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1、电子文件管理,1,电子文件管理,电子文件管理,2,第一章 电子文件概述,电子文件管理,3,1、电子文件形成的社会背景,1.1 计算机的问世1946年：ENIAC1.2 计算机网络的出现80年代起：internet,电子文件管理,4,1.3 应用系统的发展OA:Office AutomationMIS:Management Information SystemCAD:Computer Aided Design CAM:Computer Aided ManufacturingCAE:Computer Aided Engineering PDM:Product Data ManagementERP：
2、Enterprise Resources Planning RS:Remote SensingGIS:Geographic Information System,1.4 大量传统信息的数字化,1、电子文件的形成背景,电子文件管理,5,1999 年,90%2.8兆张/年,45%3.4兆张/年,：数字文件,：纸质文件,55%4.2兆张/年,2005年,佳能公司提供的统计资料：OM.CN/FRONT/SUPPORT/MAJORCLIENTS/SOLUTIONS/OFFICE.JSP,电子文件管理,6,2.1 电子文件定义（国际上）“通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡片/带之上的文件/档案
3、，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排”国际档案理事会/档案术语词汇（第三版）/1984年“包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定”美国联邦管理法规/1992年“其存储形式只能由计算机处理的文件，也叫机读文件和自动化数据处理文件”美国联邦文件管理术语手册（第二版）/1993年,2、电子文件的定义,电子文件管理,7,“所载信息的形式适合于数字计算机进行检索、加工和交流的文件”澳大利亚档案学会/记录未来电子文件管理的方针与政策/1995年“由电子计算机交流与维护的文件”澳大利亚文件管理标准/1997年“通过数字计算机进行操作、
4、传递和处理的文件”/国际档案理事会电子文件委员会/电了文件管理指南/1997年ICA Committee on Electronic Records：Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective,ICA studies8,februray 1997,http:/.,电子文件管理,8,“在正常的业务活动中以数字形式利用、保留或存储的任何文件，而无论其是否以数字形式制作或接收”InterPARES 项目国际研究小组/1999年“以数字形式存在，依赖于计算机的文件”美国国家文件与档案署2003年度报告,The I
5、nternational Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems,电子文件管理,9,2.2 电子文件定义（国内）“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列”国家标准CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/T17678-1999）“以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件”行业标准档案工作基本术语（DA/T1-2000）,2、电子文件的定义,电子文件管理,10,2.2 电子文件定义（国内）“以代码
6、形式记录于磁带、磁盘、光盘等数字信息载体，依赖计算机系统存取并可以在通信网络上传输的文件”冯惠玲主编的电子文件管理教程/2001年“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”国家标准电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）,电子文件管理,11,2、电子文件的定义,2.3 电子文件属于文件范畴，具有文件属性,由机构或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何。国际档案理事会档案术语词典/1984年,文件？,电子文件管理,12,文件属性？活动伴生性 直接
7、约束性 法定证据性,电子文件管理,13,载体,文件内容,人,存贮,展现,文字 图像 声音 动画 影视,数字形式 传统形式,表达形式,记录方式,2.4 电子文件以数字为“记录方式”,2、电子文件的定义,电子文件管理,14,记录方式,传统的非数字的记录方式：用笔写、画在纸上 用话筒录在磁带上 用相机拍在相片上数字记录方式：用“0、1”记录在“数字载体”上,数字磁带、磁盘、光盘等,问题：如何用“0”、“1”表达“图、文、声、像”等丰富多彩的文件内容？,电子文件管理,15,3、电子文件与相关概念辨析,3.1 机读文件 是电子文件概念的“曾用名”“机读文件”强调文件的阅读方式；而“电子文件”强调文件的存
8、在方式 机读文件概念不太严谨,电子文件管理,16,3.2 虚拟文件不同于传统实体文件的、具有“虚拟性”的计算机文件。一度引起关于电子文件的“虚拟性”之争虚拟论者：电子文件具有虚拟性反虚拟论者：电子文件具有物理实态。,3、电子文件与相关概念辨析,你认为呢？,电子文件管理,17,3.3 数字文件 数字文件=电子文件国际惯称：电子文件（electronic records)数字资源（digital materials/resources)但也有观点认为：电子文件 数字文件（我们不认同）,3、电子文件与相关概念辨析,？,=,电子文件管理,18,3.4 电子档案电子档案=电子文件 电子档案=归档了的电子
9、文件电子档案=具有档案性质的电子文件,3、电子文件与相关概念辨析,？,电子文件管理,19,1.非人工识读,可以直接阅读,传统纸质文件,四、电子文件的特点,电子文件管理,20,1.非人工识读,必须借助计算机来阅读,人们无法直接阅读电子文件,非人工识读？,电子文件：,电子文件管理,21,1.非人工识读,计算机屏障,电子文件（客体）,形成者管理者（主体）利用者,电子文件管理,22,1.非人工识读,计算机屏障带来的结果：计算机成为必需工具 无法及时发现文件内容的变化,电子文件管理,23,为什么？因为电子文件的记录方式具有特殊性 文件内容 数字代码序列 光电信号,人们无法直接阅读电子文件,电子文件管理,
10、24,“人机屏障”使得电子文件成为“数字幽灵”,数字幽灵,行踪不定,变幻莫测,电子文件管理,25,2.对生成技术环境的依赖性,电子文件管理,26,电子文件,应用软件平台（WORD、EXCEL、OA）,系统软件平台（0S、DBMS）,硬件平台（计算机、网络）,电子文件的生成的技术环境？,生存的技术环境,电子文件管理,27,2.对生成技术环境的依赖,对生成技术环境的依赖？,电子文件只有在其生成的技术环境中才能最大限度地保持其原始面貌。生成环境的改变，可能导致文件信息的失真和处理、利用上的困难，甚至无法识读。,电子文件也会“水土不服”！,电子文件管理,28,2.对生成技术环境的依赖,思考：电子文件对
11、生成技术环境的依赖将给文件的管理与保管带来什么问题？,电子文件管理,29,3.信息与载体的可分离性,可分离性应作以下认识：文件内容与表达其内容的数字代码序列之间不具有固定关系 数字代码序列与其存储载体之间具有不具有固定关系,文件内容,数字代码序列,可改变,载体,不固定,电子文件管理,30,电子文件的寿命远不如纸张,4.文件寿命较短,电子文件管理,31,几个数据：自1957年硬盘诞生以来，其单位存储密度已提高了5000万倍 索尼开发的BWU-100A 单面双层蓝光光盘，容量50G 存储技术新突破，一个硬币大小的面积上将可存储250张DVD的容量。,5.存储密度极高,电子文件管理,32,6.增殖速
12、度极快,两组数据：数据一,1999 年,90%2.8兆张/年,45%3.4兆张/年,：数字文件,：纸质文件,55%4.2兆张/年,2005年,电子文件管理,33,6.增殖速度极快,两组数据：数据二：美国从上世纪90年代起政府电子文件数量迅速增加。布什政府电子文件存储量约100T，为克林顿政府档案总量的50倍，是国会图书馆2000万册编目图书内容总量的5倍。,电子文件管理,34,1,10,100,1,000,10,000,100,000,1,000,000,10,000,000,100,000,000,1,000,000,000,1965,1970,1975,1980,1985,1990,199
13、5,2000,2005,2010 Year,502,500,0002009 year,Files,NARA Electronic Records Holding,美国国家档案馆已经保存了包括国会、法院、总统办公室、总统委员会和将近100个办公署、部门、分支机构及其承包商的近100亿份电子文件（Records）。,电子文件管理,35,电子文件可以将文字、图形、图像、声音、影像等各种信息形式有机组合（多媒体文件）。,7.多种信息形式集成,电子文件管理,36,上述特点，极易造成电子文件保管的“失败”,由此造成可怕的“数据灾难”！,目前，电子文件丢失事件屡屡发生,人类正遭遇有史以来最严重的“社会失忆”
14、危险,电子文件管理,37,电子文件,1、内容信息,2、结构信息,3、背景信息,提取元数据,五、电子文件的构成（三要素）,电子文件管理,38,1.内容信息（Content）电子文件所要表达、传递的信息内容，是电子文件的核心要素。,五、电子文件的构成（三要素）,电子文件管理,39,2.结构（Structure）电子文件各组成要素的结构关系，记录了电子文件内容信息的组织方式。电子文件结构非常复杂：信息 数字代码序列 载体,五、电子文件的构成（三要素）,1111111111,电子文件管理,40,3.背景信息（Context）文件背景信息文件的来龙去脉及与其他文件的关联。1）与形成机构有关的背景信息（组
15、织背景）机构的名称、目的、职能、所在地、历史、组织结构，生成电子文件的具体活动等信息。2）与文件关联有关的背景信息（卷宗背景）文件所属的全宗、案卷，电子文件的办理过程与结果，其相关文件等。3）与生成技术环境有关的背景信息（技术背景）电子文件生成的操作系统名称及版本，应用系统软件名称及版本，硬件环境，文件类型、相关技术参数等。,五、电子文件的构成（三要素）,电子文件管理,41,六、电子文件的生命周期（三阶段）,1.电子文件的生命周期：（1）设计阶段（concept stage）应用系统的设计、开发和安装阶段（2）形成阶段（creation stage）每一份电子文件在应用系统环境中产生出来的过程
16、（3）维护阶段（maintenance stage）对于形成后的电子文件的技术维护和保管,国际档案理事会电子文件委员会/电子文件管理指南,思考：文件生命周期与电子文件生命周期的异同？,电子文件管理,42,六、电子文件的生命周期（三阶段）,2.电子文件生命周期理论（1）电子文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统之中；（2）电子文件生命过程依其功能和价值形态的变化可以划分为若干阶段，不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能；（3）不同阶段的电子文件具有不同的服务对象和服务方式，但其阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系；（4）对电子文件的管理和监控应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。,澳大利亚 Frank Upward的连续体理论:电子文件的本质是动态的，它是往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程，纸质文件的那种线性过程并不适用于电子文件。,
