浅谈如何做好办公室工作.doc

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1、摘要 数字化、网络化时代、知识经济时代的到来，以及全球经济一体化的趋势，使得企业的办公室管理工作面临着前所未有的复杂性和多变性，与此同时，也给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战。对于新时代的企业商务秘书工作者来说，如何正确地给自己定位，充分利用和发挥自己的能力和素质来做好办公室管理工作，对企业的长久发展有着深远的意义。关键字：办公室工作 商务秘书 管理摘要- 1 -一、 办公室工作- 3 -（一）、办公室工作的的特点- 3 -（二） 、办公室工作的定位和主要职能- 3 -二、 商务秘书- 5 -（一） 、商务秘书的含义- 5 -（二） 、商务秘书的主要职能- 5 -（三） 、商务秘书的素质要

2、求- 6 -三、 商务秘书与办公室管理工作- 7 -（一） 、 秘书工作在办公室工作中的地位- 7 -（二） 、 新时期的秘书工作- 7 -（三） 、 商务秘书如何做好办公室工作- 8 -四、 个人心得- 12 -五、 参考文献- 13 -浅谈商务秘书如何做好办公室工作一、 办公室工作（一）办公室工作的的特点企业办公室是总经理直接领导下的，在企业工作中起着承上启下、沟通内外、协调四方作用的综合管理机构。就像任何事物都有其特点和规律，办公室工作主要有以下的明显的特点：1. 全局性 办公室的整体职能不外乎“参谋、服务、协调”，这三大功能发挥的好与坏，对各个部门的正确决策，对于上级的的决策能否落到实

3、处，对于公司各个环节能否步调一致，对于企业的健康发展，都有着直接或间接的影响。2. 综合性 一个合格的企业办公室的工作是全方位的。既有辅助上级决策和协调，管理公共关系，也包含了处理文档资料、绩效考核、统计报表等文秘工作以及办公用品的采购供应、处理各种应急事务的后勤管理职能。3. 协调性 作为“矛盾结合体”，办公室工作人员应该与各部门精诚团结、协作共进，配合各部门搞好工作、处好关系。能帮的帮，能助的助，该配合的配合，该协调的协调，尽力做好配合工作。4. 服务性 没有服务性就没有办公室工作。主要体现在“三个服务”：为上级领导和领导机关服务；为本级领导和领导机关服务；为下级各职位员工服务。（二） 办

4、公室工作的定位和主要职能1.定位 办公室工作以及工作者在企业里面应该做好典范的作用。虽然不是决策机构，却是领导决策中的重要参谋和助手；虽然不是决策的具体实施者，却在实际落实工作中起着先锋和监督的作用。所以作为一名办公室工作人员，应该做好以下的定位：1） 做解放思想的典范 企业领导的思路，办公室人员最先知道，企业的改革发展方向、发展战略等办公室人员最熟悉。办公室人员要紧紧跟上领导的思路，跟上企业发展的形式，主动发挥好参谋助手的作用，必须做到解放思想。要加强岗位业务知识的学习，提高岗位适应能力，超前工作；善于学习和吸收新的理念和现代管理方法，学习和了解国家、行业的发展形势，熟练掌握国家和公司的政策

5、、文件、会议精神，并灵活运用到办公室的各项工作中去；关注有利于企业发展的相关政策，增强为企业发展出谋划策的能力。也通过提高定位解放思想，主动站在领导的角度想问题、看事情，主动站在推动企业发展的高度，从企业发展大局的层面来审视自己的思想、工作、效率和作风。敢于正视存在的问题和不足，奋起直追，不断挑战自我，增强工作的主动性、积极性。加强对标学习，向同行业先进水平看齐，不断提高创新能力，打造办公室工作亮点。2） 做落实执行的典范 办公室的另一个角色是类似于管家的角色。在商贸企业中，上司主要是从宏观上把握企业的经营战略和策略，秘书则主要充当统筹、策划、安排、处理商贸事务的角色，即类似“管家”。其主要任

6、务是负责筹划经营策略的制定、调整与控制，安排企业内各职能部门的日常工作。可见，商务秘书扮演这种“管家”角色的好坏将直接影响企业整体的运作效率。这也是办公室工作协调性的体现，也包括对政策工作实际实施的监督检查。因此，办公室工作人员必须先做好自己的工作，争当落实执行的典范，才能有底气有威望去协调各个部门做好本职工作。2.主要职能 针对办公室工作的定位可以总结出其主要职能：1） 负责公司领导日常工作的安排，负责来宾的接待及对外衔接工作。2） 负责会议准备工作，并做好会议记录。负责公司上传下达工作。3） 负责文件的拟稿、审核、登记、印发工作；负责合同文本的管理。4） 负责上级和外单位来文的编号、登记、

7、转达、传递及归档工作。5） 负责考勤、考核。负责公司人力资源的管理，负责公司员工“五险一金”缴交比例的管理与审核。6） 负责公章、印鉴、介绍信的使用和管理；负责企业各种证照的年检、年审工作。7） 负责公司内部办公用品、劳保用品的供应使用管理。8） 负责公司低值易耗品，办公电话、网络通信的管理工作。9） 负责公司经营业务、财务会计数据的采集、统计与整理工作。10） 承办领导临时交办的事项。二、 商务秘书（一） 商务秘书的含义商务秘书一般是指在工商企业担任秘书职务的人员和这种人员的职务。广义上，商务秘书是指在从事各种商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务，负责组织行政事

8、务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员，包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系。它集现代商务秘书专业理论、商务信息、项目活动管理、计算机应用操作、商务英语应用以及文秘工作于一身，是适应经济时代商务领域秘书工作的发展趋势和要求而出现的一支复合型高素质人才队伍，是确保在激烈竞争中制胜的战略资源。（二） 商务秘书的主要职能1. 文书工作 日常信息的上传下达，做好各种会议、活动的通知及组织筹备工作；各项重要会议的记录与整理；职员工业绩考核以及评优工作；年鉴的整理、策划、编排、刊印工作。2. 信息渠道 各类活动请示及策划的

9、报送。准确传达上级的有关决定，及时通知各部门做好本职工作。 3. 综合协调 在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，也包括对各个部门的监督落实和检查反馈。4. 后勤保障 办公室的耗材、日用品等的收购和管理，以及一切与领导工作有关的日常事务。（三） 商务秘书的素质要求1. 良好的心理素质和创新能力 现代化经济创新所带来的快节奏工作以及秘书工作服务性协调性强的特点，都要求企业秘书必须具备良好的心理素质。另外，商业创新是企业生存和发展的关键。商务秘书必须时刻保持求新创新的精神状态，在固有模式中努力出新招、创新意，如将繁琐的办文程序简化，以

10、多媒体手段管理文档等，就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新。 2. 较强的学习应变能力 商业环境是易变的，新情况时有出现、新知识层出不穷，商务秘书应具有强调自主学习；强调持久的、终身的学习；强调“工作学习化，学习工作化”；强调“双环学习”；强调学会学习；强调学后有新行为；强调组织学习的学习能力以适应新的情况。3. 良好的知识结构 商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求，从而对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构来看，应要具有文、工、商、农和行政、技术、管理、公关等方面的专业知识；从秘书知识要求来看，应要具有法律学、市场学、价格学、预测

11、学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等知识。我国加人世贸组织后，对我国各行各业人员的英语水平要求大大提高。现代化商务秘书都要掌握英语，这是全球多边贸易的基本要求。 4. 较高的信息处理能力 商务秘书要加工处理各种商务信息，要对商务数据进行迅速处理为领导提供帮助。这要求商务秘书能熟练应用各种工具、方法提高处理信息能力。例如电子商务的崛起，使得企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决，无纸办公、无纸贸易将成为现实。 5. 合作精神和人际交往能力 商业活动本质是平等的自愿基础上的交易，需要参与方的合作才能实现。商务秘书应具有合作精神，结

12、成创新团队进行工作。社会分工越来越细，经济、社会交往的范围越来越大。学会合作也是商务秘书的一项重要能力素质。商务秘书的职业特点，使商务秘书处于各种矛盾、各种关系的中心，特别要求秘书注意建立良好的人际关系，是自己融入组织环境之中。三、 商务秘书与办公室管理工作（一） 秘书工作在办公室工作中的地位 从上面对于办公室工作以及商业秘书的介绍我们可以发现，这两者之间有着很多相似的地方，可以说，秘书工作就是办公室工作的主体。领导要做到决策科学化，离不开秘书人员的协助。因为秘书人员一方面处理着大量的日常事务工作，使得领导能集中精力考虑大问题。另外，还能发挥他们了解全面情况，掌握多方面信息的优势，辅助领导决策

13、，提供合理的建议 。（二） 新时期的秘书工作 秘书行业是一个传统行业。从技能讲，传统的秘书职责是公文制作、文书处理和办公室日常管理。随着信息化时代的到来和全球经济一体化，经济活动频繁，经济组织大量增加，社会的企事业单位对秘书的需求量大大增加，对技能也提出更高要求，主要面临着“四个转变”：1. 从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；2. 从单纯地传递信息转变为综合处理信息；3. 从被动服务转变为主动服务；4. 从凭老经验办事转变为科学化管理。从近年人才市场招聘看，商务秘书人才供不应求，基层企事业单位、民营企业难以招聘到专业的商务秘书人才。新时代规企业秘书有着更高的素质要求，高素质的要求是牢

14、固树立和塑造企业秘书队伍作风正、纪律严的良好形象的时代要求。企业秘书从事的是一项特殊且重要的工作，遵守纪律、保守秘密、廉洁奉公是最起码的要求。新时代的环境还对企业秘书有着一些职业素质要求：1. 优良的思想政治素质 企业秘书要有较高的觉悟。坚持以理论和思想为指针，一各项路线、方针、政策和法律、法规为准绳，增强贯彻执行方针政策的自觉性和坚定性。在面临企业利益和个人利益、工作利益和物质利益的矛盾时，应该自觉服从领导、服从公司大举发展做出正确选择。正确对待改革开放中的新情况、新问题，并正确地研究和解决。2. 良好的职业道德和工作作风 企业秘书部门主要是为企业领导服务的机构，这一特殊地位决定了企业秘书必

15、须要有良好的职业道德。在实际工作中要坚持和发扬热爱工作、尽忠职守、埋头苦干、勇于奉献的作风和精神。做到：礼貌而不居高不下，诚实而不弄虚作假，参谋而不自以为是，谦虚而不傲上凌下，谨慎而不唯唯诺诺，公正而不见风使舵，原则而不论是道非，敬重而不阿谀奉承，适应而不妄自尊大，本分而不炫耀示人。3. 丰富的业务理论知识 随着社会主义市场经济体制的逐步完善，对企业秘书人员知识要求越来越高。秘书人才逐渐向复合型人才方向发展，其知识体系趋于庞大和复杂。企业秘书人员必须在实践中不断地拓展自己的知识面，更新知识结构，必须更加注重理论学习，结合具体实践，掌握科学的世界观和方法论，将市场经济体制下的新情况、新问题上升到

16、一定的理论高度加以戴阔和总结，正视改革过程中出现的新问题。更加注重专业知识的学习，要熟悉本企业的经营活动和发展战略。4. 树立正确的秘书价值观 可以说，秘书工作是繁琐的，有些时候更是吃力不讨好的，所以秘书人员的心理素质必须更加健康、更加出色。只有在正确的人生观、社会观、道德观指导下树立正确的秘书价值观，秘书个体才能在秘书工作实践中正确地认识和找到自我，正确地把握秘书角色，达到主、客观的和谐统一，最大限度地发挥秘书队伍的整体社会功能和秘书个体的社会作用。在新形势下，企业秘书工作的责任感更强，价值要求更高，作用更大，必须在思想上树立廉洁勤政的观念，在行动上自觉抑制拜金主义、自由主义和极端个人主义。

17、（三） 商务秘书如何做好办公室工作办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。办公室秘书工作人员不仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标；还要具备广博的理论与业务知识，懂得一系列艺术的工作方法和工作技巧。首先，在工作上：1.明确任务，增强工作的主动性秘书工作是以“三务”“四办”为基础的工作。即参与政务、处理事务、搞好服务和办事、办文、办会、办信（电）。办公室秘书工作的任务概括而言主要是：服务一个中心，履行两大职能，按照“三化”要求，实现四大转变，做好五项工作。服务一个中

18、心:即以服务领导为中心。这是秘书工作的从属性、辅助性本质决定的。领导工作涉及到哪里，它的工作范围就延伸到哪里，并以此为中心，尽可能为领导、机关、基层提供各种优质、高效的服务。履行两大职能：即参谋和办事两大职能。参谋职能是为领导机关决策活动提供有关的信息、咨询和建议，增强决策的科学性，这是秘书工作的深层职能任务；办事职能是直接协助领导管理、处理具体事务，这是秘书工作的基础职能任务。按照“三化”要求：一是“规范化”，即秘书部门的工作标准，工作程序都要符合一定的规格、格式。二是“制度化”，即要制定秘书人员共同遵守的行动准则，以严密的制度对秘书工作的各个环节进行有效制约。三是“科学化”，即要遵循秘书工

19、作的客观规律，寻求最优工作方法和最佳工作程序。实现四个转变：一是从注重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策、议大事、懂全局、管本行，使办事办文办到实处，参谋工作参到点子上。二是从收发传递信息转变为综合处理信息。三是从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。四是从被动服务转变为主动服务。发挥主动性、创造性，提高工作预见性、有效性，创造性地开展工作。做好五项工作：一是根据上级部门的决策、意图和中心工作起草工作计划、总结和报告，拟定各项管理制度；帮助领导起草讲话稿或讲话提纲。二是做好领导办公会议、综合性会议的准备工作。三是开展调查研究工作，检查、了解所属业务部门、职能单位贯彻执行领导决议、部署的情况。四

20、是全方位收集、整理信息，为领导决策提供准确信息来源。五是做好政策落实的督办工作，及时反馈督查情况，确保工作事事有着落，件件有回音。2.把握原则，强化工作的自觉性秘书位居领导“近身”，承担辅佐领导工作的种种责任，这就决定了秘书工作的基本原则是：尽职不越权、尊重不奉承、补台不拆台、服从不盲从、沟通不闭塞。在这里主要强调补台不拆台和沟通不闭塞。补台不拆台是指企业秘书心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产

21、生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。本着工作上的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做，这比什么都重要。不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。沟通不闭塞则指秘书工作起上下达情、左右疏通作用。因此，领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言。一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决“听懂”的问题；二是秘书要能够及时向领导提供他最为关心的信息，即解决“回答”的问题，这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平；三是要重视反馈，秘书要肩负起

22、督促、跟踪领导批示和指示的责任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数；四是想领导所想，急领导所急。当前的中心工作是什么？亟待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，秘书要了熟于心，即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性，真正成为领导的参谋助手。3. 做好办公室管理工作 在办公室的各项工作中，我觉得管理工作算是重中之重，因为跟我们国家的法律法规以及相关管理机构和制度一样，它起到的是一个规范的作用，对于办公室文化乃至整个企业文化的形成和发展起着不容忽视的作用。做好办公室的管理工作，则要注意一下的几点：首先在工作上，要加强办公室的日常管理工作。办公室的工作千头万绪，事物督办、文

23、件起草、资料调研、文书处理、档案管理、考勤管理、文件批转、会议安排等等。面对繁杂琐碎的大量事务性工作，应强化工作意识，加快工作节奏，提高工作效率，冷静处理各项事务，力求快速、周全、准确、适度，避免疏漏和差错。做好公司的文字性工作。草拟和管理公司综合性文件，是办公室的重要工作之一 ，作为办公室负责人，平时就要组织好办公会议的记录、整理和会议纪要提炼等工作，认真做好公司有关文件的收发、登记、分递、文印和督办工作.公司所有的文件、审批表、协议书、图纸、图集等要整理归档入册，要设专人负责，并定期检查。配合公司领导在制订各项规章制度的基础上要不断的加以补充和完善。及时传达贯彻公司有关会议、文件、批示精神

24、，确保公司各项工作的顺利进行。其次，在个人上：1. 保持对工作的激情 “惟天下至诚，为能尽其性；能尽其性，则能尽人之性；能尽人之性，则能尽物之性；能尽物之性，则可以赞天地之化育；可以赞天地之化育，则可以与天地参矣”，这是中庸里面的一段话，用今天的话讲就是：只有天下最真诚的人，才是能够充分实现自己天性的人；能够充分实现自己的天性，就能够充分实现他人的天性；能够帮助别人充分实现天性就能够充分实现万物的天性；能够让万物充分实现天性，就可以赞助天地化育万物；可以赞助天地化育万物，就可以跟天和地并列为三了。这与我们讲的激情有异曲同工之妙。我们常说某人有激情，或者是某某人没有激情，可见激情具有很强的感染力

25、，可以透过空气而感觉到，可以通过言行神色而触摸到。就像“天下至诚”一样，可以很快传递给别人，影响到别人。综观历史，每一位一呼天下应的英雄人物，必定是满怀激情的人；环顾四周，我们身边能量大的人，一定在内心洋溢着激情。没有激情的人，就像一颗小石子投入大海，泛不起半点波浪，缺乏激情的人，经常在各种挑战面前颓然退下，树旗投降。由此可见，在工作中保持激情有多么重要。在办公室里，秘书的工作有时候是很繁琐很考验然的，虽然很辛苦，但只要我们保持着最原始的天性所谓激情，相信一分耕耘一分收获，那么我们所面对的种种事务种种问题，就会是一种机会，让我们自己得到提高的机会。我们的上司、同事有目共睹，有口皆碑，也会被我们

26、所感染，这样以来我们的办公室的氛围将会越来越好，对于我们管理工作的更好完成也是有百利而无一弊的。2. 保持看问题时的清醒满腔热血能带给我们动力，这是我们出色完成工作的前提，而清醒的头脑、冷静的思考则是我们解决问题的保障。要时刻清醒地认识到：在职务与能力的关系上，一个人的工作能力不是随着职务的提升而自然提高，官大了不等于本事大了，地位高了不等于水平也高了；在工作与成效的关系上，一个人肯干事是态度、想干事是热情、会干事是能力、干成事才是本事，这种本事靠上级封不出来，靠权力压不出来、靠自己吹不出来，只有靠实实在在做人、认认真真做事，才能逐步得到提高；在问题面前不浮躁，在成就面前不骄傲，脚踏实地，一步

27、一个脚印，充分利用我们的专业知识去分析和思考。3. 保持乐观和感恩的心态 在一个单位里面，我们不可能孤立地存在，更不可能孤立地发展，在日常工作生活中，我们应该保持一份乐观的态度去迎接、去对待、去相处我们身边的人，要相信我们的乐观向上在带给自己一份好心情、好工作环境的同时也会影响到我们的上司和同事，着同样对于我们在办公室的形象和工作的执行特别有帮助。在人际交往中，还要注意的一点就是感恩，感恩的心让我们宁静而安详，感到生活温暖，继而迸发出干劲和活力；在宽容他人的同时，也容易得到别人的理解和帮助。一个成功的办公室，必定是带着浓厚的家的感觉的，上司与下级、同事与同事和睦相处的整体。四、 个人心得五、 参考文献1陆瑜芳，秘书学概论M，上海：复旦大学出版社，20012李化德，现代秘书学M，北京：法律出版社，20023王西冀，秘书工作方法论M，北京：中国财政经济出版社，20054张丽君，秘书岗位职业素质论J，秘书，2001（4）5杨蓓蕾:现代秘书工作引导M.上海：同济大学出版社.2007年 6王育，如何做好办公室管理M,合肥工业大学出版社, 2007年7王秀清，“浅谈现代秘书工作职能”J，中国铁道建筑报，2004年8张续编著，“浅谈秘书工作的艺术”J，协商新报，2006年9王熙梅、景清，现代秘书学通论M，海洋出版社，1993年10中国秘书网以及其他秘书网站、论坛等