《制作员工人事资料管理表.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《制作员工人事资料管理表.ppt（27页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、任务十六 数据表的基本制作,工作情境描述生活在“信息时代”的人比以前任何时候都更频繁地与数据打交道。孤立的数据往往令人难以理解，利用表格的形式将它们记录下来并加以整理是一个不错的方法。Word的表格功能给数据的整理带来了很大的方便，但对于重复数据的输入，数据的选择输入，数据的限制输入，数据的分析及图表的创建等却又力不从心，Office组件中的Excel电子表格软件很好地解决了这一系列问题。下面我们以一个公司的“员工考核表”的制作为例，学习Excel软件中关于快速数据输入，表格设置及打印等基本知识。,效果展示,工作任务分析,能力目标通过本实例的操作学习，理解工作簿和工作表的区别；掌握特殊数据的输
2、入方法；掌握填充柄的使用方法；掌握设置数据有效性；掌握单元格的格式设置；掌握工作表的页面设置。,知识要点工作表的重命名。数据有效性的设置方法。文本数字字符，日期的输入方法。填充柄的使用。表格的格式化。工作表的打印及工作簿的保存。,工作过程描述,工作簿和工作表的认知输入基本数据格式化工作表保存工作表打印工作表,Excel中以文件形式保存表格内容的文件称为工作簿，其扩展名为.xls。每一个工作簿可包含若干个工作表，默认情况下包括3个工作表，工作表标签位于窗口的左下角，默认名称分别为sheet1,sheet2,sheet3,如图16-2图16-2 默认工作表位于工作表左侧的数字编号为各行的行号，位于
3、工作表上方的字母编号为各列的列号，每一个工作表是由256列和65536行组成。行和列相交形成单元格，它是存储数据和公式及运算的基本单位。Excel用列标行号来表示某个单元格的地址，如B15代表B列中第15行的单元格。,可以对工作表进行新增，删除，重命名等操作，下面将工作表的名称改为“2009年”，步骤如下：第一步：启动Microsoft Excel 2003，新建工作簿文件。第二步：选择“Sheet1”工作表标签，单击右键，选择右键菜单中的“重命名”菜单项。,图16-3 工作表标签右键菜单,图16-3 工作表标签右键菜单,输入基本数据,输入内容时性别列要求可通过单击右侧下拉箭头选择“男”“女”
4、；部门列可通过单击右侧下拉箭头选择“市场部”“售后部”“企划部”“行政部”（如图16-1）；“工作态度”，“工作成效”，“团队协作”列只允许输入0100间的整数。步骤如下：第一步：单击工作表“2009年”标签，进入该工作表中。第二步：选定单元格A1，在其中输入“员工考核表”；在单元格区域B2:H2中分别输入“员工号，姓名，性别，考核时间，部门，工作态度，工作成效，团队协作”。第三步：输入员工号员工号为文本数字字符，若直接输入，Excel会识别成数值型数据，并会自动不显示最前端无意义的零。很多情况下我们需将数字当作文本字符来进行处理，如学号，身份证号，邮编等，Excel提供了直接输入文本数字字符
5、的方法：在输入数据时以英文单引号“”开始输入数据，如03012，输入完后“”将不显示在单元格中，其后的数字字符将自动识别为文本数据。,另一方法是将单元格的格式先设置为文本：先选择目标单元格，然后选择“格式”菜单中的“单元格”命令，进入单元格格式设置对话框后，选择“数字”标签，选择“分类”列表中的“文本”后单击“确定”按钮。通过此方法设置过的单元格在输入数字时将自动保存并显示为文本。第四步：输入姓名。第五步：输入性别。性别列的变化较少，可以通过选择输入的方法简化输入，具体步骤如下：选定需要设置数据有效范围的区域。选择“数据”菜单中的“有效性”命令在“数据有效性”对话框中选择“设置”标签，在“允许
6、”下拉列表中选择“序列”，在“来源”栏输入“男,女”，如图16-4,后单击“确定”按钮。注意：“来源”栏中输入的各项目间只能使用英文逗号用于间隔。,在设置了数据有效性的单元格区域后可使用右侧下拉箭头选择输入。,图16-4“数据有效性”对话框的设置,第六步：输入考核时间 Excel中规定了严格的日期时间输入格式，输入日期时，首先输入112作为月份，然后输入“/”或“”进行间隔，再输入131作为日，如输入“51”，将自动识别为5月1日，并显示为“5月1日”。年份若省略，则以当前年份作为默认值，但并不显示。如需输入年份，可使用“mm/dd/yyyy”、“mm-dd-yyyy”、“yyyy/mm/dd
7、”、“yyyy-mm-dd”四种格式进行输入。如需改变日期的显示格式，可选择需设置的区域，选择“格式“菜单”中的“单元格”命令，进入单元格格式设置对话框后，在“数字”标签的“分类”列表中选择“日期”，并在右侧类型列表中选择相应的显示类型。,在Excel中，日期和时间是以一种特殊的数值形式存储的，日期系统默认为“1900年日期系统”，即以1900年1月1日作为序列值的基准日，当日的序列值计为1，这之后的日期均以距基准日期的天数作为其序列值，例如1900年1月23日的序列值为23。这样日期数据可以参与加、减等数值运算，如两个日期相减可计算两个日期之间间隔的天数。本例中，多个员工考核时间是相同的，利
8、用Excel填充柄的拖动复制功能将使输入变得非常轻松，具体操作方法如下：选中D3单元格。将鼠标移到选中单元格的黑色边框的右下角（填充柄所在处），当鼠标指针变为黑色加号时，按住键盘键的同时按住鼠标左键向下拖动。,图16-5 光标移动到填充柄处,图16-6按住键同时拖动填充柄,填充柄对不同的数据类型默认处理方式是不一样的。对字符型数据和数值型数据，直接拖动填充柄处理为复制；而对文本数字字符和日期型数据，直接拖动填充柄处理为加1填充。如果按住键，则对文本数字字符和日期型数据的默认处理方式将会发生逆转，处理为复制。第七步：输入评审组使用填充柄可以很容易地完成该项内容的输入，具体填充柄的使用方法参考第六
9、步。第八步：输入部门。部门列变化较少，同样可通过选择输入的方法简化输入，具体操作可参考第五步。,第九步：输入“工作态度”，“工作成效”，“团队协作”栏的分数为限制分数栏的数据范围，需通过数据有效性限制数据的输入范围，具体步骤如下：选中需设置数据有效输入范围的单元格区域。选择“数据”菜单中的“有效性”命令。在“数据有效性”对话框中选择“设置”标签，在“允许”下拉列表中选择“整数”，在“最小值”栏输入“0”，在“最大值”栏输入“100”，如图16-7，后单击“确定”按钮。,在设定了数据有效输入范围的区域中输入的数值超过了允许范围时，Excel将提示出错，如图16-8。用户也可通过“数据有效性”对话
10、框中的“出错警告”标签来设置出错后提示对话框中的内容。,格式化工作表,Excel的工作表和Word 一样，需要进行美化，从而改善整个工作表的外观质量。设置标题格式；调整第一行行高为33，第二行行高为23，其它各行行高为20，F到H列的列宽相等同为13；设置表格边框和底纹。第一步：首行标题的合并居中选择A1:I1单元格区域。单击“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮，如图16-9。,第二步：调整首行标题的字体选择A1单元格。单击“格式”工具栏上的相应按钮完成字体设置，如图16-9。第三步：调整行高，列宽选中第一行。,选中单元格的背景颜色将会改变。选择“格式”菜单中的“行”下级菜单中“行高”命令，在
11、弹出的“行高”对话框中输入数值33，最后单击“确定”按钮。选中第二行，调整行高为23。选中第3到17行，调整行高为20。选中第F列到H列，选择“格式”菜单中的“列”下级菜单中“列宽”命令，在弹出的“列宽”对话框中输入数值13，最后单击“确定”按钮。调整行高，列宽还可以直接在工作表中拖动鼠标来完成。一行或一列的调整：直接拖动某行号标签下方或列号标签右侧的中线，到达所需数值后放开可完成，如图16-10所示。多行或多列的调整：选择了相应的多行或多列后，将鼠标放置在任意选中行的行标签的中线上，鼠标变为一个黑色双向箭头时拖动鼠标，到达相应数值后放开鼠标，如图16-11。,第四步：调整单元格对齐方式选择A
12、2:I17单元格区域。选择“格式”菜单中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”标签，改变“水平对齐”方式为“居中”。“垂直对齐”方式在Excel中默认为“居中”对齐，本例中无需设置。第五步：设置边框选择A2:I17单元格区域。选择“格式”菜单中的“单元格”，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“边框”标签，单击“内部”图标按钮，将内部边框设置为默认的黑色单线边框。在“线条”区域的“样式”列表框中选择边框样式为双线型，再单击“外边框”图标按钮，将外部框线设置为双线型。选择A2:I2单元格区域，选择“格式”菜单中的“单元格”，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“边框”标签，在“线
13、条”区域的“样式”列表框中选择边框样式为双线型，再单击“边框”区域8个小按钮中的下边线为实线的按钮，将选中区域的下框线设置为双线型。,第六步：设置底纹选择A2:I17单元格区域。选择“格式”菜单中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“图案”标签，在“颜色”区域选中一种底纹色彩，后单击“确定”按钮。保存工作表 单击“文件”菜单中的“保存”命令，或单击常用工具栏的“保存”按钮，在打开的“另存为”对话框中选择适当的保存位置，在“文件名”栏中填入“员工考核表”，单击“保存”按钮完成存盘。,打印工作表为了直接打印出美观的表格，需先进行打印预览，如不符合要求，可进行页面的调整，确定符合打印要
14、求后方可打印。设置页面为横向，并将该数据表打印到页面水平方向的中间位置。第一步：打印预览单击“文件”菜单中的“打印预览”命令，或单击常用工具栏的“打印预览”按钮，在打开的打印预览窗口中就可以看到打印效果。本例中，因整个表格行数较少而列数跨度较大，所以有些列被分割到了第二页，非常不符合阅读习惯，使用横向打印可以很好地解决上述问题。第二步：页面设置图16-12 打印预览窗口上方工具栏选择打印预览窗口上方的“设置”按钮，如图16-12，或选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。在“页面设置”对话框中选择“页面”标签，在“方向”栏将打印方向改为横向。在“页面设置”对话框中选择“页边距”标签，在“居中方式”栏勾选“水平”复选框。EXCEL中默认方向为左对齐，即从设定的左边距开始打印表格，本例中如果不调整居中方式为“水平”，将使表格左右边距不等，影响美观。,拓展训练,任务描述制作“门面租赁相关资料总表”，如图16-13。现在的物业公司通常有较多的门面可以租赁，如何用Excel软件快捷地完成租赁合同信息的录入及管理，请同学们利用前面所学知识完成“门面租赁相关资料总表”中各类数据的输入及表格的格式设置。,四、拓展训练,制作“门面租赁相关资料总表”,最终文件,三、归纳总结,操作技巧：1、多页打印同一标题。2、表头的制作。3、数据类型的设置。4、页面水平垂直的居中。,
