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1、科研院所管理信息系统运行维护科研院所管理信息系统运行维护冰胡毅杨海亮李震马天丁(南京水利科学研究院南京210029)摘要管理信息系统已成为科研院所日常管理不可缺少的组成部分,本文从用户支持,程序,数据,文档,设备等各个层面,描述了在管理制度规范下,系统运行维护实践中的主要工作内容,碰到的问题及解决方法.关键词管理信息系统运行维护典型问题中图分类号TP307文献标识码A文章编号1201076013OperationandMaintenanceofaManagementInformationSysteminResearchInstitutesHuYiYangHailiangLiZhenMaTian
2、ding(NanjingHydraulicResearchInstituteNanjing210029)AbstractManagementinformationsystemhasbecomeimportantforthemanagementofresearchinstitutes.Thispapersummarisethetasksandfocusoftheoperationandmaintenanceofsuchamanagementinformationsystem,andgivessomeexamplesoftypicalproblemsandsolutions.KeywordsMan
3、agementinformationsystem一,概述OperationandmaintenanceTypicalproblems随着信息化的深入,许多科研院所建立起管理信息系统(Managementinformationsystem,MIS).一个理想的综合管理信息系统,包括了综合办公,科研管理,质量管理,人力资源管理,财务管理,物资设备管理,档案管理等子系统,这些子系统之间资源共享,互相调用,涵盖了科研机构几乎所有的日常管理工作,将各部门的职能有机地组织起来,为科研人员提供了一个便捷的科研服务平台,是管理人员先进的管理工具,为高层领导提供决策支持,成为科研院管理不可缺少的部分.综合管理信
4、息系统应用平台采用J2EE,B/S技术构架体系,是分层式平台系统,包括工作流引擎以及成熟的,多种通用服务组件的基础构件作为应用支撑层,之上建立应用层和用户层,下面则是数据资源层以及提供基本运行环境的基础设施层口.图1例举南京水利科学研究院综合管理系统架构示意图.综合管理信息系统的运行维护,即是在管理制度的规范下,从用户,程序,数据,文档,设备等各个层面对系统进行支持维护,在过程中注重安全保障,以期系统能有效地运行,更好地为管理服务.在整个系统生命周期中所占比重大于60%的运行维护工作_lj,决定了管理系统的运行质量.二,管理组织及制度1,管理组织管理组织可以延续系统建设时的管理模式.早期的管理
5、信息系统常常是各个部门单独建设,管理人员由各部门担当,跟实际业务结合较好,但需要和别的系统通信时则显示出不足.另一种方式将所有系统集中在信息中心管理,便于信息共享,但与实际业务可能脱节.更优的策略是将两种方式结合起来,由高级别的图1南京水利科学研究院综合管理系统架构示意图管理者组织信息系统领导小组,具体工作由信息中心牵头,负责系统程序维护,数据备份,设备管理等,各职能部门设置子系统管理员,负责各子系统权限管理,基础数据维护,业务流程解释.有高级别的管理者领导信息系统建设的优势非常明显,管理信息系统跟管理工作密切相关,尤其是在各子系统之间业务有交叉,数据需要交换时,有高级别领导协调决策,往往能使
6、工基金项目:水利部交通运输部国家能源局南京水利科学研究院中央级公益性科研院所基本科研业务费专项资金项目(Y911001).10.办公自动化杂志作快速有效地推进.下图为南京水科院综合管理系统的组织结构示意图:l院MIsl高领导I(院长担任)l院s建领导小组I(副院长及各管理部门负责人)I院s管理办公室ls技术支持I(院长办公,下属网络中心)(MIs开发公司)院MIs应用部门人院党科事财设长委研劳务备档办办管动与物案公公理教资资室室室处育产处处处图2南京水科院科研院综合管理系统组织机构示意图2,管理制度管理制度在系统正式实施前就应该制订,运行过程中再补充修订.规章制度包括:管理组织及职责,安全管理
7、及安全保密制度,应急方案,系统修改流程,用户使用规范等.这些管理制度和办法,应该公开发布并进行宣贯,为解决运行过程中碰到的一系列问题提供规范.三,系统运行维护1,用户支持用户支持是管理系统日常维护中很重要的一项工作,系统真正起到作用依赖于用户高效地使用系统.用户支持包括提供帮助文档,开展培训工作,整理常见问题,更新功能说明,日常应提供技术支持电话,邮箱,需求变更申请流程等支持途径.对每个功能详细说明的帮助文档不可缺少,但开始时用户一般不会有耐心仔细阅读,一个简单的使用入门对新用户是一个很好的引导.培训工作应该分范围,分层次进行,系统开发人员培训管理部门各子系统管理员,首先熟悉系统使用,部门管理
8、员再培训基层使用的科研人员,因为所有的业务流程均由管理部门提出,管理部门做培训可以根据业务流程来讲解系统的使用,而不仅仅由程序开发人员培训系统每一个功能怎么操作.管理信息系统的实施,本来就是优化和规范业务流程的一个过程,管理部门参与系统培训,也是规范业务流程的一个宣贯过程.在系统日常运行中,维护人员通过支持电话和邮箱等途径对用户使用进行技术支持,并搜集整理用户问题和需求,这些问题和需求,一部分需要修改程序,更改数据才能解决,这部分问题应该通过评估审核后对程序进行修改;一部分属于使用问题,跟用户计算机环境,使用方式,对功能的熟练程度等有关,应及时给出解决方法,这些常见问题需要整理成文档,提供给用
9、户,并及时更新.对于B/S模式的管理信息系统,从浏览器第一次进入系统时,需要从服务器下载安装一些插件,以支持页面正常打开,支持一些功能正常使用,在以后的使用过程中,可能会更新插件;使用U盾的管理信息系统,还需要用户安装U盾驱动.在以项目组为基本管理单位的科研院所,对计算机用户桌面管理相对比较宽松,用户的计算机环境复杂,安装驱动,插件的环节往往受阻,使得系统第一次进入就碰到困难;在系统使用过程中,插件,驱动也常常被360等桌面管理软件或防火墙等隔离,导致用户无法打开管理系统.需要用户对桌面管理软件或防火墙做一些设置,将管理系统插件放行,或者在安装时直接关闭这类软件.采用代理机制进行用户身份认证的
10、系统,有时会碰到端口占用问题,用户开启了PP视频加速器等软件,占用1080端口,导致身份认证程序不能打开.需要关闭这类软件,或在系统启动项中禁止这类软件自动开启.用户支持也是了解系统使用状况,搜集新需求最直接的途径,在用户支持过程中接收到的大量用户反馈信息通过整理,为将来的系统可用性改善提供参考.2,程序维护系统的功能是通过程序实现的,因此解决系统出现的问题,完善系统功能等都需要维护程序得以实现,程序的维护可分为纠错性,适应性,完善性,预防性等类型【l_.运行初期,程序的维护着重为纠错性维护.系统虽然经过大量测试和试运行,不可能发现程序中的所有漏洞.在运行中间,真实数据大量录入或产生,各类用户
11、开始频繁使用各种功能,有些问题才暴露出来.比如提供给用户的输入框,因字段长度限制过小或特殊字符问题而造成输入错误.这一阶段,维护人员应集中投入精力,快速有效地解决这类问题.适应性维护贯穿在运行维护各个阶段,为了适应不断变化的系统外部环境,如软,硬件的迅速发展,数据库,数据存储方式的变化,管理制度,管理流程发生变化等等,系统必须做出相应调整.信息管理系统常采用的B/S模式,对用户的系统环境有较大依赖性,当用户操作系统和浏览器升级时,系统应随之修改,系统显示页面应该根据W3C的标准进行修改开发,否则对于IE8以上的用户WEB功能将无法正常使用.根据实际工作情况,某些流程设置不合理,任务不能顺畅地流
12、转,需要重新调整;或者根据新的科研管理制度需要重新设计审批流程等等.经过初期使用,用户对业务处理方式,使用功能等会提出进一步的需求,完善性维护开始增加.如需要增加实验厅室的管理模块,提供增删改和统计功能;需要增加短信平台功能,在系统中能编辑短信发送到选定用户的手机上;为管理员提供更完善的系统管理界面,对于异常流程处理,流程信息修改等,避免直接进入数据库操作等等.这些功能的拓展和完善工作量较大,有些相当于一个小型系统的开发,我们可以累积一定数量的需求,作为一次升级开发,按照系统开发的流程来进行.系统运行相对稳定的阶段,应该开始做预防性维护,一方面关注管理新理念新办法,一方面了解最新的信息系统技术
13、发展,将两者结合起来,寻找系统应用创新点,以延长系统的使用寿命.成熟期的MIS系统向决策支持方向发展,通过对大量管理信息的处理,分析,在知识库和模型库的基础上,为管理者的决策行为提供多种可供选择的解决方案.如研究数据挖掘技术与科研管理的有机结合,在科技发展规划制订,立项评估,项目管理等方面都有广阔的应用前景.办公自动化杂志113,数据维护数据维护既包括基础数据的录入和修改,数据结构修改,也包括数据的备份恢复.基础数据的维护应该有明确的制度,每一类数据以唯一的输入点为准,及时更新维护,比如人员机构的基本信息由人事部门维护,科研项目信息由科研部门维护,设备物资信息由设备物资管理部门维护,用户的账号
14、,基本权限赋予以及权限改变,由信息部门统一维护.数据备份恢复工作集中在信息中心,以备份服务器形成备份中心,选择高性能备份软件对系统的应用程序,文件,数据库等信息数据进行集中备份,预先规划备份介质空间,设定科学的全备及差备策略,例如系统每周做一次全备份,并一直保留两个最新的全备份,每天各做一次增量备份,一直保留两周的最新增量备份.应随时监控自动备份情况,并定期做好灾备演练.4,文档维护系统文档包括管理文档,软件文档,帮助文档等,文档维护是不能忽略的重要工作.管理文档包括前期制定的管理制度,系统运行情况记录,系统维护内容记录,常见问题等.系统运行情况记录包括定期监控的情况描述,系统故障时采取的措施
15、,系统维护内容记录包括维护工作的内容,维护时间,完成情况,这些文档能反映出系统大多数情况下的状态和工作情况,对今后的维护工作和系统改进具有重要的参考价值.系统在使用过程中会经过多次修改,应该及时修改和补充涉及的所有文档,使其与维护后的系统一致,保证系统资料的完整性2.为用户编写的帮助文档应该及时更新,并为用户提供持续更新的新增功能和常见问题文档.如在系统中加入了任务取消流程后,没有及时更新新增功能文档,在功能使用处也没有提示,导致用户长时间不会使用该功能.5,设备维护设备平台包括服务器,存储,备份设备,外围的设备还包括网络,安全网关,防火墙等.硬件设备除了需要定期进行保养,检查,维护者应该理清
16、硬件设备和应用之间的逻辑对应关系,在出现问题时才能快速找出原因,及时修复处理.例如系统使用过程中,发现流程正常流转,但附件却不能上传下载,应立即判断问题出在文件服务器上,再进_步判断是网络通讯还是服务器本身的问题.服务器可以随着应用和数据量的增加以及信息化资金投入情况实施升级,存储和备份的数据量持续增加,应定期查看存储和备份空间,及早规划扩容.四,小结综合信息管理信息系统的运行维护工作环节多,涉及的范围广,需要抓住重点,理清思路,落实每项工作,并在实践中不断总结经验,才能保障系统的平稳运行,持续改进,充分发挥信息系统的作用.6,f参考文献1杜娟,赵春艳.信息系统分析与设计【M.北京:清华大学出
17、版社,2007.2马秀麟,王燕.管理信息系统原理及开发M.北京:人民邮电出版社,2009.3南京水利科学研究院.南京水利科学研究院综合管理信息系统总体方案,2010.4J叶钢,钟成诚.信息系统的运行管理与维护fJ.硅谷,2011年,第7期.5程军.管理信息系统的维护叽JOURNALOFANHUIV0CAT10NALCOLLEGEOFELECTR0NICS&INFORMATIONTECHNOLOGY,2006年,第5卷第3期.6李波,柳园园.一体化科研管理信息系统初探J.指挥信息系统与技术,2010年,第1卷第3期.7徐守军,高波,甄蓓,彭奕,王东根,玉民,吴乐山.数据挖掘技术在科研管理
18、中应用前景初探J.中华医学科研管理杂志,2005年,第4期.作者简介胡毅(1971),女,四川省宜宾人,工程师,主要研究方向为系统集成,运行维护;杨海亮(1981),硕士研究生,主要研究方向为系统集成,网络安全;李震(1978),高级工程师,主要研究方向为系统集成,软件工程,科研管理;马天丁(1976),工程师,主要研究方向为网络工程,系统集成.(上接第5页)技术攻关,重点工程项目方案评审和建设成果鉴定等工作.其次,加大教育,培训力度.通过市内培养和国内外联合培养相结合,形成不同层次,结构合理的信息技术人才培养教育体系;鼓励高等院校,企业等合作办学或建立职业培训机构,为社区信息化建设培养大批信
19、息技术应用人才,同时加强对现有信息化建设人员的继续教育和岗位培训.五,结束语城市社区信息化作为社会信息化最基本的组成单元之一,在国家信息化建设进程中占有重要地位.它不仅是一个国家社会信息化水平的标志之一,也是切实提高一个国家国民信息素质的有效平台.在国家信息化战略指导下,我国的城市社区信息化建设取得了一定的成效,但也存在很多问题,在未来的发展中应根据我国的实际情况结合国外的成功经验,探索出适合我国12办公自动化杂志城市社区信息化建设的新思路,新方法,从而促进城市社区服务信息化的有序建设和高速发展.参考文献【1】张祺.哈尔滨城市社区信息化建设现状与对策研究【J1.中小企业管理与科技.2009(11).2陈毅.城市社区信息化建设问题及对策研究【DJ.中国优秀硕士学位论文全文数据库.2008.3张迎燕.城市社区信息化服务实现途径研究D】.中国优秀硕士学位论文全文数据库2007.作者简介王玉珍(1970)女甘肃山丹人,硕士,从事管理信息系统及电子商务的教学与科研工作.
