常用公文写作基本要求(初任).ppt

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1、人类文学体裁,诗歌,散文,小说,戏剧,散文,散文,议论文,记叙文,说明文,应用文,戏剧,矛盾冲突,议论文,晓理,散文,记叙文,叙事,说明文,描述,应用文,一、公文写作的基本原则,（一）主题突出，观点正确。,主题：行文目的+中心内容,一、公文写作的基本原则,（一）主题突出，观点正确。,1、直接阐述。,2、单一集中。,3、“以意役法”。,4、片言居要。,5、善用标题。,标题：发文机关+事项+文种,如何做到“主旨明白显露”？,起句立意，开门见山。（指令性、法规性文件）,交代缘由，引出主旨。（指令性、请求性文件）,画龙点睛，点轴扇开。（陈述性文件）,头尾呼应，显示中心。,标题揭旨，一锤定音。,（二）实

2、事求是，讲求实效。,1、短小精悍,丢掉“怕”字,不要“八面照顾”,避繁就简,厚积薄发,摒弃“套话”,舍得删削,2、直述不曲,叙述平铺直述,语言明白晓畅,主题观点鲜明清楚,3、正确运用事例,真实性,针对性,准确性,典型性,生动性,（三）结构完整，格式规范。,1、行政机关公文格式,份号：0001,机密20年 特 急 大连市文件大发2009 2号 签发：,眉首部分,（机密30年）市人民政府文件政发号,密级标注病例,中共县委组织部 中共县委宣传部 文件组发199907号 宣发199908号,发文字号病例,市人民政府（报告）政报19934号,公文版头标注病例,主体部分,关于 的通知：。,附件：1.1份

3、2.1份,大连市 二九年月日,(附注),关于印发县人民政府二九年工作计划安排的通知县直各单位：现将县人民政府二九年工作计划安排印发给你们，请认真贯彻落实。县人民政府 二九年月日 附件：1、1份 2、2份,附件标注病例,主题词：,抄送：，。,市人民政府办公厅 2009年月日印发,（共印份）,版记部分,1、标引时应根据主题词的涵义由大到小，从内容到形式这样的次序进行。一份公文一般不超过五个主题词，而最后一个主题词必须是表示文种的。,编制主题词的原则与作法,2、主题词构成格式是：类别词+类属词。,编制主题词的原则与作法,国务院关于加强水土保持工作的通知,主题词：,农业,水土保持,通知,国务院关于在若

4、干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知,主题词：,经济管理,企业破产,劳动,就业,通知,3、动词不可单独使用，应与相关的词组配成名词性词组。,编制主题词的原则与作法,主题词：环保局 清理整顿 信息 上报 通知 抄报：省人大、省人民政府、省政协。抄送：省发展计划委员会（2），经济贸易 委员会（3），监察厅（5）。省环境保护局办化验室 2003年月日印发（共印份）,公文版记病例,（三）结构完整，格式规范。,2、党的机关公文格式,份号：0001,机密20年 特 急 中共市委文件发2009号 签发：,眉首部分,中共市委文件,中国共产党 市委员会（）,各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，

5、作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。,各级党委通知重要事项，任免干部，批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。,主体部分,关于的通知各县、：。,附件：1.1份 2.1份,中共市委2009年2月13日,（三）结构完整，格式规范。,公文结构的多姿多彩,撮要分条天鹅下蛋（下行文）,篇段合一单枪匹马（简单的公布令、公告等）,条项贯通一字排列（行政法规、规章制度）,文中有文枪里夹鞭（批转、转发性文件）,小技巧,公文结构的多姿多彩,章条款分列下楼梯（法规性文件）,分层并列孔雀开屏,层层递进步步进逼,问题相扣珠联璧合,（一）主题突出，观点正确。,（二）实事求是，讲求实效

6、。,（三）结构完整，格式规范。,（四）准确表达，简明生动。,一、公文写作的基本原则,一、时间 1、上月以前，我局曾致函贵署2、88年的工作计划请在今年12月三十日前上报。二、空间1、目前，京津沪地区的经济发展势头都非常好。2、以上要求的具体执行情况，请于1998年12月31日前书面报告国家人事部。,公文表达病例,三、数量1、由于多方面原因，今年我县粮食产量比去 年减少了一倍。2、春节前后，全县预计能建造3级公路约五十 多里左右。3、18岁以上的学生不能享受这项优惠政策。4、去年我厂产值为4000万元，今年是8000万 元，前年是2000万元，去年比前年翻了一 番，今年比去年又翻了一番，比前年是

7、翻 了三番,公文表达病例,四、范围1、我局全体工作人员大部分人年龄都超 过50岁以上。2、凡现在生产岗位上的工人同志，不少 是在解放初厂里情况十分艰难的情况 下进厂的。,公文表达病例,五、简称1、通过学习三中全会精神，广大干部、职工进一步解放思想，更新观念。2、石油管理局第一采油公司石采公司 计划生育委员会计委 整顿社会治安办公室整办3、中共市委员会 中共乡党委,公文表达病例,六、标点县人民政府批转县经委关于当前工业生产意见的通知七、引用1、根据市委20046号文件的要求，从今年10月份起，将在全市范围内广泛开展“以人为本创大业”的活动。2、你局税20045号县灯泡厂申请免税问题的请示收悉,公

8、文表达病例,你局县灯泡厂申请免税问题的请示(税20045号)收悉,二、公文的种类及行文规则,按范围分,通用公文,专用公文,行政机关通用公文种类（13种）,命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,2000年8月4日 国家行政机关公文处理办法,按关系分,上行文,下行文,平行文,（一）下行文,1、选准下行文种。,命令、决定、通知、通报、意见、会议纪要、批复等,下级转报来更下一级的“请示”，在批复时，是行文给下级即转报“请示”的单位，还是直接批复给更下级即被转报“请示”的单位？,2、一般只发直属下级，有时也可以扩大所 属各级。,3、对下属受双重领导的单位，一个上

9、级机 关向这种单位下行批复、专门性的决定 和通知时，应当根据需要，抄送其另一 个上级机关。,市政府党组可否直接行文给县政府？可否直接行文给县政府党组呢？,4、本机关的党组不能向下属机关的党组直 接行文，更不能向下一级行政机关行文，因为它们之间不存在隶属关系。,（二）上行文,1、选准上行文种。,请示、报告、意见,2、一般不能越级。,以部门名义上报材料，把市委、市政府一并列为主送机关行不行？,“以部门名义上报的材料，只可以主送给市政府。对上报市委的材料，应用党委或党组的名义另行行文，不可把党政行文混在一起，打乱正常的隶属关系。”,3、党政不能交叉行请示、报告性公文。,受双重领导的部门，在向上级机关

10、报送“请示”、“意见”时，可否一并主送？,4、受双重领导的机关，在向上级请示时，应主送一个上级机关、抄送另一个上级 机关，不可一并主送。,以机关名义向上级报送“请示”、“意见”、“报告”，可不可以报送给上级机关负责人？如果主送不行，在主送给上级机关的同时，抄送给上级机关的负责人可不可以？,5、除特殊情况外，请示等应当送上级机 关的办公厅（室）按规定程序处理，不应直接送领导个人。,某市工商行政管理局拟把现有的27个工商行政管理所合并为12个，在向市政府行文“请示”时，为了“先下个毛毛雨”，又将此“请示”抄送给下级，这种做法对吗？,（三）平行文,1、选准平行文种。,函、周知性通知和意见,县教育局向

11、县财政局申请核准追加学校校舍修缮费用，其申请与答复应使用什么文种？,平级之间在各自的职权范围内相互办理和答复审批事项应当使用“函”与“复函”。,省属某盐业集团公司向所在地的市土地规划局申请划拨土地 扩建盐业职工医院，开始写的是关于扩建职工医院所需用地的函，结果被对方退回，要求改换“请示”方能办理审批事宜，该土地局这种作法对不对？,办法第九条：不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项应当用“函”。,县民政局给乡镇政府发出通知，要求在本年底前完成对低保优抚对象的生活现状摸底工作，这样发通知可否？,办法第十五条：“政府的部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作

12、、询问和答复问题、审批事项外，一律不得向下级政府正式行文。”,（三）平行文,2、平行文在写法上要态度谦和，多用 商量的语气，不能强加于人，更不 能用指示性的口吻。,联合行文,市政府与市交通局联合向基层行文可否？,办法第十六条：“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。”,非法定文种（如工作总结、计划、调查报告等）上报下发时，可否直接使用标准的公文格式独立行文？,非法定文种上报下发时必须从法定文种中寻找合法的载体来载运着它行文。

13、对上通常选用“报告”作载体，对下选用“通知”，对平级选用“函”。,三、常用公文的写作,（一）请示,请示是下级党政机关或社会团体向上级主管机关请求指示、审核或批准时所使用的一种公文。,标题,发文机关+请示事项+文种,例：部关于 的请示,发文机关,请示事项,文种,标题病例,申请“合资组建”“新桂实业发展有限公司”,缺少文种,生造文种,公司关于新建创新大厦要求补助资金的申请,错用文种,省科技厅关于申请“八五”国家重点科技攻关项目试验工程补助费的报告,县人民政府关于港扩建工程概算的请示报告,县人民政府关于教育问题的请示,混用文种,标题病例,内容表述不清,主送机关,主送机关就是负责受理和答复请示的机关。

14、,省交通厅关于成立公路技工学校的请示 省劳动厅并省人民政府：,公文多头主送,主送机关病例,发文无主送机关,关于撤销我市驻港机构在香港与港商合办的三家公司的请示 省长：,公文直接发给个人,关于要求拨款修建马里至牛垌公路的请示 省委、省人民政府：。县乡人民政府 一九九一年一月一日,越级行文,正文,缘由+事项+尾语,1、简要说明请示的原因，说明请示的理由、根据和 目的或请示事项的背景。过渡“现将有关事项请示 如下”。2、针对请示事项提出解决问题的意见或建议。重点 在于说明该怎么办，拿出本单位的具体建议，提 出解决问题的初步方案或倾向性意见，供上级定夺。3、尾语。“以上请示当否，请批示。”,常见错误,

15、1、缘由交代不清,2、缘由事项混杂,3、事项中数字不明确,4、一文多事常误事,5、尾语态度生硬或过于谦恭，语气使用不当,（二）报告,报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。,关于我县开展计划生育工作的情况关于我省开展拥军爱民活动情况的汇报,随意设立文种,关于共建文明村和开展植树造林情况的报告,标题内容混乱,人民政府关于认真贯彻落实政发号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告,文字冗长罗嗦,关于报送2003年工作总结的报告,事项与文种重复,市委关于学习贯彻“三个代表”精神情况的报告省委、省纪委、省委组织部：,主送机关,多头主送,

16、乡政府关于生猪收购情况的报告市政府：,越级报告,关于落实知识分子政策情况的报告市委并书记：,主送个人,正文,报告目的+报告内容+尾语,工作报告,答复性报告,情况报告,述职报告,尾语,1、呈报性报告。“特此报告”。,2、呈转性报告。“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行。”,请示与报告的主要差异,1、行文目的不同。请示对上级机关具有强制回复的约束力。报告一般不要求上级机关针对报告内容作出回复。,2、行文时间不同。请示是在事先行文，而报告是在事后行文。,3、针对的事项不同。请示的事项通常是自己职权范围内无权或不知如何解决的问题。报告的事项则通常是自己职权范围内办理完毕的问题。,（三）通知,通知是用

17、于批示下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。通知具有广泛性、周知性、时致性。,正文,1、发文缘由（目的、原因、数据）。,2、承上启下“为此，特作如下通知”或“现通知如下”。,3、写清事项或要求。,4、结语“以上通知，望认真执行”、“本通知自下发之日起执行”。,转发性通知。领导机关用批转、转发的方式发布某些法规，要求下级贯彻执行。批转下级机关送来的工作报告、建议、计划等，以及沟通情况，指导工作。,县人民政府转发市人民政府转发省人民政府关于（事由）的通知的通知的通知,县人民政府转发省人民政 府关

18、于（事由）的通知,开头：近接市人民政府以政发20046号发来省人民政府关于（事由）的通知，现转发给你们，,谁+经谁批准+为何原因+根据什么+制定了一个什么公文+现将公文转发给谁+怎样执行,会议通知,会议的缘由。通知的事项。即会议主要内容、参加会议 人员、会议时间和地点、会议有关准备工 作、会议日程及其他事宜等。把应知、应 会、应办事项交代得非常具体周密。,事务性通知,要素：五个“W”和一个“H”Who通知谁或哪个单位Why为了什么When在什么时间Where在什么地点What去做什么事情How怎样做这件事情,通知通报通告公告,某市人民政府为了巩固城市绿化的工作成果，制发一公布性文件，将保护城市

19、绿地应遵守的有关事项告知全市各界。某市劳动局为了加强对城镇待业人员的管理，进一步做好劳动就业工作，经市人民政府同意，决定对全市城镇待业人员统一进行登记，为此行文告知全市各级劳动管理部门及有关单位。,某省人民政府批示转发省教委制定的某省教育发展十年规划，要求省内各级人民政府认真贯彻执行。市盗掘古墓葬、古遗址的犯罪活动猖獗，不少文物被盗运出境，使国家文化遗产遭到严重破坏，为坚决打击此类犯罪活动，该市人民政府向全市发出一公布性文件，重申国家有关法律、法规的内容，强调有关应知应遵事项。全国人民代表大会就国家主席、副主席的选举结果，向国内外庄严宣告。,（四）函,适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复

20、问题，请求批准和答复审批事项。,商洽函,商洽的理由，以实际工作中出现的事实为背景，或以上级要求作为商洽理由。,商洽事项，即行文目的，以及要商洽的具体事项和本单位的意见。,结尾。对回函的期待，要注重语言语气得体如“请予以支持”、“如你们同意，请尽快复函。”,请求函,发请求函的缘由。请求批准的具体事项。要求批准。,复函正文：,、指明所针对的来函（标题、文号、时间等）。,、答复询问，表明态度、立场，解决 问题的办法，提出疑问，陈述有关 理由和情况。,、提出希望、要求或致谢。“特此复 函”。,（五）会议纪要,会议纪要是对会议情况、会议讨论的主要问题以及会议结果摘要记述的公文。,标题正文,标题,、公文式

21、标题。如市贸促会机关党总支委员会会议纪要。,、正副标题。如振兴东北老工业基地大有希望会议纪要。,正文,、开头。交代：会议召开的时间、地点、会议宗旨、会议参加人员、会议的主要议题以及会议解决的主要问题。,、主体。会议研究和讨论的主要问题和经过讨论通过的主要议题。“会议讨论了（通过了、研究了）”。,、结尾。向有关单位和部门就会议内容的贯彻执行发出要求和号召。“会议号召（要求、希望）”。,（六）计划,标题,制定计划单位+计划时间（所属范畴）+计划事项+文种,正文,1、开篇。写明制定本计划的依据、目的、有的写上“前言”或“说明”字样，交代一下制定本计划的根据、目的，这是计划的纲。,2、主体部分。目标。

22、即计划所规定的工作内容或具体任务指标，就是“做什么”。措施。指采取什么方法实现计划目标，即“怎么做”。步骤。主要是按照时间顺序，规定先做什么、后做什么、分几步做、何时完成等。,3、结尾。通常说明计划的执行要求，如检查落实的办法、注意事项等；也可以展望实现计划后的美好前景，以激励人们努力实现计划规定的目标和任务等。,（七）工作总结,对一定时期内的工作实践进行回顾、分析、研究后、从中找出经验、教训、并将其条理化、系统化，用以指导今后工作的书面方案材料。,标题,1、单位名称+内容范围+文种如：局普法工作总结,、单位名称时间文种 如：局二三年工作总结,、单位名称时间内容文种 如：教育局二一年”普九“工

23、作总结,、范围文种 如：宣传工作总结,、文章式标题如：做好思想政治工作，为经济建设服务,1、前言。对工作情况的陈述，是为进一步阐述主 体内容服务的。一般要简明扼要地交代总结的目的、做法，通常包括根据、背景、环境和任务、概貌、效果等，使阅读者对工作全貌有一个总的了解。,正文,常见的前言写法有：概述式概括介绍基本情况，简要交代工作背景、时间、地点、条件等。提问式先提出问题，点明重点，以引起人们注意。结论式先讲结论性意见，给人总的印象，然后再引 出正文。对比式采用同期纵向比较的方法开头，靠数据说明 新的变化。,2、主体。介绍开展工作的基本情况，即在特定阶段做了哪些 工作，采取了哪些措施和方法，取得哪些成绩，存 在哪些问题，要如实叙述。归纳经验和体会，分析取得成绩的主客观原因，提 炼出规律性的认识。找出失误和教训，分析其产生原因，提出改进意见 和途径。明确今后的努力方向，即工作中如何发扬成绩、克 服缺点，力争再上新台阶。,