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1、团体接待 事务,接待工作基本礼仪,1、接待工作的实施（1）基本程序 standup(站起来)3S see(注视对方)smile(微笑)（2）基本环节 亲切迎客 热情待客 礼貌送客,接待工作基本礼仪,2、接待过程中的次序礼仪要求 1）、就坐时，右为上座。即将客人安排在组织领导或其它陪同人员的右边。2）、上楼时，客人走在前，主人走在后；下楼时，主人走在前，客人走在后。3)、迎客时，主人走在前；送客时，主人走在后。,4)、进梯时，有专人看守电梯的，客人先进，先出；无人看守电梯的，主人先进，后出并按住电钮，以防电梯门夹住客人。7)、奉茶、递名片、握手。介绍时，应按职务从高至低进行。6)、进门时，如果门
2、是向外开的，把门拉开后，按住门，再请客人进。如果门是向内开的，把门推开后，请客人先进。,接待工作基本礼仪,团体接待程序：若有会见与会谈、宴请、参观活动,团体接待事务,一、了解来宾的基本情况。包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、民族、职务、抵离时间、乘坐工具、来访目的、行程等。二、确定接待规格。高规格接待；对等接待；低规格接待,高规格接待,指主要陪同人员比主要来宾的职位高的接待形式。如一公司的副总经理接待上级单位派来了解情况的工作人员，或接待一位重要客户，而该客户的职位不过是某公司部门经理。,三、接待的规格,对等接待,指主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待形式。,低规格接待,指陪同人员比主要来宾
3、的职位低的接待形式。,相关知识,高规格接待固然能表现出重视、友好，但它会占用主陪人过多的时间，经常使用会影响主陪人的正常的工作。低规格接待有时是因单位的级别造成的，有时是另有原因，用得不好，会影响与对方的关系；对等接待是最常用的接待方式。,相关知识接待规格的确定：影响到接待规格的还有如下一些因素（1）对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，往往以高规格接待。（2）一些突然的变化会影响到既定的接待规格。（3）从前惯例。对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。（4）对方要求 接待规格的最终决定权在上司里，秘书仅提供参考意见。,团体接待程序：若有会见与会谈、
4、宴请、参观活动,团体接待事务,（6）、制定接待方案 主要内容：1、确定接待规格、2、拟定日程安排、3、提供经费列支。1）主要陪同人员；2）主要工作人员；3）活动内容、时间、地点、标准、人员；4）会见、会谈、餐饮时间、地点、参与人员看P104页日程表的格式,作业：P121训练14（参考P104接待日程安排）,形成的文件：1、工作筹备表 2、日程安排表：3、接待经费列支（1）工作经费（2）住宿费（3）餐饮费（4）劳务费（5）交通费（6）参观、游览、娱乐费用（7）纪念品费（8）宣传、公关费用（9）其他费用,如：经费预算饮用水：50*1=50元 笔：50*1=50元笔记本：50*2=100元资料打印：
5、30元共计：230元,工作筹备表,(二)布置具体操作事项 1了解来宾的基本情况2拟订接待初步意见3安排好来宾住宿4安排好餐饮5安排好工作用车6确定陪同人员名单7安排好接站及返程票的预订、预购 8印发活动日程表 9安排领导拜访来宾,10安排好会谈、参观等事宜11安排观光游览12安排好文化娱乐活动 13安排好体育活动14安排新闻报道工作15安排宴请。16互赠纪念品或合影留念17及时做好接待经费结算18安排好送行事宜 19写好接待小结,接待的实施,一、迎接来宾确定时间、地点、人员、确认、施礼二、安排食宿三、安排会见会谈,第三节 会见与会谈,一、会见与会谈的含义(一)会见的含义和种类 会见即与别人会面
6、、相见，是一种礼貌性的应酬，也称会晤，时间较短。通常指主人会见客人。由于双方身份高低的不同，会见有不同的称呼，习惯上尊者、长者和身份、级别、地位高者会见卑者、小者和身份、级别、地位低者，叫“接见”或“召见”；反之，则称为“晋见”。会见可分为礼节性会见、政治性会见和事务性会见，或者兼而有之。,(二)会谈的含义 会谈是双方就某些实质性问题交流情况，交换意见及达成协议等。内容比较正式。,1、通知联络 会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。同时，还要了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体
7、日程。,会见与会谈秘书应做好的工作,会见与会谈秘书应做好的工作,2、准备资料（1）、收集对方的相关资料对方求见的目的对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征对方参加会见的人数、姓名、职务等。主要求见人的详细资料（2）、己方单位情况资料,3、通知主方参加会见和会谈的人员 通知主方接见人 通知主方陪同人员 通知主谈人 通知其他会谈人员,会见与会谈秘书应做好的工作,3、了解会见与会谈的地点和时间（1）会见的地点和时间 会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。会见的时间根据会见的性质来定。（2）会谈的地点和时间 会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。会谈的时间
8、安排应先征求对方的意见。,会见与会谈秘书应做好的工作,5、场所的布置及座位安排（1）场所的布置 会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。,会见与会谈秘书应做好的工作,国旗悬挂,两国国旗并挂,三面以上国旗并挂,（2）会见与会谈的座次安排 会见的座次安排 会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：,译员,7.2 会见与会谈,会谈的座次安排双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于
9、背门一侧如图(一)，或进门后的左侧如图(二)，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。如图所示。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。,7.2 会见与会谈,会谈座位图（1）,会谈座位图（2）,会谈座位图（3）,会谈座位图（4）,会 见 座 位 图,7.2会见与会谈,7.2.2 会见与会谈的基本程序1迎接2致辞、赠礼、合影 3会见或会谈4记录7结束,合影图,6,1-主人 2-主宾 3-第二主宾 4-客方人员（或主客插排）7-主方人员 6-摄影师,问题讨论,1怎样做好会见的准备工作?2会见与会谈准备工作的基本要求是什么?3什么是会见
10、?什么是会谈?秘书人员为什么要做好会见与会谈的准备工作?,宴请,1、宴请的形式 根据宴请的目的、出席人员的身份和人数的多少，可将宴请分为：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等。2、宴请的目的可以是为某一个人，也为某一件事。常见的有：为代表团来访；为庆祝某一节日、纪念日；为展览会的开幕、闭幕；为某项工程动工、竣工等等。,宴请,宴请的筹备 1、确定宾客名单，发出正式请柬 2、确定宴请规格 3、确定宴请时间，选好宴请场所 4、确定菜单 7、排定座次（如图）,排定桌次和座次。桌次地位有高低，以主人的桌为基准，右高左低，近高远低。座位中，以主人为中心，近高远低，右上左下。,中式宴会的桌次安排,把
11、主桌、次桌分别填进代表桌面的圆圈里以右为上。当餐桌分为左右时，以面门为据，居右之桌为上。以里为主。当餐桌分为里外时，以正门为据，里侧之桌为主。,门,主桌,次桌,主桌,次桌,中式宴会的桌次安排,把主桌、次桌分别填进代表桌面的圆圈里居中为上。主桌的右手为上，左手为下。即右高左低。,门,门,主桌,次桌,次桌,主桌,次桌,次桌,中式宴会的桌次安排,把主桌、次桌分别填进代表桌面的圆圈里在桌次较多的情况下,上述排列常规往往交叉使用。,次桌,主桌,次桌,次桌,次桌,、迎客。秘书要提前到达宴会场所，检查相关设备和准备工作；主人一般位于大门口迎客。尊贵客人到达，主方还可将人员排成两排在大门处欢迎。,宴请程序,、
12、入席。人数较多时，要事先在桌上摆放名牌。入座时，背对门口的座位一定要由主方人员来坐，这是个下座。,宴请程序,、致辞、敬酒致辞要事先准备好，一般主人先讲，客人致答辞，客人也可在宴会中间致答辞。席间可进行适当交谈。,宴请程序,、散席主人应送客人至大门口。,赴宴者礼仪,1、准时出席宴会2、仪表整洁3、按位落座 4、进餐要求5、礼貌告别6、宴会后致谢,技能训练,现有人，安排在一圆桌，请安排座次，画出示意图。,门口,主人、主客、客人123、主方人员123,以右为尊以里为上居中为上,问题讨论,1宴请者在举办宴会时应做好哪些方面的准备工作?,39、把生活中的每一天，都当作生命中的最后一天。40、机不可失，时
13、不再来。41、就算全世界都否定我，还有我自己相信我。42、不为模糊不清的未来担忧，只为清清楚楚的现在努力。43、付出才会杰出。44、成功不是凭梦想和希望，而是凭努力和实践。45、成功这件事，自己才是老板！46、暗自伤心，不如立即行动。47、勤奋是你生命的密码，能译出你一部壮丽的史诗。48、随随便便浪费的时间，再也不能赢回来。49、不要轻易用过去来衡量生活的幸与不幸！每个人的生命都是可以绽放美丽的，只要你珍惜。50、给自己定目标，一年，两年，五年，也许你出生不如别人好，通过努力，往往可以改变%的命运。破罐子破摔只能和懦弱做朋友。51、当眼泪流尽的时候，留下的应该是坚强。52、上天完全是为了坚强你
14、的意志，才在道路上设下重重的障碍。53、没有播种，何来收获；没有辛苦，何来成功；没有磨难，何来荣耀；没有挫折，何来辉煌。54、只要路是对的，就不怕路远。55、生命对某些人来说是美丽的，这些人的一生都为某个目标而奋斗。56、浪花总是着扬帆者的路开放的。74、失败是什么？没有什么，只是更走近成功一步；成功是什么？就是走过了所有通向失败的路，只剩下一条路，那就是成功的路。75、要改变命运，首先改变自己。76、我们若已接受最坏的，就再没有什么损失。77、在生活中，我跌倒过。我在嘲笑声中站起来，虽然衣服脏了，但那是暂时的，它可以洗净。78、没有压力的生活就会空虚；没有压力的青春就会枯萎；没有压力的生命就
15、会黯淡。79、人生就像一杯没有加糖的咖啡，喝起来是苦涩的，回味起来却有久久不会退去的余香。80、最困难的时候，就是距离成功不远了。81、知道自己要干什么，夜深人静，问问自己，将来的打算，并朝着那个方向去实现。而不是无所事事和做一些无谓的事。82、出路出路，走出去了，总是会有路的。困难苦难，困在家里就是难。83、人生最大的喜悦是每个人都说你做不到，你却完成它了！84、勇士搏出惊涛骇流而不沉沦，懦夫在风平浪静也会溺水。85、生活不是林黛玉，不会因为忧伤而风情万种。86、唯有行动才能改造命运。87、即使行动导致错误，却也带来了学习与成长；不行动则是停滞与萎缩。88、光说不干，事事落空；又说又干，马到成功。89、对于每一个不利条件，都会存在与之相对应的有利条件。90、人的潜能是一座无法估量的丰富的矿藏，只等着我们去挖掘。91、要成功，不要与马赛跑，要骑在马上，马上成功。2、虚心使人进步，骄傲使人落后。3、谦虚是学习的朋友，自满是学习的敌人。4、若要精，人前听。5、喜欢吹嘘的人犹如一面大鼓，响声大腹中空。6、强中更有强中手，莫向人前自夸口。7、请教别人不折本，舌头打个滚。8、人唯虚，始能知人。满招损，谦受益。满必溢，骄必败。,
