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1、宿迁市工程建设项目电子文件归档的技术要求和操作程序,一、电子档案必然趋势,1、目前的社会是一个以信息为主导的时代，人们获取信息的手段方式也步入信息数字化时代。各行各业以互联网为依托，进行着数字化生存和发展。城建档案信息是城市建设、规划及其管理过程中形成的宝贵的信息资源，在这种时代背景下必定要融入数字时代，信息化建设是必由之路。2、传统的实体档案利用形式已经难以满足社会对城建档案信息的需要。未来是数字化信息时代，必将促使城建档案馆的社会服务功能发生变化，通俗地说，就是城建档案信息上网，查询利用通过互相网即可进行。,二、电子档案含义,电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相
2、互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。,三、电子档案的特点：,1、信息的非人工识读性；依靠计算机 2、信息存储的高密度性；3、信息与载体之间的可分离性；网络 传递 4、多种信息媒体的继承性；文字、图 像、声音等 5、系统依赖性；软件6、制作合成性；7、信息易操作性。,四、电子文件的种类：,1、文本文件；2、命令文件；3、图像文件；4、数据文件。,五、建设电子档案,在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T 117-2007）,六、工
3、程档案数字化,1、纸质档案数字化 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的图像或数字文本的处理过程。2、纸质档案数字化设备（1）、扫描设备：平板扫描仪、高速扫描仪、宽幅扫描仪和专业影像扫描仪等。（2）数码相机,七、市城建档案馆现状,我馆目前采取对馆藏档案进行项目级、案卷级、文件级三级管理模式。现已入库档案达59000余卷，已经转换成电子档案的有3075个项目，共11468卷，其中文字30448页；图纸28576张。,八、归档内容,1、工程前期准备阶段文件2、施工文件（土建、给排水、电气、节能、钢结构、幕墙、电梯等）3、竣
4、工图4、监理文件5、工程竣工验收阶段文件,九、操作步骤,1、对要进行数字化的档案材料按建设工程文件归档整理规范先进行整理、编写页码，每卷档案应有封面、卷内目录、备考表，然后再通过扫描设备进行数字转换。2、对扫描后的图像进行清晰度、失真度、偏斜度等方面进行检查。3、对检查出不符合要求的图片进行纠偏、去污、裁边、拼接等方面的处理；对扫描图像不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；对漏扫描的文件，应及时补扫并插入与纸质档案对应的页次；发现扫描图像的排列顺序与纸质档案不一致时，应及时进行调整。4、彩色扫描的文件采用JPEG格式存储，存储时应以保证扫描图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。单份多页文
5、件扫描图像须存储为PDF格式；存储图像重命名时应是序号+文件名（与纸质档案卷内目录中的文件题名相关对应）。5、所有扫描文件应与卷内目录建立链接。,对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，凡2011年9月1日后新开工建设及2011年9月1日前还没竣工的重点（纳入市政府年度城市重点基础项目建设计划）建设项目，按规定向当地城建档案馆(室)移交纸质档案，同时移交对应的电子档案。,十、电子档案的归档范围,十一、电子档案的形成与报送,1、建设单位在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议或合同时，应对工程电子文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求；2、建设电子文件形成单位可根据建设程序和工程特
6、点，分期、分阶段把经过鉴定合格的电子文件向本单位（建设、施工、监理单位）档案部门归档移交。3、参建各方制作好电子文件后，首先自查，然后由监理单位复查。复查合格后向建设单位移交。4、建设单位应在监理单位的协同下将汇总齐全的电子文件按照城建档案管理机构的要求整理，在符合质量要求，并通过验收后与纸质档案同时报送。,十二、电子档案的质量要求 1、内容要求 建设工程电子档案的归档内容要符合建设工程文件归档整理规范（GB/T 50328-2001）的规定以及宿迁市工程建设项目电子文件归档的技术要求和操作程序（宿建发【2011】235号)的要求，做到与纸质档案一一对应，保证电子档案的真实性、完整性和有效性。
7、电子档案以工程/单位工程为基本报送单元。对于每个工程/单位工程必须整理其著录内容；此外，就每个实体档案文件，也必须整理其著录内容，并且提供电子文件。2、档案电子文件的格式要求档案中的电子文件应尽可能采用PDF格式报送。其中Office办公软件产生的文档必须转换成PDF格式的文件。纸质文件（包括文字材料和图纸）必须先扫描为JPEG文件，对于单页文件，可以直接报送扫描的JPG文件，对于多页文件，必须将扫描获得的JPG文件按原始文件为单元转换为单一的PDF格式的文件。,扫描分辨率要求：文字材料分辨率不小于200dpi，图纸扫描分辨率不小于300dpi。（可从Internet网寻找JPG到PDF的转换
8、软件，如：FreePic2Pdf、foxitphantom等软件，可以将一个或多个JPG文件转换成一个PDF文件）。竣工图如有电子格式，也应尽可能转为PDF格式后报送；如没有电子格式，按照前文关于扫描的要求形成其电子文件。3、电子档案的整理及载体要求 报送的电子档案须使用专门软件进行整理，整理过程中，工程项目信息以及各类档案文件信息的著录原则按照现行国家标准城建档案著录规范GB/T50323的要求，并考虑宿迁市的具体情况进行，著录的执行具体参照宿迁市建设工程电子档案编制软件的操作完成。整理后的电子档案在提请预验收或验收，以及在报送时必须刻成光盘。,十三、电子文件的验收与移交 1、建设单位在组织
9、工程竣工验收前，提请当地城建档案管理机构对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对电子档案进行预验收。2、列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆（室）移交工程纸质档案时，应同时移交一套电子档案。3、建设单位在向城建档案馆（室）移交电子档案前，应全面对电子档案的真实性、完整性、有效性进行自检，检查电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联，载体（光盘）有无病毒、有无划痕，登记表、著录数据、软件、说明资料是否齐全等，自检合格后再移交城建档案馆（室）。城建档案馆（室）将对建设单位移交的电子档案进行再次检验，检验合格后，开出江苏省建设工程档案接收证书。,十四、电子档案利用,1、宿迁
10、市城建档案馆负责电子档案专用管理软件，用以接收、检验、管理、利用、统计电子档案。2、宿迁市城建档案馆负责提供复制光盘、U盘拷贝以及能输出相应规格的纸质拷贝等方式以提供利用(利用费用以物价部门核准收取）。3、宿迁市城建档案馆负责配置相应的设备，满足电子档案的保管、利用和备份需求。,十五、实例,关于移交工程建设项目电子档案的通知 各县（区）住房和城乡建设局，宿迁经济开发区、市湖滨新城、苏州宿迁工业园区规划建设局，各有关单位：为加快我市城建档案信息化建设，加强工程建设项目电子文件归档管理，根据建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）、建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T1172
11、007)、江苏省城建档案信息化建设纲要（2008-2015）和宿迁市城市建设档案管理办法等规范和文件要求，新建工程建设项目必须移交工程电子档案。现就有关事项通知如下：一、凡2011年9月1日后新开工建设及2011年9月1日前还没有竣工的重点建设项目，项目建设单位在向城建档案馆移交纸质工程档案的同时应移交对应的电子档案。,二、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应加强电子文件归档管理，将工程电子文件形成、收集、积累、整理和归档纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。各参建单位应指定具有“城建档案管理员”资格的专职人员做好工程电子文件形成、收集、整理和归档工作。三、建设单位应按宿迁市工程建设
12、项目电子文件归档的技术要求和操作程序要求编制工程电子档案，工程电子档案的技术环境、数据类型、数据格式等必须满足城建档案馆数据库要求，做到与纸质工程档案一一对应。在电子文件形成过程中应有严格的管理制度和技术措施，保证工程电子文件真实、完整、有效和安全。四、建设单位组织工程竣工验收前，提请城建档案管理机构对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收。五、市(县)城建档案管理机构应加强对工程建设项目电子文件编制和归档工作的培训、指导、检查和预验收，对建设工程电子档案进行认真审核，保证工程电子档案安全保管和有效利用。建设单位在编制工程电子档案过程中，遇到困难可到市城建档案馆咨询或请宿
13、迁市建设信息中心服务。六、电子档案未通过预验收的工程项目，城建档案管理部门不得出具江苏省建设工程档案专项验收意见书；未移交电子档案的竣工建设项目，城建档案管理部门不予核发江苏省建设工程档案接收证明书。,宿迁市工程建设项目电子文件归档的技术要求和操作程序 为了贯彻落实建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T117-2007）和 江苏省城建档案信息化建设纲要，规范我市工程建设项目电子档案管理工作，特制订本技术性指导文件。1、收集前的准备 1.1 建设单位在签订建设工程档案报送责任书的同时，填写“项目登记卡”，并从城建档案馆获取项目编号。1.2 建设单位应指定具有城建档案管理员资质的专职人员做好纸
14、质档案、电子档案的收集、整理、移交工作。2、归档电子文件格式要求 2.1 归档的电子文件的存储应采用通用格式。通用格式应符合的规定。,2.2 用文字处理技术形成的文本电子文件、表格文件，用施工管理系统产生的施工技术统一用表等电子文件应一律转为PDF格式，用计算机绘图等设备形成的图形电子文件，转换为PDF格式直接归档。2.3 原文件为纸质文件，通过由扫描仪获得的图像电子文件时，按下列规定数字化：2.3.1 采用黑白二值模式，分辨率200dpi，TIFF group 4格式，或直接扫描成PDF格式；2.3.2采用彩色模式，分辨率200dpi，JPEG格式，中等以上压缩，或直接扫描成PDF格式。2.
15、4 对用视频或多媒体设备形成的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。2.5 对用音频设备形成的音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。,3 文件格式转化要求 3.1 一份多页文件制作、转化为一个PDF文件，即每一份文件形成一个电子文件。3.2 DWG图转换为PDF格式时，一张图纸对应一个电子文件；一个电子文件对应一张图纸，不允许一个电子文件对应多张图纸。3.3 PDF文件尺寸必须与实际图纸的尺寸一致，即全尺寸文件，其有效内容须扩充至设定面积，以保证电子文件及还原后纸质文件的清晰。3.4 PDF文件必须在“ADOBE Acrobat Reader”环境下可正常打开、打印。,4 电子档
16、案的整理 4.1 电子案卷的命名按下列规定执行：4.1.1 电子案卷的名称由序号+案卷名称组成；4.1.2序号为本电子案卷在该工程电子档案中排列的次序，用4位阿拉伯数字表示，不足位数的序号必须用0补齐，如:0005；4.1.3 案卷名称应与纸质案卷名称相一致。4.2 每个电子案卷中应有该卷内文件目录，命名规则为“0000文件目录”，格式为XLS，排列在该卷电子文件之前。4.3 电子文件的整理 4.3.1 每一个电子文件必须有电子文件名。4.3.2 电子文件的命名采用4位序号+文件名称的命名方法。4.3.2.1 序号为本电子文件在该电子案卷中排列的次序，用4位阿拉伯数字表示，不足位数的序号必须用
17、0补齐，如:0005；4.3.2.2 文件名称应为文件或图纸的题名或标题进行。例如：“0001宿迁市建设大厦工程立项文件”电子案卷中第8份文件为建设工程规划许可证，则该电子文件命名为：“0008宿迁市建设大厦建设工程规划许可证”。4.3.3 每份电子文件必须依次登记在本卷的电子文件目录中,其著录按城市建设档案著录规范GB/T 50323执行。电子案卷中的每份电子文件按照电子文件目录中的顺序排列。电子文件目录宜与相应的电子文件建立链接。,电子案卷中的每份电子文件按照电子文件目录中的顺序排列。电子文件目录宜与相应的电子文件建立链接。4.4 建设工程电子档案结构 4.4.1 建设工程电子档案整理后形
18、成如下结构：,4.4.2 每个项目电子档案中应有该项目的电子案卷目录。4.4.3 电子案卷目录命名为“0000电子案卷目录”，格式为XLS，排列在该项目电子案卷之前。,4.4.4 每个项目电子档案中的电子案卷依照电子案卷目录顺序排列。电子案卷目录宜与相应的电子案卷建立链接。4.4.5 该项目中所有电子案卷依次填写。如：宿迁市建设大厦工程的案卷目录：,5 电子档案移交载体与要求5.1 移交载体5.1.1 归档电子档案存储载体应采用CD-R、DVD+R或者DVD-R一次写入光盘。（只能一次刻录成型，即第一次刻完后弹出光盘，如果要修改必须重新刻录）脱机存储电子档案的载体应采用光盘归档为载体，归档光盘
19、应做防写处理，不得有划痕、无病毒。移动硬盘、优盘（U盘）等不宜做为电子档案长期保存的载体。应在所制作的光盘上标注时，应采用记号笔在印刷层上，不能写在记录层上，不用标签纸粘贴，用标签纸容易造成光盘变形。5.1.2 在选用电子档案归档用光盘时应选择质量和信誉度都较好的品牌光盘，以光盘的记录层是以酞青(Phthalocyanine)染料为原料，反射层以黄金或白银为原料为佳。5.1.3所制成的DVD光盘和外包装上标注：全宗号、单位名称、工程名称、年度、保管期限、密级。归档保存的电子文件不加密，如有加密归档的必须要提供其解密软件和说明文件一同归档。,6 电子档案的验收与移交 建设工程电子档案的验收与移交
20、按照建设工程文件归档整理规范GB/T50328和建设电子文件与电子档案管理规范CJJ/T 117的规定执行。6.1电子档案的检查6.1.1电子档案的检查：移交前，城建档案管理员要逐一检查电子文件，保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的相应对应关系。6.1.2应该填写纸质档案、电子档案移交清单、宿迁市工程建设项目电子档案自检表供城建档案馆验收,并有利于编制进入城建档案管理系统。6.2 电子档案的移交6.2.1 电子档案的移交：由建设单位具有城建档案管理员资质的专职人员办理移交手续。电子档案采用光盘为归档载体，一式二份，城建档案馆与建设单位各保存一份。归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。6.2.2 经城建档案馆验收，纸质档案和电子档案合格后，开出江苏省建设工程档案接收证明书。,谢谢,
