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1、,会议服务工作流程,钱 江 君 廷 酒 店,会前准备会中服务会后收尾,会议服务工作流程,了解会议基本情况会议桌的要求物品摆放场地布置,会 前 准 备,了解会议基本情况,基本情况,会议室的预订情况，做好协调工作,会议名称及会议时间,所需要的宴会器材和必须品,检查所需品是否到位,会议的人数，会议类型，名称，时间，主办者，会议的特殊要求，与会者的风俗习 惯，付款方式和收费金额等。联系工程、PA等相关部门做好协调工作。还要安排一名专职负责人或宴会领班与主办方负责人联系全程跟盯会议，保证与主办方负责人配合好工作，如有准备会场不确定之处及时与此会议销售经理联系。,了解会议基本情况,服务员根据会议的类型、性
2、质、人数，结合会议室的具体情况安排会场布局，台型要比例协调、美观。会议用桌要结实平稳，桌与桌之间距离合适；台昵平整无污垢，无破损、无皱褶；若用台裙时，台裙扣之间距离应在30cm左右，台裙干净无皱褶，接口不能朝向门和客人。椅子必须有椅子套，椅子套要干净整洁，椅子前后左右距离合适，桌椅各成直线。同时可根据与会者的风俗习惯和特点安排用品，搞好会议室内外的卫生，保证无异味，无异物。,会议桌的要求,会议桌的类型,教室型(Classroom Style)（即课桌式）教室型主要适用于授课等需要用笔记录的会议。通常用会议长条桌（IBM长183CMX宽45CMX高76CM）进行摆放，后面再放一排宴会椅。,2 剧
3、院型(Theater Style)一般用于人数较多，不需作记录的会议，如报告会（如为报告会，主席台一般会就坐领导，需做VIP的招待），一些大型会议，新闻发布会，新品发布会或观看表演等。一般由主席台和宴会椅组成。根据客人需要可在第一排位置处放上一排桌子，要注意留出通道。,3 U 型台（U Shape Style）U型台一般为需要使用幕布，投影等的说明会或项目说明会等。此种台型也是有IBM、台裙和宴会椅组成，空位处可放绿色植物进行装饰。,4 回型或董事会型（Boardroom Style）回型或董事会型主要是针对公司内部研讨会，董事会或座谈会等。通常回型由IBM、围裙和宴会椅组成。如客人需要可将会
4、议桌两头加上两个半圆形，使桌面更美观。董事会型是在回型的基础上中间再加上宴会桌进行填充，桌子上可放小型花进行装饰。,主席台听众席,场地布置,舞台裙:舞台前部外围用深红色或黄色舞台裙粘贴，长度垂直地面，两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。条幅：根据客人要求协调工程人员悬挂在正确位置，高度适当，不歪斜，不破坏墙面。投影幕及投影仪：会前1小时将投影幕投影仪安装到位，投影不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提 前放下。大型会议提前1天调试完毕，中小型会议至少提前1小时调试完毕。会议主题或欢迎词：根据主办方要求，可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词，要求：色泽 醒目，字体大小适当，字型美观，间
5、距合适，烘托气氛。,主席台,会议桌的摆放椅子台昵音响及电线,听众席,准备会议需用物品，按规定摆放，并留出用量的10%作为备量。一般会议摆台必须有纸夹、铅笔、矿泉水、直筒杯、毛巾托、清口糖等，也可视客人要求摆茶杯。确保物品干净整洁，无破损。特殊会议如（签字仪式）等应询问是否需要准备香槟等及时做好准备,物品准备,课桌式会议先将桌子定位，根据场地人数计划桌子张数，第一排桌子距离主席台之间的通道应宽敞点（一般大于2米）。用23张桌子拼在一起成一直线，前后排桌子之间相距1米；竖排桌子中间至少留出3条主要通道，每条通道宽度应在1.52米之间。,会议桌的摆放,课桌式会场椅子在IBM桌后面摆成一条直线，椅子前
6、端与台呢下垂部分相切，间距相等前后成直线，椅套平整干净无皱。剧院式会场：每排椅子前后间距合适。,椅 子,每张IBM桌用台昵铺好，台昵四台平挺无皱褶，台面无污物。两端大约垂到桌子离地面的一半，并用大头针扎好或者叠好。,台 昵,接电之前通知工程部，不合格的电源线不接。电线应顺墙布线，不打卷多余电线应放置于不明显处，并用花草或植物适当遮挡，在通道处布线必须用压线板压住。音响设备：整齐摆放在墙角处，提前调试好音量及效果。音箱放在会场靠边适当位置或墙角处。,音响及电线,举 例,1 使用矿泉水的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台，摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处于椅子正前方。信签纸和铅笔摆放
7、在皮夹相应的位置。水杯距皮夹两厘米，水杯中线与皮夹上边缘线成水平位子，矿泉水距水杯两厘米，并成30度角。,带有杯垫及杯盖的水杯,矿泉水,铅笔,带有酒店标识的纸张,带有酒店标识的皮垫,绿苔布,矿泉水,2 使用中式茶的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台，摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处于椅子正前方。信签纸和铅笔摆放在皮夹相应的位置。茶杯的底部边缘与皮夹上边缘线成水平位子,迎宾服务打开相关设备设施 会议开始会中服务细节 会议中间休息 茶歇服务,会 中 服 务,如主办方要求提供礼仪，应在指定时间安排礼仪小姐着红色礼仪服在大堂和电梯间迎接客人。服务员要在会议开始前1小时到达并于会议开始前半
8、小时在门口站立迎接宾客。仪容仪表要合格。,迎 宾 服 务,会场主要灯光要在会议开始前半小时打开，主席台上方会议灯开启保持灯光明亮。话筒应在会议开始前5分钟打开。会前半小时开始播放轻柔、欢快的轻音乐，会议开始前1分钟通知音响师停播。并检查各项设备设施是否正常。,打开相关设备设施,前15分钟，服务员分发香巾完毕。分发香巾应在客人左侧进行，必须使用干净的香巾夹，香巾篮。,会议开始,A参会人员落座时，为演讲人或前排就座的贵宾倒矿泉水或茶水。会议开始后，服务员要站在会场的后面或侧面注意观察全场及时提供服务。如果宾客表示会议期间不用服务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需要，会议场内15分钟应巡视一遍。
9、如果有事需要离开，必须找人替岗，保证会议有人值班。,会中服务细节,B会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会者有无服务要求，不能交头接耳，要保证会场安静，注意室内温度，合理调节空调。C若有茶水服务，茶头应在会议开始前5分钟泡好。准备足量热水瓶，热水瓶应干净光亮无水印。会议进行中间15到20分钟应续水一次。倒茶水时，应在宾客的右后方用右手进行，动作要轻稳，不能在宾客头上或背部上方倒水，茶水以八分满为宜。主席台的客人或贵宾应在其后进行服务。若会议持续多天，一般第二天应更换茶叶品种。特殊情况可按客人要求服务。,D会议期间，服务员要勤观察，若出现工程噪音或停电等突发事件，及时处理上报，保证会议正常进
10、行。E会议期间，我们只承诺我们所能提供的服务F会中随时用对讲机和音响师保持联系确保音响设备正常使用。G会议期间做好保洁工作，保持警觉性，防灾、防盗、防杂物等。,会中服务细节,1）当演讲人宣布休息时，将会场的门打开，通知音响师播放轻柔、欢快的音乐，音量适中。2）应礼貌提醒客人随身携带贵重物品。尽快整理补充和更换各种用品，保持台面整洁，注意及时锁门防盗。3)为客人指示洗手间和吸烟区的方向。4）会议开始前1分钟通知音响师停播音乐。参会人员进场后将门关闭。,会议中间休息,1）会议休息开始前至少5分钟，将各种饮品、茶品、用具准备齐全，人员做好服务准备。2)礼貌询问宾客所需饮品，并迅速为其服务，保证餐台及周围的卫生整洁，及时补充饮品及用具。3）茶歇结束时整理餐台，恢复原貌，撤走并送洗餐具。,茶歇服务,会议结束，应将所有门打开，礼貌送客。送别宾客时及时为宾客叫电梯。宾客全部离场后，要检查会场有无客人遗留物品。如发现遗留物品要及时归还，不能及时归还的要及时上报上交。关闭部分灯光和空调，作好节能工作。,会后收尾,清扫卫生，回收可利用物品，桌椅归位。撤下会议所用设备设施用品，分类归位。清洗会议用杯，分类码放整齐。查看未来几日有无预定，若有，根据会议通知单做好相应摆台工作。通知PA清洁卫生。检查安全隐患，清理工作间卫生，确保无误后关闭所有灯光，撤出锁门。,谢谢,会 议 服 务 钱江君廷酒店,
