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1、文件和资料控制程序培训,目录一、文件的分类二、受控文件和资料封面的要求三、受控文件和资料内容格式的要求四、受控文件和资料的编制、审批流程五、受控文件和资料的标识和发布六、受控文件和资料的复制、补发流程七、受控文件和资料的更改、修订流程八、受控文件和资料的报废流程九、外来文件控制,*依据质量食品安全管理体系结构划分,一、文件的分类,*依据文件管理状态划分,*依据标准化管理体系体系结构划分,一、文件的分类 依据文件管理状态划分,1、受控文件手册、程序文件、三阶文件的内容及记录表格模板。2、非受控文件主要指日常公务文件中的部门文件(签呈、通知、通告、通报、工作协调单、对外传真、会议记录等)，试运行不
2、超过6个月的文件，个人文件(申请、汇报、建议)等。,二阶文件阐述部门间运作程序,三阶文件具体操作指引、规程,四阶文件 具体的记录表格,一阶文件，宗旨，方向与目标,记录 Quality Record,作业指导书Work Instruction,程序文件Quality Procedure,质量手册Quality Manual,一、文件的文类-依据质量食品安全管理体系结构划分,质量食品安全管理体系文件编号规则,质量食品安全管理体系文件编号规则,注1：表1以2014年组织架构设定中心及部门编码；注2：各中心新增部门时，由新增部门提出申请，企管部依据新组织架构及编码原则发放新部门代码。部门分发代号直接使
3、用中心/部门的代号,中心/部门代码编写规范-方案一,公司标准化体系中需要协调统一的技术事项所制定的标准,公司标准化体系中需要协调统一的工作事项所制定的标准,公司标准化体系中需要协调统一的管理事项所制定的标准,管理标准,技术标准,工作标准,一、文件分类-依据标准化管理体系体系结构划分,标准化体系编号,管理标准编号原则,类别序号。,G0,标准化体系编号,技术标准编号原则,类别序号。,J0,标准化体系编号,工作标准编号原则,质量食品安全体系和标准化体系关系（以标准化体系架构）,质量食品安全体系和标准化体系关系（以质量食品安全体系架构）,将质量管理体系“三层文件”的划分方法，平稳过渡到了企业标准体的“
4、三类标准”的划分方法。,二、受控文件和资料封面的要求,1、结构内容页面为边框，页面内从上往下第一行为公司名称；第二行为文件名；第三行为文件标识部分（单元格结构，两列四行，第一行为文件编号，第二行为版本号/修改号，第三行为标准化编号，第四行为分发部门代号）；第四、五、六、七行分别为编制、审核、复核、批准的人名和日期；第八行为文件发布和实施日期。2、字体字号公司名、文件名为加粗宋体一号字，文件类别为加粗宋体二号字，文件标识部分编制、审核、复核、批准部分用宋体小三号字，文件发布和实施日期用加粗宋体四号字。3、页面设置页面边框上、下、左、右距离2厘米。,三、受控文件和资料内容格式的要求,1、页眉1）结
5、构形式：单元格结构；四列四行，左两列为两行，上行填写公司标准名称，下行填写文件名；右两列为四行，第一行填文件编号，第二行填版本号/修改号，第三行填标准化编号，第四行填页码；2）单元格设置：公司名称和文件名上下、左右居中对齐；文件编号、标准化编号、版本号/修改号、页码上下居中，左对齐；框线用0.5磅线条；3）字体字号：文件名用黑体四号字，其它用宋体五号字。,2、正文1）序列号：总共6级序列号2）内容：正文一级标题：目的、适用范围、职责、定义、程序（内容）、解释部门、相关文件/资料(编号)、相关记录（编号、保存期限）、附录，二级以下标题内容根据文件性质自行决定。3）字体字号：序列号及标题一律采用黑
6、体五号字；正文字体一律采用宋体五号字(手册的字体为宋体小四号)。4）段落设置：对齐方式：两端对齐，各级标题序列号垂直对齐；左右缩进：0字符；特殊格式：悬挂缩进；行间距：1.5倍；段前段后间距：0行；行跨度：15.6磅。5）页面设置：上、下距离2厘米，左右距离2.8厘米，无装订线要求。6）附件：文件编写时，附件应标明原引文件号及附件号。使用时，可不用具体体现。,三、受控文件和资料内容格式的要求,2、正文7）终结线：在最后一个附录后面应有标准的终结线。终结线为居中的粗实线，长度为版心宽度的四分之一。终结线应排在文件内容最后一个附录之后，不准许另起一页编排。8）其他：序列号与标题或文字之间空一个汉字
7、的间隙，文字回行时顶格编排。五级序列号应空两个汉字起排；六级序列号应空4个汉字起排。五级、六级段落设置要求序列号突出，上下文字垂直对齐（不得遮住序列号）。,三、受控文件和资料内容格式的要求,四、受控文件和资料的编制、审批流程,2 经相关部门会签或会议评审达成共识后，起草部门按评审意见修改文件。如评审不能达成共识的，将文件会签表提交分管总监/厂长审核、管理者代表核决,1 职能部门起草文件，填写文件会签表，发相关部门或组织会议评审。,3 文件修改完毕，起草部门将文件的电子版本的格式进行规范后，将文件电子版和文件会签表一并提交总经办文控管理员。,4 文控管理员重新审核电子版文件的格式及编号。传递至企
8、管部，企管部审核并发放标准化文件编号。,5 文控室递交电子版给起草部门打印最终版文件，起草部门负责人确认签批，分管总监/厂长审核，管理者代表复核，总经理核准。,6 文控室受控分发。文件分发后，文控管理员将最终定稿电子版文件、书面签字版及文件会签表整理归档。,注：现行三级作业文件名称包括“办法、制度、细则、要求、规范、规则、标准”等，经确认统一以“指导书、办法、规程”进行命名。,五、受控文件和资料的标识和发布,1、发放到公司内部各部门使用的受控文件应为受控副本，由文控管理员在文件封面(分发部门代号)上加盖蓝色“受控副本”印章。2、作废文件由文控管理员在封面（文件名称）上加盖红色“作废（）”章，并
9、在括号里面注明是作废保留还是作废销毁。3、首次编制的文件，文控管理员根据文件会签表发放至各会签部门。发放时，文控管理员填写文件发放/回收登记表，各收文部门负责人或部门文件管理员登记签收。4、非受控文件内容执行超过6个月，相关部门应编制成受控文件或纳入受控文件,六、受控文件和资料的使用及归档管理,1、文件管理员应编制好公司受控文件清单，并随时更新，保持清单的有效性。2、受控文件未经批准，不可复印、转抄、外传，如需复制，申请部门填写受控文件补发/复制申请表交文控管理员，由文控管理员报管理者代表审批方可由文控管理员进行复制，并登记。3、文件丢失时，由文件使用人填写文件补发/复制申请表申请领用，在领用
10、申请中做出说明丢失原因。补发文件时，文控管理员同时在文件发放/回收登记表上注明补发份数。4、需临时借阅者，填写文件借阅申请单(只能借阅工作所需的受控文件)，经文控管理员上报管理者代表批准可借阅盖有蓝色受控印章及标注了分发号的文件。5、文控管理人员每季度对各使用部门的文件管理情况进行检查，并填好文件管理检查记录表,七、受控文件和资料的更改、修订流程,1、如文件修订内容及内容涉及的相关部门较少，文件原起草部门可以直接填写文件更改申请单（应注明更改性质：笔误、更改、删除、新增、换页），按文件编制审批流程审核报批。报批后，文控管理人员将文件更改申请单与原文件存档。文控室制定文件修改记录表，作为原文件的
11、附件发放到相关使用部门。使用部门将文件修改记录表与原文件存档。2、如文件更改内容集中在某页时，可用换页方式：文件原起草部门填写文件更改申请单，按文件编制审批流程审核报批。报批后，文控管理员将原文件及分发件相关页面进行更换，并将回收的旧页面、文件更改申请单与原文件存档。3、如文件划改超过十处或五行，换页超过两页，应进行换版。4、人员异动或组织架构调整时，由异动输出中心/部门提出文件更改申请，并修订文件。5、各部门至少每年一次对本部门制度进行评审，以确保各制度的有效性。,八、受控文件和资料的报废流程,1 新版文件生效的同时，对应旧版文件自动作废，由文控中心根据分发号发放新文件，在新文件生效日将作废
12、文件收回。2 因组织架构调整、业务流程终止等原因原文件需取消终止，由文件起草部门填写文件报废申请表提报给文控室，文控管理员向上报批，经管理者代表审批后，文控管理员收回发放到各部门的作废文件。3 文控管理员将受控原版及收回的受控副本加盖“作废”印章，并根据文件报废申请表要求保留或销毁。4 如需保留的作废文件，文控管理员在文件原版再加盖“作废保留”印章、并注明保留期限，到期后再次提报销毁申请。,九、外来文件控制,1、外来文件由各部门依据本部门工作职责和范围自行收集。各部门应及时更新外来文件受控清单。外来文件及外来文件清单应加盖“外来文件受控”印章。2、外来文件的分发、使用、回收、报废按受控文件相关内容执行。,谢谢,
