进出口管理制度.doc

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1、进出口管理制度第一章 进出口贸易工作说明 一、进出口贸易统计制度 二、进出口贸易工作说明书 三、报关管理规定 四、进出口业务管理暂行规定 五、一般贸易出口收汇核销管理规定 六、信用证及附属单据审核规定第二章 进出口贸易作业标准化手册 一、进出口贸易作业标准化手册(范例A) 二、进出口贸易作业标准化手册(范例B)第三章 进出口贸易作业流程及有关书表 一、境外客户资料搜集与传送流程 二、境内制单流程图 三、出口副报单整理流程 四、报关管理工作流程 五、厂商增集资料表 六、进货货款整理流程图 七、会计作业流程图 八、出口销货会计流程图 九、其他交易会计流程图 十、报价单 十一、生产记录表 十二、产品

2、记录卡 十三、生产进度管理表 十四、生产总表 十五、样品总表第一章 进出口贸易工作说明 一、进出口贸易统计制度 第一条 进出口贸易统计是一项反映公司经营业绩、影响到公司发展决策、进出口计划及有关配额、许可证、审批证能否得到批准的重要工作。 第二条 总公司本部、下属贸易公司及其他有关单位应指定专人负责进出口贸易的统计工作。统计人员应按业务管理部的要求如实填报各项统计数据，并报公司业务管理部备案。 第三条 在公司系统内建立进口贸易统计年报、季报和月报制度，公司本部建立周报制度，及时向公司领导及上级主管部门提供业务进展的最新情况。 第四条 统计报表以及时、准确为原则。各种报表应严格按下列规定的时间报

3、送： 1、周报内容为一周内货物实际出口情况，应于每星期六下午报至主管贸易的副总经理。 2、下属各公司若其进出口货物未经总公司业务部办理，则应填写月报。月报内容为上月28日至当月27日的实际进出口情况，每月28日报至公司业务管理部，经业务管理部累加整理后次日报至政府主管部门统计处。 3、季报内容为上季末月28日到本季末月的27日的实际进出口情况，月报应于每季末的28日报至总公司业务管理部。 4、年报应于每年12月25日报至总公司业务管理部，业务管理部累加整理后，于12月30日前报至市政府经济发展局统计处。 第五条 以上报表如遇节假日影响，不能当期完成的，应相应提前填报。 第六条 进口贸易和出口贸

4、易应分类统计填写，同时报送。 第七条 商品名称应规范具体，数量和金额应整数填写；金额一律以美元为统计单位。 第八条 统计报表按公司规定的统一表格填写。 第九条 统计人员若未能按照上述规定填写报表或漏报、延期填报而造成不良后果，应由该统计人员负责。业务管理部有权对其通报批评，责令其按照要求填报。二、进出口贸易工作说明书 总经理室 1.总经理室秘书工作说明书(见表1.1) 管理部 2.管理部经理工作说明书(见表1.2) 3.管理部业务管理工作说明书(见表1.3) 4.管理部厂商管理工作说明书(见表1.4) 5.管理部报关管理工作说明书(见表1.5) 6.管理部行政管理工作说明书(见表1.6) 7.

5、工读生及接线生工作说明书(见表1.7) 财务部 8.财务部出纳工作说明书(见表1.8) 9.财务部会计工作说明书(见表1.9) 贸易部 10.贸易一部经理工作说明书(见表1.10) 11.贸易一部助理工作说明书(一)(见表1.11) 12.贸易一部助理工作说明书(二)(见表1.11) 13.贸易一部助理工作说明书(三)(见表1.11) 14.贸易部助理工作说明书(四)(见表1.11) 15.贸易二部经理工作说明书(见表1.12) 16.贸易二部助理工作说明书(见表1.13) 境内部 17.境内部经理工作说明书(见表1.14) 18.境内部工厂验货工作说明书(见表1.15) 19.境内部公司验货

6、工作说明书(见表1.16) 20.境内部收发货工作说明书(见表1.17)三、报关管理规定 为加强货物进口报关的管理，提高工作效率，特制定本规定。 报关员守则 第一条 遵守国家的政策和法律，依海关规定的报关程序办理进出口报关业务。 第二条 遵守公司规章制度，准时上班，必要时推迟下班，直到完成当日工作为止。 第三条 努力学习业务知识，提高业务水平，工作上做到准确、准时、高效。 第四条 以公司的利益为重，吃苦耐劳，以礼待人。 第五条 不徇私情，不私自为他人报关。 第六条 在业务活动中，发现不正常现象应及时向有关领导反映，制止违法乱纪的行为。 出口报关 第七条 总公司各部门及下属企业需办理一般贸易出口

7、货物报关的，须凭其财务部门开出的调拨单到业务管理部门办理有关手续，无调拨单的，业务管理部有权拒绝报关。 第八条 在一般情况下，星期日和节假日停止报关出货。如因情况紧急确需报关出货的，需由业务部门经理于星期三提出书面申请，经业务管理部及主管副总裁同意后，方能报关出货。 第九条 报关员在报关出货后，须妥善保管盖有海关印章的报关单，并由报关员到代理报关单位办理报关手续，其他人不得直接到代理报关单位办理报关手续。其他人员直接办理报关的，公司不付报关代理费。 进口报关 第十一条 各业务部门需办理货物进口报关的，须书面向业务管理部提出申请，获得批准后方能办理。不得随意办理进口报关手续。 进料加工和“三来一

8、补”项目报关 第十二条 进料加工和“三来一补”项目手册在海关的备案及报关后的核销工作，由业务部门经办人员负责办理，报关员协办。 第十三条 如在内地加工，由业务部门人员负责在内地办理海关监管手续，遇到问题应及时与公司业务管理部联系。 第十四条 进料加工和“三来一补”项目手册，公司各业务部门由业务管理部保管，下属企业由合同监察员保管。四、进出口业务管理暂行规定 总 则 (一)为适应经济发展需要，加强进出口业务的管理，根据国家政策、法律、法规和海关对外商投资企业进出口业务的有关管理规定，结合本公司的实际情况，特制定本规定。 (二)公司进出口业务的归口管理部门是办公室。 进出口业务人员职责 (一)进出

9、口业务人员职责是在公司统一领导下，负责办理公司及公司在深注册登记二级公司的进口报批手续，并对特定减、免税设备物资进行内部统计，监督其有关使用情况；以及负责协调沟通与各主管审批管理机关的关系。 (二)进出口业务人员必须明确职责，学习掌握国家有关进出口政策、法规和基本知识，实事求是，不弄虚作假，认真负责完成公司交办的进出口办证和报关业务。 内部报批程序 (一)为了加强进出口业务的管理，有秩序地加快进口设备物资的顺利报批和通关，有进出口业务的单位或部门必须遵守以下程序： 1.进料单位在对外签定购买合同之前，必须提前一个月将所需进口设备名称、数量、规格(技术参数)、价格、产地和用途等详细地以书面形式向

10、公司领导报告审批，如进口设备属易损零配件、必须考虑中、长期计划(如行李运输带、消防系统等)。 2.报告经公司领导批示同意后，交办公室留档。否则，不予办理。 货物报关 (一)由于从市府贸发局批准，持批文到主管海关备案，到指定口岸海关办理报关手续，报关过程还需要通过商品检疫局、卫生检疫局或动植物检疫局等检疫，整个过程比较繁复，所以进货单位必须做到： 1.事先向办公室办理登记手续，通告进货日期。 2.提供所有报关必备文件资料(如：合同、发票、载货清单、货物件数、以及货物的毛重、净重和运输工具号码等等)。 3.协助进出口业务人员向海关解释、提供有关资料。 4.负责协助进出口业务人员联系落实其它事宜。

11、进口物资的使用与管理 (一)物资进仓后，必须按照公司和海关有关管理规定，妥善使用进口设备物资(如：用途和数量等)。特殊情况需变更使用，必须报公司总经理批准(报告交办公室留档)，方可执行。 (二)在海关后续管理期限内，即核销、监管期限内发现进口设备经维修不能再使用或被盗、丢失和其它原因报废的，必须马上向有关领导和部门报告，等海关核对、检查同意后，才能作报废设备处理。 (三)一般每半年对进口设备和物资进行一次自查。自查重点是国家控制进口机电产品，即许可证列名商品(如：汽车、空调、音响等)；并按时将自查情况报告办公室，办公室对进口设备自查的执行有督促检查权。 法律责任 (一)对因进料单位工作疏忽、协

12、调不当、提供资料不全或错误的，影响报批进度，造成经济损失的，办公室可以提请公司领导根据其情节的轻重给予相应的处分；如未经公司总经理同意，擅自将进口设备物资不论以任何形式挪用的，将予以严肃处理，情节严重的，可由公司提请有关管理机关依法追究其责任。 (二)业务人员如利用职权、谋取私利、弄虚作假或玩忽职守给公司造成较大损失的，公司可根据其情节的轻重给予相应的处分。 附 则 (一)办公室可以根据本规定制定进出口业务内部工作制度。 (二)本规定自发文之日起执行。五、一般贸易出口收汇核销管理规定 为加强出口收汇管理，健全出口收汇制度，提高经济效益，特制定本规定。 核销单的领用及管理 第一条 全公司的一般贸

13、易出口收汇核销单由总公司业务管理部统一向外汇管理局申领，集中保管。 第二条 各有关出口企业应配备核销单领用登记本，登记本由财务部保管。 第三条 领取核销单须凭财务部开具的调拨单及核销单领用登记本到总公司业务管理部领用，由业务管理部在核销单领用登记本上对领用情况登记后，由领用人将领用登记本交还财务部。 核销期限 第四条 各出口企业财务部应根据核销单领用登记事项，督促、检查核销工作办理情况。 第五条 核销期规定为：即期信用证及本票出口项下的核销单，原则上一个月内核销完毕。远期信用证及托收出口项下核销单，原则上一个半月内核销完毕。 第六条 过期未核销的，由总公司业务管理部发出催办通知。催办后仍不办理

14、，又无特殊原因的，业务管理部有权暂时不发核销单，直到办完过期核销单为止。 核销单的核销 第七条 核销单的核销，总公司由业务管理部负责办理，下属各有关出口单位由各自单位的财务人员负责办理。 第八条 在办理核销单的核销手续时应提供下列材料：核销单、报关单、汇票副本、发票以及结汇水单正本及复印件。 第九条 如结汇水单金额中已扣除押汇利息、佣金、保险费等，应提供相应的发票单据及银行付款通知单。 第十条 为便于电脑操作，单位应在核销单备注栏上填上本单位代码。 第十一条 核销单核销完毕后，核销单领用人员应及时把出口收汇核销回执送总公司业务管理部销案，并在核销单领用登记本上注明核销日期。六、信用证及附属单据

15、审核规定 为了维护公司利益，保证出品货物安全及时收汇，保证进口货物的质量，特制定本规定。 适用范围与管辖机构 第一条 本规定适用于本公司系统一切采用信用证方式结算的货物买卖。 第二条 总公司业务管理部负责对总公司各业务部门下属企业的进出口申请开具信用证、审核单据和付款，并负责对出口来证的审核、制单、结汇等工作(公司另有规定者除外)。 出 口 第三条 公司业务管理部在收到信用证后，应将信用证对照合同加以审核。审核无误后，开出一式三份的审证记录单，两份留底，一份交业务部门，在出货前，由业务管理部对照信用证项下已收客户单据情况，加签“同意出货”意见后。由业务经办人员交财务部门。审核信用证工作一般在一

16、个工作日内完成。 第四条 各部门应按业务管理部的审核意见执行。需要修改时，业务部门应在出货日3天前，要求客户通过开证银行修改完毕，否则一切后果由承办人负责。 第五条 业务管理部门应对拟出货的信用证经常查阅。对已过装期、效期的信用证，及时与业务部门联系，要求客户延期。对经协议决定不再执行的合同，客户要求撤证的，业务部门应向业务管理部门提出书面的缴证证明，以便及时通知银行办理撤证手续。 第六条 在提交银行议付单据中，如有客户出具的单据，业务部门应要求客户在出货前1天，将单据传真给业务管理部门，或将单据正本送公司业务管理部，以便核对或修改，不延误出货和结汇工作。凡出货当日客户出具的单据正本未能送达业

17、务管理部的，或有不符点的，不予出货。不按此规定执行的，业务部门应负相应的责任。 第七条 单证审核相符的，在出货时，由财务部门根据业务管理部门在出口货物关审批单上签署的审核意见，开具内部货物调拨单，凭此出口报关。 第八条 出货后当天，业务部门应将出货装箱等详细资料提交给业务管理部门，以便及时制单。业务管理部门应根据信用证的时间要求，及时审核，制作好结汇单据，并将一份商业发票交给财务部备案。 进 口 第九条 业务部门须开出进口信用证的，须凭经审批后的进口合同向业务管理部申请。经业务管理部和业务部门共同拟定开证条款后，报分管副总裁审批，然后由业务部门向财务部门申办信用证开具保证金手续，信用证开出后，

18、业务部门应将信用证副本送财务部、业务管理部各一份存档。 第十条 业务部门在收到结汇通知后，应协同业务部门有关人员对全套单证进行认真的审核。 第十一条 单据复核相符后，由业务部经办人员洽资金部办理付款领用转帐支票手续，然后由业务管理部将支票送开证行对外付款，并领回全套正本单据。如单证不符，则由业务管理部指导业务部门有关人员与客户及银行接洽，并报分管副总经理决定是否赎单付款。第二章 进出口贸易作业标准化手册 一、进出口贸易作业标准化手册(范例A) 组织系统 详见组织系统图2.1。 业务流程 1.新产品开发(样品收集)。 2.客户开发。 3.客户询价(电报、信件、电报处理)。 4.报价。 5.订单确

19、认。 6.开立境内订单。 7.生产督促及LC催开。 8.出货。 9.押汇(出货通知)。 10.付款。 业务处理细则 1.新产品开发(样品收集) (1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(表2.2)，写明以下资料： 临时编号。 品名、规格、包装。 制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。 开发成本。 预估生产成本。 制造商报价。 可能销售对象及地区。 预估售价。 预估毛利。 (2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。 (3)经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品

20、档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。 (4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。 (5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。 (6)产品档正式编号共七位数字，第一位数代表，第二位数代表，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、

21、B分别代表A类产品或B类产品。 第一位数填1代表 第一位数填6代表 2 7 38 49 5 第二位数填1代表 2 3 4 5 6 7 8 9 2.客户开发： (1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括： 制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。 产品市场研究、分析、及客户资料之收集。 介绍新产品(邮寄新产品目录)。 刊登广告、邮寄开发信。 其他。 (2)客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。 (3)经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划(表2.3)，并按职责列入个人工作计划(表2.4)。 3.客户询价(电报、信件、电话处理) (

22、1)业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿(表2.5),将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档(表2.6)。 (2)处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(表2.7)，粘附处理。 (3)客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。 (4)接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上(表2.8)，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联

23、，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。 4.报价： (1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理核可后，打报价单(表2.9)，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。 (2)报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。 5.订单确认： (1)业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡(表2.10)交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALES CONFIRMATION(SC)(表2.11)，SC一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、

24、金额、交货期、生产厂商填入客户档。 6.开立境内订单： (1)业务科依据SC及成交卡开立境内订货单(表2.12)。 (2)订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。 (3)业务科依据SC及订货单填写产品表。 7.生产督促及催开LC： (1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周业务会报时提出报告，必要时现场取样携回核验。 (2)业务科依每笔SC所订L/C开立日期，催开L/C。 (3)收到客户开来之L/C，应立即核对交易内容是否

25、相符，若与原来的SC内容不符，应即要求客户修改L/C，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处理程序与开立境内订单相同。 8.出货： (1)出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车公司将货柜拖到指定地点，以备装柜。 (2)装船预计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPING ORDER(SO)，第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。 (3)装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。退

26、税清表上须用中文誊写。 9.押汇(出货通知)： (1)结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经与LC条款核对相符，呈经理签名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计，影本存待办卷。 (2)每笔货品出口后，业务科依出口内容，套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LET-TER)，一式三联，第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户，第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包括LC，CBC第六联，装船预计表第二联)存入出货文件档，第三联(副本)存入客户档。 (3)业务科依据实际出口内容，分别填入客

27、户档、产品档及厂商档。 10.付款： (1)每笔货品出口后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。 (2)会计复核业务科转来的付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核示后，开立结关后11天之支票支付货款，并于所有付款凭证上加盖“付讫”戳记。二、进出口贸易作业标准化手册(范例B) 准备工作 营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完成，如未完成应速办妥。 1.营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品，如需准备(Counter Sample)或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、

28、标头、陈列箱、说明书等资料，应立即准备齐全，如有问题不能解决，应立即向主管经理请示如何处理。 2.营业助理需准备客户所欲购项目的最新报价，以满足客户再订购的需要。 3.营业助理应客户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再与饭店联络，不可有误。 4.营业助理须通知装押助理，最迟于客户来京前一日备妥 OOL(Outstanding order list)。 5.如需采购部有关科长配合准备工作者，营业助理应即与其联系协调妥善，对大客户来京应预告其到公司日期。 客户当日工作 1.如需到机场迎接，营业部助理应向总务科协调安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提

29、早5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。 2.如客户需赴工厂察看，营业助理应事先与工厂联络，安排行程。 3.如客户需要游览名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。 客户来公司当日 1.赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。 2.如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室有关人员准备。 3.如需采购部有关科长备询时，营业助理应事先通知待命。 客户接洽业务 1.营业部经理及助理陪客户挑选样品。 2.经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、材数、最近工厂价格。如有必要，可与有关科长协调报价。如客户系以CF或CIF条件采购者，应即计

30、算所拟报单位数量的运费，如该产品客户前曾购买者，则应记录前次厂价与卖价。 3.与客户洽谈中，对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列人记录，必要时画上该产品草图。 4.如客户当日未能决定采购，须待数日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保留期限不得超过一星期)。 5.如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品，营业助理应立即嘱咐样品室有关人员归还原处。 6.客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，也应向客户说明原因并告以何时答复。 7.与客户洽谈中，

31、对客户所交代之工作应于下次洽谈前完成。 整理OC或报价单 1.应客户需要，将洽谈中有兴趣的产品，营业助理与采购有关科长协调整理报价单，经主管经理核阅后打出交给客户。 2.客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限期内将OC单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按OC所需份数多加二份。如系CF或CIF时，OC上之材数不予打出。 3.营业助理，应立即核对OC是否与底稿相符，如有错误即自行修改确实无误，然后抽出一份OC请示经理后，开境内订单，连同境内订单装运联一并交装押助理。 4.所有寄境外信件，OC或其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出之份上经理签名处旁签名，日期，送交主管经理发

32、出，但报关文件由营业助理于结关前自行核对单价数量，必须在当日内完成。 开境内订单时 营业助理应时常查核自存之OC，并尽快请主管经理会同有关采购科长发出境内订单，并在存档OC及资料卡或Price list上注明承制工厂、厂价、境内订单号码及日期。 1.订单上唛头可采用下列方式： (1)刻章。 (2)打字。 (3)由营业助理书写清楚。 2.如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时，即发出“订单更改通知”，并与原境内订单所留底联装订一起。 3.如系将境内订单改开给另一工厂，则应于境内订单留底联、验货联、装运联上注明“本订单系原订单号重开，原订单作废”，并于存档OC联及资料卡或Price Li

33、st上更改境内订单号码、日期、承制厂商名称价格，但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单系重开，并立即将装运联直接交装押助理。 4.原境内订单如系改开别家工厂时，须用特别编号，举例如下： KR-1021 (此为改开订单号码) K-1021 (此为原订单号码) 5.需熏蒸的货，外箱上一定要打洞，应于订单上特别注明，告知工厂。 6.如系纺织品的订单，亦应于订单上注明需办quota才可出口。 7.印刷品清款时，务必附上样品才可付款。 8.订单一个ITEM在US5000以上，营业部科长在时一定要让科长签字，才能寄出，如科长不在而急于寄出的订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才寄出，但如未经科长签字

34、的订单，采购科长应协助出货，而催货则由营业部负责。 9.凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切成败的责任由营业助理负责，但装押助理协助催货。 开妥境内订单 1.境内订单开妥后，须校对与OC上所列之包装、数量是否相符。 2.开妥境内订单送主管经理核阅签名后： (1)留底联存查。 (2)工厂联、签回联及验货联交管理中心。 (3)装运联连同OC一份交装押助理保存出货用。 (4)签回联逾10天工厂未自动签回时，由管理中心筛选，如该订单单项金额超过US2000元或8万元以上，通知有关副(助)理或外务员负责签回(如金额未超过以上金额不必硬性签回)，如超过美金5000元者，务必由各有关科长签回。 (5)管理中

35、心收到签回联时，核对单价、数量后，如签回联上有更改部分，应由管理中心通知各承办助理再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品价格。 3.营业助理收到出货样品时，须详查出货样品的质量规格是否符合客户要求，如符合则呈阅主管经理后将出货样品自行保管，否则即刻请示主管经理如何处理，验货联由主管经理核阅后收回保留。 (1)东北部地区助理取回出货样品，仍交由管理中心销案后，自行保管。 (2)送仓库的出货样品也需取回，但贵重及体积太大的，助理可自行决定是否取回。 4.工厂收到订单要求承办助理改价，须由经理决定不可自作主张。 索取样品 1.客户未订购，但要求样品的项目应请示主管经理会同采购有关科长向何家工厂索取

36、样品，并填妥样品索取函，以三联交收发中心，以一联留底。 2.客户已订购者，应按OC境内订单上规定数量向有关工厂索取样品。 3.索取样品如急迫时，以电话与有关工厂及外务员联络。 4.重要样品如在限期内仍未收到回音时，应即填写“重要样品逾期追问单”，交有关采购科长采取紧急措施。 5.对外务人员交办的事项，应随时督促如期完成，如有任何困难时请示主管经理处理。 6.收到工厂样品后应立即详细检查是否完好无缺，如有规格不符或损坏应速通知工厂重寄，并嘱咐注意改善及小心包装。 7.向工厂索取样品时，要注明该工厂产品的编号，如无工厂编号，须附上草图或相片。 8.向工厂索取样品时，请勿写客户及地区名称。 9.外借

37、样品申请单上一律附上2”3”相片留底。 10.内借(暂借)样品应于资料中心登记。 11.凡一个ITEM拍成一张的相片均以23为主。 附件： 索取样品职责的划分： (1)旧样品一律由营业部直接向工厂或外务员索取，若无法取得，请科长提供资料，由助理继续索取，到完成为止。 (2)新样品一律由科长负责索取，所谓新样品包括： 客户送来的样品(图片)本地无生产者。 客户送来的样品(图片)本地已有生产，而本公司尚无者。 旧样品但有部分更改者。 寄样品给客户 依收到工厂所寄来的样品上，贴妥本公司标签，写上ITEMNO.品名： 1.如以海邮(SEA PARCEL POST)或空邮(AIR PARCEL POST

38、)寄出者，应打收件人地址、姓名、电话、标签及SAMPLE INVOICE五联，在第四联上签名及注明日期交包裹组寄出，将第三联随同样品装入箱内。第一联寄客户，第二联交收发归档，第五联自存。 (1)如样品数量过多或价值过高，而交涉仍需付样品费者，应于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE CHARGE并去函向客户索取样品费及邮费。 (2)每三个月依自存的第五联SAMPLE INVOICE清理客户未寄来样品费邮费或其他费用，打DEBIT NOTE用会计科长名义向客户索取。 (3)寄境外包裹，由各助理自行包好，装入箱内。并将有关文件附入箱内，交办事员寄出。 (4)如寄出SAMPLE有需办出口配

39、额(quota)者，承办助理应特别注意事先办理。 2.如以航空货运方式寄出，应打SAMPLE INVOICE六联单价打上虚价(不实之价格)第一联于样品寄出后随函寄给客户，第二联由航空货运公司签名后交秘书室收发人员归档。第三、四、五联于押汇科长处盖公司负责人章及发票章，交航空货运公司，第六联自存。收到航空货运公司提单应即核对航空运费，客户地址及班机是否正确，如有错误，应即通知航空货运公司更正。将航空提单其中一联交稽核，以便每月由稽核与航空货运公司计算佣金时核对，其余交秘书室存档，如航空运费为本公司支付，须等客户确实收到货品时才可签付运费。 3.所有寄出境外的样品，须由经理过目，再行寄出。 客户来

40、电来函来样品 1.收到客户来电来函，应立即请示经理如何处理。 2.收到客户寄来拟在京仿制的样品，或寄来的目录相片，其开发报价等，应立即请示主管经理，若有成交订单者，请公司予以奖励。 3.主管经理外出时，营业助理应在自己能力范围内所能办理之事先行处理，等主管经理返公司后，再呈报处理经过，如系紧急事项，应设法与主管经理取得联络，以便迅速处理。 须经确认的样品、印刷品 1.如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外客户确认通过后，立即以公司印妥之表格，寄交工厂及有关外务员，留底一份交装押签收，并在原境内订单装运联上登记后再交回营业助理留存，如有电话通知工厂，应补寄正式通知以便安排出货。 2

41、.客户正式确认通过的样品，应通知有关外务员或科长，明确规格以便验货。 验 货 1.如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌，或因地区偏远无法前往承制厂商验货或因承制厂商质量差，外务人员不能决定可出货时，外务人员来电或来函通知营业助理应即请示主管经理如何处理。 2.营业助理因解决重要问题须前往工厂时，应填出差申请表返回公司后凭出差报告表，向总务科请领差旅费。 3.所有订单的验货联均由管理中心直接寄交外务员，以便协助催货，如助理需到仓库验货，自行找装运联或留底联。 申请境外(内)佣金赔偿 1.营业助理填妥申请书，送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长，如赔偿须扣工厂者于其表上注明并另填写扣款单一份交

42、会计，一份交稽核，一份交采购科长，一份留底，以便工厂清款时扣除，如系亲交来京的客户，须备妥收据及护照影本送交会计制单(申请书为四联，其中一份留底)。 2.支付境外佣金时必须： (1)与境外公司订有佣金可在任何地点支付的契约影印本交会计。 (2)每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据来京支领。 3.押汇科长收到境外汇款支出申请单，送交有关会计签收一份，另一份交稽核。 对样品处理 1.出货样品：营业助理必须取得，并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样。 2.收到工厂新样品，呈阅主管经理后，应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送采购部有关科长编资料。 3.承办助理收到新样品，应从速送采购部，如获订单，可得奖金。 4.有秘密样品(专利或只能卖给专门客户)不可随便陈列样品室。其订单及样品函的科长栏应改填经理名。 5.如需向资料中心借出样品时，应填写“样品外借申请单”连同彩色照片呈总经理