第四部分电子表格中文Excel97.ppt.ppt

《第四部分电子表格中文Excel97.ppt.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第四部分电子表格中文Excel97.ppt.ppt（50页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、第4章 电子表格,4.1 Excel 简介 4.2 Excel 的基本操作 4.3 工作表的管理4.4 工作表的编辑与维护4.5 公式的运用 4.6 函数的运用 4.7 工作表的格式化 4.8 页面设置和打印 4.9 图表的功能及运用4.10 Excel数据库管理,退出,4.1 Excel 简介,电子表格：是指一种数据处理系统和报表制作工具软件，只要将数据输入到规律排列的单元格中，便可依据数据所在单元格的位置，利用多种公式进行算术运算和逻辑运算，分析汇总各单元格中的数据信息，并且可以把相关数据用各种统计图的形式直观的表示出来。,4.1.1 Excel的启动方法（4种）,【开始】【程序】【Mic

2、rosoft Office】【Excel】,双击桌面上的快捷方式,打开扩展名为.xls的文档,直接运行Excel.exe程序,4.1 Excel 简介,2、Excel窗口环境的特色部分主要有以下几个部分组成：,编辑栏：用来显示活动单元格中的数据和公式；,名字框：用来显示当前活动单元格的位置；可以对单元格命名；,工作表标签：用来显示工作表的名称，单击工作表标签将激活相应作表。,工作表区域：所有数据都将存放到这个区域中。,4.1.2 Excel窗口界面,1、Excel窗口和Word窗口类似，有共同的地方：,程序标题栏、主菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、状态栏、垂直、水平滚动条,4.2.1 Exce

3、l的基本概念,1、工作簿：,一个Excel文件就是一个工作簿。工作簿与工作表之间的关系：Excel工作簿默认包含3张工作表。一个工作簿最多可以包含256张工作表,2、工作表：,工作表是Excel完成一项工作的基本单位。工作表由单元格组成。每张工作表最多可由65536行和256列组成；每一个工作表用一个标签来进行标识。,3、单元格：,是Excel工作簿的最小组成单位。,4、活动单元格：,只有将单元格激活为活动单元格，才能对它进行编辑。,5、单元格的引用地址：,先写列标识，在写行标识，如：B3、C5,4.2 Excel 的基本操作,4.2.2 创建工作簿,通过【文件】菜单【新建】单击“新建”常用工

4、具按钮,注意：创建新工作簿时，Excel将以Book1、Book2、Book3缺省顺序给新工作簿命名；,4.2.3 向工作表输入信息,1、输入常量信息：,双击单元格，使之变成编辑状态，输入信息即可；单击单元格使之成为活动单元格，在单击编辑区，在其内输入即可；,区别数字串与正文串：数字串通常右对齐；正文串通常左对齐；,方法：,输入由数字组成的正文串的方法：=“”or 单引号；,4.2 Excel 的基本操作,4.2.3 向工作表输入信息,处理长正文串的方法：,环绕的概念：将一个字符串在同一个单元格内用两行或多行来显示；,利用ALT+回车键；利用“单元格格式”对话框，选中“自动环绕”选项；,2、输

5、入公式与函数：详细情况见后面,4.2 Excel 的基本操作,注意：,单元格会记忆首次输入信息的属性：数值、日期和时间、货币等 输入日期和分数的方法：（1/2）（0）,日期,分数,4.2.3 向工作表输入信息,3、数据的填充：,(1)使用填充柄：可以自动填充日期、时间、数字及文本与数字的组合序列；,自动填充数字,仅初始第一个单元格：相当于复制功能；,初始前两个单元格：按用户规定的等差递增；,自动填充日期、时间及文本与数字的组合,初始第一个单元格：相当于等差为1的递增等差序列,初始前两个单元格：按用户规定的等差递增；,（2）利用“编辑”|“填充”|“序列”命令：不用手工输入，可以选择填充类型及序

6、列产生的位置,（3）自定义序列：“工具”“选项”“自定义序列”,4.2 Excel 的基本操作,4.3.1 选定工作表,选定单个工作表：单击某个工作表标签 选定多个且相邻的工作表：Shift+单击最后一个工作表 选定多个且不相邻的工作表：Ctrl+单击工作表 选定所有的工作表：右击任意工作表标签，选择“选定全部工作表”命令,4.3.2 工作表重命名,双击选定的工作表标签，输入新的工作表名称；右击选定的工作表标签，选择“重命名”命令,4.3 工作表的管理,4.3.3 多工作表间的操作,4.3 工作表的管理,1、插入,右击工作表标签，选择快捷菜单中的“插入”命令 利用“插入”“工作表”命令,注意：

7、插入工作表是向左插入,2、移动,3、复制,4、删除,直接用鼠标拖动选定的工作表 利用快捷菜单中的“移动或复制工作表”命令,Ctrl+鼠标拖动工作表 利用快捷菜单中的“移动或复制工作表”命令,利用快捷菜单中的“删除”命令 利用“编辑”“删除工作表”,4.3 工作表的管理,4.3.3 多工作表间的操作,5、同时显示多个工作表（操作步骤）,（1）单击“窗口”“新建窗口”切换到新的窗口单击要显示的工作表，（2）利用“窗口”“全部重排”,当前工作表只能有一个,6、保护工作表：以免因他人或自己的误操作造成破坏单元格中的数据,“工具”|“保护”|“保护工作表”,最好操作完成后进行验证,4.3.4 浏览工作表

8、,1、使用鼠标和键盘（参见 P183）2、使用名字框,直接输入单元格的引用地址或区域名称,4.3 工作表的管理,4.3.4 浏览工作表,执行“窗口”“拆分”菜单命令 用鼠标拖动水平和垂直滚动条的分割条,注意：,若拆分水平上下两部分，则单击拆分后下半部分的首行中的任意单元格；若拆分垂直左右两部分，则单击拆分后右半部分的首列中的任意单元格 若拆分成四个部分，则单击拆分以后右下部分中的左上角的单元格；,1、分割屏幕,可以直接利用“窗口”“冻结拆分窗口”,2、冻结窗口,4.3 工作表的管理,4.3.4 浏览工作表,3、撤销拆分,用鼠标双击分割线“窗口”“撤销拆分窗口”,4、窗口界面的设定：,（1）工作

9、表的显示比例：常用工具栏中的“显示比例”列表框（2）隐藏或取消隐藏工作表的行/列,选定对象利用该对象的快捷菜单“隐藏”选定对象“格式”“行”/“列”“隐藏”,4.4 工作表的编辑与维护,4.4.1 对象的选定,单个单元格 一组连续的单元格区域：单击首单元格，用鼠标拖动至末单元格 不相邻的单元格区域：Ctrl+选择连续的单元格区域 扩展单元格范围：Shift+单击最后一个单元格,双击状态栏中的“扩展”模式,选择一行/列：单击相应的行/列标签；同理，可以选择相邻 or 不相邻的多行/列：选定所有单元格：单击“全选单元格”按钮；,技巧：如果要取消选定区域，只需在工作表内的任意位置单击鼠标即可。,4.

10、4 工作表的编辑与维护,4.4.2 插入与删除各种对象,1、插入空单元格：,利用“插入”菜单或快捷菜单，选择相应的命令 拖动填充柄，同时按下SHIFT键，可以向上、下、左、右方向设置单元格位置；,注意：选定单元格数量应与将要输入的空单元格的数目相同；,2、插入行/列：,利用“插入”菜单或快捷菜单，选择相应的命令,注意：插入行是向上插入，插入列是向左插入；,3、删除对象：,利用所选对象的快捷菜单“编辑”“删除”，选择相应的命令,4.4 工作表的编辑与维护,4.4.3 插入单元格名称及批注,1、命名区域的作用：,可以实现在工作表中快速定位,在编写公式时使用名字更容易理解；,2、命名区域的方法,选定

11、区域 单击名字框 输入内容，并按回车键即可；（方法简单，但不能删除名称）选定区域 通过菜单命令“插入”|“名称”|“定义”（一次可定义多个名称）,3、命名须遵循的规则：,名字不能出现空格，不能以数字打头；在名字中除了字母和数字以外只能出现下划线和句号，长度不能超过255个字符；不能使用其它单元格的地址；,4.4 工作表的编辑与维护,4、自动命名：可以利用工作表的文字标记，自动为许多区域命名；,4.4.3 插入单元格名称及批注,选定要命名的区域范围（包含文字标记），“插入”|“名称”|“指定”,注意：若规定范围同时包含顶端行和最左列，则顶端行与最左列的交叉处单元格内的文字将会是整个范围的名称；,

12、5、批注：,修改批注的显示方法：“工具”|“视图”|“批注”,4.4 工作表的编辑与维护,4.4.4 编辑数据,1、单元格的输入项：包含内容、格式、批注,2、修改单元格内的数据：,用鼠标双击要修改的单元格 单击某个单元格 单击编辑区 单击某个单元格 单击F2键,如果要取消所作的修改，按ESC键；如果确认所作的修改，按ENTER键 or 用鼠标单击其他单元格；,注意：,3、移动数据：不能移动不相邻的区域 注意状态栏的提示,移动鼠标至区域的边框 直接拖拽；应用“剪切”和“粘贴”操作,4.4 工作表的编辑与维护,4.4.4 编辑数据,5、复制数据：,Ctrl+直接拖拽；应用“复制”和“粘贴”操作,6

13、、复制单元格：,不用覆盖目的区域中的数据,选定源对象 执行“复制”命令 选定目标对象 应用“插入”|“复制单元格”选择相应命令,7、选择性复制：,可以复制单元格中的某些输入项，并不全盘复制,选定源对象 执行“复制”命令 选定目标对象 利用该对象的快捷菜单 or“编辑”菜单“选择性粘贴”,注意：利用此方法，还可以实现坐标轴转置复制。,4.4 工作表的编辑与维护,4.4.4 编辑数据,8、删除和清除数据：,（1）清除单元格的输入项：,“编辑”“清除”选择要清除的选项,（2）删除整个单元格区域：参见“删除对象”,4.4 工作表的编辑与维护,4.4.5 数据定位、查找与替换,1、数据的定位：“编辑”“

14、定位”,简单定位,本表 单元格区域,其它表 工作表名称！单元格区域,条件定位,思考：如何将所有添加批注的单元格中的批注清除？,2、数据的查找和替换“编辑”“查找”/“替换”,查找时可以使用通配符,范围可以是整张表格或一部分单元格区域；,4.5 公式的运用,4.5.1 创建简单的公式,1、公式的组成：等号、运算量、运算符,运算量：常量、地址、名字、公式和函数,运算符：算术、逻辑、文本、比较和引用等运算符,(运算顺序：从上至下),冒号 区域运算符 如：B3：E5逗号 联合运算符 如：A1,D2,E3 空格 交叉运算符 如：A1：D3 C1：E4,引用运算符,4.5.1 创建简单的公式,2、输入方法

15、：一定要输入=,4.5 公式的运用,选定单元格 直接输入公式 选定单元格 在编辑栏内创建公式,输入运算量时，可以直接写名称、也可以用鼠标选择 在多个单元格内输入同一个公式：选定区域 输入公式 确认时，CTRL+ENTER,注意：,3、修改公式：,双击单元格，在单元格内直接进行修改 单击单元格，在编辑栏内进行修改,4、自动求和按钮：在最接近单元格的数据区域求和,5、自动计算：求和、均值、最大值、最小值、计数,4.5 公式的运用,4.5.1 创建简单的公式,4.5 公式的运用,1、移动和复制公式：,4.5.2 移动、复制、删除公式,注意：复制和移动公式时，若是相对应用，公式将会发生变化；若是绝对引

16、用，则不会发生变化；,直接拖拽或者采用选择性粘贴复制,2、删除公式：,删除公式及结果：采用删除单元格的方法 仅删除公式保留结果：采用“选择性粘贴”|“数值”的方法,1、概念 相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整 绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变2、表示 相对引用：列坐标行坐标例：B6，A4,C5:F8 绝对引用：$列坐标$行坐标例：$B$6,$A$4,$C$5:$F$8 混合引用：列坐标$行坐标 例：B$6,A$4,C$5:F$8$列坐标行坐标 例：$B6,$A4,$C5:$F8,3、相互转换,4.5 公式的运用,4.5.3 单元格的引用,4.6

17、 函数的运用,4.6.1 函数简介,1、函数与公式的区别：,函数是预定义的内置公式；函数的运算量不受限制，而且在函数中将运算量又称为参数；函数运行完返回的数值称为结果；,2、函数的创建：,用键盘输入 用函数向导输入,单击函数结果单元格“插入”|“函数”,单击编辑栏旁边的“=”利用公式选项板,4.6 函数的运用,4.6.2 常见函数的应用,在Excel中提供了9类函数共几百个函数(数学、日期、文字等)。,参见常见函数的应用.doc,注意：还可以实现不同工作表之间的计算 所有函数中的标点符号必须是英文标点符号,4.7 工作表的格式化,4.7.1 自动套用格式,选定应用的数据区域“格式”“自动套用格

18、式”,注意：也可以只套用其中的某些选项；思考：如何删除已套用的格式？,4.7 工作表的格式化,4.7.2 自定义格式,1、数字格式,设置数字格式按钮：货币、百分比、千分位、小数位数递增和递减。,默认G通用格式表示；数字右对齐，数字长度，科学记数法，公式以值显示；文字左对齐，文字长度，右边列无内容延伸，有则截断显示；,4.7 工作表的格式化,4.7.2 自定义格式,2、改变数据的字体颜色和对齐格式：,格式化标题时，通过合并居中或跨列居中实现 合并居中与跨列居中的区别 实现合并单元格和文本的自动环绕,注意：,3、使用边框、底纹和背景图案：,4、调整行高与列宽：,拖动行列的右边框；双击行列的右边框

19、利用“行高”“列宽”对话框,当列宽不够宽时，文字截断；数字以#表示,“格式”“列”“列宽”,快捷菜单“行高列宽”,4.7 工作表的格式化,4.7.2 自定义格式,5、条件格式：当单元格内的数据满足设定条件时，需要显示的格式,方法：选定单元格区域“格式”“条件格式”,6、快速复制格式：,方法：单击 or 双击格式工具栏中的“格式刷”按钮,7、设置工作表的背景/网格,“格式”|“工作表”|“背景”：实现为工作表添加及删除背景；“工具”“选项”“网格线”：实现添加及删除工作表的网格线,4.8.1 设置打印区域和分页,1.设置打印区域,4.8 页面设置和打印,定义一个打印区域：选定需要打印的区域“文件

20、”“打印区域”“设置打印区域”设置多个打印区域：,应用CTRL键同时选定多个打印区域,“文件”“页面设置”“工作表”“打印区域”(用逗号分割开),4.8 页面设置和打印,4.8.2 设置打印区域和分页,1、插入分页符：在选定的单元格的上方和左侧进行分页,方法：选定单元格“插入”“分页符”,若只想插入一个垂直的分页符，则应选定第1行中的单元格 若只想插入一个水平的分页符，则应选定第A列中的单元格,2、利用分页预览,无论是手工分页还是自动分页，都可以利用鼠标拖动调整分页符的位置，重新设置打印区域；,3、删除手工分页符：,选定所删除分页符规定的单元格“插入”“删除分页符”,4.8.3 页面设置,1.

21、、页面：设置缩放比例、纸张大小、打印方向。2.、页边距：上、下、左、右页边距，水平、垂直居中方式等。3.、页眉/页脚：设置页码、日期、时间、文件名、工作表名。页眉和页脚不是实际工作表中的一部分，只属于打印页中的一部分。4、设置打印标题,4.8 页面设置和打印,4.9 图表的功能及运用,4.9.1 创建图表,1、图表中的基本组成元素：,数据标记：一个数据标记对应工作表中一个单元格中的具体数值；数据系列：来源于工作表中的一行或一列数值数据；图表中的每一组数据系列都以相同的形状和图案、颜色表示;通常在一个图表中可以绘制多个数据系列，但在饼图中只能由一个数据系列 图例：每个数据系列的名字是图例中的一个

22、标题,4.9 图表的功能及运用,4.9.1 创建图表,1、图表中的基本组成元素：,类型轴（X轴）：图例中的标题和类型轴上的类别名称构成了数据工作 表中的行标题和列标题；数值轴（Y轴）：作为图表中的数据标记提供计量和比较的参照轴；刻度线：是坐标轴上类似于直尺分隔线的短度量线；,2、选择图表类型：,选择最适合于表达数据内容的图表类型。,柱形图：在一段时期内数据随时间的变化趋势 条形图：主要强调特定时间内各项数据的比较 折线图：某个时期内，数据的变化率 饼图：主要强调一个数据系列中每项的比例关系，,4.9 图表的功能及运用,4.9.1 创建图表,3、图表位置：,嵌入图表：与数据在同一张工作表；图表工

23、作表：在工作簿内单独的一张新建工作表；,1、图表的缩放、移动、复制和删除.,二、图表的编辑,3、改变图表类型,4.9 图表的功能及运用,4.9.2 图表的编辑,2、修改图表大小,选定区域 通过拖动控制柄（适用于嵌入图表）选定图表区域 修改显示比例列表框,注意：在改变图表区域大小的同时，里面的图表标题等区域大小也会随之发生变化；但是修改图表标题区域等，只会引起该区域的变化；,4、改变图表位置,右击“图表区域”“位置”,4.9 图表的功能及运用,4.9.2 图表的编辑,5、修改图表数据,删除,图表中的数据会随其数据源的变化而更新；,删除图表中的数据系列：,快捷菜单 or DELETE,删除图表中的

24、数据系列的某些点删除图表中的某个数据系列和工作表中相应的数据系列,直接更改工作表中的数据源,4.9 图表的功能及运用,4.9.2 图表的编辑,6、修改图表选项,更改标题：包含整个图表的标题、分类轴的标题、数值轴的标题名称 更改坐标轴：可以隐藏或显示标准选项 更改网格线：可以实现隐藏、显示各种网格线 确定图例位置：可以控制图例的显示及显示位置 显示数据标志：可以设置在图表中是否显示图表 显示数据表：可以设置在图表中是否显示数据表格,4.9 图表的功能及运用,一般在相应对象的格式对话框中，进行修饰字体、填充与图案、对齐方式、数字格式等修饰工作。,4.9.3 图表的修饰,数据系列：图案、坐标轴、系列

25、次序、数据标志等标签。坐标轴：图案、刻度、字体、数字、对齐标签。图表区：图案、字体、属性标签。图例：图案、字体、位置标签。图形区：图案标签。,对数据是按照地理区域组织的，可以以地图形式表示。,1.数据地图 系统已生成名为 Mapstats.xls 的数据地图的工作簿。2.创建地图,3.修改地图,4.9 图表的功能及运用,4.9.4 创建地图,4.10 Excel数据库管理,4.10.1 数据清单的基本概念,1、数据库：数据集合、存储信息的地方；数据按照一定的逻辑结构存放,2、数据清单：在Excel中简单的把“数据清单”看作是“数据库”,3、数据清单的结构：,表结构为数据清单中的第一行、列标题

26、纯数据是Excel实施管理功能的对象，该部分不允许有非法数据内容,4、字段：是指数据清单中的一列；列标题作为数据清单中的字段名称,5、记录：是指数据清单中的一行；一条记录包含记录对象的完整信息。,6、遵守的规则：,避免一张工作表中有多个数据清单；其他数据要与数据清单之间留出空行、空列 列标题名不能相同，并且同列中的数据在数据类型和数据格式上必须完全相同 单元格中数据的对齐方式不能用输入空格的方法来调整,4.10 Excel数据库管理,4.10.2 数据的排序,3、复杂字段排序,注意：当选中的区域是某字段列，则只对该字段排序，其它字段不跟着变,单击关键字所在列中的任意单元格,升序/降序,2、简单

27、排序,1、默认排序顺序（升序）,文本及包含数字的文本按下列顺序排序：0-9-A-Z 逻辑值中，FALSE排在TRUE之前；空格排在最后,单击列表,4.10.3 筛选数据,快速选出所需的数据,1.筛选,数据筛选自动筛选,选择所需字段,选取值,选取自定义,2.关闭筛选,数据筛选自动筛选 无,数据筛选 全部显示,还在,4.10.4 分类汇总,将数据列表以分类汇总的形式反映各类数据的情况。按某关键字段进行分类汇总，在分类汇总前必须按该关键字段排序。,1.基本分类汇总,单击列表,数据分类汇总,分类字段,汇总方式,选定汇总项（可多个）,替换当前分类汇总,每组数据分页,汇总结果显示在数据下方,不分页,用于单

28、个字段分类单种汇总方式。,2.,嵌套分类汇总单个字段 分类，多种汇总方式。,操作方法同基本分类汇总，对多种汇总方式，要重复多次上述分类汇总操作，第二次以后：,数据分类汇总,全部删除,3.清除分类汇总,替换现有分类汇总 不选中,4.分级显示建立摘要报告,显示不同级的数据，一般分为3级。,1级：最高级，只显示列表中的总计数。,2级：次高级，显示列表中的总计数和各分类中的合计数。,3级：低级，显示全部信息。,：展开某一级的数据。,：折叠某一级的数据。,5.清除和建立分级显示,数据分级显示清除分级显示,数据分级显示自动建立分级显示,4.10.5 数据透视表,分类汇一般按一个字段进行分类；若要按多个字段分类，则可利用 数据透视表实现。,1.创建透视表,单击列表,数据数据透视表,4之1,数据源,4之2,区域,4之3,分类字段拖曳到行、列、页，汇总字段拖曳到数据区,4之4,透视表位置,注意：汇总方式系统默认对非型字段计数，型字段求和。,创建的透视表位置默认为一张新表，也可在同一表中。,2.修改数据透视表(1)更改布局，快捷菜单“向导”回到4之3。(2)更改汇总方式，快捷菜单“字段”或双击某字段名进行汇总方式更改。,3.隐藏和显示字段,双击要隐藏的字段名,选择要隐藏的值,要恢复显示操作方法同上，在隐藏项中取消选中的项即可。,