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1、财务部销售业务操作明白纸为了保证业务人员和经销商对于财务流程的了解，使各项和财务接口的业务都顺畅快捷，特制定操作明白纸，供大家学习，希望能给您的工作带来方便。一、经销商建档1、直销商（1）建档表：片区填写，包括名称、简称、地址、客户性质、级别等主要信息，注：A、建档名称必须与营业执照及法人身份证一致，财务以建档为准。B、必须有编制人和审核人签字。C、建档表上的保证金金额跟建点申请上批示的金额一致（2）建点申请表和客户档案卡；要求签字齐全。终端注明“合同已签”字样，建点申请表销售事业部长签字。（3）营业执照复印件及法人身份证复印件。自然人不允许建点。（4）如需开具增值税发票提供税务登记证、一般纳
2、税人资格证、开票信息（盖章）2、分销商（1）建档表：片区填写，包括名称、简称、地址、客户性质、级别等主要信息，注：A、建档名称为自然人，必须与身份证一致，财务以建档为准。B、必须有编制人和审核人签字。C、建档表上的保证金金额跟建点申请上批示的金额一致（2）建点申请表和客户档案卡；要求签字齐全。终端签字确认。（3）个人身份证复印件。二、经销商汇款方式1、常用银行电汇、辅助德州现金交款、银行承兑汇票、POS机。（1）取消异地现金交款（如有异地现金交款，必须把交款单寄给管理会计才能给予落账）。 （2）不要让商通过电子银行、电话银行等方式打款 2、汇款到账时间（普通银行电汇）： （1）原则上同行汇款2
3、4小时到达公司账户，次日回单取回财务入经销商账。（2）转行汇款一般为48小时到达公司账户，次日回单取回财务入经销商账。（3）因银行周六、日休班，为避免耽误入账时间，建议周四前汇款。3、汇款名称： （1）付款人应为公司注册建档名称，如不符，汇款时“用途”中备注入账名称。如：张三给李四打款，付款人是张三。可在用途一栏注明：李四货款。（为避免重名无法落款，最好注明地方名）。 （2）未加备注的，提供打款人落款证明原件、汇款凭证原件（或者回款凭证复印件盖章）、汇款人身份证复印件。三、未名款处理1、 银行回单无备注或银行备注错误2、汇款人名字与公司建档名字不一致以上两种形式未名款处理方式两种（1）商去银行
4、发大额查询（2）申请落款！申请落款需要资料：汇款单原件、落款证明原件、营业执照/付款人身份证复印件）；3、新商未建档（1）直销商，盯促销售抓紧时间提供建档资料；（2）分销商，若有备注则盯促销售抓紧时间提供建档资料，若备注不明确的如提供建档材料及打款人的落款证明原件。如无备注则会落入直销账户，需要建档材料及直销商的转款证明原件注意：1、不要让商通过电子银行 电话银行等方式打款2、转款落款要提供原件，管理会计直接做账，不需申请 3、所有经销商汇款以财务收到银行回执单为准，不允许提前查款入账附落款证明及转款证明模板；转款证明格式1：转款证明皇明太阳能股份有限公司：我公司同意从在皇明太阳能股份有限公司
5、注册账户：_中转出_元（人民币大写：_ ）转至_账户中，发生一切债权债务关系与皇明太阳能股份有限公司无关，特此证明！ 经销商签字（加盖公章）注：1、经销商办理转款，提供转款证明原件、法人身份证复印件或营业执照复印件。 2、工程账户办理转款，提供转款证明原件、工程验收报告或工程方出具货物收到证明原件转款证明格式2：转款证明皇明太阳能股份有限公司：兹同意将在公司注册账户：_账面余额中转出_元（人民币大写：_ ）转为分销市场保证金，具体明细如下：1、_（乡镇）_（名称）保证金_元（大写：_）2、_（乡镇）_（名称）保证金_元（大写：_）3、_（乡镇）_（名称）保证金_元（大写：_）4、_（乡镇）_（
6、名称）保证金_元（大写：_）5、_（乡镇）_（名称）保证金_元（大写：_）发生一切债权债务关系与皇明太阳能股份有限公司无关，特此证明！ 直销商签字（加盖公章）年 月 日落款证明格式1：落款证明皇明太阳能股份有限公司：本人于_年_月_日汇入皇明太阳能股份有限公_元（人民币大写：_ ），同意此款落入_账户中，发生一切债权债务关系与皇明太阳能股份有限公司无关，特此证明！ 打款人签字（摁手印）注：非经销商本人打款，需提供落款证明原件、打款人身份证复印件、打款凭证原件共三样资料 直销商本人打款，因备注错误造成未名款的，可提供打款凭证复印件加盖经销商公章，非经销商打款必须提供原件或经过银行查询业务落款证明
7、格式2：落款证明皇明太阳能股份有限公司：本人于_年_月_日汇入皇明太阳能股份有限公司_元（人民币大写：_ ），同意此款落为分销市场保证金，具体明细如下：1、_（乡镇）_（名称）保证金_元（大写：_）2、_（乡镇）_（名称）保证金_元（大写：_）3、_（乡镇）_（名称）保证金_元（大写：_）4、_（乡镇）_（名称）保证金_元（大写：_）5、_（乡镇）_（名称）保证金_元（大写：_）其余_元为直销商_（名称）货款发生一切债权债务关系与皇明太阳能股份有限公司无关，特此证明！ 打款人签字（摁手印或盖章）年 月 日注：1、直销商打款，由直销商签字盖章 2、非直销商打款，由打款人签字摁手印三、季度返利1.
8、财务部每月初将最新客户档案下发销售部2.销售部依据最细客户档案及客户编码编制经销商季度返利明细表，格式及数据统计准确3.对于商提前完成任务返利的做好台账登记，开票时备注上已返，避免重复入账。4.死休点任务制定，任务调整，订单每个月汇总交由经销售部确认核实，确保任务准确性。5.运费在计算季度返利时不能算经销商提货额。其他销售绩效核对数据中可以计算入内。6.一个经销商走多个账户提货的，明细表中写多个账户名称，便于查询提货额，并明确出工程账户对应是哪个经销商节点要求：1、季度返利工作销售部每月8号将返利明细传递资金结算核实，要求明细加注客户编码，按照当前最新的系统客户档案提供。资金结算接收返利明细后
9、于13号前核实完毕并反馈销售部。销售部2天内报批完毕，15日前传递至销售财务入账。经销商返利在17日前入账完毕四、经销商车返款第一次：请款书，发票（金额与车等额，国税开材料费或配件费，地税开安装费），安装档案（或按政策的其他提货要求），购车协议（可按政策要求是否提供），车体照片、行驶证等相关车的证明资料，分销商身份证复印件，分销商转款证明（必须写清楚什么时候的车，多少钱，转给哪个直销商，并回访），其他政策要求相关部门闸口内容（如店面要求）。第二次：请款书、安装档案（或按政策的其他提货要求）、购车协议（可按政策要求是否提供）、车体照片、行驶证等相关车的证明资料，分销商车押金收据（或收据丢失证明）
10、，分销商身份证复印件、分销商转款证明（必须写清楚什么时候的车，多少钱，转给哪个直销商，并回访），其他政策要求相关部门闸口内容（如店面要求）。五、经销商更名1、直销商更名：提供更名申请，附经销商更名证明原件、新旧营业执照复印件、法人身份证复印件；更改法人附加提供新旧法人关系证明或市场交接协议。 2、分销商原则上不允许更名，如有特殊情况，需附相关证明材料说明情况附更名申请办理。六、银行承兑汇票随着银行承兑汇票流通的日益增多，银行承兑汇票的背书转让与委托收款带来的问题也越来越多。由于人们对银行承兑汇票的规定不了解或印鉴上的问题，使银行承兑汇票的解付变得困难起来；许多银行承兑汇票因背书或委托收款出错导
11、致了票据的不能解付，影响票据的流通，针对我公司的实际情况对银行承兑汇票的办理、接受、银行托收做详细的说明：l 银行承兑汇票出票流程：1、 经年检合格企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证正副本复印件，公司法人、股东身份证复印件，公司近期财务报表原件，近期签订的采购合同复印件（上游单位为收票单位），以上资料加盖单位公章。备注：根据银行不同会要求提供不同银行纸式资料。2、 存入担保以外金额到出票企业保证金账户，通知出票企业法人、股东到银行签署承兑申请书银行承兑协议签订完毕后，盖公章及法人章。股东会决议法人及股东本人签字、盖手印、盖公章。3、 担保公司向银行出具出票申请书，等待银行出票时间，出
12、票前银行原则上收取票面金额万分之五手续费，该费用告知出票企业存进结算账户，银行自行扣除。4、 出票后检查票面是否模糊，核对出票人、收款人、账号、出票日期、到期期限无误后在票面左下角盖出票企业财务专用章及法人私章。5、 出票后一个月内提醒出票企业向银行提供采、供销合同的增值税发票复印件。l 银行承兑汇票接收：1、 接受银行承兑汇票时，首先核对汇票正面信息出票人名称、出票人账号、付款行全称、收款人全称、收款人账号、开户银行、汇票金额、出票日期、汇票到期日、付款行号及地址、出票方盖章、承兑银行盖章等信息是否字迹清楚，是否有错别字，是否盖章不清晰否则票据无效。（要有出票单位财务印鉴及银行承兑章及相关私
13、章），如下图： 注意：票据因机打造成金额出框上下出框一个框范围可以接收，左右出框超出1/3则不接收，票据到期15天之内则不予接收，快到期票据送财务时提醒出纳尽快背书。特别是手工书写的票据更应严格审核，有些票据因为书写不是正楷字，书写连笔能分辨字迹对错情况下可以收取，但是出现明显错误的银行将不给予收取，如：公司曾收到一承兑汇票，平时没有注意票正面信息只关注背书结果收到一张有瑕疵的票，公司印鉴背书后无法退回，滞留在手上无法正常流通，票面错误信息如下图：2、正面信息核对无误后检查背书是否规范，以下为票据经常出错点。2.1背书不规范2.11 名称与印鉴不一致。例如，皇明转让给亿家能，而在后手签章处却盖
14、了管厂的印鉴；2.12 背书的前手与后手签章缺字或多字。常见的是背书的前后手签章缺字或多字，接收票据时前手背书人必须填写完毕。2.22 盖章不规范超出背书空格，背书人处填写字迹清楚。 注意：盖章不允许左右出框，可以上下出框，出框范围在章1/3以内，而且背书过程中必须是一整套印鉴，不允许出现其中一个盖章不清楚然后补章。如下图：瑕疵票2.23 背书骑缝章盖得不规范或不盖骑缝章。（骑缝章由过缝后的第一个单位来盖，如上表中应由山西*煤矿来盖）2、 背书不准转让给个人。由于银行承兑汇票不允许背书转让给个人，当银行承兑汇票出现一处背书为个人时，公司不接收，但是我公司经销商为个体工商户没有在银行预留印鉴，但
15、是在工商局注册有营业执照、代码证可以收取，背书时可以加盖单位公章和法人章，保证票据背书连续即可，注意：若背书盖章法人章为个人的要综合考虑，在国内一般来说企业之间公章的法律效力是优先于签字的，在国外，不承认印章，而是授权代表或法定代表人的签字，其实签字和盖章具有同等的法律效力，只不过习惯不一样而已，一般而言西方喜欢签字，而中国人喜欢盖章。3、 所有转让银行承兑汇票在背书转让过程中的签章，不能重叠，盖章要清晰，并且字迹清晰（正楷字）、完整，背书人书写应使用黑色或蓝黑色钢笔。图一：瑕疵票据 图二：合格票据4、 在银行承兑汇票的背书过程中，不应出现重复背书（前后连续两手背书、被背书完全一样），否则视为
16、无效背书。注意：背书中重复背书中间有其他背书人可以流通，例如：皇明亿家能温屏-管厂-皇明，背书同时出现两个皇明的这种情况可以。只要有真实的背景票据背书连续即可。5、 银行承兑汇票在背书中不能漏背，导致票据不连续。下图票据：银行承兑汇票背书签章盖错位置图一：瑕疵票图二：瑕疵票6、 银行承兑汇票粘单应使用人民银行样式粘单，大小与人民银行规定的要求相仿，且票据背书转让使用日期应按先后顺序，不可颠倒。图一：不合格票，(粘单太大，法人章未盖在骑缝上)7、银行承兑汇票常常因为以上原因导致背书出现错误和瑕疵，影响票据的流通。出现以上错误和瑕疵时，就需要背书出现错误和瑕疵的背书人出示证明，以保证持票人的合法票
17、据权利（证明需严格按照银行格式出具）。 证明（范本）*银行*支行： 我公司持有一张贵行开出的银行承兑汇票，票号：GA/010186XXXX，出票日期：2009年X月X日，汇票到期日：2009年X月X日，出票金额：人民币肆佰万元整（Y4,000,），出票人：湖南XXXX贸易有限公司，出票人帐号：XXXX18000362XXXX，收款人：XXXX股份有限公司，收款人帐号：XXXX50400722203，收款人开户银行：工行青岛市分行XXX支行在银行承兑汇票背书过程中，由于财务人员XX不慎，XXXXXXXX原因，望贵行到期给予承兑，由此引起的一切经济纠纷由我公司承担特此证明（此处加盖财务章、法人章）
18、XXXX股份有限公司（公章） XXXX年XX月XX日l 银行承兑汇票的到期托收：承兑汇票到期托收需要填写“托收凭证”，并将汇票后背书栏补齐，在最后被背书栏加盖本单位预留印鉴。一、托收凭证的填写各银行的托收凭证样式都是统一的，只是印刷不同，因而不能通用。凭证需要填写的有：1、委托日期：即该凭证送交银行柜台的日期2、付款人全称：应该注意的是，银行承兑汇票和商业承兑汇票的承兑人不同，银行承兑汇票的承兑人是银行，所以，此处即为票面显示的“付款行全称”栏内付款行行名3、付款人账号：付款人账号栏不填，由银行查询填写4、付款人地址：若票面有付款行详细地址则按地址填写，如没有，需要查询到该付款行隶属于何省何市
19、(或县)5、付款人开户行：“付款人开户行”栏与“付款人”栏一样，均为承兑行行名6、收款人全称：即为收款单位7、收款人账号：为收款单位送交托收银行本单位账号8、收款人地址：收款单位隶属省、市(县)9、收款人开户行：收款单位送交托收行行名10、金额：票面金额大写、小写11、款项内容：“货款”等12、托收凭据名称：“银行承兑汇票”并需填写托收的本张承兑右上角的汇票号码13、附寄单证张数：此栏有些银行不要求填写，有些银行要求，所附寄的即为本需托收汇票，一般写“一张”本托收凭证共五联，要求复印填写，每张填写内容一致。填完后在第二联左下角指定处加盖本单位预留印鉴。二、补齐汇票后背书栏汇票后的被背书栏理论上
20、由每手背书人填写，但在实务操作中到期托收的汇票后被背书栏常常是空白的，需要由到期托收人逐栏填补以前各家被背书栏。这样做危险非常大，万一将某家名称填错，需要追溯至该家由该家出具证明并在同张证明上加盖公章和预留印鉴三个印章。银行承兑汇票的流通期最长为六个月，在这期间，完全可能经手几十家。一旦写错，需要追溯证明的时候，对方公司很可能和本企业没有任何业务联系，连联系方式都无法找到，就算找到对方也可能置之不理导致托收方无法托收。所以，除了“慎之又慎”别无它法，在填写之前，请先凝神静气，或者祈祷一番。三、在最后被背书栏加盖本公司预留印鉴在以上三方面完成之后，就可以把托收凭证和汇票原件交与托收银行柜台，柜台
21、将以第一联作为回单交还托收人。并将所委托托收汇票寄到开票行予以查询。如无误到期即可解付。七、发票说明书： 适用于公司（含办事处、工程公司、海外贸易部）所有报货打款提货的业务。一、发票开具注意事项：1、开具发票必须同时满足以下3个条件：客户必须为一般纳税人，即：具有税务局出具的一般纳税人资质证书；与公司签署经销合同的经销商、签署工程合同的工程商或是工程客户；已在公司开票提货，且发票开具金额小于或等于实际提货金额。 2、开具发票必须提供的6项信息：纳税人名称；税号；地址及电话；开户行及账号；税务登记证复印件；一般纳税人资质证书复印件：如无此证书，税务登记证上必须加盖有一般纳税人资质的章。二、发票开
22、具流程：1、报货单开票信息标注要求：根据经销商所提供的报货单，办事处计划员（没有办事处的由公司总部订单员负责）对以下4项信息是否明确标注进行闸口：是否注明要开具发票；是否注明要开普通发票还是增值税专用发票；需要开具增值税专用发票的客户必须为一般纳税人资格。开具发票的其他特殊要求。如出现经销商发货由有财务软件内开具的发货单类型与经销商所要的发票类型不一致（如出现经销商发货时的发票类型为普通发票或是销售出库单，而经销商后期索要增值税专用发票），或以上4项信息没有确认给后续开票工作产生障碍的情况，每出现一笔负向激励计划员50元。2、开票信息传递要求：传递节点要求：订单员将审核通过的订单传给资金结算开
23、票员，资金结算开票员要在8小时内将已发货信息转给财务税办员，且文件名称需标注客户名称、开票员姓名及报送日期，如（南京旺鼎-开票员姓名6.23）避免出现一个表格内出现多家经销商情况（便于查询），发票开出后税办员24小时内邮寄给经销商。开票信息准确性要求：开票资金结算开票员将信息转给税办后（办事处提货由办事处会计反馈开票信息及资料），不允许进行更改，如需变更当日进行单据调整后转给税办，不允许出现漏报、重报情况，每出现一笔负向激励50元。客户开票信息变更：客户的开票信息发生变更时，需在第一时间将变更后的信息书面通知办事处会计，由办事处会计通知公司财务税办员进行变更；如因客户自身原因变更信息未进行更改
24、导致的发票无法抵扣，公司不再更换发票。新建点客户：需要开具增值税专用发票的，办事处会计在给管理会计传递客户档案资料的同时，必须将客户加盖公章后的专用发票开具信息一起传递至管理会计处，进行客户档案编辑，管理会计对所录入的客户档案与客户传真资料核对一致后，将开发票资料转至税办员处，进行发票开具资料备档。由小规模纳税人更改为一般纳税人资质的客户：开具发货单前需管理会计依据客户提供的增值税开票信息更改客户档案后进行发货，管理会计对所更改的档案与客户提供的资料核对相符后，将开发票资料转至税办员处，进行发票开具资料备档。3、工程开具发票流程：在财务部建工程方客户档案，工程方直接汇款后财务人员录入工程方户。在公司提货时要走工程方账户，且提货金额与开票金额相符。如果实际提货金额少于欲开给工程方的发票金额，经销商可由零售提货补足提货金额后再开具发票。4其他事项要求：不允许手续不全、打特殊申请跨月开具发票，且跨年度发票不予更换及补开，不允许补开前期的发票、不允许要求公司更换前期已经开具的正确发票。如确有特殊原因需要重新开具发票或补开发票的，需要填写重开或补开发票申请，并由部门第一主管及财务总监签批。公司不为任何经销商、工程商办理代开发票业务 编制：财务部 2011-12-17
