公文写作规范与技巧.ppt

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1、1,常用公文写作规范与技巧,主讲嘉宾:王京刚,王京刚,原海尔集团高级经理人;对外经贸大学MBA山东联合会学术交流部部长；发改委国储系统现场管理首席顾问；国家电网培训中心特聘讲师；广西电网公司战略规划高级顾问；培训杂志社特约撰稿人；畅销书做最优秀的班组长作者；原解放部某部特种大队军事记者；中国有机蔬菜网（和合有机食品公司）高级合伙人；多家企业管理顾问。,课堂契约,人都有长处，相互学习；人都有短处，相互宽容；人都有难处，相互帮助；人都有苦处，相互谅解；人都有好处，懂得感恩。,目 录,开篇:公文沟通是一种文化第一章：公文沿革与公文沟通理念第二章：公文的概要第三章：公文写作的基本技巧第四章：实战篇-常

2、用公文的写作,5,开篇:公文沟通是一种文化,公文沿革与公文沟通理念；公文基本概述公文写作基本技巧,6,第一章：公文沿革与公文沟通理念,公文：是指各机关单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。,何谓公文？,7,原始社会：结绳记事；商代后期：甲骨文书；秦汉后：“书”、“奏”；,8,民国：公文程式,“制、诏、策、册、敕、教、令、谕、符、檄、旨”,“令、咨、呈、示、状、公函、布告”,封建时代：,中华人民共和国,1.命令（令）2.议案 3.决议 4.指示 5.公告、通告 6.通知 7.通报 8.报请 9.请示 10.批复 11.函 12.会议纪要；13.意见 14.公报15.报告16

3、.条例 17.规定,1993年11月21日 国务院办公厅 国家行政机关公文处理办法 12类13种；1996年5月3日 中共中央办公厅 中国共产党机关公文处理条例 14种,9,文书模式是一种沟通文化!,办事,办文,办会,10,“文如其人”新解：,公文是一种时代文化烙印！公文是一种时代的音符！公文是一种社会沟通模式！公文是一种职场沟通文化！,1.2,“子由之文实胜仆,而世俗不知,乃以为不如；其为人深不愿人知之，其文如其为人。”-宋苏轼答张文潜书,11,第二章：公文的概要,公文的特点、分类、文种、行文规范公文写作的基本职业素质,12,2.1公文的特点、分类、文种、行文规范,有法定作者有法定的权威 特

4、定的效用 有规范体式 有规定的处理程序。,法定作者：依宪法和有关法律、法规规定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。行文单位：在职权范围内制发公文的机关、部门或单位，称为行文单位。公文的制发：起草、核稿、签发等程序。公文的签收：收到登记、分办、批办、承办、催办等。,1）按来源分：对外文件收来文件内部文件,2）按行文关系分上行文：（请示、报告、总结）下行文：（指示、决定、通知、批复）平行文：（函、简报）,3）按秘密程度：秘密文件普通文件公布文件,4）发文单位性质：法规文件：行政文件：党的文件：业务文件：,公文的特点：,公文的分类：,5）

5、按公文内容性质：指挥性公文规范性公文报请性公文知照性公文记录性公文,13,指挥性命令指示决定意见批复政策性通知,规范性条例规定办法细则章程规则,报请性报告请示,知照性公报公告知照性通知通报简报函,记录性会议记录电话记录会议纪要大事记值班日志,按内容性质分,14,文种：公文名称统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。,公文的文种,1993年11月21日 国务院办公厅 国家行政机关公文处理办法 12类13种1.命令（令）2.议案 3.决议 4.指示 5.公告、通告 6.通知 7.通报 8.报请 9.请示 10.批复 11.函 12.会议纪要1

6、996年5月3日 中共中央办公厅 中国共产党机关公文处理条例 14种1.决议 2.决定 3.指示 4.意见 5.通知 6.通报 7.公报 8.报告 9.请示 10.批复 11.条例 12.规定 13.函 14.会议纪要,1.命令（令）2.议案 3.决议 4.决定 5.指示 6.意见 7.通知 8.通报 9.公报 10.报告 11.请示 12.批复 13.条例 14.规定 15.函 16.会议纪要 17.电邮文 18.QQ文,16,1.下行文：指上级对所属下级部门的行文。1)逐级下行文。2)多级下行文。3)直达基层下行文。2.上行文：指下级向所属上级主管部门的行文。1）逐级上行文。2）多级上行文

7、。3）越级上行文。3.平行文:指同级或不相隶属，没有领导与指导关系单位之间的行文。,公文的行文规范：,1-行文方式,17,2.2 公文写作的基本职业素质,为什么要加强职业素质训练？公文写作是一项职业性、政策性、业务性很强的工作，公文写作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导思想和领导艺术的直接反映。,1.职业素质：a.明确的方向、坚定的立场;b.敏锐的洞察力和鉴别力。c.保密纪律。2.政策理论水平:执行政策、理解政策、表达政策。3.熟悉业务和工作情况4.有较宽的知识面5.有较好的文字功底,知干能,你最想得到的，是你最不想付出的。,19,第三章 公文写作的基本技巧,2-语言表达技巧,3-

8、语言特点技巧,1-公文写作流程技巧,20,进入写作过程,明确目的（我想利用这份文书做什么？）,传递信息,下达指示,解释事情,事后补遗,制定语气和修辞策略,1-公文写作流程技巧,21,进入示例练习,写作过程技巧,整理写作思路，考虑文书内容。,检查细节，确认无误。,八要与八不要,目的要明确信息要全面行文要简短使用短句强调最重要的段落分明总结和结论尽量生动,随意开始写写停停被动句双重否定长句无关信息错别字过长,一气呵成,写完重读,大胆删减,22,练习,亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务

9、方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为,刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您会面。此致 敬礼 比尔盖茨 2002年10月1日,目标：判别两封信的高下，并说明原因（10分钟）形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3分钟）,23,进入技法概要,进入技法概要,文字沟通分析,亲爱的先生/女士：我已经间接获悉

10、您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为,刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您会面。此致 敬礼 比尔盖茨 2002年10月1日,写信者不原费神查明联系人,语意含糊,语法错误与错别字,无

11、关信息,文书过长,说明写信原因,暗示下一步应采取的行动,知道此信发给谁,表明积极的态度,只写了一页,表达不清，内容缺乏全面考虑，错别字和标点错误，废话连篇。,内容清晰，态度乐观，简明扼要，切中要害，。,判别两封信的高下，并说明原因,24,进入三种类型,掌握写作过程中每个环节的要点掌握三种文字类型的特点和写作方式,25,进入三种类型,技法概要,写完后重读,修改文书，大胆删减,一口气写完,整理写作思路，考虑文书内容,检查细节，确认无误,重温写作过程,准备 准备再准备,目标:who,what,why提纲：结构、策略整理：信息、需求,写作,检查,肯定、否定、指示,删减:无关信息、大幅度注意错误：语法、

12、拼写、描述细节：标点、日期、称谓,进入技法概要总结表,技法概要,肯定同意某种请示，提供一个机会，或者是一些好消息。,直截了当地给接受者好消息，使之高兴。然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。,否定对要求的一种否定，或者是一个坏消息。,开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之有思想准备。给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。,指示指示他人进行某项工作，开展某些活动，同意你的见解或提供你的信息等。,开头对受信人应具有吸引力，要

13、生动，使人产生兴趣。表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信者屈从。清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。,进入模拟练习,文书沟通技法概要,1 写作准备阶段：思考：写给谁？写什么？为什么？提纲：主要点，使用索引卡整理：按逻辑排列各要点的位置，去掉无关信息。,3 检查 是否表述准确。是否有不适当的描述。有否文法、文字上的错误。关的和重复的内容,2写作过程文字沟通有三种主要类型：肯定型直接给出好的消息解释好消息用好的祝愿结束 否定型用缓冲式的自然叙述开头在给出坏消息之前加以解释告诉坏消息如果可能，建议某些可能的选择用好的祝愿结尾 指示型以一种具有吸引受信人注意力的叙述开

14、始表述建议或要求，及可能的利益清楚地指示受信者应如何去做鼓励克服困难，尽早完成工作。,进入创建文字沟通分析表,文书沟通模拟练习,创建文字沟通分析表,一封拒绝的信,进入一封拒绝的信（钉书机）,文字沟通分析表,填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上-信件、便条、备忘录等。练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。用10分钟独自填写。,填写完毕后用5分钟在组内交换该分析表，可以讨论,问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？,模拟练习,进入研讨,模拟练习一封拒绝的信,练习背景：你是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信，他提出脱产进修的要求，（内容见后）而你必须写一封复

15、信，信中你要拒绝他的要求。请每个人用10分钟写完这封信。（请注意“准备、写作和检查”三步骤）,尊敬的主管：您好，我是质量控制员王海宾，已经在岗位上工作3年了。我先后多次参加过公司内部组织的一些技能培训，这些培训对我的工作很有帮助，使我深刻认识到知识对工作的重要性。因此，我希望能参加一次“6个西格玛”管理的进修班，为期2个月，脱产进行。原因如下：“6个西格玛”是最近在制造业很受重视的质量管理方法，作为主管质量方面的员工，我的质量管理知识已经陈旧，需要更新。现在学习储备一些专业知识，可以有利于将来工作。我多次提议公司举办类似培训，可是限于我们的能力，都没有举办。这个为期2个月的进修班是省计委举办的

16、，质量高，费用低，机会难得。综上所述，希望您能够批准我的请求。此致 敬礼 王海宾 2002年10月9日,进入陈述纸样板,模拟练习一封拒绝的信,研讨（20分钟）两人一组，互读信件。每个人独自阅读所发资料，按要求填“分析表”。10分钟团队内依次传阅每个人所写的信件，讨论并分别挑选出一封写得最合适的，和一封相对最不合适的信。（注意上一步“分析表”中的意见）5分钟团队将这两封信的分析表COPY到陈述纸上，代表宣讲并给出综合评价。（陈述纸样板见后）5分钟,进入“一封拒绝的信”review,654321,5 8 22个字的句子.,模拟练习一封拒绝的信,陈述纸样板,模拟练习一封拒绝的信,讨论问题：团队是怎样

17、依次传阅信件的？两封信是如何推举出来的？每封信都和对应的“分析表”在一起吗？还是已经混乱地分开？你看到别人对自己信的“分析表”了吗？你发现了什么？你觉得自己写的这封信可以怎样改进？,34,1）叙述：是将人物的经历和事件发展变化过程所作的叙说与交代。（包括：人和事两方面）（倒叙、插叙、顺叙）2）说明：是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。（定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明）3）议论：就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。（三要素：论点、论据、论证）

18、A.论点：又称论题或观点。是指对所论述的问题提出的见解、主张与态度。（统帅：要证明什么？）（教皇故事）B.论据：是证明论点的真实性的根据。分三类：一是事实；二是理论；三是政策法规论据。（基础：用什么证明）C.证明：是运用论据来证明论点的方法和过程。（桥梁：如何证明）,2-语言表达技巧,运用语言的方法和手段,35,准确：是用子、词、句、意、义和标点符号正确、精准。简明：用最少的文字表达尽可能多的重点内容。庄重：用语必须讲究庄严、郑重。得体：语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。基本要求：a.是发适应行文

19、的语体风格。如：b.是要分清上下级关系，掌握好分寸。如：c.是要多运用公文的专用词语。如：,3-语言特点技巧（三点式、故事式：悬念、细节、情绪）,37,通知通报报告请示与批复函会议纪要总结,第四章实战篇：常用公文的写作,38,（一）通知的写作,1.1通知的定义、文种、特点、格式规范1.2通知的类型1.3通知的写作技巧,39,定义:通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。文种:属于“指挥性”和“知照性”公文.如:政策性通知;知照性通知,1.1通知的定义、文种、格式规范：,格式规范:主要部分：标题、抬头（接受对象）、正文、礼貌语、落款（发文单位名称、日期）；附加部分：

20、附件、主题词、抄送、拟文、打印、份数,40,1)发布性通知：用于发布行政规章制度及规章制度。2)批转性通知：用于批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。3)转发性通知：用于转发上级和不相隶属单位的公文,给所属人员，让他们周知或 执行。4)指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。5)任免性通知：用于任免和聘用干部。6)事务性通知：用于处理日常工作事务性的，把有关信息或要求用通知形式传达 给有关单位、部门。,1.2通知的类型：根据适用范围的不同，可分为六大类：,41,1)标题：“发文单位+文种”或“事由+文种”两种形式。2)正文：不同类型有不同写法。A.发布性通知：正文简短，写

21、明发布什么规章，请贯彻执行。B.批转性、转发性通知：简单写明批转、转发的文件，请贯彻执行。C.指示性通知：a.讲清楚工作来由、内容、要求三方面。b.正文：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工 作内容和工作要求结合起来写，内容分条列出；c.最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。D.任免性通知：只写明什么权力机构任命或免去什么人什么职务就行。E.事务性通知：只要把需要周知或执行的事写清楚就行。3)其他：A.主题词 B.礼貌语,1.3 通知的写作技巧：,2.1 通报的概念 通报是国家机关、社会团体、企事业单位表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况所使用的一种下行公文

22、。2.2 通报的作用 互通情况，沟通信息，使有关单位或组织了解工作进程，安排好自己的工作。学习先进的典型经验，指导和推进工作。吸取他人教训，警惕类似问题发生。2.3 通报的种类 根据内容的性质，通报可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。,（二）通报的写作,2.4 通报的结构 通报的结构分标题、正文、署名和日期四部分。2.4.1 标题。大致有四种类型：一是由发文机关的名称、事由 和文种组成；二是由事由和文种组成；三是由发文机关和文种组成；四是只由文种“通报”作标题。2.4.2 正文。是通报主体部分。表彰性通报的写作提示 介绍先进事迹。一要写清时间、地点、人物、事件及其主要经过、情节和结果；

23、二要详略得当，重点突出。,点明题旨。也是先进事迹的性质和意义，这是通报的目的所在，对先进事迹进行评议，明确地指示其重要意义。语言要简练，具有画龙点睛的作用。表彰决定。领导机关根据先进事迹做出表彰的决定，并发出学习号召，它是表彰性通报的核心部分，要求语言简明。希望号召。最后表示号召或希望的词语，更要着重开掘事迹的典型意义，力求扼要，鲜明。,47,(三)报告的写作,3.1报告的文种、特点、格式规范3.2报告的类型3.3报告的写作技巧如何突出报告的关键点如何让报告生动有效如何提升“签报”的功率与水准？,48,定义:报告是下级向上级汇报情况、反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问的陈述性公文。

24、特点：1)陈述性 2)有主见文种:属于“报请性”和“陈述性”公文.如:关于“个人理财”月活动情况的报告,3.1报告的定义、特点、文种、格式规范：,格式规范:标题:”事由+文种”即：“关于xxxx的报告”抬头:上级单位名称、正文：表达报告的内容，即汇报的情况及问题表述，以及工作或改进建议。结束语:特此呈报；“此致，敬礼！”落款:行文单位名称、日期；附件、拟文、打印、份数,49,1)按照内容涉及的范围分：a.综合报告 b.专题报告。2)按照行文目的的不同分：a.呈报性报告 b.呈转性报告。,3.2 报告的类型,50,3.3 报告的写作技巧：,如何突出报告的关键点a.标题+副标题（形容词：“第一届”

25、）,如何让报告生动有效冲击感、行业特点、业务特征融入企业文化（文化元素-圣元-高）,51,（四）请示与批复的写作,4.1请示与批复的特点、文种、格式规范4.2请示与批复的类型4.3请示与批复的写作技巧请示的技巧会签的技巧批复的技巧,52,定义：请示是下级向上级请求指示或批准的公文。特点：1）超前性：请示必须是在办事之前。2）说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。3）单一性：必须“一文一事”。类型：根据行文目的的不同，可分三大类：1）请求批准类；2）请求帮助类；3）请求批转类。文种：属于“报请性公文”,4.1请示的特点、文种、格式规范,格式规范:a.标题:”事由+文种”即：“关于xxxx

26、的请示”b.抬头:上级单位名称、c.正文：表达请示的目的，即说明情况，请求帮助的原因。d.结束语:特此呈请；“如无不妥，请准为盼！”“此呈！”e.落款:行文单位名称、日期；f.附件、拟文、打印、份数,53,请示的写作技巧,1）行文规则 A.请示应当一文一事。B.只写一个主送单位，如需同送其他单位，应当抄送，但不抄送下级。C.不越级请示，因特殊情况须越级时，应抄送被越的上级。D.受双重领导的单位向上请示，应写明主送和抄送，由主送单位负责答复。2）理由要充分、要求要合理 A.理由充分：为什么，针对职能、存在问题、发展、上级等要求或需求的迫切性；列出条项，明白易于理解。B.要求合理：符合现实条件和资

27、源以及上级的权限范围。3）格式要正确，语言要得体A.标题：一般用“事由+文种”。B.正文：请示理由、请示事项、结束语。C.语言得体:恰到好处.,54,会签的写作技巧,会签是就某一需要会办的“请示”公文的审阅与承办提出意见。,注意职责和职权范围；深入了解实情；四纬度沟通；原则问题按制度；业务问题按流程；专业问题按标准；发展问题看形势；态度严谨积极；用词准确,恰当！,55,如何提升“签报”的功率与水准？,拟文部门,功能作用+效率,56,“签报”的会签承办技巧,会签部门承办人,会签部门主管,如何签会签意见？,如何办出成效？,57,定义：批复：是答复下级请示事项的指示性公文。特点：1)针对性：针对“请

28、示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。2)指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。类型：可分为两类：1)表态性批复：主要是答复请求批准类的请求，或同意、或不同意。同意的不必说理由，不同意的一般略说理由。2)请示性批复：针对下级请求的事项或者提出的问题，提出处理意思，带有指导下级工作的性质。,4.2 批复的写作,58,批复的写作技巧,1)要先回答后批复。2)态度要鲜明，措辞要明确。3)要及时批复。,59,请示与报告是两种性质完全不同的文种！,请示：适用于向上级请求指示、批准；报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建 议，答复上级

29、的询问。,相同点：都属于上行文 都具有反映情况、提出建议的功用。,请示与报告的区别,60,不同点：1、内容 请示：一文一事，报告：一文多事2、侧重点 3、行文目的 请示：解决问题 报告：便于上级决策4、行文时间 事前 事中或事后5、主送单位 请示一个，报告多个6、篇幅不同 请示简短，报告不能太短7、标题写作不同 请示：不写“报告”两个字，这是常犯的错误，8、结束语不同 请示：表明迫切要求，“请批准”，需要上级回复。报告一般不写，多数以“特此报告”就行了9、处理结果不同 请示：属于办件，需要批复；报告：属于阅件，用“批转”的形式，予以答复。,61,请示与报告不分的几种表现形式,2把报告当作请示。

30、有些报告是下级呈送给上级并要求批转的报告，这类报告应属于呈转性报告极易被当作请示。如关于加强行员职业道德教育的请示末尾处应写“以上报告，如无不妥，请批转执行。”属于典型的呈转性报告但是往往被当作了请示。,3请示与报告混合型。有些公文既请示工作又报告情况或者既报告情况又夹带请示事项，这些形式都不符合文种的使用规范。如关于举办第十届“深发展杯”运动会的请示报告，这类文件形式，其内容既汇报了工作，又顺便提出了请示或者一文数项请示，这种混合的形式，极易使上级机关理不出头绪，处理了一件事情而耽误了另外几件事情。,1把请示当作报告。就是把请求指示、批准的请示当作了报告。如关于申请购买电脑的报告，指本部门根

31、据工作需要，提出购买电脑的要求，请求上级予以批准，批准后方可执行的事情。这类应属于请示，而行文实践中有时恰恰使用了报告这一文种。,关于申请购买电脑的请示,关于加强行员职业道德教育的报告,62,请示与报告不分的原因,函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。是公文中惟一的平行文。,（五）函,5.1 函的含义,5.2 函的特点,1）平等性和沟通性 函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。2）灵活性和广泛性 函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位；党政机关、社会

32、团体、企事业单位，均可发函。3）单一性和实用性 函的内容必须单纯，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。,5.3 函的分类,1）公函与便函 按性质分。公函是正式的公文，有文件头、有发文字号、有标题、有公章，严格按照公文格式撰写制作。便函格式可以没有文件头，没有发文字号，甚至可以没有标题。但正文之后，要有机关署名、日期和公章。2）发函和复函 按发文目的分。主动制发的函为发函，回复对方来函的函称为复函。3）商洽函、询问函和请批函 按内容、用途和目的分类，可分为商洽函、询问函、答复函、请批函。此外，还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函、邀请函、转办函，报

33、送材料函等等。,5.4 函的结构、内容和写法,公函由首部、正文和尾部三部分组成。1）首部 主要包括标题、发文字号、主送机关三个项目内容。标题,公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。发文字号是由发文机关代号、年号、顺序号三个部分组成。主送机关即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。,2)正文其结构一般由开头、主体、结束语等部分组成。开头，主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。首先引叙来文的标题、发文字号

34、，然后再交代根据。主体，主要说明致函事项。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。,结束语，一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协 助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。,3）落款一般包括署名和成文时间两项内容。右下方方署上发文机关单位名称，写明成文时间年、月、日，然后加盖公章。（案例）,6.1 会议纪要

35、的概念 会议纪要是一种记载、传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。,（六）会议纪要,6.2 会议纪要与会议记录区别,从文体性质上看，会议纪要是正式的公文文种，而会 议记录只是会议情况的记录，只是原始材料。从内容上看，会议记录无选择性、提要性，会议情况一一记录来；而会议纪要有选择性、提要性，不一定要包容会议的所有内容。从形成的过程和时间方面看，会议记录是随着会议的进行过程同步产生的，而会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。,6.3 会议纪要的特点,1）纪实性 会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议基本情况的纪实。2）

36、概括性 会议纪要重点说明会议的主要参加者，基本议程，与会者有哪些主要观点，最后达成了什么共识，形成了什么决定或决议。3）指导性 多数会议纪要具有指导工作的作用。它要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。,6.4 会议纪要的分类,就性质可分为办公室会议纪要和专项会议纪要；就表述形式可分为决议式纪要，概述式纪要和记录式纪要；根据内容可分为决议性纪要和综合性纪要。有人按会议类型分为办公会纪要、专题会议纪要、经验交流会纪要、学术会议纪要等等。我们根据会议是否作出决定或决议，是交流为主还是研讨为主，将会议纪要分为决策型纪要、交流型纪要、研讨型纪要三种类型。

37、,决策型纪要,以会议形成的决定、决议或者议定事项为主要内容的会议纪要，称为决策型纪要。其特点是指导性强，会议上确定的工作重点，对工作的步骤、方法和措施的安排，都要求与会单位共同遵守或执行。类似指示和安排工作的通知，只是发出的指导性意见不是由领导机关作出的，而是由会议讨论议定的。这样的会议纪要还常常会有一些工作分工，每个与会单位除完成共同任务之外，还要完成会议确定自己承担的那些工作。,6.4.2 交流型会议纪要,以思想沟通或情况交流为主要内容的会议纪要，属于交流性会议纪要。其主要特点是：以统一思想、达成原则共识或树立学习榜样为目的，而不布置具体工作，有明显的思想引导性，但没有明显的工作指导性。,

38、6.4.3 研讨型会议纪要,这种会议纪要的鲜明特点是并不以共识和议定事项为主要内容，而是以介绍各种不同的观点和争鸣情况为主。研讨会和学术讨论会的纪要多是这种类型。,6.5 会议纪要的写法,分标题、正文、落款三部分。会议纪要的标题和成文日期 标题一般由会议名称和文种两项构成。也有采用一般公文标题写法的，由主要内容(事由)加文种组成。会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。,会议纪要的正文 会议纪要的正文分为前言、主体、结尾三大部分。前言。概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用

39、“现将这次会议讨论的主要问题综述如下：”、“会议纪要如下：”或“会议确定了如下事项：”，转入主体部分。,主体，是会议纪要的核心内容，表达会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等等。决议型、交流型、研讨型的会议纪要在主体部分的写作上有较大的不同。由于这部分内容复杂，多数情况下都需要分条分项撰写。不分条的，也多用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。,结尾即会议纪要的结束语，一般

40、是向收文单位提出希望、要求和号召等，有的会议纪要没有结尾部分，在不影响全文结构完整的前提下，主体内容写完，全文就结束。结尾处还可以对会议的情况作一些补充说明，如：会议在广泛研讨主题的同时，还就工商行政管理部门如何立足职能支持搞活搞好国有大中型企业，促进建立现代企业制度；培育和发展市场体系；发展个体私营经济等方面工作进行了书面经验交流。,6.5.3 落款 包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章，一般会议纪要不署名，只写成文时间，加盖公章。,80,第七章 总结,7.1总结的特点、文种、格式规范7.2总结与计划关系7.3总

41、结的类型、基本结构7.4总结的写作技巧：三要诀【案例分析与讨论互动】：,81,定义：总结是在实施计划或完成任务后，对已做工作进行概括及评估的文书。特点：1）回顾性；2）经验性；作用：下情上达和提高自身、积累经验。类型：根据行文目的的不同，分两大类：1）综合性总结：关系全局的总结；2）专题性总结：就一个方面、一项工作，甚至一个问题进行总结。文种：属于“陈述性公文”,7.1总结的特点、文种、格式规范,格式规范:a.标题:”事由+文种”即：“关于xxxx的总结”b.抬头:上级单位名称、c.正文：计划（工作）完成情况和经验总结，存在问题及改进措施、建议。d.结束语:“特此报告！”e.落款:行文单位名称

42、、日期；,82,7.2 总结与计划的关系,XXX年度计划-,事前,事后,xxx总结完成情况：0000000000成功经验：1.-2.-存在问题：A.-B.-建议（措施）：1.-2.-,指导,计划是工作之前拟定，用以指导工作；总结是工作之后，用以检查总结计划完成情况，执行过程中的经验教训，以便借鉴。,83,7.3总结的类型、基本结构,1）综合性总结：关系全局的总结；2）专题性总结：就一个方面、一项工作，甚至一个问题进行总结。,五层内容,双标题,84,三要诀:1）回顾要实事求是。2）经验教训要着眼未来。3）纲目要清晰，文风要平实。标题：常见有单行标题和双行标题两类。正文：两种写法A.“分层展开式”

43、：是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概括、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向五层内容。B.“纲目带动式”：是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。,7.4 总结的写作技巧,85,结语:,文书（商务公文），是团队共同遵守的文字沟通模式，没有高深的理论，只有写作习惯的不断修炼与养成。学而知之，行而成之！,课后试题,你是公司人事行政部主管，本月份部门办公费用预计花费6500元。下个月由于配合市场促销活动以及新员工入职培训等活动，需增加综合经费4000元。请根据以上情况，向有关部门办文。时间：30分钟,从优秀走向卓越！,衷心祝愿福日集团的各位朋友：,