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1、1 目的 对质量管理体系运行中使用的各类文件进行控制，确保与质量管理体系运行有关场所使用的文件为有效版本。2适用范围 适用于本公司所有与质量管理体系有关的文件的控制(包括内部及外部文件)。3 职责3.1 质量管理手册由经理授权副经理组织有关人员进行编写，经理批准发布。3.2 总工程师负责批推发布技术性文件，审批外来文件的适用性。由技术部管理外来标推。3.3 技术开发部是技术性文件的归口管理部门，负责技术文件和资料的编制和更改，负责归档后的技术文件的档案管理3.4 质管部负责质量管理手册的发放、更改及换版控制和管理，并负责归档后与质量体系有关的文件和资料的档案管理4 程序4.1 文件的分类及编号
2、4.1.1 文件的分类 a） 质量管理手册 b） 技术文件c） 外来文件d） 记录 4.1.2 文件的编号a） 质量文件编号由企业标准代号(Q)、企业代号（JT）、文件代号（GL或JL）、文件（目录）顺序号、编制年代号组成。例：质量管理文件Q / XYP GL 0106 2007企业标准代号 年代号本公司代号 管理文件代号 手册第1版第6个文件记录：Q / XYP JL 01 06 01 企业标准代号 本公司代号 第1种记录 记录代号 手册版本和文件号b） 技术文件和资料的编号按设计文件分类编号执行。4.2 文件的编写、审批和发布4.2.1 质量管理手册由经理授权副经理组织编写，副经理审核，经
3、理批准发布。4.2.2 技术文件由技术开发部按国家和行业标准负责编写包括产品标准、技术图纸、工艺文件、采购规范、检验和试验规范、作业指导书、设备操作规程等。4.2.3 技术文件由技术开发部各产品技术组负责人审核总工程师批准。4.2.4 其它管理性文件由各职能部门的负责人审核分管各职能部门领导批准4.2.5 文件内容格式要求 a) 目的：规定该文件要求达到的目的。 b) 适用范围：主要规定文件的适用范围或应用领域。 c) 职责：主要规定与文件相关的部门或人员的职责。 d) 工作程序：主要规定文件的适用范围或应用领域的工作顺序或层次。4.2.6 文件主管部门编制文件一览表，记录文件的名称、编号、版
4、本、发行日期等内容，以识别现行文件的版本和修订状况。4.3 文件和资料的发放4.3.1 编写文件部门确定受控文件发放范围，经文件审批者审批。 a） 质量管理手册及其他管理性文件由质管部发放； b） 技术性文件由技术开发部发放，4.3.2 受控文件加盖受控文件印章，注明分发受控号后，由文档管理员按文件发放审批单范围发放文件，并填写文件发放/回收记录簿，由领用人签字。4.3.3 公司受控文件不得随意借用他人文件，如需要时使用者应填写文件领用审批单。 到文件管理部门办理领用手续。公司内不得使用未加盖受控文件印章的复印件，一经发现立即由文件管理人员收回销毁。4.3.4 文件破损影响使用时，使用人可直接
5、到文件管理部门办理更换手续，新文件的受控号仍沿用原文件受控号，文件管理员将破损文件进行作废标识定期销毁4.3.5 若领用文件不慎丢失，领用人必须写出丢失报告，经文件主管领导签署意见后，从新办理申请领用手续， 文件管理员在补发文件时给出新的受控号，原文件的受控号作废，通知各部门，防止误用4.4文件的更改4.4.1 凡经批准发布的文件需要更改时，由文件更改部门或人员填写文件更改申请单，说明更改原因，必要时提供证据。文件更改申请单由副经理审批。4.4.2 原文件编制单位填写 文件更改通知单，并按原文件审批程序进行审批。4.4.3 文件更改由文件发放部门负责，根据文件更改通知单按受控文件发放范围实施，
6、并做好更改记录。文件的持有者在文件发放回收记录簿上签收更改页，并将文件更改通知单装订到文件中，发放员对原文件和资料更改部分进行标识，并填写文件更改记录4.4.4 文件更改可采用划改、换页、换版方式进行。 a) 文件作局部文件或数据修改时，应在被修改文字或数据上划线，并注明更改（ ），在临近适当位置标明修改内容。 b) 文件经多次修改或需大幅度修订时，应换页或换版，在发放新业或新版的同时，收回旧页或旧版文件。4.4.5 技术文件的更改，由技术开发部按设计开发管理程序中更改程序执行。4.5文件和资料的换版与作废4.5.1 文件经多次更改或文件需要进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换发新版
7、本，换版后的文件般仍使用原编号，版次按A、B、C版次类推。4.5.2 作废的文件由文件管理员按原文件的发放范围和数量收回作废和失效的文件并记录，作废文件加盖作废印章，文件管理员填写 销毁文件审批单，文件主管部门负责人批准后统一销毁，有保留价值的作废资料办理保留作废文件手续， 申请人填写保留作废/销毁文件审批单，经文件管理部门负责人批准后，由文件管理员加盖保留印章方可留用。4.6 文件的管理4.6.1 文件经拟制审核批准后，主管部门列入受控文件清单中。存入软盘的文件也由文件管理员进行归档登记。 为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有备份。以软盘贮存文件也应进行标识。4.6.2 文件管理员在内
8、部质量审核前全面检查各类在用文件的有效性检查各使用者中的文件，发现问题及时处理。4.7 外来文件的控制4.7.1 外来文件必须现行有效，外来文件包括外来标准(包括国家行业标准、 国家标准等)、用户提供的图样及有关国家行业法律法规等。4.7.2 外来的标准经总工程师审批适用性，由技术开发部编制外来标准控制清单并进行管理。4.7.3 用户提供的图样经总工程师审批适用性更改必须经用户签字同意，由档案室管理。4.7.4有关国家、行业、法律、法规文件由质管部负贵控制。4.7.5 记录也是一种特殊的文件，应执行记录管理程序的有关规定。4.8 文件和资料借阅及查阅4.8.1凡本公司员工借阅档案者，需经所在单
9、位负责人审批，方可办理借阅手续， 合同要求时，在商定期内文件可以提供给使用方或其代表评价时查阅但要办理审批手续。4.8.2 借阅档案时必须填写文件和资料借阅登记簿，借阅人员应保证所借档案的完整、安全。不得转借、拆借、涂改、抽换、撕页、损坏和丢失。4.8.3 借阅档案归还时，档案员、借阅者应逐卷校对是否同借前一样，无误后当面办理归还手续，发现损坏应及时修复，有缺少者应追回或采取应急补救措施。并根据后果严重程度提出处理意见报公司有关领导给予适当处理。4.9 文件和资料贮存及保管4.9.1 各类档案应装订成册，分类放在橱具内存放。4.9.2 档案库房必须做好防火、防虫、防潮湿、防高温)措施，保证使用
10、寿命周期。4.9.3 档案保管期限一般划分原则是：对企业有长远利用价值的档案，应为永久保存；对企业在一定时期内有利用价值的档案为长期或短期，凡是介于两种保管期限之间的档案律从长。4.10 文件和资料的处理(签定、销段)4.10.1 保管期限已到的档案都要进行鉴定。4.10.2 档案鉴定工作每5年进行一次，由文件资料保管员填写保留作废销毁文件审批单。 4.10.3 公司档案鉴定工作由总工程师担任主任，付主任为质管部负责人。，委员由熟悉相关专业的人员组成。4.10.4 对档案进行签定后，写出鉴定报告。4.10.5 签定后经经理批准后方可销毁，指派销毁人员和监销人员，到指定地点销毁，当事人应签字，保留作废销毁文件审批单存档。4.10.6 留作资料保留的作废文件，经文件管理部门负责人批准后，由档案员加盖保留印章方可留用。5 相关文件记录管理程序6 记录 文件领用审批单 文件更改通知单 受控文件清单 文件发放审批单 文件发放回收记录簿保留作废/销毁文件审批单文件更改记录文件借阅登记薄
