.4.1探亲差旅费报销应到公司人力资源部登记备案或附手续完备的请假单后按合理的路线和交通方式核实报销探亲差旅过程中不享受任何伙食、交通、硬卧铺补差按票面价格50补助或2个硬座折算一张卧铺等形式的补助并且在探亲假期规定7天数内往返不符
17、合探亲假期的车票不予报销特殊情况请示分管领导批准同意后附报告报销 7.1.13.4.2工作调动报销需要附工作调令或人力资源部确认方可报销鞯鞫讨胁幌硎芑锸场煌问降牟怪?7.1.13.4.3集团会议差旅费报销附集团会议通知名单或有相关授权领导签字确认方可报销出差过程中不享受伙食、交通形式的补助 7.1.13.4.4会展差旅费报销时附参加相关会展人员名单或有相关分管授权的领导签字确认方可报销出差过程中不享受伙食、交通形式的补助会展地址在集团公司所在地 7.1.13.4.5法定假日差旅费报销范围仅限于集团各地派驻北京工作人员往返家居地交通费、交通方式需经济、合理不予报销路途中转过程中发生的住宿费、出租
18、车费、餐费等任何形式的其他费用报销时需到事先办公室登记备案后报送财务审核 7.2招待费 7.2.1一般业务招待根据发生招待费应按先申请后招待的程序进行发生招待费前办理申请将招待事由、参加招待的主要人员姓名、人数、地点预计发生金额书面报分管领导批准如特殊情况不能事先申请事后须补办相关手续。报销时应附分管领导批示同意申请报告随同发票报销 7.2.2对外业务招待、公关费用、评审论证费、出国费用应事先书面报告地区公司负责人经地区公司负责人批示后附报告报销 7.2.3除公司统一组织活动外禁止用公款内部互相请客送礼 7.2.4礼品礼金报销时要求有两人或两人以上人员同时经办证明 7.3通讯费 7.3.1个人
19、自配卡手机通讯费报销个人自配卡通讯费凭发票报销付款、所有费用不得预支 7.3.2当月电话费在定额范围内凭发票在次月报销报销前先报办公室登记备案提前或逾期不报不予登记和报销特殊情况请示分管领导批准后方可报销 7.3.3电话费定额按岗位设定个人转岗后相应岗位话费定额应及时到办公室登记备案办公野锤鞑棵鸥鞲谖坏羌腔胺烟什诒莆裆蠛舜卤赴?7.3.4电话费定额报销生效日期为地区负责人批示的月份终止日期为转岗月份末或离职报告批示月份末 7.3.5电话费超过公司规定的定额且理由充分报分管领导批准后附报告方可报销 7.3.6固定电话、公司配卡通讯费、网络信息费用报销 7.3.6.1预支通讯费如合同规定要求预先支
20、付款办理用款时附经我方确认经办人、部门负责人签字的清单按合同规定的支付时间节点方可办理用款申请审核、批准后支付报销时附发票、用款申请单报账联审核、批准后冲账 7.3.6.2非预支通讯费用如合同规定要求凭票附款按合同规定的条款核实报销挂帐后、办理用款申请支付 7.4汽车费用主要包括停车过路、误餐费、驾驶补助、油费修理保养保险年审等费用应控制在各单位预算范围内 7.4.1停车费用、过路等费用当月费用次月核实报销提前或逾期报销不予办理特殊情况报经分管副总后方可核实报销超过10元含发票背面应注明费用发生的具体事由否则不予受理 7.4.2误餐补助发生误餐费用报销汇总清单和发票背面应写明相应的日期事由定额
21、范围内报告部门负责人确认属实后报销特殊情况因形象要求招待重要客人或随同领导办理重要事项超过公司规定定额经部门负责人确认属实分管领导批准后给予核实报销本规定适用所有部门 7.4.3长途驾驶补助超过300公里以上领取长途驾驶补助不得同时领取误餐补助和出差补助多人驾驶应汇总报销按单人驾驶计算公里补助除车队人员外其他各部门自带车出差按出差补助标准执行特殊情况经分管领导同意、车队部门确认临时委任其他部门为驾驶员可按驾驶员补助标准执行 7.4.4油费、汽车保养易耗品等定期发生办理入库、出库手续后报销、预支费用报销时应同时附用款申请单报账联申请用款时应注明库存量 7.4.5汽车修理费部门领导确认后经物价部报
22、价、分管领导批示后方可申请用款或报销 7.4.6租车费、保养费、汽车保险、年审费等重要支出严格按照相关合同或经物价部报价、分管领导批示报告办理用款申请或报销 7.5办公用品 7.5.1办公用品主要包括计算器电池笔芯墨水印油订书机起钉器打孔器笔座订书针回形针文件袋便笺信封、移动硬盘、软盘、软件、书籍等办公费包括各单位日常所必需的办公文具用品如电话机的购置费用报刊杂志专业书籍资料订阅费用以及领用办公设备配件含维修费易耗材料如纸张色带墨盒等的费用等办公用品类应由办公室统一采购、报销、分配、管理其他部门不得私自采购否则报销不予受理特殊情况请示分管领导批示后附报告办理用款或报销 7.5.2各部门所需购买
23、书刊音像制品报销时需附分管领导审批的报告书刊清单用于培训的资料费还应有被培训者签收的清单由办公室备案确认后财务审核报销.办公室应不定时抽查相关物品的保管情况. 7.5.3所有办公采购都应办理入库、检验手续设备配件更换及维修应到办公室作登记备案 7.5.4各部门应由专人负责办公用品的领用和发放并定期提交需求计划由办公室统一组织招标采购按合同规定与供应商结算每月集中报账各部门根据领用的办公用品承担办公费用 7.6生产物资采购报销 7.6.1合同采购报销报销时附入库单、采购定单、且入库手续要求完整、规范填写定单符合采购内部控制的程序和生产计划的要求已付现的物资采购报销时应附财务用款报账联 7.6.2
24、非合同采购报销报销时附入库单、生产计划或临时采购单或相关分管批示的申请报告、物价部门认可的报价单、且入库手续要求完整、规范填写生产计划或临时采购单或相关分管批示的申请报告符合采购内部控制的程序要求已经付现的物资采购报销时应附用款申请单报账联 7.6.3所有的行政收费及水电汽等动能费用要依据相关单位开具的清单结合公司内部的相关记录经经办人审核签字确认后给予报销或申请用款要件不齐备不予办理 7.7项目费用报销 7.7.1项目开发费用包括咨询费用、实验费用等报销时根据对方开具的发票对相应的费用的确认手续验收单、成果报告进行依照双方签订的合同、协议对相关手续的完整性、真实性、规范性、及时性进行审核 7
25、.7.2设备采购根据合同审核设备的入账管理手续、包括入库单、检验单、接收部门等涉及按进度付款报销的按合同要求满足结算的条件后方可报销 7.7.3基建费用严格按照双方签订合同的要求报销时附满足合同条款的有效证明文件后方可报销 7.8几项特殊的费用报销: 7.8.1品质认证鉴定检测费报销:应附上经批准的鉴定申请报告以及鉴定完成后相关部门的验收报告对方单位收款通知或发票. 7.8.2会务费报销:附会议邀请函副本外地会议的还应有出差申请单会务费发票收据等. 7.8.3培训费报销:附经人力资源部认可的毕结业证书副本及考试合格证件复印件或培训成果报告书.报销额度可由人力资源部按照相关文件确定. 7.8.4
26、招聘费用报销:附用人单位确认的招聘计划以及每次招聘效果专题汇报含招聘的组织效果费用构成 7.8.5教师费:外聘教师费需附聘请报告及费用预算事后专项报告培训效果外聘教师费用支出应由对方签收 7.8.6对外宣传费:附详细的宣传实施报告和费用预算事后就宣传效果进行专题书面报告有劳务费支出的需提供有效的支付凭证. 7.9报销费用时涉及外币的以外币借款时或业务发生时自垫款的汇率换算成本位币付款 8报销舞弊处罚办法 8.1报销人营私舞弊弄虚作假不予报销不真实不合理部分.对已经报销的除退回违规报销金额外同时对报销人予以违规报销金额20-100但不低于100元的罚款. 8.2直接领导在资料不全原始凭证不充分内
27、容不真实的情况下签名准予报销的对其给予违规报销金额10-50但不低于50元的罚款. 8.3财务审核人员审核不严使公司造成损失的对财务审核人员按违规报销金额5-15的罚款. 8.4审批人对违规报销或审核不严给公司造成的损失承担连带责任 9付款 9.1财务借款的原则“前帐不清后帐不借”即借款前必须将前期的借款平帐或附相关平帐的单据否则不予借款、付款或报销付现 9.2用款申请审核程序借款人申请部门担保往来帐会计查帐总审核会计初审财务负责人复核分管领导审批出纳付款 9.3直接支付给外单位的劳务费咨询费广告费材料费等一律不能以个人借款的形式支付须由财务部门统一对外转账付款 9.4付款手续 9.4.1备用
28、借款差旅费、招待费等形式的费用类借款应提供地区分管领导批准的书面的费用明细预算申请报告费用预算要求清楚合理有必要询价的应附物价部门出具的报价单特殊情况不能直接询价可由物价评审人员或相关部门人员协同办理有合同约定付款的在满足付款条件后附满足合同条件的有效证明手续按合同规定付款. 出国人员借款附报董事长批准同意或授权批准的报告后后办理借款手续 9.4.2预付款所有预付款必须含合同的约定付款无合同不得办理预付款项预付后合同约定开具发票的经手人应及时索取发票冲账 9.4.3无书面合同采购付款付款方式现货交易金额在5000元以下办理用款时附手续完备的临时计划采购单或生产计划报表、物价部门审核认可的报价单
29、特殊情况不能直接询价可由物价评审人员或相关部门人员协同购买约定有帐期的报销挂帐后到期申请付款 9.4.4按合同条件付款附带付款前提条件合同付款办理用款时根据合同附满足合同条件的保函、成果报告、验收报告、实验报告、发票、入库单等、在合同规定付款期限内的适当日期附满足付款条件的有效证明后办理用款申请手续附带条件应满足以下内容 9.4.4.1保期符合合同规定的供货周期或工期完成合同相应标的内容 9.4.4.2保质符合合同的技术协议等验收标准 9.4.4.3 保量符合合同规定的相应的工作量、数量、批量的要求 9.4.5其他类型借款参照上述程序审批 9.5不按时报销或冲帐责任用款人不按时间要求报销冲账和归还借款从次月起财务部门将书面通知人力资源部门从其工资中逐月扣回并按每月尚欠借款余额从借款日开始计收利息如由于借款人自动离职等原因形成坏账审批借款的部门负责人和财务负责人审批人负连带清偿责任并规定在事实确认后15个工作日内节假日顺延清偿 10本规定解释权归财务部与原规定有未尽事宜参照原规定有冲突之处以本规定为准本规定自下发之日起执行 财务部 2007-9-8
