《用友财会软件在企业的应用研究.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《用友财会软件在企业的应用研究.doc（23页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、用友财会软件在企业的应用研究中文摘要随着现代企业信息化进程的加快，会计电算化的实现必将成为企业的发展趋势，成为众多企业的未来发展方向。财务软件作为会计信息系统的主要组成部分，在企业信息系统中处于核心和主导的地位，对于企业的财务管理具有举足轻重的作用。会计电算化的实现，财会软件的使用对于一个现代企业的长远发展具有深远而重大的现实意义。本文以最具有代表性的用友财会软件为例，以总账和报表子系统为重点，研究其在企业中是如何应用的。关键字： 企业信息化，会计电算化，用友财会软件，应用研究英文摘要：As the modern enterprise information technology to spe
2、ed up the process, implementation of computerized accounting will become the trend in the development of enterprises, many enterprises into the future development direction. Financial accounting information system software as a key component in the enterprise information system is at the core and do
3、minant position of financial management for the enterprise has a pivotal role. Implementation of computerized accounting, accounting software is used for a long-term development of a modern enterprise with far-reaching and important practical significance. In this paper, the most representative of t
4、he UF accounting software as an example, to general ledger and reporting subsystem focus on research in the enterprise is how to apply for.Keyword：Enterprise Information，Computerized Accounting，UFIDA Accounting Software，Application 目录第1章 引言31.1选题的背景和意义31.2 我国会计电算化与财会软件使用现状分析4第2章 用友财会软件的系统概述52.1用友财会软
5、件的系统概述52.2用友财会软件的系统构成5第3章 用友财会软件在企业中的应用63.1用友财会软件的安装环境63.1.1系统运行的硬件标准环境：63.1.2系统运行的软件件标准环境：63.1.3 U8支持的数据库63.2简介用友财会软件的运行过程63.2.1会计软件的初始设置63.2.2 总账子系统日常业务处理73.2.3 期末处理73.3用友财会软件在企业中的应用案例分析73.3.1公司使用财会软件前的困惑73.2.2 用友财会软件在企业的应用83.2.3公司使用财会软件后的效果153.2.4 企业使用财会软件中遇到的问题及解决方案15第四章 结论17第1章 引言1.1选题的背景和意义21世
6、纪是信息和知识飞速发展的时代，企业信息化是当今企业提高效率和经济效益的重要手段之一。会计电算化作为企业实现信息化的基础，作为企业决策的重要依据和会计体制改革的突破口也必将成为企业发展的趋势。财务管理作为企业管理的核心环节，其管理的有效性与企业绩效有很大的关系，所以企业财务管理也必将会更多的运用信息技术。财会软件是会计信息系统的主要组成部分，而会计信息系统是企业信息系统的子系统，并在企业信息系统中处于核心和主导地位。因此，财会软件的应用是一个企业满足市场竞争的需要、实现企业信息化的发展、顺应时代发展的必备条件之一。因此，对于最具有代表性的用友财会软件在企业中的应用进行研究具有深远而重大的意义。本
7、论文以总账和报表两个方面为主要研究重点。1.2 我国财会电算化与财会软件使用现状分析我国的会计电算化从20世纪70年代末开始，起步较晚，但发展比较迅速，经过了近30年的发展，已经取得了长足的进展。目前，我国会计电算化工作已由起初的试点转向普及，基本完成手工会计记账向电脑会计记账的转变。并不断向深层次发展，其先后经历了尝试、发展到目前管理型会计软件发展阶段。会计电算化正从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变,形成以财会软件为核心,融管理、计划、分析、决策为一体的会计电算化管理信息系统。现代化的企业需要现代化的管理,企业管理的核心在财务,财务管理的重点在资金。随着会计电算化的普及，财务软件经
8、历了会计数据处理系统、会计信息系统、财务决策支持系统三个发展阶段，并且正朝着综合应用发展。目前，我国众多财会软件应运而起，用友、金蝶、速达、管家婆等财会软件占领了国内很大市场。尤其是用友和金蝶这两大财会软件，使用人数占国内绝大多数，甚至有“南金蝶，北用友”的说法，可见这两种财会软件在财会软件市场中占有很大的份额。财会软件的未来发展趋势中ERP是财会软件发展的新思路。到目前为止，我国已有相当数量的大中型企业实现了会计电算化，并开始着手实施ERP管理系统。然而，中国的ERP财会软件的开发和应用尚处于初始阶段。依据不完全统计资料显示,到目前为止,财务软件在所有的ERP系统实施项目中,一般只有10-2
9、0%能按期成功实施并实现集成，约有30-40%没有实现系统集成，约50%的实施项目遭到失败。由此可见,企业实现会计电算化、建立财务管理信息系统,不只是简单的用计算机做做账目的问题,而是一项非常艰巨的系统工程。它涉及到企业经营管理的理念、模式和资金运作方式、生产组织形式等诸多方面的变革,相当于企业的一次流程再造与重组。同时,它又需要企业环境、社会环境等各方面的配合和支持，又是一项相当复杂的社会工程。因此，企业如何实现会计电算化，如何应用好财会软件，使其在企业发展中发挥应有的作用是任何一个现代企业人需要深入思考、探讨与解决的问题。第2章 用友财会软件的系统概述2.1用友财会软件的系统概述目前，用友
10、ERP-U8财务软件在国内是一款应用广泛、适用、易用且非常好用的财会管理软件，它广泛应用于各行各业和大中小型企业，尤其是注重信息化和网络化的企业。它特别注重企业的业务流程，集会计核算、财务管理、采购、库存、销售几大业务系统与一体，全面管理企业的资源和经济业务状况。该财会软件的应用能够满足企业业务流程的需要，能有效地提高企业的管理水平、经营效率和经济效益。用友ERP-U8应用系统由财务系统、进销存管理系统、决策支持系统等多个系统组成，各个子系统服务于同一主体的不同层面。子系统本身具有相对独立的功能，但彼此之间又具有紧密的联系，它们共享数据，为企业实现财务和业务的一体化管理提供了基础条件。并且在实
11、际操作中，企业可以根据自己的需要购买部分子系统进行专项的核算，从而为企业节省资源，提高了企业的效率和效益。2.2用友财会软件的系统构成用友ERP-U8财务软件从功能上分为财务会计、供应链、管理会计、集团应用、企业应用集成（EAI）、系统服务和企业门户七大系统，这七大系统共同构成了用友的系统框架。这七个系统中每个系统又包括了多个子功能系统，每个子系统既相互独立，各自有完善和系统的功能，又有机得结合在一起。现介绍如下：1.财务会计系统主要用来完成企业的日常核算，并对外提供会计信息，是最大的系统，主要包括总账系统、UFO报表、报账中心、财务分析、工资、固定资产、网上银行、应收款管理、应付款管理、现金
12、流量表、报表数据接口。这部分功能主要实现了从预算到核算再到报表分析的财务管理全过程。 因为财务会计子系统是本次论文的重点，并且总账系统和UFO报表为主要论述重点，所以在此着重介绍。（1）总账系统：总账系统是用友财务软件的核心内容，包括科目设置、外币设置、部门设置等各种基础设置以及提供凭证处理、账簿管理、期末结账等功能，能够进行全面的企业财务核算与管理。并支持决策者在业务处理过程中随时查询所有账表，充分满足管理者对信息的及时性要求。适用于各类企业、行政事业单位。（2）UFO报表：用友UFO报表系统是用友软件公司开发的一种电子表格软件，它是一种报表事务处理的工具，与总账等各系统之间有完整的接口，给
13、用户提供了一个开放式的报表编制模块。它的主要任务是设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其他业务系统中获取有关的会计信息，自动编制各种会计报表，对报表进行审核、汇总等操作。并且在报表数据基础上可生成相关图表，使结果更加形象。2.企业门户系统主要是进行企业门户资料的管理，包括企业基础信息的管理。 其他子系统非本次论文研究重点，特此不做详细介绍。第3章 用友财会软件在企业中的应用3.1用友财会软件的安装环境3.1.1系统运行的硬件标准环境：数据服务器：最低配置内存1GB以上、CPU频率1GHZ以上、磁盘空间2GB以上客户端：内存256MB以上、CPU频率800MB以上、磁盘空间1GB以上网络宽带：
14、广域网最低为56KB/S，局域网最低为10MB/S3.1.2系统运行的软件件标准环境：Windows98及98第二版本，Windows NT 4.0+sp6aWindows XP Professional+sp3Windows 2000 Server +sp33.1.3 U8支持的数据库SQL Server2000+sp2用友ERP-U8对硬、软件环境有较高的要求，在安装时首先应该安装相应的数据库，然后再安装财会软件。3.2简述用友财会软件的运行过程3.2.1会计软件的初始设置对财会软件的初始化是一个必须且关键的工作，这是将手工会计业务数据移植到计算机中的过程，是实现手工账到机器账的必备过程。
15、它是使用会计软件的基础，初始化的好坏，直接影响着会计电算化工作的效果。会计软件的初始设置包括：定义基础参数与建账，进行系统管理设置业务处理规则，进行基础设置-总账子系统的初始化设置。3.2.2 总账子系统日常业务处理日常业务处理主要包括输入、处理、输出和利用四个方面的工作。输入是将填好的凭证和原始数据等输入计算机，存储在计算机里；处理是对输入的数据文件进行计算、分类、合并等相关处理工作，生成凭证、账簿或报表等数据文件，存储在计算机内；根据生成的这些数据文件，在显示器上显示出来或通过打印机打印出来；企业就可以在此基础上对这些数据文件进行进一步分析利用，以有利于企业决策。其中主要进行凭证的相关工作
16、，包括填制、签字、审核和记账等，进行出纳和各类账簿的管理工作。这一环节是应用用友财会软件的核心环节。3.2.3 期末处理期末处理工作是会计年度末的一项重要的内容，包括转账、对账和结账工作。3.3用友财会软件在企业中的应用案例分析3.3.1公司使用财会软件前的困惑腾跃电子技术有限公司是一家专门经营电子产品的公司，主要经营业务有软、硬件的技术研发、生产、销售及售后服务为一体的综合型电子企业。该企业从一个小店面发展起来，如今已在竞争激烈的电子市场中占有一席之地。然而，随着企业规模的扩大和业务的增多带来的一系列问题和金融危机的影响，给公司带来了危机感。首先是企业资金运转情况变得相当糟糕，交易量的大幅度
17、减少使资金变得紧缺，由此造成资金流和业务流不能很好集成，资金链往往会发生断裂。其次，然而随着公司业务的增多，再加上手工记账本身的局限性与繁琐性，现在经常会由于账目繁杂而记错账，给公司造成了不必要的麻烦与损失，浪费了时间和公司的成本。最大的困难是给上层领导层、决策层带来的困难，以前公司规模小，易决策和管理，然而现在，需要对详细财务数据进行分析，然而现在又缺乏这样的财会系统对数据进行统计和整合，因此上层领导需要花费大量的时间去判断与决策，找出新的市场突破点。腾跃公司的困境是大多数公司从小规模到大规模发展过程中必须经历的一个阶段，面对公司的困境，该公司急需寻找一条解决之路。3.2.2 用友财会软件在
18、企业的应用1.安装准备工作通过现状分析并且借鉴其他公司的经验，腾跃公司经过一番研究，决定引入财会软件，使公司实现会计电算化。由于该公司规模扩大，所以选择用友财会软件成为该公司的首选。腾跃公司首先对公司计算机软、硬件环境进行调整，配备安装用友财会软件所需的环境，并且在专业人士的指导下进行SQL Server2000数据库和用友财会软件的安装，且进行测试，使其正常运行。由于初次使用财会软件，为防止重要数据的丢失给企业造成不必要的损失，公司最初采用人-机并行记账，待财会软件能够完全正常运营后再甩掉手工记账。2.系统管理系统管理的设置在在整个财会软件中占有基础且重要的地位，它设置了会计业务处理过程中所
19、使用的各种控制参数，规定了业务处理的控制要求。这一环节主要涉及账套的统一管理，对用户、角色和权限的统一管理和统一安全机制的管理等功能。（1）系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，并且能够对系统中所有账套进行管理。首先以系统管理员admin的身份注册进入，并根据公司实际情况增加操作员，对操作员名称、密码进行设置，防止不相关的人进入财务系统，给财务工作造成泄密和混乱。设置如下： 编号 姓名 口令 确认口令 所属部门001 邱力 001 001 财务部 002 吴娜 002 002财务部 003 张立杰 003 003 财务部（2）建立该公司自己的账套，以“腾跃电子技术有限公司”命名，账套
20、号为123，启用会计日期设为2008年12月，然后输入单位的相应信息，输入公司的核算类型，其中企业类型选工业，行业性质选择“新会计制度科目”，记账本位币为人民币，账套主管为邱力，并且选中“按行业性质预设科目”；下一步进行基础信息设置，选中“存货是否分类”、“客户是否分类”、“供应商是否分类”复选框，创建账套成功。下一步确认分类编码方案和定义数据精度，即预先设置基础档案编码规则和定义数据的小数位数。如果发现账套信息建立有误，还可以通过以账套主管的身份注册登录，执行“账套修改”命令，进行账套信息的修改。（3）财务分工为了实现对公司财会内部的控制，明确职务分工与确定岗位职责，利于会计工作的程序化和规
21、范化，提高会计工作的质量和效率，必须实现岗位控制，岗位分离，必须对软件操作员的权限进行控制，以实现相互制约与监督。执行“权限-权限”，进入“操作员权限”窗口。邱力具有“账套主管”的所有权限。吴娜负责现金、银行账的管理工作，具有出纳签字权、现金和银行存款日记账及银行对账操作权限。张立杰负责凭证管理工作，具有填制凭证、自动转账定义和生成，凭证查询、明细账查询操作权限。根据几个操作员的工作性质分别进行权限设置。（4）一个企业随时可能由于不可预知的原因造成账套数据的丢失，定期将数据备份出来存储到不同介质上，对于一个企业数据的安全性是必要的。用友财会软件系统管理中的账套备份和恢复是对账套数据输出和引入的
22、操作，将会解决这一问题，可将企业损失降到最小。账套备份按操作员的不同分为系统管理员备份和账套主管备份，以系统管理员的身份登录备份的是某一账套的全部数据，以账套主管身份登录进行备份的是所主管账套的某一年的年度账。公司做完账后，应根据具体情况进行数据备份，以确保数据的安全性。3.基础设置账套创建成功以后，下一步就是进行基础设置，包括基本信息、基础档案、数据权限等设置，这是将基础数据规则进行定义、设置的过程，这是日常业务处理之前应该做好的准备工作。（1）企业门户是U8系列产品中新增的一个操作窗口，从此可以进入具有自己权限的模块，避免重复登录。要使用一个模块必须先进行启动操作，并且只有系统管理员和账套
23、主管才有系统启动权。以账套主管邱力的身份登录企业门户，进行基础设置。根据业务内容启动总账模块（这里笔者只详细介绍总账子系统，具体企业应根据所购买模块和自身业务情况自行设置）。编码方案是决定用户如何统计和核算的基础，它是一项基础工作，主要是各种参数级次的设定，它决定了公司将如何编制基础数据的编号。结合腾跃公司具体情况，设定客户和供应商分类编码级次为223，部门编码级次为122，结算方式编码级次为12，地区分类编码级次为223，科目编码级次为42222。以部门编码级次为例作介绍，122表示本账套最多可设有三级科目，第一级科目用1位数表示，第二、三级科目均用2位数表示。其中第三级科目的设置是为了以后
24、业务扩展的需要所设的。诸如101，102这样的部门编码是符合设置要求的。最后设置数据精度，根据企业情况，本公司采用系统默认值2。（2）接下来是基础档案的的设置，基础档案是利用财会软件进行管理时录入系统的最基础档案的资料，可以在基础档案中录入，也可在个子系统中录入。基础档案包括机构设置、往来单位、存货、账务、收付结算、业务、对照表和其他八大项的设置。每个公司应根据公司的具体业务需求进行设置，腾跃公司设置了部门档案、职员档案、客户分类和档案、供应商的分类与档案、地区分类和开户银行的相关档案信息。4总账子系统的初始化设置总账系统是整个会计核算系统的中枢，由于初次使用总账系统，所以需要对总账系统进行初
25、始化设置。总账子系统的初始设置包括设置总账子系统参数，调整新账套的会计科目，设置凭证类别、结算方式、凭证类别，期初余额的输入等一系列基础信息。以账套主管邱力的身份进入总账系统。首先进行选项设置，对凭证、账簿、会计日历等系统参数根据具体需要进行设置。接下来是针对公司基础数据的设置，包括会计科目、外币及汇率设置、期初余额、凭证类别、结算方式、分类定义等设置。（具体资料见附录）其中会计科目的设置包括增加明细会计科目（增加的会计科目编码的长度及每段位数要符合编码规则）、修改、删除和指定会计科目。指定会计科目是制定出纳的专管科目，只有指定科目后，才能执行出纳签字，实现现金和银行管理的保密性，才能查看现金
26、、银行存款日记账。需要注意的是在此之前建立“现金”和“银行存款”会计科目时需要选中“日记账”复选框。执行“设置凭证类别”命令，打开“凭证类别”对话框，增加收款、付款和转账凭证三种类别。该公司在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，用友财会系统提供了项目核算管理的功能。可将具有相同特性的一类项目定义为一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。执行“设置项目目录”命令，设置项目档案。包括增加或修改项目大类、定义项目核算科目、项目分类及项目目录的维护。进入“期初余额录入”窗口，输入末级科目的累积发生额和期初余额，上级科目的累积发生额和期初余额自动填入列中。填制完期初余额，进行试算，若不平
27、衡，进行修改至试算平衡，因为期初余额试算若不平衡，将不能记账。5.总账子系统的日常业务处理（1）凭证填制与查询记账凭证是系统处理的起点，是登记账簿的依据，也是查询数据最主要的一个来源，因此要确保记账凭证输入的准确性和完整性。日常业务处理首先是填制凭证工作。填制凭证之前已经设置凭证类别有收款凭证、付款凭证、转账凭证；在“选项”设置中设置了凭证编号方式为“系统编号”，则系统分类按月自动进行编号，即每类凭证每月都从0001号开始；制单控制设为“制单序时控制”。 需要注意的是，采用系统编号，凭证一旦保存，凭证类别和凭证编号将不能再进行修改。因为张立杰负责总账子系统的凭证管理工作，所以以“张立杰”的身份
28、，注册进入总账子系统，进行填制凭证和凭证查询的操作。以一业务为例：12月2日，正定销售分部张辉购买了800元的办公用品，以现金支付，附单据一张。 借：营业费用（5501） 800 贷：现金（1001） 800执行“凭证填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。选择凭证类别为“付款凭证”，系统自动编号为0001，输入制单日期为2008.12.2，输入附单数据“1”。接下来为凭证的正文部分，输入摘要“购办公用品”，输入科目名称“5501”，借方金额为800，按回车键，转到下一行输入科目名称“1001”，贷方金额“800”。单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信
29、息提示对话框，单击“确定”按钮，则一张凭证填制成功。企业应根据具体经济业务内容，采用不同的方式填制其他业务凭证，每张凭证要求借贷平衡。填制完所有的业务凭证后，可以进行凭证查询。执行“凭证查询凭证”命令，打开“凭证查询”对话框，输入查询条件，其中“辅助条件”按钮，提供了更多的查询条件以方便快捷的查询，单击“确定”按钮，进入“查询凭证”窗口，双击所需查询的凭证行，就可显示出此张凭证。填制和查询凭证的便捷性使腾跃公司摆脱了以往手工记账的麻烦，起码让张立杰感受到了方便，一目了然的查询，张立杰感到很满意。（2）出纳签字按照会计制度的规定，凭证填制人和审核、签字人不能是同一个人。因为出纳凭证涉及企业现金的
30、收入和支出，为了加强对出纳凭证的管理，企业需要实现权限分离、岗位分离。腾跃公司吴娜负责现金、银行账的管理工作，具有出纳签字权、现金和银行存款日记账和资金日报表的查询和打印权及银行对账操作权限。所以，进行出纳签字前，更换操作员，以吴娜的身份注册进入总账子系统，执行“凭证出纳签字”命令，打开“出纳签字”查询条件对话框，输入查询条件，单击“全部”单选按钮，输入月份“2008.12”，单击“确定”进入“出纳签字”凭证列表窗口。双击某一要签字的凭证，进入“出纳签字”的签字窗口，单击“签字”按钮，凭证底部“出纳”位置自动签上出纳人的姓名“吴娜”。单击“下张”按钮，对其他凭证签字，也可执行“签字成批出纳签字
31、”命令对所有的凭证进行出纳签字。凭证一经签字，就不能被修改和删除，只有取消签字后才可以修改或删除，而取消签字只能由出纳人吴娜自己进行。而凭证签字也并非审核凭证的必要步骤，只要在设置总账参数时，不选择“出纳凭证必须经由出纳签字”一项，就可以不执行此项功能。（3）审核凭证审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查和核对的过程。主要检查记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确等，有异议的凭证需交予填制凭证人员进行修改后再返回给具有审核权的人进行重新审核。账套主管“邱力”注册总账子系统，执行“凭证审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。输入查询条件，进入“凭证审核”凭证列
32、表窗口，双击要审核的凭证，进入“凭证审核”的审核凭证窗口，检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”位置自动签上审核人的姓名“邱力”。单击“下张”按钮，对其他的凭证进行审核。凭证一经审核，将不能被修改和删除，只有取消审核签字后才可以进行。（4）凭证记账记账是将所做的凭证记录到具有账户基本结构的账簿中去，也成为登账。因为期初余额已经试算平衡，所以可以记账，否则不能记账。另外凭证也进行了审核，所以可以进行记账操作。账套主管“邱力”注册总账子系统，执行“凭证记账”命令，进入“记账”窗口，第一步选择进行记账的凭证范围，输入相应范围，邱力单击“全选”按钮；第二步显示记账报告，因为不需
33、要打印（若需要打印，可单击“打印”），所以邱力直接单击“下一步”按钮进入第三步记账，单击“记账”，系统开始记账，顺利完成后，系统出现“记账完毕”提示。（5）出纳管理出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具它主要可以完成现金和银行存款日记账的查询、输出支票登记簿的管理及银行对账功能等。吴娜注册总账子系统进行管理，执行“出纳现金日记账”命令，打开“现金日记账查询条件”对话框，选择科目“1001现金”，输入日期条件后，进入“现金日记账”的窗口，双击某行，查看相应的凭证。银行存款日记账的查询与现金日记账的查询操作基本相同，吴娜按照类似方法操作。因为本公司业务涉及支票的管理，而用友软件恰恰又为出纳
34、员提供了“支票登记簿”功能，用以详细等级支票领用人、领用日期、支票用途和是否报销等领用情况，所以为本公司支票领用情况提供了很好的服务。吴娜打开“出纳管理支票登记簿”，选择需要进行支票登记的科目名称，然后，输入详细的支票的领用情况进行保存。 下一步是进行银行对账，吴娜首先执行“出纳银行对账银行对账初期”命令，在对账之初将日记账和银行对账单未达账项录入系统中。然后执行“出纳银行对账银行对账”，进行系统自动对账。在自动对账窗口，有一些未勾对的账项，是自动对账不能完全实现的未达账项，吴娜进行了手工调整，进行对账，直至完全对账平衡。6.期末处理经过了一个会计期间，需要在期末完成一些特定的会计工作，主要包
35、括期末转账、对账和结账等业务的操作。使用计算机进行期末会计业务处理，可以规范业务处理流程，并且大大提高了期末业务的工作效率。（1）因为很多会计事项每月有规律地重复出现，所以通过自动转账避免每月重复填制类似转账凭证的麻烦。在此之前，需要对这类凭证的摘要、借贷方的科目和计算方法预先进行定义。包括自定义转账凭证、对应结转、销售成本和期间损益的结账。自定义转账凭证是企业根据自身情况，自行定义转账凭证以完成企业每个会计期末的固定会计业务的自动转账。对应结转不仅可以进行两个科目一对一结转，还可进行科目的一对多的结转。期间损益设置是将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，以反映企业利润的盈亏情况。以腾跃公司
36、月末将“报刊费”转为“管理费用”为例，自动转账定义自定义结转：借：管理费用/其他（550207） JG（） 贷：待摊费用/报刊费（130101） 480/12以“张立杰”的身份注册登录，首先进行自定义转账定义，执行“期末转账定义自定义转账”命令，进入“自动转账设置”窗口，然后单击“增加”按钮，打开“转账目录”设置对话框，输入转账序号“0001”和转账说明“摊销报刊费”，选择凭证类别为“转账凭证”，单击“确定”，然后定义转账凭证分录信息，确定借方信息，选择科目编码“550207”，部门“总经理办公室”，方向为“借”，输入金额公式“JG()；单击“增行”，确定贷方信息，选择科目编码为“130101
37、”，方向为“贷”，输入金额公式“480/12”,单击“保存”按钮。自定义转账设置成功。执行“期末转账生成”，进入“转账生成”窗口，进行自动转账凭证审核、记账。单击“自定义转账”和“全选”，单击“确定”，生成转账凭证，单击“保存”，系统将自动将当前凭证追加到未记账凭证中。生成的转账凭证，仍需要进行审核和记账。以“邱力”的身份将生成的自动转账凭证审核、记账。（2）对账为了保证账证相符、账账相符，公司每月月末进行结账。“邱力”进入子系统，执行“期末对账”命令，进入“对账”窗口，定位对账日期，系统开始自动对账，显示对账结果正确。单击“试算”按钮，检测各科目类别余额试算平衡。（3）结账 “邱力”执行“期
38、末结账”命令，进入“结账”窗口，进行结账工作。单击结账月份“2008-12”，单击进入下一步，单击“对账”，进行账账核对，单击“下一步”，系统显示“12月工作报告”，邱力查看完工作报告后，单击“下一步”，单击“结账”按钮，符合结账要求，系统进行自动结账，结账完成。到此该公司完成了一个较为完整的日常业务处理过程，也让腾跃公司熟悉了用友财会软件的使用过程，尤其让公司的财会部门和决策层成员感到很满意。7.UFO报表制作一个报表的基本流程如图所示：启动UFO，建立报表设计报表格式设计报表公式 报表数据处理报表图形处理打印报表退出UFO接下来腾跃公司的任务就是要熟悉UFO报表的工作流程。首先，邱力进入U
39、FO管理系统，建立一张空白报表，默认名为report1，保存命名为货币资金表。货币资金表 编制单位 年 月 日 单位：元项目期初数期末数现金银行存款合计其中需要注意的是，报表分为格式和数据两种状态。在格式状态下可以设计报表的格式，报表的三类公式，但是不能进行数据的录入、计算等操作。在格式状态下所做的操作对报表的所有表页都发生作用。在格式状态下时，只能看到报表的格式，而报表的数据全部隐藏。相反，数据状态下则可以管理报表的数据，但是不能修改报表的格式。在数据状态下时，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。接下来的任务是邱力进行货币资金报表的格式设计工作，格式设计包括很多内容，主要有表尺寸、行高列
40、高、单元属性和风格、定义组合单元、输入表间项目、表格线及关键字的设置与调整。这些是较为简单的报表格式设计，邱力都根据表格要求顺利完成了设置工作。报表公式的设计包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式三种公式。定义单元公式的有直接输入公式和利用函数向导定义单元公式两种方式。因为邱力对UFO函数不太了解，直接定义单元公式有一定困难，所以他选择利用函数向导引导输入公式。进入“定义公式函数向导”对话框，选择函数分类“用友财务函数”和函数名“期末（QM）”，进入“用友财务函数账务函数”对话框，选择相应会计科目选项，设置单元公式成功。审核公式在格式状态下编辑，在数据状态执行审核公式的运算，审核公式是为了确保数
41、据的准确性。舍位平衡公式是用来重新调整报表数据进位后的小数位平衡关系的公式，这里邱力将对应范围舍位位数设为3位。报表完成后，进行保存。邱力通过直接使用“数据/格式”切换按钮实现数据和格式状态的转换，进入报表数据状态。对报表的数据进行处理，完成录入关键字、增加表页、进行整表重算等一系列操作。录入关键字较为简单，只需选择相应的单元，进行“数据-关键字-录入”操作，直接进行数据录入即可。追加表页和整表重算操作也很简单，邱力顺利完成数据处理工作。为了减少逐一自定义报表格式所带来的麻烦，报表系统为用户提供了各种标准的报表格式模板，用户可直接套用现有模板，在格式基础上根据自己单位的具体情况进行局部修改，省
42、去了许多繁琐的工作，节省了时间。进行实际操作中，邱力除了使用系统提供的模板，还根据自身情况定制内部报表模板，并加入系统提供的模板库内，更加方便公司的财务管理。为了对报表数据有更加直观的了解与认识，能更加方便的对数据进行对比与分析，邱力进行插入图表的操作，使得对数据进行更加直观的显示。UFO报表中就提供了图表功能，包括直方图、圆饼图、折线图等10种格式的图表。图表与报表数据是紧密相连的，是利用报表文件中的数据生成的。邱力的操作过程为：在格式状态下根据实际追加图形的显示区域，为图形留下显示区间，否则图形和数据将会重叠在一起，影响图形和数据的阅读与分析。下一步进入数据状态，选取图表对象反映的数据区域
43、，这里应注意的是作图区域列数不应小于两列。然后，执行“工具插入图表对象”选择所需格式图表，输入图表名称、图表标题和X轴和Y轴标题，单击“确定”，生成相应图表。双击图标进入图标编辑窗口，还可对标题及字体、图表样式等进行编辑，是图表更加完善和美观。报表完成以后，主要通过屏幕查询、网络传送、打印输出和磁盘输出等四种方式进行输出，方便用户进行分析。最后，退出UFO报表系统。到此为止，腾跃公司对用友财会软件有了初步的了解与认识，并逐渐熟悉它的工作流程，以更好的支持公司财务管理的运营。3.2.3公司使用财会软件后的效果通过熟悉用友财会软件的流程，腾跃公司对该软件的使用过程有了初步的了解和认识。通过一段时间
44、的试运营，用友财会软件逐渐融入该企业的业务流程，腾跃公司逐步摆脱手工记账，逐步跨入会计电算化、企业信息化的轨道。使用用友财会软件后，腾跃公司从传统的会计记录、计算工作中解脱出来，摆脱以前手工记账的所带来的繁琐与不便，将原始数据输入计算机，数据核算、对账、记账、编制报表等工作由计算机自动完成，一方面大大缩短了工作时间，减轻了工作人员的劳动强度，提高了工作效率。另一方面由于计算机的计算精度高，使提供的会计信息更加准确与及时。同时，用友财会软件的使用促使公司内部会计人员不断学习会计新知识，更新知识结构，提高自身素质，有利于企业整体团队素质的提升。 通过用友财会软件的使用，公司的财会业务得到了很好的记
45、录、核算与管理，有利于对资金运作进行计划、组织、监督、调节和评价，有利于资金流的运转与维护，公司财务管理工作得到了有效的管理。同时公司通过使用用友财会软件，设置用户权限、实现岗位控制，岗位分离，有利于实现公司财会内部的控制。使用用友财会软件给腾跃公司决策层带来了准确及时、综合性强的的会计信息数据资料。通过对这些数据资料的分析与预测工作，有利于规划与决策公司的经营之道，有利于公司的长远发展。同时，会计工作效率的提高使公司财会人员不再整天忙于记账、算账等一系列繁琐的工作之中，使他们有更多的时间和精力投入到对公司生产经营活动的分析、预测、控制等工作中，参与到企业经营决策之中，有利于促进会计工作职能的
46、转变。总之，企业财务管理中电子计算机的引入，对会计核算的方式、方法、内容等会计管理体制有深远的影响，促进了会计自身的不断发展。企业财会软件的使用，会计电算化的实现，为企业管理手段现代化奠定了重要的基础，带动和加速了企业管理现代化的实现，促进了企业信息现代化的实现。3.2.4 企业使用财会软件中遇到的问题及解决方案在腾跃公司实施用友财务软件的过程中，可以看到企业实施会计电算化还存在一系列的问题。首先在岗的会计人员虽然经过计算机等级培训，并且拥有一定的会计基础和实践经验，但在用友财会软件的实施过程中，由于会计知识不全面，专业技能和技术水平相对较差，应对一些问题时还是会束手无策，还是需要在专业人士的指导下实施。由此可见，企业会计人员的专业知识和专业技能相对来说还是过于缺乏，会计电算化专业人才还是较为稀少，专业技能水平与实际要求还是有较大的差距。第二，用友财会软件的初始化设置是相当重要的，在具体实施中，由于企业财务会计制度不健全，再加上技术不熟练，往往产生问题。比如在会计科目的设置上，除了按照企业会计制度中规定的会计科目名称和代码设置一级总账科目外，根据企业自身业务设置的二、三级科
