《英语商业信函的书写格式及组成.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《英语商业信函的书写格式及组成.ppt（38页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、西昌学院外语系,Essentials and Forms of Business Letter-writing,商业信函的组成部分和格式,山东外贸职业学院 陈祥国,1.China National Cereals,Oils and Foodstuffs Imp&Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028 2.Date:15th November,20-3.Messrs H.Ronald&Co.556 Eastcheap London,E.C.3,En
2、gland 4.Aquatic Products5.Dear Sirs,6.We thank you for your enquiry of 5 November.In compliance with your request,we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference.All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been sel
3、ling well this season.Therefore,we would suggest that you advise us by a fax in case of interest.We await your early favorable reply.7.Yours truly,8.Sig._9.10.(Manager)11.China National Cereals,Oils and Foodstuffs Imp&Exp Corp.12.Enclosures,信函组成部分示例,组成部分分项示例,1.China National Cereals,Oils&Foodstuffs
4、Imp&Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028Our Ref.Your Ref.2.Date:15th November,20-,6.We thank you for your enquiry of 5 November.In compliance with your request,we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sh
5、eet for your reference.All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season.Therefore,we would suggest that you advise us by a fax in case of interest.We await your early favorable reply.7.Yours truly,8.Sig._ 9.(Manager)10.China National Cereals,Oils
6、 and Foodstuffs Imp&Exp Corp.11.Enclosures,结尾敬语,Parts of a Business Letter 信件组成部分,(1)Heading(Company name and logo,Address,Telephone number(s),Fax/Telex numbers)信头（机构名称和标记，地址，电话号码，传真/电传号码）(2)Date 日期(3)Addressees name and address 收信人的姓名和地址(4)Caption or reference number,underlined 信件提要或编号（要加底线）(5)Salu
7、tation 信件开头的称呼(6)Letter contents 信文(7)Complimentary closure 结尾敬辞,(8)Writers signature 写信人的签名(9)Writers name 写信人的姓名(10)Writers job title写信人的职务头衔(11)Other information 其他(12)Miscellaneous abbreviations 各种缩写,Layout of a Business Letter 商业信函的格式,Three major formsIndented Form 缩格式Blocked Form 齐头式Modified B
8、locked Form 改良齐头式,山东外贸职业学院 陈祥国,缩格式示例,日期靠右,具体收信人和事由居中,段首缩格,结尾敬语和落款偏右,山东外贸职业学院 陈祥国,除信头外全部左对齐,段落之间用空格,齐头式示例,山东外贸职业学院 陈祥国,案号和日期靠右,落款偏右,改良齐头式示例,各部分写法,信头和收信人名称、地址 英语：名称在上，地址在下 地址先小后大 中文：名称在上，地址在下 地址先大后小,名称、地址,A UK address:Air Environmental MechanicalEquipment Limited2076 West Main StreetDevon,EX14 0RAU.K.
9、,公司名称,门牌号,街道,城市,邮编(在国家之前),国家,中文名称、地址举例,西昌学院中国四川省西昌市新村#号,单位名称,地址:由大到小,中国地址名称用英文写,Sinochem Jiangsu Import and Export CorporationJiangsu International Business Mansion,50 Zhonghua Road,Nanjing210001,P.R.China,单位名称,门牌号,大楼名称,街道,邮编(在国家之前),城市,国家,用汉语拼音直译;一个地名只大写第一个字母 例如：“四川西昌”Xichang,Sichuan Xi Chang,Si Chu
10、an 可用缩写:Rd.=Road,Fl.=Floor,Ave=Avenue,中国地名的翻译规范,日期,位置：美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右写法：美式：月-日-年英式：日-月-年,美式日期举例,日期,信头,收信人名称地址,英式日期举例,日期,收信人名称地址,称呼,信头,日期写法注意事项,月份最好用文字，如：1.2nd May,20-2.2 May,20-3.September 21st,20-4.September 21,20-5.25 Aug.20-6.Oct.10,20-避免月份用数字，如11/12/20-,注意标点符号！,称呼,位置：
11、必须齐头正规场合下常用：对男士：Dear Sir,或Dear Sirs,或Gentlemen:对女士：Dear Madam,或Dear Mesdames,建议使用：Dear Mr.Johnson,或 Dear Jack,词首字母全大写，用逗号或不用标点符号,Gentlemen后用冒号,结尾敬语,位置：齐头式靠左对齐，缩格式偏右正规场合下常用：1.Yours faithfully,2.Yours truly,3.Faithfully yours,4.Truly yours,建议使用：Yours sincerely,或 Sincerely yours,第二个单词小写，结尾用逗号或不用标点符号,称呼
12、与结尾敬语的对应关系,建议使用,落款,结尾敬语,手写签名,打印签名,职务,公司名称,具体收信人,位置：1.收信人名称地址之下 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线表示的是承办本信件的具体个人或部门 1.Attention:Mr.H.A.Donnan,Export Manager 2.Attention of Mr.Cave 3.To the attention of Mr.Liu Ming 4.ATTN:Mr.Iverson,事由,位置：1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线表示的是该信函的主题 1.Re:Your Order No.463 2.Subject:S
13、HEEP WOOL 3.Contract No.8904,附件,位置：落款之下，左对齐说明该信件有附件 1.Enclosure 2.Enc.3.Encl.As Stated 4.Enclosure:Brochure,抄送,位置：附件之下，左对齐表示该信件同时抄送给他人 1.明抄：cc Marketing Department 2.暗抄：bcc Mr.Simpson,Carbon copy,收信人知道被抄送,Blind carbon copy,收信人不知道被抄送，只出现在发给被抄送人的信件里,Envelope Addressing,信封格式,写信人在上，收信人在下,信封格式不一,根据收信人名称地
14、址的写法通常分两种格式：缩格式：收信人名称地址逐行右缩齐头式：收信人名称地址左端对齐,缩格式举例,收信人名称地址：逐行右缩,写信人名称地址,齐头式举例,写信人名称地址,收信人名称地址：左端对齐,邮寄方式,Via Air Mail(By Airmail,or Par Avion)航空Registered 挂号Parcel Post 邮包Express 快递Samples Post 样品,捎交,Mr.Charles WoodKindness of Mr.J.W.Smith 由Mr.J.W.Smith 捎交给Mr.Charles Wood,转交,最终收信人,转交人,转交人地址,Layout of E-mails,电子邮件格式,外发的邮件,收件人,被抄送人,被暗抄人,事由,主体部分,添加附件处,接收的邮件,主体部分,发件人,收件人,被抄送人,事由,日期,附件,
