第三章制作会议日程表.ppt

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1、1,第三章制作会议日程表,2,学习目标：将上一章“会议通知”转换为正式文件。包括：添加抬头区与落款区，添加附件页，并在附件页内学习表格的制作技巧，形成一份结构完整的公文,学习重点：1、复习并深入学习文字处理的其他一些技巧。包括：添加附件，文档内容的增强修饰功能2、处理表格的方法。包括：建立和转换表格、表格的编辑、修饰与排版的技巧,3,本章学习的主要内容,转换公文的过程 1、旧文档的打印技巧 2、公文抬头与落款内容的编辑 3、添加新页与导入内容 表格处理的过程 1、表格特征与制表位的应用 2、表格结构的编辑技巧 3、表格内容的修饰技巧综合应用的过程 1、将打开的文件更名保存及其他保存技巧 2、巧

2、用自动图文集处理公文抬头内容,4,第一节 打开旧文件的几种方式,5,重点：认识文件的保存位置，掌握打开文件的多种方法,内容：从Word软件中打开现有文件 从Windows桌面上打开文件,6,1、认识文件管理的重要性,文件管理的重要性 为了避免出现文件丢失，临时的慌乱查找，应有条理 的命名文件，并合理安排保存路径。,电子文档的优点,可以保存输入文档的内容,保存了文档的一系列重要数据,可以随时存取和修改信息,保存的文件,保存路径,文件名称,文件名,后缀名,电子文档的优点及文件的特点,什么是文件?,7,2、在Word中打开旧文档,使用“打开”命令,开启“打开”对话框,“文件”菜单中的“打开”,快捷键

3、“Ctrl+O”,工具栏中的“打开”按钮,一次打开多个文件,连续取值,鼠标拖动或借助“Shift”键.,间隔取值,借助“Ctrl”键，逐一单击文件.,什么是旧文档？,8,2、在Word中打开旧文档,打开最近使用过的文件,快速打开近期使用的文档,目的,利用Word“文件”菜单,利用“新建文档”任务窗格,操作,注意事项,默认为四项，可以利用“工具”菜单中的“选项”命令，在“常规”选项卡中调整列出的文件数目。,9,3、在Windows桌面打开文档,打开最近访问过的文件,使用工具“任务栏”“开始”“文档”。文档中将列出曾经用过的15份文档名称。,如何清除文档纪录,打开Office文档,利用“Windo

4、ws资源管理器”,使用工具“任务栏”“开始”“打开Office文档”。,使用工具 在资源管理器中通过文件夹列表打开文档。,10,第二节 将文稿转换为正式公文,11,重点：掌握公文的基本的格式要求，深入认识文档处理的其他格式技巧,内容：添加公文抬头与落款内容 设置文头分割线 设置带项目编号的段落格式 强制添加新页 通过多窗口导入文件（日程表）,样文：正式公文,12,1、添加公文抬头与落款,认识正式公文的格式,添加文字内容并加以修饰,设置段落分隔线 1、用快捷键添加段落分隔线。2、通过“边框和底纹”对话框添加和调整分隔线。,设置带编号的正文段落 使用“项目符号和编号”对话框处理。此工具的特点。“自

5、定义”按钮的作用。,13,2、添加公文附件页,目的 用于结束文章的某一部分，以开始新的输入内容。,使用工具 利用“插入”菜单“分隔符”命令处理。,其他添加新页的方法,14,3、导入时间表内容,目的 通过导入方法向文档中添加内容，可以避免重复输入。,步骤 1、在屏幕上平铺两个文件 利用“窗口”菜单的“全部重排”命令重排两 个窗口方便多文件编辑。2、在多窗口中移动或复制内容 用鼠标脱拉并跨越窗口移动和复制内容。3、恢复单一文件窗口 利用“窗口”标题栏的“最大化”按钮恢复单 窗口编辑状态。,15,第三节 建立会议日程表,16,重点：建立表格与转换表格数据的基本方法,内容：传统制表中的问题 用“TAB

6、”键控制表格内容的版式 将TAB符表格转换为表格 在表格中输入内容,素材：日程表,17,1、传统方法输入日程表的问题,出现的问题 用“空格”键来完成列的间隔处理，容易形成首行可以左对齐，其他各列不易修饰的现象。出现版面混乱。,产生问题的原因 外文字母及数据符号不同于汉字。汉字（包括标点符号）均为双字节字符，每一字符占用屏幕等宽位置。而外文及符号存在不等宽特性，而所有“空格”却是等宽的。,解决方法 少使用“空格”键，尽量以“TAB”代替上述操作，可以保证版面整齐规范。,18,2、用TAB键整齐排列列表,TAB键的作用,常见的编辑符号,用“TAB”键替换现有表格式文章中的“空格”,什么是制表符,隐

7、藏或显示编辑符号,19,3、表格与文字的相互转换,可以转换为表格的文字内容,可作为分隔符的类型,转换的双向性,使用的工具 用“表格”菜单中的“转换”命令处理。,转换的原则,20,4、在表格中输入内容,应注意的技巧,1、确认光标位置后再输入。2、单元格内“回车”的特点。3、使用方向键（上下左右）处理单元格切换。4、单元格内输入的内容避免齐线输入。5、单元格内文字的修饰与页面文字的修饰方法相同。6、单元格中内容必须齐线输入时的处理。,21,第四节 编辑与调整表格结构,22,内容：表格中的光标变化 列宽与行高的调整 插入与删除结构 移动与复制技巧 表头斜线与文字 调整表格大小 表格结构排列 纪录的排

8、列,重点：表格中的光标形态与操作技巧,23,1、表格中的光标状态,表格中的鼠标光标形态与用途,24,、调整列宽与行高,行与列的定义 纵向为列，一般边线表格管理各个项目序列。定义：横向为行，一般纪录相关的一组信息。,使用工具 1、通过鼠标拖动 1）特点：简单、快速。2）注意鼠标的形状变化。2、通过菜单和对话框选择量化数据进行处理 1）特点：复杂、精确。2）通过“表格”菜单选择“表格属性”命令。,25,、插入和删除表格结构,目的 为表格添加新的列、行或删除无用的列、行和单元格，此类编辑操作将改变表格的结构，所以称为结构编辑。,内容 1）插入行、列或单元格 2）删除行、列或单元格 3）合并与拆分单元

9、格 4）移动与复制表格 5）添加表头斜线 6）调整表格的大小 7）调整表格的位置 8）表格中的排序,26,、插入和删除表格结构,1）插入行、列或单元格,在表格中间插入新行,在表格尾部插入新行,在表格中插入列,在单元格中插入表格,鼠标光标置于表格中间某行，单击“插入行”按钮。,插入点“I”型光标置于表格右下角最后一个单元格。单击“TAB”键。,移动光标至一列顶部，呈 状态。单击“插入列”。,在选中单元格中，选择“插入表格”命令。,技巧：要使插入表格完全填充单元格，请用“表格属性”对话框将单元格边距重新设置为0。,27,、插入和删除表格结构,2）删除行、列或单元格,删除行,删除列,删除单元格,通过

10、“表格”菜单，选择“删除”命令。选择：,“行”命令,“列”命令,“单元格”命令，显示对话框,如果,28,、插入和删除表格结构,3）合并与拆分单元格 处理表格结构的复杂编辑，控制每一个单元格的大小。是一 种常用的表格结构编辑手段，简单方便，不易破坏表格结构。,合并单元格的特点,拆分单元格的特点,拆分表格与拆分单元格的区别,29,、插入和删除表格结构,4）移动与复制表格 将表格中部分内容在表格区域内进行移动编辑。,使用鼠标拖动的方法,其他移动与复制的方法,单元格与单元格内容选定的区别,选择整行必须包括行结束标志,表格对象的编辑技巧：,30,、插入和删除表格结构,5）添加表头斜线 绘制中文格式的表头

11、斜线并添加说明文字，使表格结构更加明晰。,表头斜线的作用,技巧 适当选择表头文字的字号，否则不能正确显示。,添加表头斜线的方法 1、使用鼠标。2、使用“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令。,31,、插入和删除表格结构,6）调整表格的大小 改变整个表格的大小，以适应排版的要求。,调整的方法 1、使用鼠标拖拽尺寸控制点。2、通过“表格”菜单中的“表格属性”命令处理。,32,、插入和删除表格结构,7）调整表格的位置 使表格位于合理的版面位置。,表格内文字的对齐方式 1、水平方向的调整。2、垂直方向的调整。3、水平与垂直方向的共同调整。,表格在页面中的排版方式 调整表格的页面位置“表格属性”中的“表”

12、选项卡 调整表格占用页面的方式“根据内容调整表格”“根据窗口调整表格”“固定列宽”。,表格的自动调整与平均分布方式 1、使用“表格与边框”工具栏上的平均分布行或列 2、“表格”菜单的“自动调整”命令中的平均分布。,33,、插入和删除表格结构,8）表格中的排序 将表格信息按一定规律显示。即针对某一项目（列），对所有记录（行）重新组合与排列,排序的作用,排序的方法 1、使用工具栏：2、使用“排序”对话框：,34,第五节 表格内容的修饰技巧,35,内容：格线设置 背景设置 自动套用格式,重点：正确掌握表格修饰操作的 应用范围与对象,36,1、为表格添加边框和底纹,为表格分区添加水平分割线1、水平分隔

13、线的作用。2、使用“表格和边框”工具栏。3、使用“边框和底纹”对话框 处理。,为表格添加背景底纹1、使用“表格和边框”工具栏。2、使用“边框和底纹”对话框 处理。3、比较“表格和边框”与“边框和底纹”之间的区别。,使用“表格自动套用格式”功能1、“表格自动套用格式”的功能与作用。2、使用“表格和边框”工具栏或“表格”菜单处理。3、对现有表格与新建表格的自动套用。,37,第六节 保存当前文档（“另存为”的使用）,38,内容：更名保存加密保存数字签名,重点：掌握三种另存为方法的特点使用安全保存技巧,39,1、将文档更名保存,目的 为保留原文，通常在借用原有的文件格式更改其中内容 后，需要将此文件更

14、名保存，否则覆盖原文。,更名保存与更改路径保存的区别,40,、文件的安全性,Word提供的解决方法1、“授权”方式。2、“签名”方式。,文件在安全方面存在的隐患,设置文件打开和修改的密码（授权方式）1、设置密码的两种方法。2、打开权限与修改权限的区别。3、“建议以只读方式打开文档”的作用。,数字签名（签名方式）1、什么是数字签名及其作用。2、设置数字签名的两种方法。,41,、其他与文档安全相关的功能简介,关于文档的恢复功能,1、检测并修复与Office 程序相关的问题。2、不能修复个人文件，例如电子表格或文档。3、不能用于Office 2000以前的Office应用程序。,打开并修复,错误报告

15、,目的：打开被损坏的文档。工具：“打开”对话框中“打开”按钮右侧的选择按钮。,42,第七节 其他创建表格的方法,43,内容：通过“插入表格”方式建立表格使用绘制法建立表格,重点：掌握表格结构的计算方法与手绘 表技巧,44,1、使用“插入表格”方法建立表格,通过工具栏按钮插入新表1、使用工具栏的特点。2、插入点及选中内容时插入表格的特点。,通过“表格”菜单插入新表1、使用该对话框的特点。2、“插入表格”对话框中各个选项的作用。,使用此方法的特点结构性强，比较精确，但制作复杂。,使用工具1、“常用”工具栏上的“插入表格”按钮。2、“表格”菜单中的“插入表格”命令。,45,2、使用“表格和边框”工具

16、手绘表格,使用手绘表格的特点模拟传统制表方式。操作简单。但不易控制尺寸，需要后期编辑。,使用工具“表格和边框”工具栏中“绘制表格”按钮。,46,第八节 用自动图文集简化固 定内容输入,47,内容：插入自动图文集建立自动图文集,重点：掌握图文的建立与使用技巧,48,1、插入自动图文集词条,什么是自动图文集及其作用预先将一些固定的输入内容组织在一起，使用时可直接添加，避免重复输入相关内容。,插入自动图文集的方法1、使用“插入”菜单。2、使用“自动图文集”工具栏。,注意事项插入点所在的文字种类（中、英文）对插入词条的影响。,49,2、新建自动图文集词条,新建词条的用途将适合自己使用的图文集添加到“自

17、动图文集”应用中。包括长词、短语或公文抬头与落款内容。,新建的方法1、“自动更正”对话框中的“自动图文集”选项卡2、通过“自动图文集”工具栏处理。,删除自动图文集词条“自动更正”对话框中的“自动图文集”选项卡。,50,本章小结,学习内容回顾 表格创建过程中的要点 提供了三种创建的方法，主要为“插入表格”工具和手绘工 具。了解电子表格的作用。并掌握文字与表格的相互转换。表格编辑过程中的要点 重点与难点：正确选择待操作对象。掌握的技巧：常规编辑对象的选择，鼠标光标的形态与操作方法，表格的修饰对象及修饰手段。,51,1、复习文字编辑与修饰2、制作一份简历表格要求：需有姓名、出生年月、性别、通讯地址、电话、教育经历等内容无外框线，内框线为1磅实线，蓝色适当使用背景填充,本章练习,