职业技术学院档案管理办法.docx

上传人:李司机 文档编号:4382745 上传时间:2023-04-20 格式:DOCX 页数:14 大小:26.10KB
返回 下载 相关 举报
职业技术学院档案管理办法.docx_第1页
第1页 / 共14页
职业技术学院档案管理办法.docx_第2页
第2页 / 共14页
职业技术学院档案管理办法.docx_第3页
第3页 / 共14页
职业技术学院档案管理办法.docx_第4页
第4页 / 共14页
职业技术学院档案管理办法.docx_第5页
第5页 / 共14页
点击查看更多>>
资源描述

《职业技术学院档案管理办法.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《职业技术学院档案管理办法.docx(14页珍藏版)》请在三一办公上搜索。

1、职业技术学院档案管理办法第一章总则第一条为规范档案工作,提高档案管理水平,有效保护 和利用档案,根据档案法、高等学校档案管理办法 等法规,结合学院的实际,制定本办法。第二条本办法所称档案的范围,是学院和学院师生员工 在教学、科研和管理等工作活动中直接形成的,对学院和社 会具有保存、利用价值的历史记录材料,包括文字材料、图 纸、图表、实验记录、计算材料、照片、录音带、录像带、 缩微胶片、光盘、模型、样品、实物等。第三条档案是学院的宝贵财富,是学院工作的真实记录, 是反映和衡量学院整体水平的一个重要标志,是全院师生智 慧和经验的结晶,对学院各项工作起到凭证和考查的作用。第四条档案工作是办好学院的重

2、要基础工作之一,是各 项管理工作的重要组成部分。学院各单位和个人均须遵守本 办法,并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。 档案工作要做到“三纳入”和“四同步”,即:纳入学院总 体发展规划和年度计划,纳入管理和考核制度,纳入有关人 员的职责范围;档案工作布置、检查、验收、总结与其他各 项工作同步进行。第二章管理体制第五条学院档案工作坚持集中统一管理原则,实行统一 领导、统一管理和分级负责制。第六条学院档案工作由院长领导,主要职责是:1 .贯彻执行国家和省上关于档案管理的法律法规和方 针政策,批准学院档案工作规章制度;2 .将档案工作纳入学院整体发展规划,促进档案信息化 建设与学院其他工

3、作同步发展;3 .建立健全与办学规模相适应的学院档案机构,落实人 员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;4 .研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。第七条学院党政办公室下设档案馆,为学院档案工作的 领导、管理职能部门,也是负责档案保存、利用、编研的业 务机构。业务工作受和高校档案学会监督、检查和指导。学院档案馆的主要职能是:1 .贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法令、条 例和办法,制定学院档案工作规划、管理制度和实施细则;2 .负责对各部门的档案工作进行监督、检查和指导。组 织对各部门专、兼职档案人员的业务指导和培训;3 .负责学

4、院各类档案的接收(征集)、整理、分类、保管、 统计、鉴定等工作,编制检索工具,提供档案信息,为学院 各项工作和社会服务;4 .参与学院史料的编研工作;5 .执行保密制度,确保档案的安全;6 .开展档案宣传和咨询活动;7 .开展档案理论和档案业务的学术研究,组织和参加 校内外档案业务研讨、交流和协作活动。第八条专职档案工作人员应按全日制在校生1万人以下 不少于2名,每增加2千名学生,增加1名档案人员配备。各部门确定1位负责人主管本部门的档案工作,并指定 至少1名文秘人员为兼职档案员。兼职档案员负责本部门档 案的收集、整理和移交工作。经学院同意从事档案工作的人 员,可根据有关文件规定,申请评定档案

5、专业技术职务。第九条档案工作人员(含兼职档案员)应具备档案专业 知识和一定的科学文化知识,热爱档案事业,忠于职守,坚 持档案工作的正确方向,认真执行党和国家有关政策和学院 有关规章制度,严守纪律,保守党和国家秘密,刻苦钻研业 务,熟悉本院历史和档案情况。第十条学院档案事业所需经费,单独立项,列入学院预 算,由党政办公室统筹安排。第十一条学院遵循方便利用、安全保管、有利发展原贝1. 为档案馆提供档案工作条件,配置必要的设备,以逐步实现 档案管理现代化。第三章文件材料的收集、立件(卷)、归档、移交与接收工作第十二条建立平时收集归类制度。1 .文书处理人员应按工作程序,进行文件材料的形成、 积累。工

6、作结束时按归档要求,按时整理立卷归档。2 .上报科研成果、验收基建工程时,必须有档案室提供 的档案材料归档证明后,方可进行。3 .兼职档案员应根据工作职能,设立不同保管期限类目, 随时将办理完毕的文件材料归类。做到产生一件档案,收集 一件档案,分类保管有序、完整、准确、系统。4 .对于个人在从事教学、科研、党政管理等业务活动中 形成的各种载体材料,必须按照规定及时归档。5 .对于个人在非业务活动中形成的重要文件材料,档案 室通过征集代管等形式进行管理。提倡个人向档案室捐赠档 案,并对重大捐赠的个人予以奖励。第十三条实行文书处理部门按件立卷归档制度。凡是学 院在教学、科研、管理等各项活动中形成的

7、、具有保存价值 的材料,各职能部门都应该按管理办法,由兼职档案员收集、 积累、整理、归档。第十四条学院实行纸质档案材料和电子档案材料同步 归档。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的电子公 文归档管理暂行办法以及电子文件归档与管理规范(GB /T18894-2002)执行。文件材料的归档范围是:1.党群管理类:党委各处(室)、纪委、工会、团委、民 主党派等系统在工作活动中形成的会议文件、记录、纪要、 工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、 法规、图表等文件材料。2 .行政管理类:各处室、院部、中心在工作活动中形成 的会议记录、纪要、工作计划、总结、报告、请示和批复、 规划、制度、

8、条例、法规、图表等文件材料。3 .学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高 中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团 组织档案、毕业生登记表等。4 .教学类:在教学管理、实践、研究等活动中形成的文 字、图表、声像等文件材料,按国家教委、国家档案局发布 的高等学校教学文件材料归档范围*号执行。5 .科学研究类:在国内外刊物上发表的论文,学术会议 上交流的论文,研究报告的手稿和印本;参加科研成果展览 会的展品目录、说明、照片、底片、声像和有关文件材料; 科研工作中形成的管理文件材料等。6 .基本建设类:基建工程归档文件材料,按照国家档案 局、国家计委发布的基本建设项目档案资料管理

9、暂行规定 执行。重点应放在具有法律凭证作用的文件、地质、水文资 料,隐蔽工程施工、验收记录、竣工图、设计与施工等重要 原始文件材料。房屋普查、登记、统计、总结等文件材料。7 .仪器设备类:学院的设备管理工作和各种国产、进口 的价值人民币5万元以上的仪器设备全套随机技术文件和申 购、验收、使用、维修、改变各个环节形成的不同载体文件 材料。8 .出版物类:学院编辑出版的校刊、学术刊物和主编、 主审的出版物审稿单、样本及出版发行记录等。9 .财会类:会计报表、帐薄、凭证等文件材料,按照财 政部、国家档案局发布的会计档案管理办法执行。10 .外事类:出席国际学术会议,出国考察、讲学、进 修、合作研究等

10、活动的计划、总结、手稿、论文(中、外文 打印稿)、报告、重要原始数据、取得的学位、名誉职务证 书(复制件)、照片等有关文件材料。聘请来院讲学和合作研究的外籍、港澳专家学者,在教 学、科研和其他活动中形成的计划、总结、报告、论文、讲 稿、照片、录音带,专家的简历、护照(复制件)等文件材料, 授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的证书(复制件)、 录音、录像带等有关材料。11 .产品生产与科技开发类:学院设计、试制、生产、 经营和销售过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声 像载体等有关材料。主要包括:科研成果推广应用,科技开 发规划,技术经济分析,可行性分析及其相关材料;科技开 发合同、协议、

11、意向书、招标、投标材料,有关谈判资料, 合同、协议执行情况,与执行合同、协议有关的法律材料(如 公证材料、法院裁决书等);本院自行研制、试制产品的文 件材料及在生产过程中形成的各种生产、管理数据、各种管 理定额如劳动、资金、费用定额和物资能源消耗定额,样品、 样品照片、录像等;财会文件如帐簿、凭证、报表等;市场 调查、预测与销售方面的材料;经济检查报告及其分析材料; 专利的申请、登记、批准、许可证、奖励和管理等。12 .声像档案:反映学院重大活动和历史发展,具有保 存价值的各种声像载体。具体范围包括:照片、录音带、录 像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等载体的 原件。13 .人物类:

12、主要包括名人在从事教学、科研、学院管 理和社会活动、外事活动所形成的论文、专著、译著、笔记 等文书、图表、声像等各种载体材料,以及名人生平、传记 等。14 .实物类:主要包括上级领导来视察、检查、指导工 作和境内知名人士来访参观的题词、题字等手迹材料;境外、 院内外的团体、个人和校友捐赠的纪念物品;院内各单位和 个人荣获国家、省、市级各类奖品(奖状、锦旗、奖杯等); 境外友好单位颁发的荣誉证书,以及其他有保存价值的实物。第十五条人事档案归档范围。学院在干部、职工人事和 学生工作中形成的各类人员登记表、自传、鉴定、考核、考 察、学历、专业技术职务评审、政治历史审查、入党、入团、 奖励处分、录用、

13、任免、转业、工资、退休及其它材料。分 别交组织、人事、学生部门的档案管理人员归档。第十六条立件(卷)和归档要求1 .凡属归档范围的材料,必须完整、准确、系统,能反 映其活动的真实内容和活动的全过程。2 .归档文件材料应格式统一,质地优良,书写工整,字 迹清楚,声像清晰,符合归档规范和标准,使用优质蓝黑墨 水或碳素墨水书写,禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和红墨 水、彩色笔、复写纸、劣质纸张等书写材料。对不合质量要 求的,应采取补救措施,方能移交。3 .归档的文件材料,要按问题、时间或重要程度、保管 期限来整理,要注意文件的完整性,一份文件是一件档案, 同一问题、同一项工作的各件档案要作为整体来组卷

14、。4 .教学、科研、科技开发、基建、设备、出版等专题性、 成套性的归档材料,要按阶段、结构部件等分别组卷归档。5 .归档材料中,密不可分的同件材料排列顺序是:批复 在前,请示在后;正件在前,附件在后;结论性材料在前, 依据性材料在后;文字材料在前,图样在后。6 .归档时,要把不同年代的文件分开。对跨年度的文件, 如规划、计划等放在文件内容针对的第一年;总结、报告等 放在文件内容针对的最后一年;跨年度的请示、批复,放在 批复年度;跨年度的会议材料,放在会议开幕的年度。7 .实行由文件材料形成部门、课题组立卷并统一归档的 制度。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要 求,进行系统整理组卷,

15、编写页号或件号,填写卷内目录, 卷内说明,案卷标题,注明密级和保管期限。8 .文件材料整理立卷后,由立卷部门直接向档案馆移交 归档,科研课题档案实行科研文件材料形成部门和课题组立 卷制度。9 .凡由几个部门合作完成的项目,由主持部门立卷归档 保存一套完整的档案,协作部门保存与自己承担任务有关的 档案正本外,将副本送主持部门保存。第十七条归档时间1 .党政部门和按年度归档的部门,在次年1月10日前, 结合年度考核,对应工作计划、总结和年度工作目标任务书 归档。2 .教学单位和按学年归档的部门,在次学年暑假前,对 应学年度工作计划、总结归档。3 .科研、基建等部门,在项目完成后2个月内归档。4 .

16、仪器设备在开箱验收后,投入使用2个月后将随机技 术文件归档。5 .有关产品科技开发材料,应在产品定型鉴定或验收后 3个月内归档。6 .会计报表、凭证、帐簿等会计档案,在会计年度终了 后,由财务部门保管一年,期满之后,在次年4月份向学院 档案馆移交。第十八条接收档案时,要填写好档案移交目录一式两份。 交、接双方共同清点,对重要的、机密以上的案卷,要逐页 清点,检查核实无误后,双方在移交目录上签字,一份移交 档案馆,一份由交档部门留存。对不合要求的案卷,立卷人 员应重新加工整理,方可归档。第四章档案的管理第十九条学院各类档案都是学院的重要财富,由学院档 案馆集中统一管理,任何部门或个人都不得将档案

17、视为私有。学院职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成 的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何 个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要 档案材料,档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。第二十条档案馆以便于保管、方便利用为原则,对档案 进行整理、分类、鉴定和编号。各类档案编号为:年度号+ 类别+保管期限+件号。第二十一条 按照国家档案局机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定,确定档案材料的保管期限。1 .凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌,对本院和 国家建设有长远利用价值的,要列为永久保管;2 .凡反映学院一般工作活动的,但较长时间有考察价值 的,保管期

18、限列为30年;3 .凡在较短时期内对学院工作有考查利用价值的,保管 期限为10年。第二十二条对保管期限已满、已失去保存价值的档案, 经有关部门鉴定并登记造册报院长批准后,予以销毁。未经 鉴定和批准,不得销毁任何档案。第二十三条档案入库分年度,按编号从上到下,从左到 右,依次排列,库房内温湿度要符合要求,做好防火、防虫、 防鼠、防潮、防尘、防强光、防高温、防盗、防磁等工作, 确保档案的安全。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及 时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当 及时数字化,加工成电子档案保管。第二十四条档案馆做好档案的保密工作,要按国家的有 关保密法规,划定好密级,重点管理好

19、带有密级的档案,严 格执行保密制度。第二十五条 档案馆应在每年终对档案的收入、移出、 库存量、利用情况等进行统计。并认真执行档案统计年报制 度,并按照国家和省上有关规定报送档案工作基本情况统计 报表。第五章档案的利用与开放第二十六条 学院档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学院授权,其他任何组织或者个人无权公布我院档案属下列情况之一者,不对外公布:(一)涉及国家秘密的;(二)涉及专利或者技术秘密的;(三)涉及个人隐私的;(四)学院特别规定限制利用的。第二十七条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身 份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登 记手续后,均可以利用已公布的档案。境外组

20、织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。第二十八条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经 馆长批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或 者本人同意,必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉 及重大问题或者国家秘密,应当经学院保密工作部门批准。第二十九条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般 不提供原件。如有特殊需要,应当经档案馆馆长批准。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。第三十条 档案馆设立专门的阅档室,并编制必要的检 索工具(著录标准按档案著录规则(DA/T18-1999)执行), 提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系 统等,为学院内外利用档案创造便

21、利条件。第三十一条学院档案馆是学院出具档案证明的唯一机 构。档案馆应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目 的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照 有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应 该无偿和优先提供。第三十二条寄存在档案馆的档案,归寄存者所有。档案 馆如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。第三十三条学院档案馆应当积极开展档案的编研工作。 出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报 请院长批准。第三十四条 学院档案馆应当采取多种形式(如举办档 案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。 学院逐步创造条件在相关专业的

22、高年级开设有关档案管理 的选修课。第六章考核、奖励与处罚第三十五条学院对档案工作及档案工作人员与其他 工作同时、同步、同要求考核。第三十六条 对下列情况,履行专项奖励程序,予以奖 励:1.在档案收集、整理、提供利用、保护和现代化管理中 做出显著成绩者;2 .在档案史料研究工作中做出贡献者;3 .将重要或珍贵档案捐赠给学院的单位或个人。第三十七条 对下列情况,履行专项处罚或责任追究程 序:1.玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;2,违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;3 .涂改、伪造档案的;4 .不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;5 .其他违反档案法律法规行为的直接责任人员及主管 领导依法给予处理或处分;6 .构成犯罪的,由司法机关依法追究其刑事责任。第七章附则第三十八条本办法自发布之日起执行,以前相关制度同 时废止。第三十九条本办法由党政办公室负责解释

展开阅读全文
相关资源
猜你喜欢
相关搜索
资源标签

当前位置:首页 > 生活休闲 > 在线阅读


备案号:宁ICP备20000045号-2

经营许可证:宁B2-20210002

宁公网安备 64010402000987号