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1、科技档案管理,长兴县档案局 沈正学,提 纲,科技档案基本知识科技档案分类档案整理原则和质量要求档案整理流程和方法,科技档案概念,国家机构、社会组织和个人在科技活动（基建、科研、设备仪器、产品研发）中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。科技档案的含义在科技活动中直接形成的具有保存价值的各种载体的原始记录,科技文件种类,根据内容和载体材料的不同，可划分为：纸质文件，如图样、文字材料等感光材料，如照片、影片磁性材料文件，如录像带光盘,科技档案成套性,一个立档单位围绕一项相对独立的科技活动应当形成的，具有保存价值的科技文件有机整体。、规定了科技档案成套的来源范围、明确了科技
2、档案成套的客观标准、揭示了成套科技档案之间的内在联系,基本建设活动的成套档案,基建程序：、规划决策：提出项目建议、进行可行性研究、编制计划任务书、选址；、设计：方案设计、初设、扩初设计；、前期准备：招投标、征地拆迁；、施工：日志、竣工图等、竣工验收、使用维修,设备仪器的成套档案,、订购、装运、开箱验收、安装调试、使用维修,科研活动的成套档案,、课题选定：选题、定题、组织实施：编制研究方案、研究和实验、总结鉴定：汇总成果、成果鉴定、成果推广应用：申报专利、组织开展成果推广应用、成果推广应用的调查与分析、成果奖励,工业产品成套档案,、调查决策：调查计划、编制新产品建议书、产品设计：结构设计、工艺设
3、计、试制：试制、试验、鉴定验收、生产阶段：生产准备、试生产、正式生产、销售控制：商标注册、售后服务、反馈,二、科技档案的分类,基建档案产品档案科研档案设备仪器档案,三、档案整理原则与质量要求,尊循形成基础保持文件间的有机联系便于档案的保管利用符合相关标准规范,尊重原基础,科技档案的形成有其自身规律，反映科技活动各阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。日常形成积累已有一定基础，有的已处于预立卷状态。因此利用原基础可起到事半功倍的效果。,保持文件间的有机联系,科技档案的特点之一就是成套性。成套性就是文件之间的联系性。有机联系是文件内容内在的、本质的、自然的联系，而不是人为的联系。,文件有机联系的几种
4、状态,某一项目或单位工程、分部分项工程的文件。某一问题、事故处理形成的一组文件。请示与批复一组会议材料就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料等,系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单等。设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，自成体系、互为联系。某一组实验记录维修记录,符合相关标准规,以GB/T11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求为基本准则。执行地方综合档案馆、城建档案馆接收档案的相关规定。本项目制度、合同规定。,组卷原则,GB/T11822-2000 组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用,反映真实情况,材料齐全完整,适合
5、长期保存,组卷要求,热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸,案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求,四、档案整理流程与方法,收集,鉴定,分类,立卷,排列,编目,（一）收集,对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等,特别需要关注的几个方面：,立项申报文件，注意原件的收集；项目筹建办与业主单位档案应及时集中统一保管。招投标文件，应包括招标公告、招标书、投标书、招标会议材料、评标决标材料、中标通知书、承包合同、未中标文件等文件材
6、料。,征地拆迁、政策处理：与个人签定的原始凭证施工文件，加强竣工图的规范化编制工作，确保质保材料、技术文件的原始性。设计文件，着重注意全过程文件的形成积累，强调变更文件的完整性与原始性，绝对避免复印件、传真件。,特别需要关注的几个方面：,设备考察材料设备试运行记录科研项目推广运用产品售后服务,特别需要关注的几个方面：,（二）鉴定,划分档案保管期限检查档案准确性、完整性,科技档案质量,完整性,准确性,价值性,完整性？准确性？,科技档案保管期限,参照国家档案保管期限表，结合本单位实际编制保管期限表,永久,长期,短期,科技档案完整性、准确性鉴定的方法,核对：包括与科技项目相核对和 与有关目录相核对两
7、种。,核查：包括与科技对象现实相核查、同一项目不同档案 之间相核查 和按科技生产活动的程序相核查 三种。,（三）分类,分类是为整理、编目、进行系统化管理的需要。分类要根据科技活动性质、阶段等情况设置类目。分类要清楚，不能相互交叉、包容。,（四）立卷,卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。分卷的目的就是将零散文件通过某种方法形成一个个案卷。卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系。卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过4公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜。卷盒内可以存放用软卷皮装订；也可以采用件保管的方法。,若干分卷方法介绍,项目组卷法或单位、分项工程组卷法。阶段、专业、结构组卷法问题
8、组卷法时间组卷法文件名称组卷法来源组卷法,项目或单位、分项工程组卷法,将一个项目或单位工程、分部、分项工程看做一个基本单元，组成一个案卷。如：长兴电厂地基处理文件；一号机锅炉焊接及热处理检验记录；,阶段或专业、结构组卷法,即按工程、设备的结构、工程进行的不同阶段组卷。一般使用于施工文件。例：（1）土地征用文件（阶段）（2）行政办公楼暖通结构竣工图（3）主厂房管道水压检验记录,问题组卷法,将涉及同一问题（同一特定问题、同一类问题）的文件组成一卷。适用于管理性文件。例如：（1）省市计经委、省能源集团关于项目建议书的请示、批复（2）省能源集团、省市计经委、市人民政府等关于可行性研究报告的请示、批复、
9、通知。（3）长兴电厂水文地质勘察报告,时间组卷法,内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷。时间特征明显的文件可采用此方法。例如：长兴电厂1标段2004年13月份施工日记；,就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。例如：长兴发电有限公司董事会2004年1-6月份会议纪要。长兴电厂二标段设计变更技术联系单 长兴电厂房屋拆迁协议书。长兴电厂监理部2004年1-50号工作联系单。,名称组卷法,来源组卷法,将来自同一地区、作者或内容针对同一地区的文件组成一卷。例如：甲镇、乙镇房屋拆迁协议书,卷内文件整理,查漏补缺、按照A4或16K大小粘贴折叠、去金属物。卷内文件排列：按重要程度、文件间的联系、时间顺序、工
10、程部位排列。一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。卷内文件编号：按件整理的，逐件盖档号章；整卷装订的，从001起编页号。,定稿,正本,来文,批复,外文,译文,图纸折叠方法,不装订,图纸折叠方法,装订,卷内文件排列,文字型材料按问题、时间、重要程度排列注意：复文在前，来文在后；正文在前，定稿在后；译文在前，原文在后。,卷内文件排列,图文混合型 一般文字在前，图样在后；如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。图纸 按专业图号排列,卷内文件编页码,整卷装订的，从001起编页号。每卷一个流水号。位置：正面右下角，背面左下角。,长兴县档案局文件长档 7号关于举办企业档案培训班
11、的通知,卷内文件编页码,不装订的案卷加盖档号章，位置：正面右上角空白处。,长兴县档案局文件长档 7号关于举办企业档案培训班的通知 001,档 号 序 号3.4-1 2,卷内文件目录与备考表的填写,最好激光打印字段格式符合要求字体大小适当。,卷内文件目录,就是按卷内文件材料排列的顺序每个文件编一个序号。,应填写文件材料的形成部门或主要责任者。,一般要求写全称（照抄原标题）如果原标题太长，可以适当简化；没有文件标题的文件材料，应根据文件内容再拟写一个标题，打上一个 标记以表示这个标题是重新拟制的。,指文件材料在卷内的顺序号，页号只要填起页，不要写成1-2、3-5页，但卷的最后一个文件的起页和止页都
12、要写上。,指文件材料的形成日期。,应填写文件材料的文号或图样的图号。,互见号 卷内备考表,说明：（1、卷内文件数量）（2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况）立卷人：年 月 日 检查人：年 月 日,应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案的档号.档号后应注明档案载体形式,并用括号括起,由责任立卷人填写,同时立卷日期。,由案卷质量审核人签名，并签上审核日期。,1、卷装订的，用电钻三孔一线线装订。要求左边齐、下面齐。,长兴县档案局文件长档 7号关于举办企业档案培训班的通知,案卷的装订,案卷的装订,2、件装订的，用包角或缝纫机踏。左上角空白处逐件盖上档号章。,长兴县档案局文件长档发7号关于举办企
13、业档案培训班的通知,案卷标题的拟写 案卷标题=项目名称+单位工程名+分部（分项）+文件内容+文件名 案卷标题=作者+问题（时间、地区等）+文种 例如：（1）杭宁高速公路工程 K100+20K110+15 项目名称 单位工程 路基压实度评定 表 文件内容 文件名（2）档案馆 库房 电气线路 竣工 图 项目名称 单位工程 专业 阶段 文件名,（3）长兴档案馆工程供水排水施工图 项目名称专业名阶段文件名（4）长兴大桥桥面沉降观测记录 项目名称内容文件名（5）杭宁高速公路 K10010K15015路基中间检 项目名称 分项工程 验报验单 文件名,案卷封面内容填写,立卷单位：案卷的形成单位。立卷时间：卷
14、内文件的起止时间保管期限：对照保管期限表，从案卷保管单位的角度确定是永久、长期、短期。密级：文件自然形成的绝密、机密和秘密。,（五）排列,在分类方案的最低一级类目下进行排列 科技档案一般以项目为单位排列如：产品档案按产品调查决策、开发设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。,档号的编制 档号结构：全宗号-类别号-案卷号 010-41 Z-122,案卷流水号三级类目号二级类目号一级类目号全宗号,（六）编目,分类号或项目代号等,例：3430125卷号（案卷流水号）L001旅游鞋产品档案 全宗号,保管期限长期档号案卷题名旅游鞋市场调查、座谈会等方面的调查表、会议纪要,保管期限长期档号案卷题名旅游鞋设计图样、经济分析报告,保管期限长期档号案卷题名旅游鞋工艺方案、工艺规程,保管期限长期档号案卷题名旅游鞋试销调查报告、鉴定报告,保管期限长期档号案卷题名旅游鞋产品销售报告、用户反馈情况报告,科技档案分类目录,
