《excel2003使用小技巧.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《excel2003使用小技巧.ppt（45页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、Excel 2003使用小技巧,铝业财务中心,主要内容,一、录入技巧二、编辑技巧三、几种常用函数的应用四、动态图表的制作及应用,一、录入技巧,1、快速输入系统时间、日期、平方米等 用“Ctrl+：”输入时间；用“Ctrl+；”输入日期；输入平方米可以利用上标方法，也可以用快捷键“Alt+178”，输入立方米则用“Alt+179”；另外，Alt+137、Alt+177。2、快速添加信息 如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元格然后按F2键。光标就会在数据尾部出现，输入数据后回车即可。,3、快速填入相同内容 选中多个单元格后(包括不连续单元格)，输入字符，然后按Ctrl+Enter组合键
2、，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。选中下面的单元格，按Ctrl+即可将上一单元格的内容快速复制下来。,4、分数输入技巧 如果事先将Excel单元格设置为“分数”格式，即可在其中输入1/3、3/5这样的分数数据。除此以外，可以在“常规”单元格中按“0空格分数”的格式输入分数，如输入的“0 1/3”（注意：0与1之间加空格）即可显示“1/3”。不过，此法输入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。,5、轻松实现多行文本输入 Excel默认单元格输入一行文本，实现多行文本输入的简单方法是：当你需要在单元格中开始一个新行时，只要按 Alt+Enter组合键即可，从而在一个单元格中输入两行
3、乃至多行文本。,6、在单元格区域内换行 将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例如：A10内容很长，要将其显示在A列至C列之内，步骤为：选定区域A10:C12（先选A10），选择“编辑”菜单之“填充”的“内容重排”，A10内容就会分布在A10:C12区域中。,7、巧用字符映射表 当我们需要在Excel输入某些符号，而Excel中又没有时，可以选择“开始”“程序”“附件”“系统工具”“字符映射表”，单击特殊符号按钮，再通过上一个、下一个按钮调出各类符号，选中后，单击选择按钮，再单击复制按钮，就可以粘贴到了Excel中了。,8、在多个工作表内输入相同内容的技巧 如果需要在同一个工作簿的不同工作表中
4、输入相同的内容，这时我们不必逐个进行输入，也不必利用复制、粘贴，最简单的方法：（1）打开相应工作簿。（2）在按下Ctrl键的同时用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表标签，为这些工作表建立联系关系。（3）在其中的任意一个工作表中输入需要输入的内容，此时这些数据就会自动出现在选中的其它工作表相应位置之中。（）取消联系关系，按Ctrl,再点击相应工作表即可。,9、在公式中快速输入不连续的单元格地址 在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住Ctrl键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入”“名字”“定义”，将此区域命名，如AA，然后
5、在公式中使用这个区域名，如“SUM（AA）”。,10、在已有的单元格中批量加入一段固定字符 如果需要在已有单元格中加入一个或多个固定字符，不需要一个个去改，可以用以下方法批量加入：（1）假设要在A列单元格前面加入“0757”，先在A列后插入一个新列，为B列；（2）在B1单元格写入：=“0757”&A1后回车；(注：字符型加英文状态下的双引号)（3）选中B1往下拉，当你放开鼠标左键时就全部都改好了。若是在A列单元格后面加,则在B1单元格中写入：=A1&“0757”后回车。,二、编辑技巧,1、在公式内容和显示公式之间切换 公式执行后显示的是计算结果，按Ctrl+键（位于键盘左上角），可使公式在显示
6、公式内容与显示公式结果之间切换，方便公式编辑和计算结果查看。2、快速选定Excel区域 在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。,3、高效率计算平均值、求和、最值等 在Excel中计算一些数据的平均值，一般都是通过函数来进行的，但这样的效率很慢，其实只要选中相关的数据，在状态栏上就已经显示和了，试着右击状态栏，会弹出一个菜单，菜单中包括了很多计算项目，例如选择均值，即在状态栏上显示出所选中单元格的平均数。,4、“选择性粘贴”进行简单运算 多个单元格内的数据如果需要与某一个数进行加、减、乘
7、、除，并且不希望增加新的数据单元格，可以使用“选择性粘贴”效果：如有多个数据区域，希望其中的数据同时乘以17。可以先在一个空白单元格中输入17，将其选中“复制”，再将要乘以17的单元格全部选中。打开“选择性粘贴”对话框，选中“运算”下的“乘”，单击“确定”按钮，所菜单元格中的数据均变为乘以17的结果。如果你要对单元格中的数据执行其他运算，只须在对话框的“运算”下选择某种运算即可。,5、利用“监视窗口”监视公式和运算结果 如果在多个单元格或工作表中设置了公式，要想查看公式和计算结果，就必须反复滚动窗口或切换工作表。采用下面这个技巧可以避免这种麻烦：选中含有公式的单元格，鼠标右键单击工具栏选择“监
8、视窗口”。单击“监视窗口”中的“添加监视”按钮，所选中单元格中的公式及其计算结果就会显示在“监视窗口”中，观察起来非常方便。,6、快速交换相邻两列数据 编辑Excel工作表时，如果需要交换相邻两列的数据，可以借助Shift键快速实现。比如，现在需要交换A、B两列的数据，那么请按下述步骤操作：选中A列数据：把鼠标指向A列右边缘，当指针变为双十字箭头时，按住Shift键，同时按住 左键向右拖动鼠标。在拖动过程中，会出现一条虚线，当虚线到达 B列右边缘时，屏幕上会出现“C:C”的提示。此时，松开鼠标左键，即可完成A、B两列数据的互换。,7、如何把B列与A列不同之处标识出来（1）如果是要求A、B两列的
9、同一行数据相比较：假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”“条件格式”，将条件设为:“单元格数值”“不等于”=B2，点“格式”“字体”“颜色”，选中红色，两次“确定”。用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。B列可参照此方法设置。,（2）如果是A列与B列整体比较（即相同数据不在同一行）：假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”“条件格式”，将条件设为:“公式”=COUNTIF($B:$B,$A2)=0，点“格式”“字体”“颜色”，选中红色，点两次“确定”。用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。B列可参照此方法设置。按以上方法设置后，AB列均有的数据不着色，A列有B列无或者B列有A列无
10、的数据标记为红色字体。,8、批量地处理按行排序 假设有大量的数据(数值)，需要将每一行按从大到小排序，如何操作？由于按行排序与按列排序都是只能有一个主关键字,主关键字相同时才能按次关键字排序。所以，这一问题不能用排序来解决。,解决方法如下：假定你的数据在A至E列，请在F1单元格输入公式：=LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1)用填充柄将公式向右向下复制到相应范围。注：如果要从小到大排序，公式改为:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1),9、把数据彻底隐藏起来 工作表部分单元格中的内容不想让别人查阅，可以将它隐藏起来。（1）选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式单元格
11、”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自 定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“;”(三个英文状态下的分号)。,（2）再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。（3）执行“工具保护保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来。如果需要恢复显示，请先“撤消工作表保护”，然后删除设置单元格格式时在“类型”框中自定义的“;”符号即可。,10、相对引用、绝对引用以及混合引用的快速替换 对于某单元格公式为“=SUM（B4:B8）”，选中整个公式，按下“F4”键，
12、该公式内容变为“=SUM($B$4:$B$8)”绝对引用；第二次按下“F4”键，公式内容又变为“=SUM(B$4:B$8)”混合引用；第三次按下“F4”键，公式则变为“=SUM($B4:$B8)”混合引用；第四次按下“F4”键时，公式变回了初始状态“=SUM(B4:B8)”相对引用。,11、对公式计算结果的引用 假设excel表中某个或多个单元格中的公式使用相对引用，我们将公式复制、粘贴到其他地方时，公式的计算结果会发生变化。若要复制、粘贴后的结果随着原单元格的变化而变化，且结果一致，可参照以下几种方法进行：（1）将相对引用的公式转换为绝对引用，然后复制、粘贴；（2）直接在编辑栏中复制公式，进
13、行粘贴；（3）先复制公式单元格，然后进行粘贴链接；（4）使用excel表中的照相机功能。,12、Excel中“照相机”功能的妙用 这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，因为它的作用竟然是“抓屏”!而且允许让你通过鼠标进行选择，“指哪抓哪”。要找到这个功能还不太容易，点击Excel“工具”“自定义”“命令”“类别”“工具”，再在命令栏中找到“照相机”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。,如果我们要对表格中的某一部分“照相”，只须先选择它们，然后按下“照相机”按钮，这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方(当然，也可以是另一张表格)，点击鼠标
14、，这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。Excel将它作为一幅图片来对待，我们可随意将它进行旋转、缩放处理。当修改原来的数据时，该图片中的数据呈现同步更新。,三、几种常用函数的应用,1、隔行相加（1）奇数行相加=SUMPRODUCT(MOD(ROW(A1：An),2),A1：An)（2）偶数行相加=SUMPRODUCT(MOD(ROW(A1：An)+1,2),A1：An),2、用函数组合进行多条件的计数统计例：第一行为表头，A列是“姓名”，E列是“收入总额”，F列是“社保费”，J列是“是否优秀员工”，现在要统计收入总额高于2500元，买有社保，而且是优秀员工的人数。统计结果存放在本工作
15、表的其他列。公式如下：=SUM(IF(E2:E4=2500)*(F2:F40)*(J2:J4=是),1,0),3、从身份证号码中提取年龄、性别 身份证号码比较多，而且身份证号的最后一位字符有可能为X，所以身份证号应为字符型数据。计算年龄：=YEAR(NOW()-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4)，MID(C2,7,2)+1900)判断性别：=IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=0,“女”,“男”),4、使用Excel打出工资条 有两种方法：（1）采用编写公式直接产生 工资条公式应为=IF(MOD(ROW(),3)=0,IF(MOD(ROW(),3)=1,sheet1!
16、A$1,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(ROW()+4)/3),COLUMN(),（2）间接法 对于一些员工来说，采用编写公式法显得专业性太强。其实，变通一下，也可以不用公式，直接让Excel按人头打出工资条的，方法简单，适合Excel新手使用。（由于方法简单，但描述起来，内容繁多，在此不作描述，请留意演示）,5、if函数、sumif函数以及vlookup函数的应用(1)if函数 在excel表中，if函数的使用非常普遍，虽然用法简单，但是功能强大，只要懂得灵活使用，excel表中的大多问题都可以用if函数来解决。如：工资表中的个人所得税，可以用if函数快速计算，,假设B3单元格
17、为工资收入总额（忽略税前扣除项目）：个税=IF(B3-2000)=0,0,IF(B3-2000)=500,(B3-2000)*0.05,IF(B3-2000)=2000,(B3-2000)*0.1-25,IF(B3-2000)=5000,(B3-2000)*0.15-125,IF(B3-2000)=20000,(B3-2000)*0.2-375),（2）sumif函数 对满足条件的单元格求和。例如：对工资表中“计时工资”大于等于“1800”的“收入总额”求和，可以用sumif函数简单快速得出结果：=SUMIF(D2:D50,=1800,E2:E50),3、vlookup函数 vlookup函数
18、是针对搜索表区域首列满足条件的元素，而hlookup函数则针对搜索表区域首行满足条件的元素，两者用法相似，在此，仅以vlookup函数为例进行简单讲解。例如：在工资表中寻找职工B的收入总额=VLOOKUP(B,A2:J7,5,0)上例是最简单的例子。在第四部分内容中，vlookup函数和hlookup函数有详细讲解，敬请留意。,四、动态图表的制作及应用,原理：利用查找函数VLOOKUP来根据一个变化的查 询条件，从而来达到，当查询的条件变化 时，数据也跟着变化,所以也就促成了图表 数据源的动态。,实例：根据2008年四个季度管理费用数据表，制作一个管理费用的动态图表。假设A4:P8区域为四个季
19、度的管理费用数据表（请留意演示）。操作步骤：1、复制B4:P4，选中A11单元格，右键选择项粘贴转置2、选中B10单元格，菜单栏数据数据有效性序列来源选择A5:A8。,3、在B11中输入公式=VLOOKUP($B$10,$4:$8,ROW()-9,0)，然后下拉之B254、以A10:B25为数据源创建一个柱型图。5、调出控件工具箱，画一个组合框出来。6、右键单击组合框，选择属性。,7、找到ListFillrange和LinkedCell这两项分别填入动态图表!A5:A8和动态图表!B10，填写完毕后关闭属性对话框。8、把组合框移动到图表上方中间位置，然后按住Ctrl键分别点击组合框和图表，右键组合。9、退出组合框控件的设计模式。这个动态图表就做成了。,：静态图表的制作及应用,产品结构,2008年与2007年利润情况对比走势图,2008年与2007年销量和利润对比趋势图,：Word邮件合并快速制作询证函,THE END谢谢！,
