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1、金华市中心医院数字档案管理系统升级项目技术参数1.项目概述金华中心医院现有档案管理系统于2013年启动建设，采用集中式部署，实现了档案馆藏数字化、档案业务流程自动化、档案提供利用网络化，经过一段时间的应用目前已经成为金华中心医院档案管理中不可分离的一部分，而经过档案系统的不断使用，目前系统中的部分功能已经无法满足现有的系统使用要求，而随着金华中心医院的不断发展，这些功能对金华中心医院档案的管理影响越来越大，为避免对将来的档案管理工作带来不必要的困难，需要对现有系统中的部分功能进行优化和改造。综上所述，金华中心医院档案管理系统改造势在必行。投标方所提供的金华中心医院档案管理系统实施设计方案，在考
2、虑目前管理需要和业务需要的前提下，必须具有一定的前瞻性、能够根据未来业务战略与管理要求的转变而进行灵活的调整，以满足金华中心医院管控、以及公司整体系统架构的要求。2 .项目实施周期要求要求在合同签订后3个月内完成。3 .项目实施原则项目要求以成熟软件产品为基础，结合具体需求进行定制和二次开发的方式进行实施，以缩短项目实施周期，降低项目实施的风险。业务驱动项目实施以提供业务支持为首要因素。应从金华中心医院的业务实际需要出发，在信息化价值和灵活性、管理工作量之间取得良好的平衡，保证在系统实施后能提高工作效率、降低成本。行业领先随着金华中心医院线路的开通，运营业务的全面开展，档案管理的要求日益增高。
3、系统应立足高起点，高要求，高标准，为公司高速的业务发展和提升提供服务。可靠性要求系统架构健壮、运行稳定、功能可靠。支持通过容错、热备、故障恢复等方式，实现在系统发生故障时仍能保持正常工作。对于规范要求以外的输入能够判断出其不符合规范要求，并能具备合理的处理方式。保持系统运行稳定，确保数据不因意外情况丢失或损坏。安全性技术平台必须要符合国家信息安全体系的管理要求，并遵循国际安全设计规范。系统关键信息进行机密管理，实现关键信息的加解密保存；系统数据完整，有效防止信息被非法修改。集成性系统具有良好的集成性，对流程审批、数据获取、信息集成等功能提供标准接口，以实现与其他相关系统的功能和数据集成。先进性
4、要求系统平台及应用软件应采用先进成熟的软件和技术，确保系统的技术先进性，保证投资的有效性和延续性。可扩展性要求系统有良好的可扩展性，能够快速响应业务需求的变化。系统采用松耦合构件方式进行设计，对于应用功能的扩展可采用发布新构件方式实现，且新功能的部署不影响客户的使用。开放性系统的主要数据、功能应具备开放性，通过标准或通用的接口向外部提供数据和功能的支持，且对接口有安全性的保护控制。经济性系统应具备高性价比，能对系统资源的使用进行优化，在实现系统功能的前提下，尽量节省硬件开销。可伸缩性要求在不用修改系统架构的情况下，通过增加或增强相应的设备即可实现系统功能的扩展支持，包括垂直扩展和水平扩展：纵向
5、伸缩：能够通过增加硬件资源提高目标平均性能和峰值性能（即响应时间、延迟等）及目标平均负荷和峰值负荷（即并发用户、信息量等）；横向伸缩：能够通过增加应用服务器及实现应用服务器负载均衡、多节点等措施提高目标平均性能和峰值性能（即响应时间、延迟等）及目标平均负荷和峰值负荷（即并发用户、信息量等）。4 .总体功能要求系统必须支持集团管控架构，必须支持集团与各分院之间的管控要求。系统至少包含以下几项功能：档案数据采集和加工；档案的存储和管理；档案系统应用；档案系统管理权限的功能;多全宗管理档案数据检索和利用；数据管理功能；与外围系统接口的功能；库房管理；5 .总体技术要求5.1 总体架构要求1）要求采用
6、基于业界成熟产品进行实施，应采用知名品牌的应用软件，该软件必须在国内有成熟的应用案例，特别是在医疗行业有成功的应用案例。2）对于业界没有成熟产品的业务管理模块，要求采用在成熟的二次开发框架上进行定制开发实现。系统必须采用多层的架构进行设计和开发，采用松耦合、高内聚设计思想，使系统间以及服务间不存在强依赖，服务组件内部实现高内聚，从而实现高可扩展性。3）体系架构：系统面向终端用户应该是B/S架构，应该符合现有内部门户单点登录的规范实现单点登录。4）根据成熟产品的开发框架为基础进行开发设计实现/项目实施方须提供其开发框架具体软件开发包及相关技术资料和培训说明。5.2 系统平台需求投标方应从性能效率
7、角度出发，结合最能满足招标方业务的需求，与推荐产品相配合、高效、稳定、安全的软硬件产品，提出合理的整体硬件架构设计方案，提供一个高水平的硬件平台配置建议。投标方同时需要考虑在本次项目实施中所涉及的开发系统、测试系统、生产系统之间的关系，并以此为基础提出整个硬件平台的配置建议方案。5.3 系统安全要求遵循国际安全规范及国家安全规范，系统达到国家计算机信息系统安全保护等级的要求，保证系统的数据安全、应用安全、主机系统安全、网络安全及物理安全，并通过招标人测试评审。要求包括但不限于：5.4 统对每一位用户都要验证其身份，防止非法者入侵，同时能提供一定级别的防止注入攻击功能；2）系统应包含对输入数据、
8、内部处理和输出数据的检验功能，对敏感数据必须进行有效的加密；3）系统有防病毒能力，以保护电子文件的安全。4）用户的权限可以做到灵活分配，采用基于角色的权限管理方式，一个用户可以分配多个角色，一个角色可以包括多个用户，角色之间可以继承；5）系统设计应具备可审计性，应包含适当的控制措施、审计追踪或活动日志的记录；6）提供用户登录的强口令认证机制，即用户每次登陆必须输入用户名和密码，验证通过后才能进入系统进行操作。应用系统应仅能对合法的用户或用户组提供信息访问；支持动态密码卡；7）允许用户自行修改密码；8）应用系统可以设置口令策略，设置口令的长度、复杂程度、口令更改期限等；9）系统提供唯一的用户/用
9、户组管理界面，能记录用户/用户组属性，能够对应层次结构（如上下级）功能；提供组织、职位、角色结构图；角色可以继承；10）能通过用户/用户组管理界面查询每个用户/用户组拥有的所有权限，能够反映一对一或一对多的权限关系；11）系统应通过权限设置限制对系统数据的查询和修改，可以根据实际情况增力口、取消或中止用户的访问权限；具有数据的组织隔离功能；能够设置可查看数据的组织范围。12）系统设定的权限应可细化至独立的功能，可自由组合成不同的权限组。权限授予的最小单位应是组或角色；13）系统应能提供唯一的权限定义、分配管理界面，系统所有的权限都集中统一在此界面反映和分配，管理员能够通过此界面快速查询、修改、
10、分配系统权限；14）系统管理员可以将系统权限进行划分和组合，授予相关业务管理员进行具体的权限分配工作，所有操作都应在统一的权限管理界面进行，不能存在数据库层的操作；15）权限应用中的所有插入、删除、修改操作在提交前都要有提示确认的步骤；16）权限管理界面能够对应权限分配规则（项目文档权限分配原则），体现优先级原则。17）系统能够导出权限清单（EXCE1.XM1.、PDF中至少一种）；18）防止对任何能够越过应用系统控制措施的实用程序和操作系统软件进行非法访问；19）应用系统的安全不能妨害其它与之共享信息资源的系统的安全；20）应用系统的客户端与服务器端的通讯提供用户配置加密的方式，避免敏感信息
11、泄密。21）系统需根据院方提供的接口文档实现单点登录功能，可从院方的统一门户系统登录档案管理系统。5.4系统性能要求1）系统并发用户数要求：系统支持至少500个并发用户数，且不限制注册用户数；2）系统能支持系统主机、操作系统、网络、数据库7X24小时平稳运行，业务可用性应达到99.9%,MTBF（平均故障间隔时间）2196小时，MTTR（平均故障修复时间）1小时；3）要求系统有支持设计过程中不同数据库版本的存储和管理的能力；4）系统对百兆以上的文件有上传与下载的支持能力，并与其他专业系统实行无缝数据链接；5）系统支持双机热备，单台设备的故障不影响业务进行，实现故障恢复不中断业务服务；6）对数据
12、库中常用的、符合添加索引要求的表字段要添加合适的索引；7）系统应提供任务管理功能，对于大量消耗资源的批处理任务可以允许用户定义安排到系统资源空闲的时候运行；8）系统用户页面交互时间原则上小于5秒，如果超过5秒的乙方必须提出合理解析，且得到甲方的认可。开发的应用报表在每次系统执行运算的时间小于1分钟；9）在使用负荷最多时，服务器的性能在如下范围内：CPU最大使用率（70%）；内存最大使用率（70%）。系统最高负荷持续时间不超过1小时；10）运行环境要求档案管理系统应能支持以下的运行环境：操作系统：WindOws、UniX各种平台支撑应用服务器：Web1.OgieTomcatMSIIS/1BMWe
13、bSPhere等 数据库：Orac1.e8i以上（TBD）/IBMDB2/MSSQ1.Server2005/Mysq1.等 浏览器：MSInternetExp1.orer8或以上5.5 系统日志要求1）档案系统对电子文件的所有操作进行全程监控与记录，数据访问日志能记录对数据库进行的所有操作，包括增加、删除、修改和查询，记录的日志可以备份、删除与恢复；2）程序异常日志必须能记录程序发生错误的异常信息；3）系统日志应能记录应用程序发生错误时所产生的异常信息；4）系统能提供系统异常事件的日志查询界面，同时提示相关原因及解决办法；5）系统能跟踪记录用户的所有操作，包括对系统的运行调用请求，记录用户使用
14、过程；6）调用系统内部所涉及模块内部或模块与模块之间的关系（该需求可根据实际情况调整内容）；7）具有自定义指标和级别的日志功能，自定义指标可以增加记录消耗CPU值，IO值，响应时间等，有利于性能调优和故障排除（该需求可根据实际情况调整内容）；8）系统能记录用户登录、退出系统的情况，记录用户的活动和操作数据情况；9）系统能提供普通用户或系统管理员变更组织、人员信息、权限、口令等信息的情况记录；10）系统能记录应用系统的系统配置参数、主要设置和核心数据等变更情况；11）系统能记录敏感、关键信息的查看情况;12）系统能记录用户修改、删除日志的情况;5.6 系统接口与集成根据实际业务需要，投标方需确保
15、档案管理系统与金华中心医院OA系统集成，接口阐述工作包括但不限于：1）接口关系和内容2）接口设计方案3）接口数据方案4）接口设计/实施责任划分6.详细功能需求系统的详细功能需求包含但不限于下面描述的功能，详细的业务需求待项目开展过程中调研确定。（一）档案数据的采集与加工此项功能为档案管理软件的基本功能。当有新数据到达时，系统自动提示档案员有新数据需要进行接收。帮助档案专兼人员收集需要归档或保存的资料，对档案进行接收、著录、核对、鉴定、归档、数据检索、数据导入导出等工作。1、收集1. 1批量导入。系统应为用户实现档案条目和电子原文的批量导入功能，并能够在导入过程中进行相应的数据格式验证，并将导入
16、的数据放到预归档库。文件在预归档库中经过著录、调整、审核后进入正式的档案库；审批不合格的由档案管理员退回重新处理。预归档库分为【待审核】和【已退回】两个状态。1.2、 外围系统流转档案平台将提供与OA系统建立接口，将外围系统产生的档案资料导入档案平台。1.3、 手工录入专兼职档案员可以通过醒目易用的录入界面进行著录。使用包括浏览、编辑、添加、删除、数据挂接、修改、查找、分类、打印报表、归档等基本功能。提供对扫描文件的OCR识别功能，对部分关键字段信息通过识别软件自动对应到文件的字段信息中。手工录入内容必须能完整记录下文件的内容、背景信息、结构和元数据等信息。1.5、 档案核对专兼职档案员对接收
17、到的文件与著录内容、挂接数据内容、文件的背景信息、结构和元数据等内容进行复核、修改、接收、驳回和归档等操作。数据挂接的同时应能看到挂接数据的全文内容，便于用户对内容进行核对。2、接收后归档材料的整理2.1、 组卷：系统为批量导入的数据提供自动组卷功能；对于系统接口流转和通过手工录入的数据提供手工组卷、自动组卷功能。实现文件级信息能够跟随其所属案卷信息的变化而自动调整的功能，并提示是否进行修改以及修改范围；2.2、 案卷调整：实现对案卷的新增、修改（包括批量修改）、删除操作；实现增删卷内文件，调整卷内文件顺序功能。2.3、 数据移交：为专兼职档案管理员实现完成文件的收集、整理、组卷后的数据移交功
18、能。数据一旦移交，移交的档案管理员将无法对已移交的数据进行修改（除非由系统管理员将这部分数据改为未接收的状态2.4、 数据接收：除了兼职档案员可以通过系统进行数据移交工作外，系统为系统管理员实现数据接收功能，主动对已整理好的数据进行入库；2.5、 增删改：实现对档案资料进行添加、编辑、删除的功能。2.6、 查询：实现通过多种方式查询档案资料。2.7、 拆卷：为专兼职档案员实现对组卷错误的案卷进行拆卷。2.8、 检索：系统将实现强大的数据检索功能（具体需求参见查询借阅功能），可对检索出来的数据进行卷间文件调整、组卷、拆卷和文件删除等工作。2.9、 系统将实现给部门兼职档案员对收集到的数据进行归档
19、前整理编辑工作的功能2.10、 系统实现附件的多种格式显示（包括多种格式的电子原文或只是标题）。3、归档文件的移交文件驳回：当接收文件的实际内容与著录内容不一致时，用户可以对著录内容进行修改或回传给发送方，并明确告之错误内容是什么，即让档案员对未达到标准的档案资料重新整理（二）、档案的存储和管理档案管理人员可以通过档案管理功能来完成日常档案管理业务，包括对电子档案信息进行管理，同时辅助实体档案的管理。1、档案的存储系统对已归档数据实现管理功能。具体包括档案数据添加、编辑、删除、检索、打印、拆分、批量修改、自动调整、排序、显示字段设置。1. 1添加：系统对于已归档组卷完成的数据，实现档案新增归档
20、数据的自动添加功能，识别相匹配的文件级、案卷级档号，完成档案数据的自动组卷1.2编辑：系统实现对档案案卷、卷内目录数据、档案著录信息的修改。对扫描后的电子文件、网页内容和OCR识别后数据自动提取相关内容形成摘要。1.1.1 立卷规则设置。允许档案员对档号、案卷号、卷内顺序号的生成规则进行设置。立卷时允许批量生成已定义好的著录内容，如年度、事由、案卷号和档案号等内容。允许卷内目录按文书档案或科技档案自由切换（主要是针对页数和页号的设置）。允许用户多点立卷（兼职档案员立卷）或档案室（档案员立卷）单独立卷。对于文书档案允许采用一事一卷或按传统方式立卷。允许进行跨全宗立卷，即可以同份文件的重复归档，将
21、文件库数据分别转入到不同全宗的不同档案库内。设置文件库与档案库的字段自动对应关系，便于立卷后的数据库转入到档案库中。1.1.2 自动立卷。按照用户自行定义的立卷规则自动组卷，自动形成案卷信息，自动生成档号、案卷号及卷内顺序号等相关案卷信息。并可手工对生成的内容进行修改、删除等操作。1.1.3 手工立卷。用户可以按问题、机构、保管期限等对文件进行归类，生成临时案卷，并可以对案卷内文件进行手工调整。1.1.4 案卷归档。允许用户对电子文件或案卷进行实时归档、批量归档，并用明显的标识来表示归档的状态。电子文件可以进行逻辑归档和物理归档。1.1.5 案卷的移交与核对。档案员对立卷合格的案卷进行接收，并
22、通知移交方案卷已被接收和案卷接收意见。对存在问题的案卷允许档案员退回至立卷人，使其重新立卷；或由档案员对案卷重新立卷，并记录重新立卷的数量和出现立卷错误的原因。1.1.6 案卷驳回。当发现不合格案卷时，档案员有权强制驳回，要求立卷人重新立卷。否则视其任务未完成。1.1.7 归档提示。对应归档而未归档的文件档案员有权对文件保管者发出归档提示信息，并可强制归档。1.3 对档案数据提供排序、显示字段设置、查断号功能；1.4 删除：系统实现对档案删除操作，选定案卷的批量删除，对某个选定案卷批量增删卷内文件。对待销文件进行有选择地销毁处理，文件一经销毁则不能再进行借阅操作。1.5 检索：系统实现对已归档
23、数据的多种方式的检索功能，包括各种跨库查询、条件查询、分类查询。提供案卷、卷内档案数据目录的检索、档案全文的检索，并可以对检索出来的数据进行卷间文件调整、组卷、拆卷和文件删除等工作。1.6打印:系统实现规定档案数据报表格式的自动打印功能，并提供报表格式编辑工具。1.7 拆分：实现对组卷错误的案卷进行拆卷功能，拆卷后的档案管理员才可以对这部分数据进行调整整理工作。1.8 批量修改：实现针对选定案卷的批量增删卷内文件，支持案卷记录属性的批量修改；支持系统内所有案卷顺序的调整；所有对案卷记录属性的修改系统应将相对应的卷内文件属性一并修改。2、档案的库房管理：2.1 支持多库存、跨地域的分布式管理。2
24、.2 实现可编辑的档案库房存放示意图（显示到列），以方便档案人员入库查找和调阅档案。2.3 系统支持档案库房管理人员对档案排放情况的修改。2.4 实现对档案库房的库存现状的显示，统计功能，方便用户了解库房的使用状况。2.5 实现库房档案排列图打印功能，查档人员通过检索查出档号后，系统显示该档案在库房中所在的室、区、列。2.6 系统实现与库房的温湿度监控系统的接口，记录库房的温湿度状况。3、档案的鉴定与销毁：档案的销毁分为销毁、实体销毁、彻底销毁三种操作。3.1 销毁：只是标记销毁，并不真正销毁实体和数据库数据，还允许进行恢复操作。3.2 实体销毁：指档案的实体文件已经被销毁，同时不能进行恢复操
25、作。3.3 彻底销毁：是从数据库中彻底删除，删除后不能恢复。3.4 实现对鉴定销毁过程的全程监控，记录被鉴定销毁的电子文件，包括档案管理系统中提出鉴定的申请报告，鉴定过程跟踪记录（日志），销毁清单，销毁记录等；3.5 在系统日志中记录销毁信息（如申请人、批准人、销毁原因、销毁日期等）。允许对销毁审批流程进行设计、修改和审批等操作。允许进行批量销毁。允许对错误销毁的案卷或文件从档案回收站中进行恢复。对标注为“销毁”的案卷或文件只允许档案员对其进行检索。3.6 对保管期满档案进行鉴定以确定该档案是销毁还是继续保存。有到期档案时，根据保管期限和归档时间，实现自动提醒功能。对鉴定期已满的档案必须有二次
26、鉴定意见作为其删除、销毁或继续保存的依据。4、档案的分类与维护系统将为用户实现对档案的分类维护功能已经对分类树的操作。4.1 各种类型档案分类的增、删、减功能。4.2 分类树的导入导出功能。4.3 系统删除分类操作的审批功能。4.4 对每一类档案，可以进行档案/案卷著录界面定义。4.5 用户操作权限细化到子类的。4.6 6.每种大类下可扩展多层（不限）子类。4.7分类树的后台维护，前台调用的功能。即后台只维护一棵分类树，各个档案类型可以选择调用分类树中的一部分。4.8档案资料的信息分类和实体分类两种查询显示数据的方式。5、档案整理流程管理通过系统将传统的固定方式收发文登记与整理的工作进行流程定
27、制，可以根据不同的业务模式来定义不同的档案整理和归档过程。同时能够对整个整理过程进行数据监控和检查，以确保档案主管或监控人员能偶对档案整理过程中各个环节的业务数据进行合法性监控和查询。（三）、档案系统的应用管理系统为用户实现强大的应用管理功能，通过较为便利的各类数据查询功能和系统自动关联匹配功能的结合，能够有效地对系统资源数据进行编研和利用工作。1、档案统计与报表管理1.1 统计。要求系统有对数据库中所保存的文件进行各项统计的能力，对系统中所有的数据以及属性进行统计，提供实时系统数据情况。为用户实现通过数据查询功能对部分有固定格式要求的统计数据可进行标准化的报表输出。如：数据量、借阅人次统计、
28、检索词频统计、利用效果统计、利用率统计、各类型数据比率统计等。1.1.1 文件统计、案卷统计、借阅统计、利用（用途：编史修志、工作查考、学术研究、经济建设、宣传教育、其它）统计、季度年度档案台帐、档案统计、销毁档案统计、案卷目录、点击数统计。1.1.2 对使用系统的用户名，结合时间段、档案类型，电子文件类型等子段的组合进行数据的查询，并统计出所附带的电子文件数量，有利于对档案人员的工作量统计。1.2 报表管理1.2.1 用户可根据自己的要求增、删、保存、修改表格，并可将表格及其相关数据导出。允许对报表的格式进行修改，如修改字体、大小、线条的位置等。所有统计结果和各类表格、图形都可以打印输出。用
29、户可以预览及打印所有文件库类型下所关联的报表、目录，如文件接收登记薄、接收文件合格情况表、文件编号表等文件库常见的报表并打印。1.2.2 根据用户定制的统计方案形成各种统计图表，如直方图、饼图、柱状图等，并可以将统计信息转出或发布。可以替代以往由档案人员手工进行的统计工作。1.3 打印功能对系统中任意数据的报表和用表的打印功能。2、档案编研利用系统数据自动关联功能、查询功能的便利性来辅助档案管理人员进行编研工作，解决传统编研工作中相关信息查找耗费的大量工作量问题。2.1 用户可以设计和建立专题库的库结构；2.2 用户依权限设置可以在数据管理或查询利用模块中选择或查询出所要进行编研的数据，得到的
30、全文应进行OCR识别，将其加入已建好的专题库。对检索后的资料保存整理到指定的编研库中实现大事记、专题及组织延革等的编写，并提供与档案原件的挂接，实现与编辑软件的无健联结，可自动形成相关表格。2.3 用户可以在该专题库中对加入的数据利用OCR功能在线进行数据编研工作；2.4 实现编辑选定专题库的数据信息。自定义编研库，可新建、删除和修改编研库，选择录入编研库的字段顺序和设置编研库排序。对编研库进行分类，方便用户进行编研操作和管理。3、数据导出数据导出功能有异于报表输出的功能，主要是对带有电子文件的档案数据（包括照片、音频、视频）进行数据查询、数据导出、光盘刻制的操作。3.1 档案需要向上级部门移
31、交。系统提供可按照不同部门的档案要求，完成系统数据的导出的功能，并可自动生成数据模板，模板的字段信息和排序可由系统管理员设定；3.2 档案数据导出进行光盘数据备份。系统提供自动生成数据模板的功能，模板的字段信息和排序可由系统管理员设定；3.3 批量外借电子档案。系统提供档案系统管理员将查询到的电子文件刻录光盘提供给借阅人（单位）的功能，并对系统导出的电子文件应用一定的数据安全和加密技术（档案系统管理员拥有本权限）；3.4 系统为多媒体档案实现导出照片的时候用规定字段的组合来代替电子原始文件名。（四）、档案系统权限管理权限管理主要对档案系统的用户和机构部门进行设置，同时可以提供对档案数据的赋权操
32、作。系统定义好权限之后，可以很好地控制档案数据的安全性。权限管理包括功能使用权限、数据访问权限两部份。1、档案权限管理对档案数据的操作和访问权限则可以通过档案权限管理来实现，可以控制到每一个用户对每一个案卷或文件的操作权限（借阅、浏览、下载）。权限审批如有用户没有利用的权限，用户可以提交权限申请，经过流程审批，得到权限。1.1 功能使用权限系统的权限管理功能可对使用系统的用户进行权限分配，对于不同用户分配不同的操作权限。系统将实现界面友好的用户管理功能，可以对整个系统所涉及的所有用户及其机构进行定制，并赋予用户角色，通过角色控制用户对系统功能的使用权限。每个用户有一个系统指定的登陆号，允许用户
33、修改其个人的登陆密码。1.2 按照使用档案管理系统的用户分成包括但不限于，具体以业务需求调研为准（不要固定死，应该根据实际业务需要设定，只需要求系统提供用户分级管理功能即可）：1.2. 1普通用户：档案资料检索、查询、借阅;1.2.2 部门兼职档案员：文件操作、案卷操作、卷内文件信息及案卷属性修改、信息查询、借阅管理（仅限本总部档案借阅）、打印报表、赋予本总部员工浏览借阅本总部档案资料的用户权限；1.2.3 业务管理员：能浏览自己负责类别的各部门文档、文件操作、档案编研、案卷操作、销毁档案资料、信息查询、借阅管理、打印报表、档案统计；1.2.4 系统管理员：能操作系统管理全部功能，包括用户权限
34、（包括总部级档案管理员的权限赋予）、日志、分类维护、基础资料代码维护、载体类型维护、著录界面设定、报表定制、数据导出；1.2.5 后台管理员：对系统后台数据库进行维护管理工作，对系统服务器、数据存储等硬件进行维护。2、数据访问权限对于负责不同业务的工作人员，可以通过权限设置使他们只能看到自己所负责业务的那部分分类树的内容。对档案数据的操作和访问权限则可以通过档案权限管理来实现，可以控制到每一个用户对每一个案卷或文件的操作权限（借阅、浏览、下载）。系统提供默认权限、手动赋权和规则赋权三种手段。能够对单条案卷记录中的多个文件进行分别赋权。2.1 默认权限：对所有用户全部开放和由系统根据归档文件的责
35、任部门自动确定本部门对本部门整理移交的归档文件具有访问权限；2.2 手动赋权：支持管理员进行赋权操作，通过检索条件查询出所需赋权的档案，与用户和部门相对应，实现赋权。2.3 规则赋权：支持通过设定规则，实现批量的赋权。2.4 系统日志实现对使用系统的用户登录时间和操作，对系统的运行参数进行记录。2.4.1实现记录进入系统的用户名、计算机IP代码、操作类目、进出时间、进入目录库或是全文数据库等信息的功能（该部分内容只有档案系统管理员才能操作和查看）。2.4.2实现纪录档案销毁的操作纪录，记录销毁的用户，销毁档案清2.4.3实现记录系统日常运行期间的各类参数的功能。2.4.4实现记录和查询使用系统
36、的用户在系统中的各种操作的功能。2.4.5实现对目录树维护的操作记录功能。（五）、档案数据检索和利用查询和借阅是利用档案资料的主要方式。1、查询功能：依权限设置允许用户多种途径检索文件。在线检索查询、全文检索查询、复合条件检索或模糊检索、在线咨询等方式中查取数据。允许进行跨字段、跨库、异构库检索。1.1 分类树查询：用户可以根据分类树对档案数据进行分类查询。1.2 字段查询：用户可以对档案资料的任意著录项中的内容进行查询。可以对单个著录项内容进行简单查询；可以对多个著录项进行条1.3二次查询：在当前查询结果中继续进行查询的功能。1.4 历史查询：系统能够为用户保存最近的10次查询条件，方便用户
37、下次能够直接使用。1.5 自定义查询：用户能够自定义查询条件，保存经常使用的查询条件。1.6 全文检索：实现全文检索功能。电子原文的全文检索需要先使用OCR识别功能将电子原文进行识别。目前系统带有的OCR能够识别doc,x1.s,tif,jpg等格式的电子原文。对于单层的pdf格式的文件，可以先转换成tif格式，然后进行识别合成双层pdf格式的文件，实现Pdf文件的全文检索功能。2、档案借阅管理功能为了方便档案管理员和档案使用者更好的管理和使用借阅功能,2.1 批量借阅：系统可以为用户实现档案资料的批量借阅功能。用户先通过各种查询方式将需要借阅的档案资料放到一个系统提供的借阅容器中，然后可以一
38、次性批量借阅容器中的所有档案资料。2.2 电子原文浏览器：系统为用户提供一个多格式电子原文浏览器，支持常见的各种格式的文件，包括DWG、DXF.PDF、TXT、JPG、BMP、TIF.TIFF、WPS、DOC、X1.S等。用户可以通过浏览器浏览电子原文，方便的利用档案资源。2.3 借阅流程；系统实现对纸介质档案的外借进行登记，记录借阅人、借阅时间、借阅档案类型、借阅档案的档案号、借阅期限等。2.3.1 在线借阅申请与预约。依据权限允许用户对检索到结果进行全文浏览、下载、在线借阅和在线预约等操作。对没有权限的用户允许进行临时借阅权限申请，并预约借阅时间。2.3.2 借阅审批。对临时借阅权限的申请
39、审批流程的设计、审批与管理。2.4 催还和归还管理系统实现对纸介质档案的归还进行登记，记录归还日期，归还时要求用户必须填写使用状况调查表。在借阅的档案到期时，对借出后超过归还期限的文件进行自动催还提示。对归还后的文件进行销帐。2.5 利用统计根据利用者的浏览日志及借阅日志，可以形成一系列的利用统计信息，包括：按任意时间段统计档案浏览和借阅情况的功能。查询某个利用者浏览和借阅情况的功能。2.5.1查询不同内容档案的利用次数和，并按利用频率的高低排序的功能。2.5.2按部门统计档案的利用次数和利用效果，并按利用频率的高低排序的功能。（六）与OA系统的接口提供数据接口将现有的OA系统接入到档案系统中，实现数据自动归档。（七）库房管理对档案室的管理网络图、岗位制度、档案设备、库房的温湿度情况及档案资料等进行管理与记录，以便在需要的时候可从中查询。设备管理，对档案室内部所拥有的机器设备进行登记管理。库房管理，对各档案库的温、湿度进行登记管理，并可在年底由系统自动绘制出温湿度变化曲线图，为档案的库房管理提供了辅助的工具。资料管理，可对档案室内部所拥有的书籍、资料进行登记管理。岗位制度管理，可将档案室内部的各种岗位制度录入系统，方便用户进行制度的查询。管理网络图，可将本单位的管理网络图利用此模块录入到系统中。
