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1、1,第4章 文字处理软件Word 2007,作者：何路日期：2009-11-2,2,内容概要,4.1 办公自动化4.2 Word 2007 简介4.3 基本操作4.4 打印文稿4.5 Word 2007 的显示视图4.6 文档排版4.7 表格处理4.8 图形处理,3,4.1 办公自动化,办公自动化由来与发展源于办公室自动化。随着计算机的普及，办公室自动化已经超越了办公室的界限，更多的包含了办公和管理范畴，开始称作办公自动化。,4,办公自动化概念办公自动化，简称OA（Office Automation）定义：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构
2、成服务于某种办公业务目的的人-机信息处理系统。包括4个基本环节：信息采集、信息加工、信息传输和信息保存。,5,办公自动化系统硬件环境 计算机设备 计算机常用外部设备：打印机、扫描仪。文件复印设备：复印机、制版机。办公通信设备：传真机、对讲机。网络设备：调制解调器、集线器。其他办公设备：考勤机、碎纸机、点钞机。,6,办公自动化软件选择 Microsoft Office系列。包括Word（文字处理）、Excel（电子表格）、Access（数据库）、PowerPoint（幻灯片）等。金山的WPS Office系列。包括金山文字、金山表格、金山演示文稿。Adobe系列。包括 Adobe Photosh
3、op（图像处理），Adobe Acrobat（阅读和编辑PDF格式文档），Adobe Reader（阅读PDF格式文档）。,7,4.2 Word 2007简介,Word 2007 是Office 2007中的一个重要的组成部分，是Microsoft公司推出的一款优秀的文字处理软件。主要用于日常办公、文字处理。帮助用户更迅速、更轻松地创建外观精美的文档。较之前的版本有着更方便、快捷和更人性化的设计特点。,8,崭新的界面,Office按钮快速访问工具栏功能区浮动工具条快捷菜单,9,4.3 基本操作,新建、打开、保存方法一：点击【Office】按钮；选择【新建】、【打开】、【保存】等命令。,10,方
4、法二：通过快速访问工具栏进行这些操作。方法三：使用热键。新建：Ctrl和N（Ctrl+N）；打开：Ctrl+O；保存：Ctrl+S。,11,复制、剪切、粘贴 方法一：选中文字；单击右键打开快捷菜单；选择复制、剪切、粘贴等命令。,12,方法二：选中文字；打开【开始】功能区；在【剪贴板】分组中点击复制、剪切或粘贴按钮。粘贴按钮下方有一个下拉箭头，点击可选择不同的粘贴方式。,方法三：使用热键。复制：Ctrl+C；剪切：Ctrl+X；粘贴：Ctrl+V,13,格式刷在剪贴板选择格式刷命令，如左图。在选中文字的上方浮现的工具条中选择格式刷，如右图。,14,单击格式刷：每复制一次格式都需要点【格式刷】按钮
5、。双击格式刷：可以连续使用想保持的格式，直到单击空白处或者再次单击【格式刷】按钮，退出格式复制状态。,15,撤销：“撤销”功能可以保留最近执行的操作记录，用户可以按照从后到前的顺序撤销若干步操作。方法一：点击快速访问工具栏中的【撤销】按钮，可以撤销上一步操作；如果点击右侧的下拉箭头可以直接撤销至所选的那一步。方法二：使用热键Ctrl+Z撤销上一步操作。,16,恢复：当用户执行一次“撤销”操作后，用户可以按下Ctrl+Y快捷键执行恢复操作，也可以单击“快速访问工具栏”中已经变成可用状态的【恢复】按钮。,17,查找：将插入点光标移动到文档的开始位置；在【开始】功能区的【编辑】分组中单击【查找】按钮
6、；在打开的【查找和替换】对话框中切换到【查找】选项卡；在【查找内容】编辑框中输入要查找的字符，并单击【查找下一处】按钮。,18,替换打开【查找和替换】对话框，并切换到【替换】选项卡。在【查找内容】编辑框中输入准备替换的内容，在【替换为】编辑框中输入替换后的内容。逐个替换：单击【替换】按钮；全部替换：则单击【全部替换】按钮。,19,4.4 打印文稿,单击【Office】按钮，选择【打印】菜单。其中包括：【打印】菜单：选择打印机和打印范围、份数等。【快速打印】菜单：在不进行任何设置的情况下完整打印一份当前文档。【打印预览】菜单：打开【打印预览】功能区。,20,打印预览功能区打印分组页面设置分组显示
7、比例分组预览分组,21,【打印】分组点击【打印】按钮，打开【打印】对话框。点击【名称】下拉框的下拉箭头，选择要使用的打印机。在页面范围区设置要打印的页码。副本区设置打印份数。缩放区能将多页Word文档打印在一页纸上。,22,页面设置【页边距】按钮，可在列表中选择内置的样式，也可自定义样式。如左图所示。【纸张方向】按钮，可选择纸张横向或纵向打印。【纸张大小】按钮，根据打印纸的类型和大小在列表框中做相应选择。如右图所示。,23,显示比例分组显示比例分组中的一系列按钮用于控制预览页面的显示比例。点击【显示比例】按钮，可打开【显示比例】对话框。【预览】分组 在【打印预览】窗口中可以查看Word文档打印
8、出的实际效果。,24,4.5 Word 2007 的显示视图,视图功能区共有5个分组：文档视图，显示/隐藏，显示比例，窗口，宏。主要用于帮助用户设置Word 2007操作窗口的视图类型，方便操作。,25,文档视图Word2007提供了5种视图模式供用户选择。每种模式都有其独特的文档显示效果。页面视图：便于设计文档（默认视图模式）；阅读版式视图：使阅读变得更快捷有效；Web版式视图：模仿Web浏览器的显示效果；大纲视图：便于组织文档；普通视图：仅显示标题和正文。,26,切换文档视图：在视图功能区的文档视图组中切换；在Word 2007窗口的右下方单击视图按钮切换。,27,阅读版式视图阅读版式视图
9、以图书的分栏样式显示文档。Office按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来。工具菜单：主要用于信息检索与查找；显示文本菜单：便于用不同的颜色显示、标记文本；新建批注：主要用于对文章批阅与标注；页面控制区：跳转至文档中的页或节；视图选项：放大或缩小文本字号，边距设置等；关闭按钮：退出阅读版式视图模式。,28,大纲视图 大纲视图主要用于文档的设置和显示标题的层级结构，可以方便的折叠和展开各种层级的文档。控制大纲级别；控制显示级别；主控文档，创建和插入子文档；退出大纲视图模式。,29,显示/隐藏功能组 在【视图】功能区的【显示/隐藏】分组中，选中或取消相应复选框可以显示或隐藏对应的项目。标尺：包括水平标
10、尺和垂直标尺，用于显示Word2007文档的页边距、段落缩进、制表符等。网格线：帮助用户将Word2007文档中的图形、图像、文本框、艺术字等对象沿网格线对齐。文档结构图：主要用于显示Word2007文档的标题大纲，可以快速定位到标题对应的正文内容。缩略图：用于快速切换到相应的页面。,30,显示比例功能组 在Word2007文档窗口中可以设置页面显示比例，以调整Word2007文档窗口的大小。设置Word2007页面显示比例的步骤如下所述：打开【视图】功能区，在【显示比例】分组中单击【显示比例】按钮；在打开的【显示比例】对话框中，用户既可以通过选 择预置的显示比例设置页面显示比例，也可以微调百
11、分比数值调整页面显示比例。,31,32,窗口功能分组实现并排查看窗口的步骤：打开两个或两个以上文档窗口，在当前文档窗口中切换到【视图】功能区；在【窗口】分组中单击【并排查看】按钮；在其中一个文档的【窗口】分组中单击【并排滚动】按钮，则可以实现在滚动当前文档时另一个文档同时滚动。,33,宏功能分组什么是宏？在Word中，宏是一系列组合在一起的Word命令和指令，它们形成了一个命令，以实现任务执行的自动化。什么时候需要用宏？如果需要在Word中反复进行某项工作，那就可以利用宏来自动完成这项工作。,34,页眉和页脚概念：页眉页脚是Word文档中每个页面里上、下页边距界定的用于存储和显示文本、图形的信
12、息区。编辑页眉和页脚：使用内置类型；打开页眉页脚功能区编辑；,35,设置页码简单设置：按下键盘上的“Alt+I+U”打开【页码】对话框。高级设置：单击【页码】按钮，打开菜单。设置首页、奇偶页不同页眉、页脚效果,36,4.6 文档排版,字体设置在【开始菜单功能区】设置字体在浮动工具条中设置字体,加粗,倾斜,下划线,37,段落设置设置段落缩进使用【缩进】按钮使用【段落】对话框使用标尺使用制表位,38,标尺：设置和查看段落缩进、制表位、页面边界和栏宽等信息。有四个缩进滑块：左缩进右缩进首行缩进悬挂缩进,39,制表位制表位是指水平标尺上的位置，它指定了文字缩进的距离或一行文字开始的位置，使用户能够向左
13、、向右或居中对齐文本行，或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。,40,设置段落间距使用【行距】按钮使用【段落】对话框使用【页面布局】功能区,41,项目符号列表,42,添加项目符号操作：【开始】功能区中的【项目符号】按钮。自定义项目符号操作：单击【项目符号】右面的下拉按钮，在打开的列表中选择【定义新项目符号】命令，打开【定义新项目符号】对话框。,43,修改项目符号的级别方法一：打开【更改列表级别】菜单，从中设置当前段落的项目符号级别。方法二：按“Tab”键，增加项目符号级别;按“Shift+Tab”键，减小该项目符号的级别。使用自动编号列表方法一：在段首输入类似“1.”“1)”的字符，后面跟一个以
14、上的空格或制表位再输入文字。方法二：在新起一段时，按下【自动编号】按钮。,44,创建多级编号列表直接单击【多级列表】按钮；单击【多级列表】按钮右面的下拉按钮，在打开下拉列表中选择合适的多级列表类型。,45,样式使用样式,46,创建和修改样式,47,背景与底纹设置单色背景色,48,设置页面纹理设置背景图片,49,页面边框设置艺术页面边框操作方法：按【页面布局】功能区内的【页面边框】按钮，打开【边框和底纹】对话框。,50,根据需要设置“应用于”选项。单击【选项】按钮打开【边框和底纹选项】对话框,51,自动图文集添加【自动图文集】按钮鼠标置于窗口左上方的“快速访问工具栏”，单击右键调用菜单，选择【自
15、定义快速访问工具栏】，进入【Word选项】对话框,52,自定义“自动图文集”内容先键入所需词条；然后用鼠标选定文字内容；点击【自动图文集】按钮，选择【将所选内容保存到自动图文集库】。Word自动转入【新建构建基块】对话框，设置名称、选择类别、保存位置，点击【确定】完成。,53,图文混排图文混排的方式嵌入型四周型环绕紧密型环绕浮于文字上方衬于文字下方上下型环绕穿越型环绕,54,设置环绕方式的方法图片、剪贴画、SmartArt图形：右击图形，在快捷菜单中选择【文字环绕】命令。艺术字：选定艺术字，在【艺术字工具/格式】功能区内单击【文字环绕】按钮，从中选择文字环绕方式。绘制的图形：选中图形，在【绘图
16、工具/格式】功能区中单击【文字环绕】按钮，从中选择文字环绕方式。编辑图片环绕顶点,55,精确定位图片的位置右击图片，选择【文字环绕/其他布局选项】命令。对于绘制的图形或艺术字，可以在格式功能区内单击【文字环绕】按钮选择【其他布局选项】命令，打开【高级版式】对话框。在【图片位置】标签页中，可以设置图片的水平和垂直位置,56,在【文字环绕】标签页中，可以设置图片距正文的距离,57,分栏分栏：在一张纸上写两列文字或多列文字，在页面上左右分开。简单分栏：在【页面布局】功能区中单击【分栏】按钮，在打开的下拉菜单中选择相应的栏数。精确分栏：单击【分栏】按钮，在打开的下拉菜单中选择【更多分栏】命令，打开【分
17、栏】对话框。,58,自动编排目录创建目录把光标移动到要插入目录的位置，单击【引用】功能区；单击【目录】按钮，选一款自动目录。或者，点【插入目录】，打开【目录】对话框设置目录格式。更新目录单击【更新目录】按钮，打开【更新目录】对话框，选择【更新整个目录】。,59,60,4.7 表格处理,创建表格快速插入表格切换到插入功能区；在表格分组中单击【表格】按钮；在打开的表格列表中，拖动鼠标选中合适数量的行和列插入表格。,61,使用“插入表格”对话框表格分组中单击【表格】按钮；在展开的表格菜单中选择【插入表格】命令，打开“插入表格”对话框,62,绘制表格在表格分组中单击【表格】按钮，并在打开的表格菜单中选
18、择【绘制表格】命令；界面切换至【表格工具】功能区的【设计】选项卡，鼠标指针呈现铅笔形状；在编辑窗口中拖动鼠标绘制表格。按下键盘上的ESC键，结束表格绘制状态。,63,文本转换成表格（表格高级功能）使用表格模板插入表格单击【表格】按钮，在展开的表格菜单中指向【快速表格】选项；在打开的表格列表中选择合适表格模板。,64,设置表格格式 设置自动调整方式单击待调整表格中的任意单元格；在表格工具功能区切换到【布局】选项卡；在【单元格大小】分组中单击【自动调整】按钮；在打开的菜单中，【根据内容自动调整表格】选项、【根据窗口自动调整表格】选项、【固定列宽】选项。,65,使用套用表格格式单击Word表格任意单
19、元格；选择【表格工具】功能区的【设计】选项卡；在【表样式】分组中的表格样式列表通过预览选择合适的表格样式。,66,表格高级功能在表格中对数据进行排序在需要进行数据排序的表格中单击任意单元格；将【表格工具】功能区切换到【布局】选项卡；单击【数据】分组中的【排序】按钮，打开【排序】对话框。,67,表格和文本的相互转换表格转化为文本在【表格工具】功能区切换到【布局】选项卡，单击【数据】分组中的【转换为文本】按钮；在打开的【表格转换成文本】对话框中，选中【段落标记】、【制表符】、【逗号】或【其他字符】单选框。文字转换为表格为准备转换成表格的文本添加段落标记和分割符，并选中需要转换成的表格的所有文字。在
20、【插入】功能区的【表格】分组中单击【表格】按钮，在打开的菜单中选择【文本转换成表格】命令。,68,创建艺术字切换到【插入】功能区，在【文本】分组中单击【艺术字】按钮，就可以看到Word 2007自带的艺术字字库中的样式。选择自己喜欢的艺术字样式，单击【确定】；在出现的【编辑艺术文字】对话框中输入要处理的文字。同时可以修改【字体】，【字号】等。修改结束后，点击【确定】。,艺术字,69,4.8 图形处理,绘制图形绘制简单的图形形状在【插入】功能区【插图】分组中单击【形状】按钮，在弹出的列表框中选择已有的各种形状，如：线条，基本形状，箭头汇总，流程图，标注等。利用绘图画布绘制更丰富的图形打开绘图画布
21、的方法：在【插入】功能区【插图】分组中单击【形状】下拉列表框中的【新建绘图画布】选项。Word会打开【绘图工具】功能区的【格式】选项卡，插入新建的绘图画布。,70,绘制线条Word 2007提供了多种直线和曲线类型，包括“直线”、“肘形连接符”、“曲线连接符”、“曲线”和“自由曲线”。绘制自选图形自选图形是用户自行绘制的线条和形状。可以直接使用Word 2007提供的线条、箭头、流程图、星星等形状组合生成更复杂的形状。,71,组织结构图组织结构图是一种特殊的图表，能够将各个事物之间的层次结构清晰地展现出来。制作组织结构图的步骤：单击【插入】选项卡，在插图组中单击【SmartArt】；在【选择SmartArt图形】对话框中单击左侧的【层次结构】，在中间栏中选择一种样式，最后点击【确定】。可以在组织结构图中每个小方框中输入文字。还可以点击【下属】或者是【助手】按钮，来加入新的相关节点。,72,建立组织结构图,73,加入新的相关节点,74,THE END,
