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1、Word使用手册目录前言31 如何直观显示41.1 直观查看文档结构41.2 文档结构图和缩略图转换41.3 直观显示格式符号52 制作标书过程格式调整62.1 正文及各级标题格式设置62.2 分页符的使用82.3 分节符的使用92.3.1 纸张方向的设置102.3.2 图片的插入及调整112.4 列表编号122.5 表格格式132.6 组合框图142.7 插入页码162.8 自动生成目录172.9 标书完成后的检查192.9.1 如何插入页眉192.9.2 如何分栏202.9.3 格式检查223 常见问题解答233.1 文档结构图出现一大片空白怎么破233.2 部分段落死活不能使用格式刷24
2、3.3 插入图片怎样尽可能大又不跳转至下页253.4 七七八八其他问题264 附录 标书打印后工作274.1 签字盖章要求274.2 标书的最后检查284.3 标书的包封要求291 如何直观显示1.1 直观查看文档结构打开WORD，点击“视图”，勾选“标尺”和“文档结构图”两项，如下图所示。这时从右边栏就可直接看到各级标题，点击各级标题可以直接跳转至相应位置，如下图所示。1.2 文档结构图和缩略图转换成功勾选“文档结构图”后在编辑文件的视图右侧会出现一个边栏，边栏中可以直接显示文件所有标题，便于在制作标书的过程中直观显示格式。边栏有“缩略图”和“文档结构图”两个选项，切换方式如下图。1.3 直
3、观显示格式符号在正式开始制作标书之前，还有一个工具可以帮助我们直观显示格式，点击开始栏中的“显示/隐藏编辑标记”（下图红色方框图标），可以把所有的空格、换行、分页等操作在页面视图中显示出来（打印时并不会显示相关符号），如下图所示。2 制作标书过程格式调整2.1 正文及各级标题格式设置各位在制作标书内容之前先设置好各级标题和正文的格式可以省去很多后期修改的时间，而且视图简单明了，可以达到良好的人机交互效果。在开始栏右侧中有各种样式选项如“正文、标题1、标题2”等等，在此我向大家展示一下如何设置正文格式，其他标题格式设置方式一样。当设置好各级标题的格式后，在需要输入标题1的地方点击上边栏样式栏中的
4、“标题1”图标，就可使该处文字变成“标题1”样式，相应键入各级标题可以在最后由Word直接自动生成目录，一般目录中只需显示到3级标题。首先用鼠标右键点击“正文”图标，并在二级菜单中选择“修改”，如下图所示。这时会出现一个如下所示的对话框，可以在响应选项中设置字体类型、大小，此时点击左下角的“格式”会出现一个下拉菜单，选择“段落”可以设置对齐方式、缩进方式、行距等，如果招标文件中没有具体规定，一般我们编制标书时正文使用“五号字体，左对齐，首行缩进2字符，行距设置为1.5倍行距”。操作顺序如下。 2.2 分页符的使用当我们编制标书是如果遇到某一章节编完了需要另起一页时，如果使用按回车键换行换页的方
5、式在后期会出现一系列问题，比如在当前页进行修改也会影响到下一页，这时有需要重新增加或删除行，这样就很麻烦，增加了工作量。其实大家只要使用“分页符”就可轻松实现换页，使用方法和分页符显示如下所示。点击上边栏“页面布局”中的“分隔符”图标，选择“分页符”，如图所示，就会在当前位置另起一页，并且无论在上一页如何修改都不会影响到一页的格式。添加“分页符”还有一个快捷方式，那就是直接按下“Ctrl+Enter（回车键）”。此时在插入分页符的地方会出现如下标志（红框图示），但在打印时并不会显示。如果想删除分页，只需将光标放在“分页符”前点击键盘上“Delete”键即可。2.3 分节符的使用我们在刚刚“页面
6、布局”“分隔符”下拉菜单中还可以看见一个“分节符”，如图所示。点击“分节符”也可实现换页功能，但是“分节符”和“分页符”两者的功能还是有所不同的。“分页符”仅仅起到分页的作用，而“分节符”包含节的格式设置元素，如页边距、页面的方向、页眉和页脚，以及页码的顺序。具体来说，在我们制作标书时，如果需要插入一整页的施工进度横道图或施工布置总平图（纸张方向为横向），那么在横道图的前一页和横道图之后插入两个“分节符”，可以保证只有当前图片这一页的纸张方向是横向的。效果图如下所示。此时在插入分节符的地方会出现如下标志（红框图示），但在打印时并不会显示。如果想删除该符号，只需将光标放在“分节符”前点击键盘上“
7、Delete”键即可。2.3.1 纸张方向的设置制作标书时有时需要插入一整页的施工进度横道图或施工布置总平图，这个时候如果直接在常用的纵向纸张方向里插入，清晰度达不到要求，这时我们可以结合2.3节“分节符的使用”调整单页的纸张方向。在插入图片当前页和上一页分别插入“分节符”后，点击上边栏“页面布局”中的“纸张方向”图标，选择“横向”即可把图片这一页调整为横向，并使图片最大限度的保持原始清晰度。操作方法和效果图如下所示。2.3.2 图片的插入及调整一般情况下插入图片的操作非常简单，直接点击上边栏“插入”下的“图片”图标，在相应地址下选择所需图片插入即可。有些时候图片插入之后为了排版的美观，还需进
8、行一些调整。基本的调整包括“剪裁”、“布局方式”，调整方式为：双击需要调整的图片，在出现的上边栏“格式”中相应的位置进行调整，剪裁图标和布局图标如下图红色方框所示。如果要一次性插入多张图片（如审计报告或合同业绩），直接插入会出现图片顺序错乱的情况，只需要在插入图片的时候，鼠标先选中最后一张图片，按住shift键，再选择第一张图片(实现全选功能)，点击插入，word就会实现你想要的顺序列排序的效果了。2.4 列表编号各位同事在编写标书的过程中经常需要使用一些数字序号，用得好，能使我们的标书有条有理，眉目清楚；用得不好，让人看着别扭，甚至会影响标书的质量。首先我的建议是，大家在制作标书的时候最好不
9、要使用Word中的自动编号功能，因为自动编号有时候会造成格式的紊乱。那么在这里我就简单的给大家普及一下章节序号编排的一些常识：阿拉伯数字后面用黑圆点；汉字数字后面用顿号；带括号的序号和带圆圈的序号，后面不再加顿号、逗号之类。各级标题可直接使用阿拉伯数字连续编码，不同层次的2个数字之间用下圆点(.)分隔开，末位数字后面不加点号。如“1”，“1.2”，“3.5.1”等；各级的标题序号均左顶格排写，最后一个序号之后空一个字距接排标题。如“2.3.2 图片的插入及调整”，表示第二章第三节第二条的标题是“图片的插入及调整”，其中具体到各级标题的格式设置参见“2.1 正文及各级标题格式设置”。如果不是标题
10、的编号，如技术标中正文内容需要多级编号的，序号一般遵从一下顺序：一、二、三、/（一）（二）（三）/1.2.3./（1）（2）（3）/A.B.C./a.b.c./2.5 表格格式把表格从一个文档中复制表格到另一个文档的过程中，有时会出现表格格式全部被打乱的情况。这个时候点击表格的表头左上方的“十字图标”（如下图红框所示）,就可以选中整个表格。然后再点击上边栏“段落”菜单右下角的图标（如下图红框所示），显示“段落”对话框，然后格式设置参见“2.1 正文及各级标题格式设置”。2.6 组合框图制作标书特别是技术标时，会需要添加一系列框图，如果只是把几个框图单独摆放，那么在调整格式或移动的时候就会很麻烦
11、，需要重新调整每一个框图的位置。如下图所示。这个时候可以点击上边栏最右边“选择”下拉菜单点击“选择对象”，操作如下图所示。然后用鼠标把需要组合的所有框图框起来，鼠标圈中的框图就会全部选中，如下图所示。也可以按住“Ctrl”键用鼠标一个个点击所需框图和箭头，但是这样比较慢，只适合组合少数框图的情况。这时鼠标放在任一框图上点击右键，选择“组合”（如下图红框所示），就可以把这一系列分散的框图组合成一整个框图，便于移动、调整和修改。组合完成后我们就可以看到，选择框图时，所需框图会一切移动，如下图所示。如果想单个修改，只需将鼠标放在框图上点击右键，然后选择“取消组合”即可。2.7 插入页码当标书制作到了
12、最后的汇总、收尾阶段，为了方便阅读和规范格式，需要给每一页插入页码。操作方法是双击页面底端的换行符，这时会出现如下上边栏。点击“页码”出现下拉菜单，可以选择页码放置在页面顶端或页面底端，还可选择放在页面底端的左侧、中间和右侧，如下图所示。2.8 自动生成目录当各级标题格式设置完成，页码也添加完成后，就可以在最前面插入自动的目录了。在最开始新建一页，选择上边栏的“引用”菜单，点击左侧“目录”打开下级菜单，选择“自动目录”，即可在该处自动生成目录，操作如下图所示。目录生成了之后还可以进行更新和修改，把鼠标置于目录上，点击右键，选择“更新域”（如下图红框所示）。如果只是加入了内容，各级标题没有改变则
13、可以选择“只更新页码”，如果标题有修改，则可以选择“更新整个目录”。2.9 标书完成后的检查按照招标文件要求，严格对应评分标准完成标书编制后，对于不是暗标（暗标主要是指技术标，须保证不能明示或暗示投标单位。）的标书可以在页眉加上我们公司的logo，并且在投标人附表的后面附上集团及公司简介和我们原来合作过的用户汇编（没有的同事找我要），这样可以为我们的标书增加亮点，从细节入手体现公司的软实力。2.9.1 如何插入页眉标书主要内容编制完成后，在页眉插入公司logo可以增强美观性。操作方法是双击页面顶端的换行符，这时会出现如下上边栏。这时插入公司logo图片调整至美观即可，插入完成后每一页的页眉都会
14、显示如下。2.9.2 如何分栏在我们插入合作过的用户汇编时需要插入大量图片，想要把这些图片美观的排放就需要用到“分栏”这个功能。点击“页面布局”找到“页面设置”菜单中的“分栏”图标（下图红框所示）。特别需注意的是，设置分栏时只需把当前页分栏（页面前后加分节符）而不是所有的页面，所以和设置纸张方向一样，需要借助“分节符”，使用方法见“2.3 分节符的使用”。点击“分栏”会出现下拉菜单，其中有多种分栏方式（如下图），可以根据自身需求选择。分栏完成后，即可插入大量图片并有序排列，效果图如下。2.9.3 格式检查标书编制、汇总完毕后，内容检查过后，还可以从以下两个方面检查格式。1.目录格式是否直接美观
15、，对目录链接进行抽查，按住“Ctrl”并用鼠标点击各级标题，看是否能顺利跳转至相应位置。2.通过“缩略图”检查是否存在空白页，“缩略图”的转换方法参见“1.2 文档结构图和缩略图转换”。3 常见问题解答3.1 文档结构图出现一大片空白怎么破在编制标书时，有时文档结构图中会出现一大片空白，如下图红框所示。原因分析：一般来说出现这样的问题有两种情况，一是该处有大量空格，而且空格是标题样式；二是该处有图片，而且图片是标题样式。修改办法：对于以上两种情况，修改办法都是，在“文档结构图”中点击该空白处，这时光标会自动跳转至相应位置，然后把光标所在位置的空格或图片设置成“正文”即可（选中该空格或图片然后用
16、鼠标点击“开始栏”中“样式”分栏下的“正文”图标）。有时候图片直接插入在标题后面，修改图片的格式会导致标题也变成正文样式，这时只需在标题后面键入“enter回车键”，就可至修改图片格式而不影响标题格式了。3.2 部分段落死活不能使用格式刷有时候我们想使用格式刷把两段文字刷成一样的格式，但是并不能成功。原因分析：出现这样的问题有多种原因，可能是该段文字有隐藏的格式未清除或其他原因。修改办法：选中该段文字，点击上边栏“样式”菜单右下角的图标（如下图红框所示），显示“样式”对话框，点击“全部清除”。清除掉该段文字的格式后重新设置或重新使用格式刷。3.3 插入图片怎样尽可能大又不跳转至下页插入对清晰度
17、和分辨率要求较高的图片时，我们希望能把图片尽可能的放大，但是放大图片后由于纸张设置的问题又会跳转至下一页。原因分析：页面边距过大。修改办法：（该办法只适用于小幅度调整，如果图片大小调整太大那还是乖乖放下一页吧）在“1.1 直观查看文档结构”章中我们有指出打开WORD，点击“视图”，勾选“标尺”和“文档结构图”两项。“文档结构图”的用处我们已经看到了，那么现在就是“标尺”显威风的时候了。在可编辑文档的上方和左方有两处标尺，可以通过移动该标尺的尺度达到调节上下、左右页边距的效果。点击下图红框所示位置上下、左右移动即可调节相应边距。3.4 七七八八其他问题我已经尽自己的能力把能想到的问题和解决方法都
18、列了出来，但是实际制作的过程中肯定还是会出现各式各样的问题。原因分析：Word自带傲娇属性，就是这么一个磨人的小妖精。修改办法：跟我联系。虽然以我的能力也不一定能搞定，但是我一定会尽自己最大的努力为大家服务，帮助大家解决困难。4 附录 标书打印后工作4.1 签字盖章要求如果招标文件对签字盖章有特殊要求（如要求每页签章等），则严格按照招标文件的要求进行签字盖章，如果没有特别要求，一般来说需要签字盖章的地方如下。一份标书需要盖公章的地方有：1.出现公司名称“武汉烽火富华电气有限责任公司”的地方。2.出现“总价”的地方。3.出现公司资质文件（如营业执照、组织机构代码证、税务登记证、电力总承包、承装修
19、试、三体系证书、安全生产许可证等等）4.骑缝章（骑缝章顾名思义应该骑缝，并且应该是骑住所有缝，即盖完骑缝章后合同的每一页应该均有红印，并且第一页和最后一页最好同时有字，而不仅仅是个红圈，不应存在漏页的情况，不论是中间漏还是前后漏。文件展开应该能够将骑缝章还原成原章，只有这样才是比较规范的骑缝章，才能发挥骑缝章的作用。），保证盖章时要压到边缝，具有防止在文件内增减页码的作用，就是多页或少页都能够看得出来，防止挖补或加页造假，以保持文件的完整性。一份标书需要盖法人章的地方有：1.文件显示“企业法人或其授权代表人签字盖章”的地方可以由授权代表人签字，也可以全部盖法人章。2.授权委托书处必须盖法人章。
20、一份标书需要签字的地方有：1.文件显示“企业法人或其授权代表人签字盖章”的地方可以由授权代表人签字，也可以全部盖法人章。2.授权委托书处必须有被授权人的签字。4.2 标书的最后检查一份标书是否合格（可以封装）最后从以下这几个方面检查：1.再次检查“投标函”、“投标函附录”及“报价清单”中的总价是否一致。2.标书内容、格式是否与招标文件要求一致（如有）。3.标书是否具有目录且连续编码。4.签字盖章是否齐全。5.是否存在缺页、漏页或附件未胶装的情况。4.3 标书的包封要求1.严格按照“招标文件”要求进行封装，特别注意“综合标”“商务标”“技术标”是否封装在一起，“正本”“副本”是否需要单独封装，电子档文件是否单独封装。2.注意是否需要单独封装“投标函”、“投标函附录”、“法人授权代表书”。3.包封（打包好的牛皮纸外面贴的封条）需贴在封口处并加盖公章，特别注意内包、外包格式内容有无区别。4.封装完成后，包封上盖公章和法人章，封口处盖骑缝章。
