第四章EXCEL2003基础教程教材.doc

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1、EXCEL2003教程第一节 Excel 2003的基本操作Excel 2003是目前市场上最强大的电子表格制作软件，它不仅具有强大的数据组织、计算、分析和统计功能，还可以通过图表、图形等多种形式对处理结果加以形象地显示，更能够方便地与Office 2003其他组件相互调用数据，实现资源共享。在使用Excel 2003制作表格前，首先应掌握它的基本操作，包括使用工作簿、工作表以及单元格的方法。一、 教学重点与难点1. 启动与退出Excel 20032. 工作簿、工作表与单元格的关系3. 工作簿基本操作4. 工作表基本操作5. 单元格基本操作第二节 启动与退出Excel 2003Microsof

2、t Excel 2003是Microsoft公司出品的Office 2003系列办公软件中的一个组件。Excel 2003是一款功能强大、技术先进、使用方便灵活的电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成复杂的数据运算，进行数据分析和预测，并且具有强大的制作图表的功能及打印功能等。在学习Excel 2003前，首先应掌握启动与退出Excel 2003的方法。一、 启动Excel 2003用户可以通过“开始”菜单、桌面快捷图标、Excel文件与快速启动栏等方法启动Excel 2003。二、 退出Excel 20031. 在Excel 2003的操作界面中选择“文件”|“退出”命令。2. 单击Exc

3、el 2003操作界面中标题栏右侧的“关闭”按钮 。3. 按下Alt+F4键。第三节 工作簿、工作表与单元格在Excel 2003中使用最频繁的就是工作簿、工作表与单元格，它们是构成Excel 2003的支架。一、 工作簿Excel 2003以工作簿为单元来处理工作数据和存储数据的文件。工作簿文件是Excel存储在磁盘上的最小独立单位，其扩展名为“.xls”。工作簿窗口是Excel打开的工作簿文档窗口，它由多个工作表组成。图4-1二、 工作表工作表是Excel 2003的工作平台，若干个工作表构成一个工作簿。工作表是通过工作表标签来标识的，工作表标签显示于工作簿窗口的底部，用户可以单击不同的工

4、作表标签来进行工作表的切换。在使用工作表时，只有一个工作表是当前活动的工作表图4-2三、 工作簿、工作表与单元格的关系图4-3第四节 使用工作簿在Excel 2003中，工作簿是保存Excel文件的基本的单位，它的基本操作包括新建、保存、关闭、打开和保护等。一、 新建工作簿在新建工作表时，可以直接创建空白的工作簿，也可以根据模板来创建带有样式的新工作簿。创建空白工作簿的方法很简单，打开Excel 2003，在菜单栏中选择“文件”|“新建”命令，即可在工作区左侧打开“新建工作簿”任务窗格。在“新建”选项区域中，单击“空白工作簿”链接，即可新建一个空白工作簿。二、 保存工作簿在对工作簿进行操作时，

5、有时会遇到一些意外情况，如突然断电、非正常退出等，会造成数据的丢失，因此养成良好的存盘习惯是很有必要的。图4-4三、 关闭工作簿在对工作簿中的工作表编辑完成以后，可以将工作簿关闭掉。如果工作簿经过了修改还没有保存，那么Excel在关闭工作簿之前会提示是否保存现有的修改。在Excel 2003中，关闭工作簿主要有以下几种方法：1. 选择“文件”“关闭”命令。2. 单击工作簿右上角的“关闭”按钮。3. 按下Ctrl+W组合键。4. 按下Ctrl+F4组合键。四、 打开工作簿要对已经保存的工作簿进行浏览或编辑操作，则首先要在Excel 2003中打开该工作簿。在菜单栏中选择“文件”|“打开”命令或单

6、击“常用”工具栏上的“打开”按钮都可以打开“打开”对话框。在对话框中选择要打开的工作簿文件，然后单击“打开”按钮即可打开该工作簿。打开现有工作簿1. 文件-打开2. 常用工具栏上的“打开”按钮3. 利用文件菜单打开最近编辑过的工作簿（在工具-选项-“常规”标签）五、 保护工作簿为了防止其他人随意对重要工作簿中的窗口或结构进行修改，则可以在Excel 2003中设置工作簿的保护功能图4-5第五节 使用工作表在Excel 2003中，新建一个空白工作簿后，会自动在该工作簿中添加3个空的工作表，并依次命名为Sheet1、Sheet2、Sheet3，本节将详细介绍工作表的常用操作。一、 选定工作表由于

7、一个工作簿中往往包含多个工作表，因此操作前需要选定工作表。选定工作表的常用操作包括以下4种：1. 选定一张工作表，直接单击该工作表的标签即可。2. 选定相邻的工作表，首先选定第一张工作表标签，然后按住Shift键不松并单击其 他相邻工作表的标签即可。3. 选定不相邻的工作表，首先选定第一张工作表，然后按住Ctrl键不松并单击其他任意一张工作表标签即可。4. 选定工作簿中的所有工作表，右击任意一个工作表标签，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可。二、 插入工作表若工作簿中的工作表数量不够，用户可以在工作簿中插入工作表，并且不仅可以插入空白的工作表，还可以根据模板插入带有样式的新工作表。插

8、入工作表最常用的方法有以下两种：1. 在菜单栏中选择“插入”|“工作表”命令，即可插入新的工作表。2. 右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框。 3. 对话框中选择“工作表”图标，然后单击“确定”按钮即可插入工作表。三、 重命名工作表在Excel 2003中，工作表的默认名称为Sheet1、Sheet2。为了便于记忆与使用工作表，可以重新命名工作表。重命名工作表的常用方法有以下两种：1. 选定要重命名的工作表，在菜单栏中选择“格式”|“工作表”|“重命名”命令，则该工作表标签会处于可编辑状态，然后输入新的名称即可。2. 双击要重命名的工作表标签或右击标签，在弹出

9、的菜单中选择“重命名”命令，都可以设置工作表标签处于可编辑状态，然后输入新的名称。四、 删除工作表对工作表进行编辑操作时，可以删除一些多余的工作表。这样不仅可以方便用户对工作表进行管理，也可以节省系统资源。在菜单栏中选择“编辑”|“删除”命令，在打开对话框中单击“删除”按钮即可删除选定的工作表单击要删除工作表的标签执行：编辑-删除工作表（或右击工作表标签后选择“删除”命令）注意：删除后工作表不可恢复五、 移动或复制工作表在Excel 2003中，工作表的位置并不是固定不变的，为了操作需要可以移动或复制工作表，以提高制作表格的效率。六、 隐藏工作表 在Excel 2003中，可以设置隐藏工作表，

10、这样可以避免工作表中的重要数据外泄。当需要浏览或编辑时，可以再次设置显示该工作表中。隐藏工作表的方法为：在菜单栏中选择“格式”|“工作表”|“隐藏”命令，即可隐藏选定工作表。七、 保护工作表在Excel 2003中，除了可以设置保护工作簿的窗口与结构外，还可以具体设置工作表的密码与允许的操作，达到保护工作表的目的。1. 文件-保存（另存为）在“另存为”对话框中“工具”-“常规选项”2. 进行打开权限与修改权限的设置工具-安全性第六节 使用单元格 在Excel 2003中，绝大多数的操作都针对单元格来完成。在掌握工作簿与工作表的基本操作后，本节就将介绍使用单元格的方法。一、 选定单元格 Exce

11、l 2003是以工作表的方式进行数据运算和数据分析的，而工作表的基本单元是单元格。因此，在向工作表中输入数据之前，应该先选定单元格或单元格区域。图4-6二、 插入行、列与单元格在Excel 2003中，在菜单栏中打开“插入”菜单，选择该菜单中的命令可以分别在工作表中插入行、列或单元格。图4-7三、 删除行、列与单元格 当工作表的某些数据及其位置不再需要时，可以将它们删除。这里的删除与按下Delete键删除单元格或区域的内容不一样，按Delete键仅清除单元格内容，其空白单元格仍保留在工作表中；而删除行、列、单元格或区域，其内容和单元格将一起从工作表中消失，空的位置由周围的单元格补充。图4-8四

12、、 设置行高与列宽 在向单元格输入文字或数据时，常常会出现这样的现象：有的单元格中的文字只显示了一半；有的单元格中显示的是一串“”号，而在编辑栏中却能看见对应单元格的数据。其原因在于单元格的宽度或高度不够，不能将这些字符正确显示。因此，需要对工作表中的单元格高度和宽度进行适当的调整。图4-9五、 隐藏与显示单元格若不想让其他人查看到某些单元格中的数据，则可以隐藏该单元格所在的行或列。当需要再次浏览与编辑隐藏后的单元格时，仍然可以设置其显示。图4-10六、 保护单元格使用Excel 2003制作表格时，为了使表格更加专业与美观，常常需要将一些单元格合并或者拆分。如图7-51所示为合并A1、A2、

13、A3单元格的效果。图4-11第七节 编辑与格式化工作表使用Excel 2003创建表格时，首先就是要在工作表中输入数据，然后根据需要编辑与格式化工作表或单元格。本章将详细介绍在Excel 2003中输入数据以及使用格式化命令，以及具体设置工作表与单元格格式的方法教学重点与难点1. 输入数据2. 删除、更改、移动与复制单元格数据3. 设置单元格格式4. 自定义与使用样式5. 自动套用格式一、 输入数据在工作表的单元格中输入数据是创建电子表格的开始。输入方法为：首先选定单元格，然后再直接或通过编辑栏向其中输入数据。在Excel 2003中，在单元格中可以输入的数据包括文本、数值、日期以及特殊符号等

14、。图4-12二、 编辑单元格数据 在表格中输入数据后，有时会需要对其中数据进行删除、更改、移动以及复制等操作。如在单元格中输入数据时发生了错误，或者要改变单元格中的数据时，则需要对数据进行编辑，删除单元格中的内容，用全新的数据替换原数据，或者对数据进行一些小的变动。通过移动与复制操作可以达到快速输入相同数据的目的。1. 删除单元格数据(1) 要删除单元格中的内容，可以先选中该单元格然后按Del键即可，要删除多个单元格的内容，使用下面的方法选取这些单元格，然后按Del键。(2) 在选取所有要删除内容的单元格时按住Ctrl键。(3) 拖动鼠标指针经过要包括的单元格。(4) 单击列或行的标题选取整列

15、或整行。2. 更改单元格数据在工作中，用户可能需要更改或替换以前在单元格中输入的数据，当单击单元格使其处于活动状态时，单元格中的数据会被自动选取，一旦开始输入，单元格中原来的内容就会被新输入的内容所取代。3. 移动和复制单元格数据在Excel中，不但可以复制整个单元格而且还可以复制单元格中的指定内容。例如，可以复制公式的计算结果而不复制公式，或者只复制公式。也可通过单击粘贴区域右下角的“粘贴选项”来变换单元格中要粘贴的部分。图4-13第一节 自动填充 在制作表格时，尝尝要输入一些相同或有规律的数据。若手动依次输入这些数据，会占用很多时间。Excel 2003针对这类数据提供了自动填充功能，可以

16、大大提高输入效率图4-14第二节 设置单元格格式在单元格中输入数据后，还可以对单元格进行格式化操作，使其更加美观。用户可以通过使用“格式”工具栏或“单元格格式”对话框来设置单元格格式。一、 设置字体为了使工作表中的某些数据醒目和突出，也为了使整个版面更为丰富，通常需要对不同的单元格设置不同的字体。通过“格式”工具栏快速设置字体的格式、大小等常用属性。若对字体格式设置有更高要求，还可以在 “单元格格式”对话框的“字体”选项卡中进行字体设置。图4-15二、 设置数值格式默认情况下，数值字格式是常规格式，当在工作表中输入数值时，数字以整数、小数方式显示。通过“格式”工具栏与“数字”选项卡，可以设置数

17、值格式为货币模式、百分比模式以及千位分隔模式等。图4-16三、 设置对齐格式所谓对齐是指单元格中的内容在显示时，相对单元格上下左右的位置。默认情况下，单元格中的文本靠左对齐，数字靠右对齐，逻辑值和错误值居中对齐。此外，在“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡，可以完成详细的对齐设置。图4-17四、 设置边框和底纹使用边框和底纹，可以使工作表能够突出显示重点内容，区分工作表不同部分以及使工作表更加美观和容易阅读。图4-18第八节 使用样式样式就是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置指令。一、 自定义样式在Excel 2

18、003中，可以创建自定义的样式，并应用到指定的单元格或单元格区域中。通常，创建自定义样式有两种方法：1. 使用包含有格式的单元格创建2. 直接指定新样式的格式二、 套用样式自定义样式与Excel 2003内置样式的使用方法相同，都是首先选定要套用样式的单元格区域，然后在“样式”对话框中选择要套用的样式，单击“确定”按钮即可。图4-19三、 删除样式如果想要删除某个不再需要的样式，可以选择“格式”“样式”命令，打开“样式”对话框，从“样式名”下拉列表中选择需要删除的样式，然后单击“删除”按钮即可。图4-20第九节 自动套用格式自动套用格式是指把已有的格式自动套用到用户指定的区域。Excel 20

19、03提供了一套精美的制表样式，用户可以轻松地套用到自己的工作表中去。 它的优点是易于使用、功能强大。套用已有的格式，一方面可以大大节约格式化报表的时间；另一方面，使用统一的格式，可以使用户表格保持统一的风格。图4-21第十节 插入与编辑图形使用图形可以突出重要表格中的数据，加强视觉效果。Excel 2003不仅支持数据输入与格式化功能，还有支持图形处理功能，允许向工作表中添加图形、图片和艺术字等项目，帮助用户创建出更加美观的表格。Excel 2003工作表支持多种格式的对象，包括文本框、艺术字、图片、剪贴画、组织结构图等对象。通过在工作表中插入这些对象可以达到美化表格的目的。一、 插入图片在E

20、xcel 2003中插入图片时，首先在菜单栏中选择“插入”“图片”“来自文件”命令，打开 “插入图片”对话框。在对话框中打开“查找范围”下拉列表，从中选择所需要图片的路径，然后在文件名称的列表框中选择用户所需要的图片，最后单击“插入”按钮即可完成插入来自文件图片的操作。图4-22二、 插入剪贴画在工作表中除了可以插入图片外文件，还可以插入Excel 2003自带的剪贴画。Excel 2003的剪贴画库中自带很多剪贴画，用户只需在剪贴画库中单击图形即可将其插入至当前工作表中，轻松达到美化工作表的目的。三、 添加文本通常，在单元格中直接输入文本是向工作表中添加文本的最简捷方式，但是如果要添加不属于

21、单元格的“浮动”文本，例如，为插入的图片创建图注，则需要使用“绘图”工具栏上的“文本框”按钮了 。图4-23四、 插入艺术字要想在表格中插入效果绚丽的文本，则可以使用艺术字功能。在Excel 2003中打开“艺术字库”对话框，然后选择一款艺术字样式，然后输入文本内容即可。图4-24五、 插入组织结构图在Excel中，用户可以使用“绘图”工具栏上的“插入组织结构图或其他图示”按钮创建组织结构图以说明层次关系，例如公司内部的部门经理和下级的关系。在插入组织结构图之前，有些组织结构图中特殊的称谓需要加以说明，以帮助用户理解。图4-25第十一节 设置对象格式通过“绘图”工具栏在工作表中插入图形、图片或

22、其他对象之后，还需要对其进行修改和设置，比如对图形的边框、颜色、大小等项目进行调整。对于插入的多个对象，有时还需要进行对齐分布、叠放次序等方面的设置。一、 设置文本框格式对于在工作表中插入的自选图形、文本框、图片等对象都可以重新设置格式，包括字体、字形、颜色、线型、填充等选项。设置文本框格式时，右击Excel工作表中插入的文本框，然后在打开的快捷菜单中选择“设置文本框格式”命令，打开“设置文本框格式”对话框，在该对话框的各选项卡中可以详细设置文本框格式。图4-26二、 设置图片格式右击工作表中的图片，在菜单栏中选择“设置图片格式”命令或双击图片，打开“设置图片格式”对话框。在对话框中可以设置图

23、片的基本格式。图4-27第十二节 使用公式与函数使用公式与函数，可以计算工作表中数据，减轻用户的工作量。公式是函数的基础，它是单元格中的一系列值、单元格引用、名称或运算符的组合，可以生成新的值。函数则是Excel预定义的内置公式，可以进行数学、文本、逻辑的运算或者查找工作表的信息。本章将详细介绍在Excel 2003中使用公式与函数进行数据计算的方法。在Excel 2003中，公式遵循一个特定的语法或次序：最前面是等号“=”，后面是参与计算的数据对象和运算符。每个数据对象可以是常量数值、单元格或引用的单元格区域、标志、名称等。运算符用来连接要运算的数据对象，并说明进行了哪种公式运算，本节将介绍

24、公式运算符的类型与优先级。一、 运算符的类型运算符对公式中的元素进行特定类型的运算。Excel 2003中包含了4种类型的运算符：1. 算术运算符2. 比较运算符3. 文本运算符4. 引用运算符二、 运算符优先级如果公式中同时用到多个运算符，Excel 2003将会依照运算符的优先级来依次完成运算。如果公式中包含相同优先级的运算符，例如公式中同时包含乘法和除法运算符，则Excel将从左到右进行计算。Excel 2003运算符优先级由高至低如下表所示。运 算 符说 明:(冒号) (单个空格) ,(逗号)引用运算符负号%百分比乘幂* 和 /乘和除+ 和 加和减&连接两个文本字符串(连接)= = 比

25、较运算符三、 应用公式在工作表中输入数据后，可通过Excel 2003中的公式对这些数据进行自动、精确、告诉的运算处理。在学习应用公式时，首先应掌握公式的基本操作，包括输入、修改、显示、复制以及删除等。1. 建立公式 一般公式的输入 在B8单元格中输入公式：= (B5+B6+B7)/3（1）光标移向待输入公式的单元格如B8。 （2）在单元格中输入公式“= (B5+B6+B7)/3”。 （3）公式输入后按Enter键。 2. 建立公式公式中使用绝对列和相对行引用 在F5单元格中输入公式：=$B5+ $C5+ $D5+$E5 （1）单击F5单元格，输入公式“=$B5+ $C5+ $D5+$E5”。

26、 （2）按Enter键即可。 3. 建立公式在工作表中显示公式和数值 。在工作表中，若希望显示公式内容与显示公式结果，按Ctrl+，便可进行二者之间的切换。 在指定单元格区域中输入一组数组常量 。生成数组常量的方法与输入数组公式一样，直接在公式中输入数值。不过要注意的是，不同列的数值要用逗号（,）分开，不同行的数值要用分号（;）分开。 4. 编辑公式 5. 修改公式 (1) 单击包含待编辑公式的单元格。 (2) 在编辑栏中，对公式进行修改。(3) 公式修改完后按Enter键。 6. 复制公式 (1) 选定包含待复制公式的单元格，将鼠标指向选定单元格的右下角的边框处，鼠标指针变成“十”样式。(2

27、) 按下鼠标左键不放，拖动鼠标到另一单元格。 7. 移动公式 (1) 选定包含待移动公式的单元格。将鼠标指向选定单元格的边框上，鼠标指针变成“箭头”样式。(2) 按下鼠标左键不放，拖动鼠标到另一单元格。(3) 松开鼠标后公式已移动完成。 8. 编辑公式9. 删除公式 （1）单击包含公式的单元格。 （2）按Delete键。 第十三节 常用函数一、 求和函数SUM 二、 函数格式为：SUM(Number1，Number2，Number3)功能：返回参数表中所有参数的和。三、 求平均值函数AVERAGE 函数格式为： AVERAGE(Number1，Number2，Number3) 功能：返回参数表

28、中所有参数的平均值。 四、 求最大值函数MAX 函数格式为： MAX(Number1,Number2,Number3) 功能：返回一组参数中的最大值。五、 求最小值函数MIN MIN函数可求指定一组参数中的最小值，其方法与MAX相同。 第十四节 工作表的打印一、 打印预览一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求，单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以切换到“打印预览”窗口中了。我们前面也曾经用过这个功能，它的作用就是看一下打印出来的效果，现在看到的是整个页面的效果，单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。

29、单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。现在这个考核表在这一页中并不能完全打印出来，因此我们就要用到另外一个功能：二、 页面设置单击这里的“设置”按钮，可以打开“页面设置”对话框，要想解决刚才的问题有两种办法，一是可以选择一种宽度较大的纸；再就是把纸张横过来使用：单击“纸张大小”下拉列表框，从弹出的列表中选择一种比较宽的纸型，单击“确定”按钮（如图1），这样就可以了。图4-28 可是我平常用的纸一般都是A4，很少有更宽的纸可以用，在这种情况下我们可以把纸张横过来打印：打开“页面设置”对话框，在“方向”栏中选择“横向”，将纸张设置回来，然后单击“确定”按钮，整

30、个工作表就都可以打印出来了。 这个表还不是在纸张的中间，有些难看，再打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡，选中“居中方式”一栏中“水平居中”和“垂直居中”前面的复选框，单击“确定”按钮，表格就居中显示了（如图2）图4-29这个表格现在看起来已经很好了，可是有一个问题，就是打出来的工作表经常是和文字资料在一起，又不希望用这种横向的表，又没有纸可以换，在这种情况下，一是在分页预览视图中拖动分页符使一页符合我们的要求；再就是直接设置打印的比例。设置打印比例很简单，打开“页面设置”对话框，先将纸张的方向设置回去，然后在“缩放”一栏的“缩放比例”输入框中输入80，单击“确定”按钮，从预览中可以看

31、出来，已经可以全部打印出来了。这是EXCEL 2000提供的新功能，比以前方便多了；我们可以让表格根据页边距自动调整：先单击“页边距”按钮在这个视图中显示出页边距；打开“页面设置”对话框，将“缩放”一栏选择为“调整为1页宽1页高”，然后单击“确定”按钮，图中的这个表就变成了紧贴页边距来放置了（如图3）。图4-30我们也可以通过调整页边距来调整表的位置；在预览视图中拖动这些标记调整页边距，还可以通过改变“页面设置”对话框中页边距的数值来实现。给打印出来的工作表设置页眉和页脚:打开“页面设置”对话框，单击“页眉/页脚”选项卡（如图4），单击“页眉”下拉列表框中的下拉箭头，选择这个页眉的形式，就给工

32、作表设置好了一个页眉，从预览框中可以看到页眉的效果；图4-31 页脚也可以这样来选择，但我们这里还是自定义一个：单击“自定义页脚”按钮，打开“页脚”对话框（如图5），可以看到页脚的设置分为左、中、右三个部分，现在光标停留在左边的输入框中，我们输入“万事无忧”，选中输入的文字，单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，把字体设置为隶书，单击“确定”按钮，回到“页脚”对话框；单击“右”输入框，输入“第页，共页”，然后把光标放到“第”字的后面，单击“页码”按钮，在这个地方插入当前页码，把光标定位到“共”字的后面，单击“总页码”按钮，在这里插入一个总页码，单击“确定”按钮回到“页面设置”对话框；单击“确定

33、”按钮我们就可以看到我们设置的页眉和页脚的效果了图4-32现在我们看这个表：单击“打印预览”按钮，可以看到只有第一页中有表的表头，而其它的页中都没有；这样打印出来的表看起来会很不方便，我们可以通过给工作表设置一个打印表头来解决这个问题。 由于这个功能不能在预览视图中设置，单击“关闭”按钮回到正常的编辑视图，打开“文件”菜单，选择“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框（如图6），单击“工作表”选项卡，单击“顶端标题行”中的拾取按钮，对话框变成了一个小的输入条，在工作表中选择数据上面的几行作为表头，单击输入框中的返回按钮，回到“页面设置”对话框，单击“确定”按钮，现在单击“打印预览”按钮，所有的

34、页中就都标题了。图4-33第十五节 工作表的编辑和技巧一、 选择性粘贴Excel为我们提供了一些自动功能。 先来看看选择性粘贴： 这里的选择性粘贴是指把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到工作表中，而不是像前面那样简单地拷贝。就拿这个表来说吧（如图1）。图4-34 这里的“利润”一栏是我们使用公式计算得到的，选择这一栏，复制到Sheet2中，可以看到数值并没有跟着复制过来；这时就可以使用选择性粘贴了：打开“编辑”菜单，单击“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框（如图2），在“粘贴”一栏中选择“数值”，单击“确定”按钮，数值就可以粘贴过来了。 这种情况不仅是在几个工作表之间复制时会发生，在同

35、一个工作表中进行复制时也会遇到，到时可要注意。图4-35 选择性粘贴还有一个很常用的功能就是转置功能。简单地理解就是把一个横排的表变成竖排的或把一个竖排的表变成横排的：选择这个表格，复制一下，切换到另一个工作表中，打开“选择性粘贴”对话框，选中“转置”前的复选框，单击“确定”按钮，可以看到行和列的位置相互转换了过来。 另外一些简单的计算也可以用选择性粘贴来完成：选中这些单元格，复制一下，然后打开“选择性粘贴”对话框，在“运算”一栏选择“加”，单击“确定”按钮，单元格的数值就是原来的两倍了。 此外你还可以粘贴全部格式或部分格式，或只粘贴公式等等。 二、 拼写检查Excel还提供了拼写检查的功能，

36、打开“工具”菜单，单击“拼写”命令，Excel就会自动对当前工作表中的内容进行拼写检查，在错误的地方会弹出“拼写检查”对话框（如图3），第一行中显示的是Excel认为有错误的单词，下面的“更改为”输入框中显示的是Excel默认的应该替换为的单词，再下面的“建议”列表框中显示的是在词典中与错误的单词比较接近的词。图4-36单击右边的“更改”按钮可以把当前的词替换为“更改为”输入框中的词；然后Excel就会自动搜寻下一个错误的单词，从“建议”列表中选择要替换为的单词，单击“更改”按钮，就可以把单词替换为所选择的词；而选择“忽略”按钮可以忽略此处错误。三、 自动更正现在我们在单元格中输入（c）然后按

37、一下回车，可以看到输入的字符变了。 这是Excel的自动更正功能，我们再输入(r)，回车；同样可以看到输入的字符又变了。其实这些都是可以设置的：打开“工具”菜单，单击“自动更正”命令，打开“自动更正”对话框（如图4），这里列出了所有自动更正的选择，在“键入时自动替换”列表中的头两个就是我们刚才看到的，输入(c)则替换为(c)，输入(r)则替换为(r)。图4-37我们还可以把自己容易犯错的词做一个自动更正的词条，以后再输入起来就很方便了：在“替换”输入框中写入“制做”，在“替换为”输入框中填上“制作”，单击“添加”按钮将其添加到列表中，单击“确定”按钮；在单元格中输入“制做”，回车，可以看到“制

38、做”就被替换成了“制作”。 如果你不想使用哪个自动更正的选项了，就在自动更正对话框中把这个选项去掉就行了。四、 编辑技巧1. 分数的输入 如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。 2. 序列“001”的输入 如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“”（西文单引号），然后输入“001”。 3. 日期的输入如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。 4. 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能

39、。先在一单元格内填入“*”或“”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图1）。图4-385. 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键

40、单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。 6. 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。 7. 在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图2）。这

41、时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。 图4-398. 利用Ctrl*选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl*键可选定整个表格。Ctrl*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。 9. 快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。