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1、第二章 行政公文,河南省商务学校 闫俊岭,第一节 公文的格式第二节 公文行文制度第三节 行政公文正文基本内容模块及结构模式第四节 公文的特点、作用及用语的要求,第一节 公文的格式,教学目的：通过精讲理论知识和实训，让学生明确公文格式的构成情况，掌握文头、主文和文尾部分的内容，强化对规定内容的记忆，从而建立对公文程式化特征的认识。教学重点：1.公文格式简图 2.公文文头部分内容 3.公文文尾部分内容教学难点：1.对公文格式特征及其作用的理解和认识 2.对文头、主文和文尾部分主要内容的记忆，3.复习与训练 教学时数：理论教学 1.5 课时 实训教学 1.0 课时,一、【习题预览】请阅读本节习题，提
2、前熟悉需解决的问题。二、文头格式（一）文件名称 文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。（二）发文字号 发文字号又称发文号、文号、文件字号。发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。,（三）签发人 上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。（四）秘密等级（密级）秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密标志为。如“机密5年”。
3、（五）紧急程度（急度）紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。（六）份号 份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,三、主文部分（一）标题 公文标题是公文内容和作用的高度概括。完整的公文标题由发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题的三个组成部分，一般要写完整，也有部分省略的情况：一是单位内部使用的公文，标题可省略发文单位；二是省略事由，如新大地公司通知。,（二）题注 题注即注释、说明标题的文字。一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的
4、题注用括号括住，有的用破折号标识。（三）主送机关 主送机关，是指公文的主要受理机关。又叫“抬头”、“受文机关”或“上款”。主送机关不止一个时的标点用法：同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部关于开展国家公务员普通话培训的通知,各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：,普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校各直属单位”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指
5、主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。,（四）正文 正文表述公文的具体内容，是公文的核心部分。正文内容一般分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。（五）发至级限 发至级限指文件发至层次。发至级限要用圆括号括上。,（六）附件 附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件是正文的补充说明或参考材料。附件主要有随文发送的文件、报表、材料等。不是所有公文都需附件，根据需要而定。附件必须写所附内容的标题或名称。附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：”）。附件名称后不加标点符号。“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。对于被批转、转发的文件来说，不必再
6、标之为“附件”，因为作为按语的正文已写清附上这些文件、材料的名称。,（七）发文机关 发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文，主办机关排列在前。（八）签署 签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。（九）成文时间1.一般文件，以领导人签发的日期为准；2.联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；3.会议通过的公文，以通过日期为准；4.法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。成文时间要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。,（十）印章 公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印
7、章要盖得端正、合乎规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。,四、文尾部分（一）主题词 主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词必须使用有关主题词表（如国务院主题词表教育类公文主题词表等）。一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个。词与词之间，不写标点，空1个字的间距。（二）抄送单位（抄送机关）指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。,（三）印发机关、印发日期和印
8、数 印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公文付印的日期为准。印数，是指公文的实际印制份数。（四）附注 附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处；解释有关名词术语。发至级限，有时也以附注的形式来说明。“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。,（五）页码 页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。（六）书写与用纸文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型纸（210mm297mm），左侧装订。,公文用纸(国际标准A4型纸),【习题4.1】及参考答案一、名词解释1.发文字号 2.主送机关 3.发文机关4.抄送机关 5.附件 6.主题词二、填空题1.一份格式
9、完整的公文，由、三部分组成。答案：文头；主文；文尾2.文头部分由文件名称、发文字号、和紧急程度等项目组成。答案：秘密等级；文件份号；签发人3.发文字号由、三部分组成。答案：机关代字；年份；序号4.秘密等级分为绝密、机密、秘密三级，密级的位置在。答案：首页右上角第一行,5.公文的紧急程度分、两种，位置在。答案：特级；急件；首页右上角（秘密等级之下）6.签发人指。答案：批准发出公文的机关单位领导人7.完整的公文标题由、三要素组成。答案：发文机关；公文事由（或主题）；文种8.标题中除、名称加书名号外，一般不加标点符号。答案：法规；规章9.公文附件的标注位置，在正文之下。答案：一行，左空两字10.公文
10、用纸一般采用国际标准A4纸。A4型纸尺寸为。答案：长297mm 宽210mm,三、判断题1.对上级、下级、平级及不相隶属的机关均可用函行文联系公务。（）答案：错2.某单位要将意见告诉上级，可以用“报告”，不能用“通知”（）答案：对3.议案、通报、会议纪要、意见都是行政公文。（）答案：对4.请示和报告都必须一文一事。（）答案：错,5.公告、通告等公布性公文可不注明主送机关。（）答案：对6.收到下级上报的“请示”或“报告”后，上级都应当作出答复。（）答案：错7.公告不注明秘密等级。（）答案：对8.“请示”、“汇报”都是现行的国家行政机关公文的文种。（）答案：错9.公文在领导签发后、正式印制前，还应
11、当由文秘部门进行复核。（）答案：错,四、简答题1.公文的成文时间应该如何确定？答案：一般文件，以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。2.主文与正文有何区别？答案：正文是排除公文标题、主送机关和附件、发文机关和日期之外的主文部分。正文内容分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。而主文却包括了公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关和日期。,五、阅读分析题 试指出以下的公文格式和文字的毛病。（答案）,机密（紧急）市府公文（06）市府发24号-市人民政府严厉打击非
12、法出版活动的通知 当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。这类出版物内容腐朽，大量宣传凶杀、色情和迷信，对群众特别是青少年的身心健康危害极大，严重地影响了社会主义精神文明的建设，破坏了社会安定，已成为社会一大公害。对此，各级政策应采取有力措施，严厉打击非法出版活动。现将有关事项通知如下。（以下略）附件：如文 市人民政府主题词：出版，通知 2005年月日-报：（单位略）送：（单位略）-二五年月日 市人民政府办公厅印（共印400份）,格式上的错误有：左上角缺少文件编号，秘密等级位置错放左上角；发文字号的顺序错误；没有主送单位；主题词的位置错误；印发机关的印发日期的位置颠倒；
13、印刷份数的位置错误。文中的错误（及改法）：“市府公文”改为“市人民政府文件”；发文字号改为“市府发200624号”；标题改为“市人民政府关于严厉打击非法出版活动通知”；用词含糊不清，如“一些地方”，应避免使用；“内容腐朽，”与“大量宣传凶杀、色情和迷信，”位置颠倒；发文日期改为“二OO六年月日”；主题词不能用标点，应改为“新闻出版非法活动通知”。,六、修改题1.试分析下列标题的毛病，并予改正。（1）关于禁止赌博的处罚通知答案：关于禁止赌博的通知（2）自然科学奖励条例答案：关于设立自然科学奖励条例的通知（3）关于撤消鲜花县设立鲜花市的请示答案：关于设立鲜花市的请示（4）关于进一步管好、用好留成外
14、汇的决定。答案：关于进一步管好留成外汇的决定（5）关于水灾恢复工作的报告答案：关于灾后恢复工作的情况报告（6）机构调整问题的请示答案：关于机构调整问题的请示,2.试指出下列各发文字号的毛病，并予改正。（）府办字2005十五号答案：府办字200515号（）府办字200515号答案：府办字200515号（）府办字0515号答案：府办字200515号（）府办字二五15号答案：府办字200515号（）2005府办字15号答案：府办字200515号（）府办字200515答案：府办字200515号,3.指出下列成文时间写法的毛病，并予改正。（1）2005年10月16日答案：二OO五年十月十六日（2）200
15、5年十月十六日答案：二OO五年十月十六日（3）二零零五年拾月16日答案：二OO五年十月十六日4.修改下列句子，使其表述准确，语言简洁。（1）公文质量的优劣，都有损发文单位的形象。答案：公文质量事关发文单位的形象。（2）凡必须拆除的违章建筑，不得用罚款代替。答案：不得以罚款形式替代拆除违章建筑。（3）请各单位按照办法，制订具体、详细的实施细则。答案：请各单位制定办法的实施细则。,第二节 公文行文制度,教学目的：通过精讲理论知识和实训，让学生熟悉公文行文方向，明确公文行文方式，掌握公文行文规则。教学重点：1.公文行文方向 2.公文行文规则 3.复习与训练教学难点：1.部分行文规则（行文根据规则、政
16、府各部门行文规则、联合行文规则）2.复习与训练教学时数：理论教学 1.5 课时 实训教学 0.5 课时,一、【习题预览】请阅读本节习题，提前熟悉需解决的问题。二、行文方向 按行文方向分，有四种类型：上行文下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。平行文平级机关或不相隶属机关之间的行文。如函、平行性通知、议案等。下行文上级机关向属下的机关行文。如命令（令）、决定、通报、批复等。泛行文既向发文机关的上级、下级、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定。如公告等,三、行文方式（一）按受文机关或行文对象的范围分类逐级行文 发文机关向自己的直接上级上行公文或向直接下级下行公文。越级
17、行文 发文机关越过自己的直接上级或直接下级，向非直接上级或非直接下级行文。多级行文 发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文。普发行文 发文机关向所属所有的机关一次性行文。通行行文 发文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。,（二）按发文机关的个数分类单独行文 只有一个机关署名发出的公文。联合行文 由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。（三）按行文对象的主次分类主送 发文机关对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。抄送 发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。,四、行文规则行文规则是行文中应遵循的规矩、要
18、求和原则。可归纳出十个公文“行文规则”：（一）行文应当确有必要，注重效用行文“少而精”原则。严格控制发文数量和发文范围（二）行文根据的规则“行文关系根据隶属关系和职权范围确定”。公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系。我国行政机关的组织关系分为四种：有上下级关系、平级关系、隶属关系非隶属关系。,（三）政府各部门行文规则 政府各部门即是政府的职能部门，如省政府的厅、局。政府各部门在自己的权限内，行文规则包括：属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。政府各部门可以互相行文，如省农业厅和省林业厅可以互相行文。政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文。如省农
19、业厅和市农业局互相行文。,政府各部门一般不得向下一级政府正式行文，但可以根据本级政府授权对下一级人民政府行文。如省农业厅或省林业厅得到了省人民政府的授权，可以在自己分工管理的业务范围内对下级政府行文。在行文时，还必须在正文的开头，说明授权的机关或领导人。政府各部门可以以函的形式与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项。政府各部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,（四）联合行文规则 平级是联合行文的必要条件。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行
20、使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当明确主办部门。联合行文的机关、单位要经过协商对有关事项取得一致意见，而且必须平级。（五）协商一致的规则部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。,（六）抄送规则向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。（七）请示规则各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄
21、送形式，但不得抄送下级机关。请示应当一文一事。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，而应该送交办公厅（室）。,（八）报告规则报告中不得夹带请示事项。一般不得越级报告。遇紧急情况或特殊工作需越级报告时，应同时将报告抄送被越过的上级机关。（九）报刊发表应视作正式公文的规则行政法规和规章，经批准可在报刊上全文发布，视为正式公文。（十）一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”公文必须严格按照正确的渠道和程序进行处理，直接送上级负责人可能出现的危害。延误公务，助长不正之风，产生误会，制造不必要的工作矛盾。,【习题4.2】及参考答案一、名词解释1.行文制度 2.行文规
22、则 3.行文关系4.行文方向 5.行文方式二、填空题1.各级行政机关的行文关系，应当根据 和 确定。答案：隶属关系；职权范围2.政府各部门，可以向下一级政府的有关业务部门行文，也可以 和职权规定，向下一级政府行文。答案：可以互相行文；根据本级政府授权3.给下级机关的，应当同时抄送直接上级机关。答案：重要行文,4.经 在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文并依照执行。答案：批准5.报告中不能夹带 事项。答案：请示6.行文方向，分为、和 四种。答案：上行；下行；平行；泛行7.党 要分开行文。答案：政8.联合行文的必要条件是机关单位必须。答案：平（同）级,三、简答题1.联合行文规则有哪些
23、具体规定？答案：总的规定是同级机关可以联合行文，上下级不得联合行文。具体内容是：（1）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；（2）政府与同级党委和军队机关可以联合行文；（3）政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；（4）政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。,2.请示规则包括哪些具体内容？答案：请示规则包括五方面的内容：（1）一般不得越级请示。（2）请示一般只写一个主送机关。（3）请示应用一文一事。（4）请示不得同时抄送下级机关。（5）除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，而应该送交办公厅（室）。,第三节 行政公文正文基本内容
24、 模块及结构模式,教学目的：通过精讲理论知识和实训，让学生确立公文正文基本内容模块及结构模式意识，能够自觉利用公文正文基本内容模块及结构模式思路进行公文“套读”和“套写”，为下来学好公文写作奠定坚实的基础。教学重点：1.公文正文基本内容模块及其界定 2.公文正文基本内容显性结构模式图教学难点：1.公文正文基本内容显性结构模式意识的确立 2.复习与训练教学时数：理论教学 1.5 课时实训教学 0.5 课时,一、【习题预览】请阅读本节习题，提前熟悉需解决的问题。二、公文正文基本内容模块及其界定 公文正文存在哪些基本构成模块?只有通过分析、研究大量的公文实例，才可概括出公文正文基本内容模块。下面是能
25、说明公文正文基本内容模块的典型例子：关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定,关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，省人民政府决定：（一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元；（二）给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元；（三）给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。广东
26、省人民政府 一九九三年八月十五日,在上例中：所标的内容为依据；所标的内容为目的；所标的内容为文种承启语；所标的内容为事项；所标的内容为要求。,三、公文正文基本内容模块的排序及正文基本内容显性结构模式 公文正文基本内容模块存在特定的、内在的逻辑排序。“依据”既然是何以会写这一篇公文的理由、根据，为公文制作的出发点，那么，按逻辑关系，应排首位。“目的”提示在特定的背景之下制作公文的考虑，表明动机，得以依据为前提，自然与依据紧邻，且必须在依据之后。“事项”之后需要进一步强调、提示，或为落实具体的做法而发出希望及号召等，这些针对事项而发的意见性“要求”，只能排在事项之后的文末。例文所呈现的实际上便是这
27、种排序。,根据以上的分析，可构成下图。,依据,目的,文种承启语,事项,要求,公文正文基本内容显性结构模式,四、公文正文基本内容隐性结构模式 在现行公文中，公文正文基本内容显性结构模式是一种完全式模式。实际流通的公文，常常可省略部分结构模块。隐了部分结构模块的公文结构模式，本书定义为“公文正文基本内容隐性结构模式”。基本内容结构模块隐去遵循四个原则：一是利于突出主旨的原则；二是适应文种特点的原则；三是服从内容表达需要的原则；四是简明精练的原则。在公文五个基本内容模块之中，事项绝对不能省略，也无法省略。单一模块模式，即惟一不能省略的模块事项。例如：关于宋庆龄副委员长病情的公告,中共中央、全国人大常
28、委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告（第一号）宋庆龄副委员长患冠心病及慢性淋巴性白血病，经多方治疗，未见好转。曾多次出现发热、呼吸困难、心跳加快等症状。二月十四日晚，突发寒战高热，热度达摄氏四十点二度，有严重心力衰竭。目前病情危急，正在积极抢救治疗。一九八一年五月十五日,公文正文基本内容隐性结构模式有四种类型：一模块模式 二模块模式三模块模式 四模块模式,五、认识公文正文基本内容显性、隐性结构模式的意义（一）利于循格阅读，强化对公文内容结构的认识 可将公文结构模块与所阅读的公文内容结构进行比照，找出对应处和相异处。使较被动和较混沌的阅读，变成有格可循、较主动的学习性阅读（二）利于规范撰稿思
29、路，循格快速写作 可以促使写作训练的两个改进：1.将整篇公文的写作训练，改进为：第一步进行各单项模块的写作训练，第二步进行组合式整体公文写作训练。2.将谋篇布局思路变成规范性较强的撰稿思路，甚至在写作每一篇公文之前，都对显性结构模式的五个模块先作全面考虑，然后，再隐去某些模块,实践证明，这种做法能较快地循格写出较好的公文。,【习题4.3】及参考答案一、简答题1.试画出“公文正文基本内容显性结构模式”图。答案：（略）2.认识公文正文基本内容显性、隐性结构式有何意义？答案：意义体现在两个方面：（1）利于循格阅读，强化对公文内容结构的认识；（2）利于规范撰稿思路，循格快速写作。,二、阅读下面这篇公文
30、，并完成后面的练习。（1）拟写这篇公务文书的标题，并填写在文中预留的标题横线上。（2）在正文序号、后的横线上各拟一个适当的小标题。（3）在正文序号后的横线上写上恰当的结束语。（4）用框图标出本文正文的基本结构。答案已经添入空格中（既线上红字）病文如下,关于在全市开展侨台情况普查工作的请示 市人民政府：根据省人民政府侨务办公室、省统计局、省财政厅关于省首次侨情普查的通知精神，为进一步做好我市侨务工作和对台工作，促进我市对外开放和外向型经济的发展，现拟订在全市开展侨、台情况普查工作。现将有关工作安排请示如下：普查范围 凡我市的归侨、侨眷和港澳台同胞的亲属，以及他们在海外的亲属，均属于这次普查对象,
31、要对他们的基本情况进行一次普查。其中属于动迁户的,以户口所在地为准,调查人员可与当地派出所联系,进行登记。调查员培训和普查登记报审 根据省侨情普查办的要求，各乡、镇、街道要根据本地普查工作量情况，培训一定人数的调查员。各县、区侨台情普查办公室对普查登记表要进行认真审核，无误后，于今年7月30日前报市侨台情普查办公室，由市侨台情普查办公室组织汇审和验收。普查经费来源（略）建立普查领导机构 加强对这次普查工作的领导，市成立侨台情普查领导小组。领导小组组长由副市长担任，副组长由秘书长担任，市侨台情普查办公室负责日常工作。各县、区政府要重视这项工作，成立相应的领导机构，抽调必要的人员，保证高质量地完成
32、普查任务。如不妥，请批准。市侨务办公室市台湾事务办公室市统计局市财政局年四月十日,第四节 公文的特点、作用及用语的要求,教学目的：通过精讲理论知识和实训，让学生认识公文的特点，明确公文的作用，掌握对公文用语的要求。教学重点：1.公文的作用 2.对公文用语的要求 3.复习与训练教学难点：1.对公文用语的要求 2.改写练习教学时数：理论教学 1.5 课时 实训教学 0.5 课时,一、【习题预览】请阅读本节习题，提前熟悉需解决的问题。二、公文的特点（一）作者资格性，读者特定性公文的作者是能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、团体、企事业单位。公文起草者，只是组织的代笔人。读者的特定性，是指有的读者
33、是特指的受文机关,有的公文读者，是社会的全体成员等。（二）明确的工具性公文是各级各类机关、团体、单位等组织行使管理职能的重要工具业务职能的重要工具，为国家政务、社会公务和公众事务服务的工具。是机关、团体、单位领导意图、意志的载体。,（三）直接的实用性公文的内容直接针对着某一具体、现实的公务活动，对处理这一事务有直接实用价值。有些公文对受文对象能产生不同程度的强制性影响。（四）内容的真实性公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，不得有任何虚假和错漏。（五）体式的规范性符合国家行政机关公文处理办法规定，符合国家行政机关公文格式规定。（六）制作的程序性公文从准备撰写到制作成文，有严格的程序；若不履行法
34、定的程序，就无法制成公文，即便写出文章，也不可能生效。,三、公文的作用（一）指挥管理作用下级机关遇到问题，遇到自己无法解决或无权解决的困难，需向上请示。必须定期或不定期地向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议。上级机关的意图则通过下行文下达。任何单位工作的开展，都离不开公文的指挥管理，公文的起草、定稿过程，本身就是管理思想的体现和管理工作的实施过程。,（二）交流协调作用交流信息，即上情下达或下情上达，另一方面是友邻单位互通情报。有很多工作，往往需要互相协商，互相帮助，可以靠公文运行以达到沟通、协调。（三）宣传教育作用一般情况下，公文在规定人们应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。倡导
35、应该确立什么立场，应该坚持什么原则，应该做什么、怎样做，这些，都在产生宣传、教育作用。（四）依据凭证作用公文作为反映制发机关的意图文字凭证，具有行政效力。下行文，是下级机关开展工作的依据；上行文，是上级决策的依据；一个机关制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。日常工作中常会遇到查找公文规定等情况,四、对公文用语的要求公文语言特点可概括为8个字：明晰、准确、简朴、庄重 为了体现公文语言这特有的特点，在具体用语行文时，必须符合下列要求：（一）使用书面语，一般不使用口语。文学作品，为了追求特定的表达效果，常用口语（包括方言、歇后语等），公文一般不能使用口语，只使用合乎规范的书面词语，
36、以免口语破坏公文的语体风格。（二）适当使用文言词语和文言句式。公文应当适当使用诸如：“业经”、“悉”、“兹”、“兹有”、“特”、“拟”、“者”、“为荷”、“于”、“为”、“依”、“逾”、“其”、“亦”、“以”、“尚”、“之”、“该”、“予”、“此”、“凡者”等文字。,（三）恰当使用公文特定专用语 公文特定用语，含义确定，使用频率很高。它在准确、严谨地表述公文内容及格式的同时，还能有效地增强简明、庄重的语体风格。（四）用好介词结构公文介词结构准确说明：事物的时间、地点、方向、条件、对象、范围、原因、目的、方式、依据等。公文标题中的介词“关于”与其宾语组成的介词结构，用以提示和限定公文涉及的内容范
37、围；正文使用介词结构的频率也很高。,（五）适当使用模糊词语，以使公文内容得到恰当的表达 公文在某些特定的语境中，需要使用模糊词语。模糊语言：是指外延不确定、作者有意不作详细交代或内涵无确定的弹性语言。模糊语言能适应特定语境，是为了更周密严谨，简练得体，准确恰当地表意的需要。例如：“按有关文件规定”，这句话中的“有关文件”本是存在的，但或限于文章篇幅，或有意不写，因而，“有关文件”便有了模糊性。,模糊词语常被用来表示时间、方位、数量、程度、范围等。例如：表时间：近来、最近、当今、当前、过去、往日、原先、前不久、不日、不时、将来、届时、今年以来、今冬明春、长期、最初阶段、晚期、临时、有时、及时、一
38、贯、一度、一段时间、偶尔、许久、限期、如期、一朝一夕等。表方位：附近、周围、远方、前方、后方、南方、北方、上边、下边、前面、后面、外地、本地、这里、那里、所在、就地、处处等。,表数量：多数、少数、一些、许多、不少、不乏、一系列、一伙、多次、屡次、一再、再三、三令五申、三番五次、个别、绝大多数等。表程度：稍、较、很、最、极、重大、巨大、特大、莫大、一定、显著、稍微、普遍、差不多、基本上、大抵、大体上、充分、足够、较为、极端、丝毫、十分等。表范围：广大、广泛、所有、有的、有些、有关、左右、以上、以下、以内、以外等。模糊语言要用得恰当得体，该用才用，如果随意滥用，将有损公文的明晰性和严肃性。,【习题
39、4.4】及参考答案一、填空题1.公文具有 作用、作用、作用和 作用。答案：指挥管理；交流协调；宣传教育；依据凭证2.公文语言具有、和四个特点。答案：明晰；准确；简朴；庄重二、简答题对公文用语通常有哪些方面的要求？答案：对公文用语通常有下列五个方面的要求：1.使用书面语，一般不使用口语。2.适当使用文言词语和文言句式。3.恰当使用公文特定专用语4.用好介词结构5.适当使用模糊词语，以使公文内容得到恰当的表达,三、改写题按公文用语要求，改写下列句子中带下划线的词语。1.如果贵公司同意。答案：蒙2.切望出力相助。答案：鼎3.出于以上原因。答案：鉴（基）4.此事确定由子公司办理。答案：责成5.条例已由国务院第四次会议通过，现公布实行。答案：业经6.得到贵局大力支援，特表谢意。答案：承蒙7.你厅公政（20）161号请示已收到。答案：收悉,8.现在报告如下。答案：兹9.特此拟函作复。答案：函复10.请你局将严某20年拘留情况用函告诉我处。答案：函告11.由于该案追究时效已过，故不予上报。答案：鉴于12.我们打算今年5月份开课。答案：拟13.该人切实为精神病患者。答案：确系14.你局是否收到，请速调查后答复。答案：查复15.现在就关于财经工作改革等问题，提出以下几点意见。答案：兹就16.此次火灾，确实是坏人纵火造成。答案：确系四、熟读、抄写本教材“附录三公文常用特定用语简表”,
