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1、商务文秘,时间管理,一生只有14年在工作,一生只有14年在工作,朱自清先生在匆匆里写到：“洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从凝然的双眼前过去。我觉得他去的匆匆了，伸出手遮挽时，他便从庶挽着的手边过去；天黑时，我躺在床上，他便伶伶俐俐地从我身上踌过，从我的脚边飞过。等我睁大眼和太阳再见，这又算划走一日。我掩着面叹息，但是新来日子的影子，又开始在叹息里闪过。”时间就是生命本身，再强调它的价值也不为过。对于时间的重要性，在职场人士体会很深刻，大部份人都会有这样的感概：就在不知不觉的上下班中，一周又一周的飞逝面过。的确，职场人士的时间单位不是以小时、天为单位计算的
2、，倏忽而过的一周才是他们可以清晰感觉到的时间概念。小时候无忧无累的孩子总是但心时间过得太慢，人到成年以后，随着生命节奏的加快，时间也突然由悠闲的踱步变成匆匆的急行军。实际上，人对时间的体验也遵循相对论，而不是一分一秒均匀流逝，一旦进入职场，时间就加速度运转。,有人曾统计过，一个活到72岁的美国人一生的时间分配：睡觉21年工作14年人人卫生7年吃饭6年旅游6年排队5年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年,可见，尽管职场人士每天花在工作中的时间往往超过8小进，可是一生当中累积起来却只有不到20%。在这不到20%的工作时间里，你需要为自己整个一生积攒下必须的生活资料，小到一日三餐，大到买房照
3、顾家人。正常情况下，付出与回报是大体成正比的，当然，衡量付出的可不仅仅是投入的工作时间。人的精力有限，因而每个人花在工作上的时间大体是相当的，而收获确大不一样，差异显然在于不同的工作效能。时间对每个人都是公平的，没有人享受一天25小时的特权；人们强调在珍惜时间，说的其实就是提高工作效能。我们无法挽留时间，但我们可以控制时间的“流向”，通过有效的时间管理，让时间流向有意义的地方。,控制时间的流向,事情的四个层次,每个人每天的事情，按照轻重缓急的和度，可以分为以下四个层次：重要且紧迫的事；重要但不紧迫的事；紧迫但不重要的事；不紧迫也不重要的事。1.重要且紧迫的事情这类事情是你最重要的事情，而且是当
4、务之急，有的是实现你的事业和目标的关键环节，它们比其他任何一件事情都值得你优先去做。只有它们都得到合理的高效地解决，你才有可能顺利地进行别的工作。比如，对于一个依赖电脑的美术编辑，修理坏了的苹果机；对于一个市场策划人员，做好市场调查和分析。,2.重要但不紧迫的事情这种事情要求我们具有更多的主动性、积极性和自觉性。从一个人对这种事情处理的好坏，可以看出这个人对事业目标和进程的判断能力。因为我们生活中大多数真正重要的事情都不一定是紧急的。比如读几本有用的书、休闲娱乐、培养感情、节制饮食、锻炼身体。这些事情重要吗？当然，它们会影响我们的健康、事业还有家庭关系。但是它们急迫吗？不。所以很多时候这些事情
5、我们都可以拖延下去，并且似乎可以拖延下去，直到我们后悔当初为什么没有重视，没有早点来着手重视解决它们。对于重要但不急迫的事情，你最好腾出专门的时间，养成定时应对的习惯。,3.紧迫但不重要的事情有这样的事情吗？当然，而且随时随地会出现。本来你已经洗漱停当准备休息，好养足精神明天去图书馆看书时，忽然电话响彻云霄起，你的朋友邀请你现在去酒吧聊天。你就是没足够的勇气回绝他们，你不想让你的朋友们失望。然后，你去了，次日清晨回家后，你头昏脑胀，一个白天都昏昏沉沉的，你被别人的事情牵着走了，而你认为重要的事情却没有做，这或许造成你很长时间都比较被动。高效能人士处理这类小事的一般做法是，尽量做好工作安排，杜绝
6、“骚扰”，有理有节地拒绝。,4.既不紧迫又不重要的事情很多这样的事情会在我们的生活中出现，它们或许有一点价值，但如果说我们毫无节制的沉溺于此，我们就是在浪费大量宝贵的时间。比如，我们吃完饭就坐下来看电视，却常常不知道想看什么和后面要播什么，只是被动地接受电视发出的信息。往往在看完电视后觉得不如去读几本书，甚至不如去跑跑健身车，那么刚才我们所做的就是浪费时间。你的时间都花费在哪里了？是A吗？要是那样，可以想象你每天的忙乱程度，这么做会耗费你巨大的精力，而一个又一个总是会像大浪一样向你冲来。要是经常这样，你早晚有一天会被击倒、压垮、焦头烂额、狼狈不堪。,要是C的话，你的工作效率就可想而知了。不要以
7、为这些是紧急的事就认为它们也很重要，实际情况是，这些事情的紧迫性常常是由别人的轻重缓急来决定的，你始终在被别人牵着鼻子走路。要是D呢？很遗憾，如果长此以往，你将一事无成。你既没有工作效率，也没有丝毫的工作效能可言。它除了浪费了你很多时间以外，还证明是一个控制不住自己情绪的人。,只有B，它才是卓有成效的个人管理的核心。尽管这些事不紧急。但它决定了我们的生活质量、受教育程度、品味培养、工作业绩等等。只有养成“做要事不做急事”的良好状态，并且避免了临阵磨枪的紧张和尴尬。这也就是我们所提倡的。著名管理大师彼得德鲁克通过大量研究发现，那些在工作中忙碌却效率低下的人士（很不幸，这样的人比比皆是），他们把自
8、己90%的时间花在了A类事务上，以应付那些看来永无穷尽的紧急事，又几乎把剩下的10%的时间花在D类事务上。他们的行为与那些高效能人士恰恰相反，这样的人基本上过着一种不负责的生活。,浪费时间有两种原因：一是因为对生命没有紧迫感，对时间不够重视，没有养成遇事马上做，今日事今日毕的好习惯。有些人总是习惯把今天应当而且可以完成的事情推到明天去做，以至于“明日复明日，明日何其多；我生待明日，万事成蹉跎。”殊不知，昨天是期票，明天是支票，今天才是现金，万事等明天必然养成懒惰、拖沓的恶习，最终落得虚度年华，闲白少年头。第二种原因是没有科学管理时间的方法与技巧，总是低效率重复劳动，整天忙碌却成效甚微，甚至“累
9、死磨旁。”这两天原因进一步扩散为八大时间漏洞，造成在工作中时间的大量流失。,堵住八大时间漏洞,1、缺乏明确的目标；没有细致时间计划；仓促决策，造成计划不充分、中途经验常变更、修改；没有计划的等待。2、习惯拖延，行动缓慢。处事优柔寡断，常常对预定结果抱怀疑态度。3、缺乏优先顺序，想做的事情太多，同一时间里被多个想法策略困扰；作盲目无用的尝试；做事有头无尾。4、缺乏条理与整洁，杂乱的办公室和工作桌、个人资料摆放无序。5、与同事过多的争论、情绪性地沟通。6、电话太多；被突然来访者打扰；过多的会议；缺少自律、不能控制闲谈；不会拒绝别人的请求。7、过多的文案工作、邮件、读物。8、疲劳、压力、紧张忧虑、焦
10、急心理损耗大。,旋转时间管理的魔方,成功等于目标的实现，时间管理的目的是让你在最短时间内实现目标。目标是你的工作头绪，你应当把年度要完成的任务列成若干个目标书写出来，找出其中的核心目标，依次排列重要性。然后，依照你的目标设定一些详细的实施计划。列一张总清单，把今年所要做的重大任务都列出来，并进行目标切割：年度目标切割成季度目标，列出清单，每季度要做哪些事情。季度目标切割成月日目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形时便及时调整过来。每个星期天，把下周要完成的每件事例出来。每天晚上把第二天要做的事情列出来。,设立明确的目标,80/20定律,用你80%的时间来做20%最重要的事
11、情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。事有轻重缓急，然而到底应重点、优先做哪些事情，却需要你自己判断。,每天腾出思考时间,每天至少要留给自己半小时到1小时的“不被干扰”时间，在这些时间里，可以依照当日的工作安排把工作思路再整理一下，或者在中途停下来反思一下自己做得对不对，还有没有更好的方法。,一次就做完,同一类的事情最好一次把它做完。假如你在做纸上作业，那段时间就都做纸上作业；假如你是在思考，那么索性把这一天需要思考的内容都检阅一遍；需要打电话时，最好把电话累积到某一时间一次打完。当人重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。,时间日志的作用不言而喻，它不仅
12、让你更珍惜时间，提醒你注意办事效率，还能在你忙得失去头绪的时间给你最清晰的指点。你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来。从你苏醒的那一刻开始，对一整天行踪做一番有条理的跟踪报道。以事件为单位，着重记录花在每件事情上的时间，并可简约描述你办事的过程。一天做了哪些事，浪费了多少时间，哪些时间办事效率比较高，哪些时间适合作机械性的事务，时间日志都有详细记载。长期坚持下来，你就对自己的工作能力和工作方法有比较全面的了解，可为今后改进方法，制订适合自己的工作计划打下坚实基础。,做好“时间日志”,【自测自评】你的时间管理有效率吗？时间对任何人而言都是重要资源，对职场人士更是珍贵；然而在环境的压力下，
13、一般人常会放弃自己职业上应做的事，而去解决一些突发状况或干扰最大的事，结果把生活步调弄得天天都在应付突发的紧急情况，无形中牺牲许多生活及工作上的乐趣和享受。你是否有时间管理不良的征兆？看看以下这些问题：1你是否同时进行着许多个工作方案，但似乎无法全部完成？2你是否因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事？3如果工作被中断你会特别震怒？4你是否每夜回家的时候累得精疲力竭又觉得好像没做完什么事？5你是否觉得老是没有什么时间做运动或休闲，甚至只是随便玩玩也没空？,评价对这些问题，只要有两个回答“是”的话，那你的时间管理就出了问题。有效的个人时间管理必须先对生活的目的加以确立。先去面对并发现自己生
14、活的目标是什么，问问自己：“我每天在办公室的8小时究竟为什么而忙？”“到底想要什么？完成什么？”问自己这些问题也许不是挺舒服的事，但对自己的工作生活颇有启发作用。接下来应要求自己“凡事务必求其完成”，未完成的工作，第二天又回到你的桌上，要你去修改、增订，因此工作就得再做一次。不管有没有再拖下去，订单的退件率、客户的抱怨很可能因此随之而来。【习惯训练】以结果为导向的时间管理训练一个人之所以取得比别人更大的成就，时间管理是其中非常重要的因素；你若想在工作中取得更大的绩效，就必须从改善时间利用着手，切实对有限时间资源做最精明的管理。绩效就是你的产出，在时间管理上，最关键的是履行以结果为导向的目标管理
15、原则。,要把时间管理好，首先要作一番基础性的自我心理建设。（1）认识：每一个人皆拥有一天24小时，而成功的人单位时间之生产力则明显地较一般人高。您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望。充分认识到以结果为导向的时间管理是关于人生成败的重大战略事件。仅仅认识到时间等于金钱是不够的，实际上，对你来说，时间的价值高于金钱。这样在时间管理上下一番工夫，你才谈得上塑造自我理想，建立完美自我形象，不断地学习。若能每天节省2小时，一周就至少能节省10小时，一年节省500小时，则生产力就能提高25%以上。（2）意志：有了正确的认识还不够，你还必须不断强化这种认识，将它置于你严格的意志监督之下，切实树立时间管理的
16、目标（3）操练：时间管理既是一种观念，更是一种技巧。观念与行为之间还有一段差距，你必须经常地去演练，才能养成良好的时间运用习惯。（4）决心：下定决心持续学习演练，直到能运用自如。,时间管理的心里建设,臂如射标，一定要有一个靶，才会射中标的。同样的，人生若没有目标，只会任由环境影响，而非自己影响环境，根据耶鲁大学研究，只有3%的学生为自己订下目标，而其他的学生则没有。长时间的跟踪研究发现，当初订下目标的3%学生，其成就远超过其余97%学生的总和。一般人不愿为自己设定目标的三个原因：恐惧：怕万一达不到怎么办？他们被想象中的失败吓住，没有承担夫败的勇气。无此意愿：为何要设定目标，认为每天过得好好的就
17、可以了，这种人得过且过。将行动当成就：每天忙来忙去，好像很有成就感。其实行动不等于成就，有结果才算有成就，所以一定要参照目标设定成就目标。在设定你的目标时一定要参照目标设定原则目标要具体；目标必须是可衡量的；目标是可能实现的；目标是切合实际的；一定要设定时间表。,策略性的目标设定,耶鲁大学的目标设定七个步骤：先拟定你期望达到的目标：一个人需要在三方面设定目标：个人家庭生活；职业生涯和财务目标；个人发展和专业发展。列出好处：您达到这目标有什么好处？譬如您有一个目标是想买房子，那么你应该详细列出买房子有哪些好处。列出可能的障碍点：您要达到止目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举。列出所需资
18、迅：思索需要哪些知识、协助、训练等。列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出。制定行动计划：一定要有一个细致的行动计划，将要办的事务与你的时间一一对应。严格设定达成目标的期限。,每个人每天都有非常多的事情要做，时间管理的基本步骤之一是确定事务的优先序；同时，职场实践证明，会设定优先次序是获得快速晋升的一个主要秘诀。时间应如何运用才最有价值？一个重要观念是要做“对”和重要的事情，而不是把事情作对。一般人的习惯是不管所做的事情是否正确，只知一味地去做，这样是不对的。惟有努力去做“对”的事情才会有高效能，要有勇敢的特质，拒绝不重要的事，来者不拒是不好
19、的。,设定优先次序,根据柏拉度80/20定律，在日常工作中，一定有20%的事情足以决定你80%的成就。要设定优先顺序，将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类。一般人每天习惯于应付很多紧急且重要的事，但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事，整天不知在忙什么。其实最重要的是要去做重要但是看起来不紧急的事，例如读书、进修等，若你不优先去做，则你人生远大的目标将不易达成。设定优先次序，可将事情区分为五类：A=必须做的事情；B=应该做的事情；C=量力而为的事情；D=可以委托别人去做的事情；E=应该删除的工作。最好大部分的时间都在做A类及B类的事。,成功的关键在于善于规划，在规划制定后有毅力、
20、耐心地持续工作，直到完成。规划能减轻工作压力，而且只要你花1分钟时间规划，便可节省4分钟的执行时间。规划的目的在于有效利用内在及外在的巅峰时刻内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段。规划什么呢？有组织的档案系统、列出工作清单等事务性的工作。在规划时要考虑到百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出所预定时间的30%以上。,规划与组织,保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，凡事若能预做准备，才能有效地掌
21、握时间。文件处理流程（1）投掷：将不用的资料丢掉；（2）转手：将资料转交别人去做；（3）行动：重要的事情一定要马上去做；（4）归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80%-90%的归档案系统，所发过一段时间就要整理档案并将不需要的档案丢掉。,一般人只用50%的能力工作，一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律。用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间来做重要的事。要有坚忍的毅力，一气呵成，一次处理完成，才不会浪费时间。工作中断时，要有“回去工作”的驱动力。要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只做一半而无结果。维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此
22、生产力自然会提高。,提高“生产力”,当你在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的专案管理（组织和执行能力）将是成功的关键。其内容包括：规划和组织：事先一定要有很好的规划及组织，列出完整的工作清单。定义理想的结果：譬如你希望届时会有经理、主管等人莅临的热闹场面。设定完成期限：任何事情一定要设定一个期限来完成它。判定限制的步骤：看看哪些事情影响结果，想办法解决。指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要指派给别人。,有效的专案管理,检核：当事情指派给别人时，一定要记得做检核的工作，检视对方是否依照自己的理想去做。风险预估和替代方案：要评估风险，若失
23、败的话是否有其他方案可以替代。在以时间为标杆的工作管理中，你需要时刻提醒自己，参照以下两个定律。墨非定律：凡是可能出错的都会出错，每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；不论你估算多少时间，计划的完成都会超出期限；不论你估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；你做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。崔西定律：任何工作的困难与其执行步骤的数目平方成正比。例如完成一件工作有3个招待步骤，则此工作的困难是9，而完成另一工作有5个招待步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。,工作时间中有75%的时间是花在与人沟通上，在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系。在职业生活中您是否成功，
24、85%决定于你如何有效地与别人沟通，每一次沟通的破裂，都发生于意见表达不明确。在与上司交流时，首先要弄清楚自己要去沟通什么，想让上司理解什么，希望得到什么支持？在与同事交流时切记你的目标在于协同完成任务，不要迷失方向，掉入为沟通而沟通的陷阱。在工作中，每个人都有分内的事情要做，但是碍于情面，很多人会禁不住同事的纠缠，好心接过本不属于自己的事情，结果是捡了芝麻丢了西瓜，连自己的事情也办不好。因此，适当地说“不”拒绝不合理的要求，是保持你高效工作的必要技能。,沟通与说“不”,有些人在拒绝对方时，因感到不好意思而不敢据实言明，致便对方摸不清自己的意思，而产生许多不必要的误会。当你语意暧昧地回答：“这
25、件事似乎很难做到吧！”原来是拒绝的意思。然而却可以被认为你同意了，如果你没有做到，反而会被埋怨你没有信守承诺。所以，大胆地说出“不”字，是相当重要却又不太容易的课题。有人喜欢你直截了当地告诉他拒绝的理由；有人则需要以含蓄委婉的方法拒绝，各有不同。以下是几种如何说“不”的建议：直接分析法：直接向对方陈述拒绝对方的客观理由，包括自己的状况不允许、条件限制等。通常这些状况是对方也能认同的，因此较能理解你的苦衷，自然会自动放弃说服你，并觉得你拒绝得不无道理。,转移法：不好正面拒绝时，只好采取迂回的战术，转移话题也好，另有理由也可以，主要是善于利用语气的转折温和而坚持，绝不答应，但也不致撕破脸。比如，先
26、向对方表示同情，或给予赞美，然后再提出理由，加以拒绝。由于先前对方心理上已因为你的同情使两人的距离拉近。所以对于你的拒绝也较以“可以体会”的态度接受。不用开口法：有时开口拒绝对方不是件容易的事，你往往在心中演练许多次该怎么说，一旦面对对方还是下不了决心，总是无法启齿。这个时候，肢体语言就派上用场了。一般而言，摇头代表否定，别人一看你摇头，就会明白你的意思，之后你就不用再多说话了，另外，微笑中断也是一种掩体的暗示，当面对笑容的谈话，突然中断笑容，便暗示着无法认同和拒绝。类似的肢体语言包括。采取身体倾斜的姿势，目光游移不定、频频看表，心不在焉。,一拖再拖法：如果已经承诺的事，还一拖再拖是不明智的，
27、这里的一拖再拖法指的是暂不给予答复，也就是说，当对方提出要求时你迟迟没有答应，只是一再表示要研究研究或考虑考虑，那么聪明的对方马上就能了解你是不太愿意答应的。其实，有能力帮助他人不是一件坏事，当别人拜托你为他分担事情的时候，表示他对你的信任，只是自已由于某些理由无法相助罢了。但无论如何，仍要以谦虚的态度，别急着拒绝对方，仔细听完对方的要求后，如果真的没法帮忙，也别忘了说声“非常抱歉”。,要事第一、事半功倍,管理大师彼得德鲁克曾在有效的主管一书中郑重指出：“效率是以正确的方式做事，而效能则是做正确的事“。效率和效能实际上都不应偏废，但这并不意味着效率和效能具有同样的重要性。我们当然希望同时提高效
28、率和效能，便在效率与效能无法兼顾时，我们首先应着眼于效能，然后再设法提高效率。在现实生活中，无论是企业的商业行业，还是个人的工作方法，人们关注的重点往往都在于前者：效率和正确做事。但实际上，第一重要的却是效能而非效率，是做正确的事而非正确的做事。,做正确的事情,倡导“正确地做事”的工作方法与倡导“做正确的事”的工作方法，其产生的效果是截然不同的。前者是保守的、被动接受的，而后者是进取创新的、主动的。麦肯锡资深咨询顾问奥姆威尔格林绍曾指出：“我们不一定知道正确的道路是什么，但却不 要在错误的道路上走得太远。”这是一条对所有人都具有重要意义的告诉，他告诉我们一个十分重要的工作方法，如果我们一时还弄
29、不清楚“正确的道路”（正确的事）在哪里，最起码，那就先停下自己手头的工作吧！【习惯训练】养成要事第一、紧张有序的工作习惯,麦肯锡的工作原则是“正确做事，更要做正确的事。而首先找出“正确的问题”，则是做正确的事的第一步。工作实际上就是解决一个个问题的过程。很多时候，一个问题摆到你的办公桌上等待你去解决，看起来问题本身已经相当清楚，解决问题的办法也很清楚。但是，不管你要冲向哪个方向，想先从那个地方下手，正确的工作方法只能是：在投入大量时间和精力之前，请你花点时间思考一下，确保自己正在解决的是正确的问题很有可能，它对你来说是个没有多少价值却会耗费你一整天精力的伪问题。,首先，找出“正确的事”,在麦肯
30、锡咨询公司工作的许建平坦言，让工作高效卓越的方法是有机而复杂的，就跟医学问题一样。病人到医生的办公室说，自己有一点发烧，他会告诉医生自己的症状：嗓子痛头疼鼻了堵塞。然而，医生并不是马上就相信病人的结论。他会翻开病历查看你以前的身体状况，问一些探究性的问题，然后再做了自己的诊断。病人也许是发烧，也许是感冒了，还可能得了什么更严重的病，但医生不会依靠病人自己的判断进行诊断。搞清楚交给你的问题是不是真正的问题，惟一的办法就是更深入地挖掘和收集事实。一般用不了多久，你就能搞清楚自己走的方向到底对不对。,当你确信自己是在为一个错误的问题伤脑筋时，你会做些什么？认为病人的轻微症状掩盖了某些更为严重的问题时
31、，他会告诉自己的病人：“我可以治疗你的头痛，不过我认为这是某种更为严重的病情的症状，我会做进一步的检查。”按照同样的方法，你应该去找你的客户或者是你的老板只要是最开始要求你进行投入的人就行告诉他：你让我去了解X问题，但真正对我们的业绩有影响的是来自于对Y问题的解决。只要你真想的话，我想在就可以解决X问题，不过我认为把精力放在Y上面更符合我们的利益。”如果你有支持自己的资料，客户既可以接受你的建议，也可以让你继续处理原来的问题，但是你已经尽到了根据客户的最佳利益行事的责任。,一个人在工作中常常难以避免被各种琐事、杂事所纠缠。很多人由于没有掌握高效能的工作方法，容易被这些事弄得筋疲力尽，心烦意乱；
32、他们总是不能静下心来去做最该做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最应该做的事，结果白白浪费了大好时光，致使工作效率不高，效能不显著。大量研究表明，在工作中，人们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序：先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。,编排行事优先次序,先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。先做容易做的事，然后再作难做的事。先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。先做已排定时间的事，再做未排定时间的事。先作别人的事，然后再做自己的事先做有趣的事，然后再做枯燥的事。先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再作难以完成的整件事或难以告一段落的事
33、。先做自己所尊敬的人或与自己有密切利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。先做已发生的事，然后做未发生的事。实际上，上述各种准则，虽然已成为很多人的工作习惯，但都不符合高效工作方法的要求。,工作是以目标的实现为导向的，在一系列以实现目标为依据的待办事项之中，到底哪些事项应先着手处理？哪些事项应迁后处理，甚至不预处理？对于这个问题，麦肯锡公司给出的答案是：应按事情的“重要程度”编排行事后优先次序。所谓“重要程度”，指的是对实现最终目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越是重要，它们越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事怀，愈不重要，它们愈应延后
34、处理。简单地说，就是根据“我现在做的，是否使我更接近目标”这一原则来判断事情的轻重缓急。,在麦肯锡，每个人都养成了“依据事物的重要程度来行事”的思维习惯和工作方法。在开始每一项工作之前，人们总是习惯于先弄清楚哪些重要的事，哪些是次要的事，哪些是无足轻重的而不管它们紧急与否。每一项工作都如此，甚至一年或更长的时间的工作计划也是如此。只有这样才能保证人们在工作的繁杂和枯燥中不迷失方向。在上述十三种决定优先次序的准则中，对人们最具支配力的恐怕是第九种“先做紧迫的事，再做不紧迫的事”，大凡低效能的员工，他们每天把80%的时间和精力都花在了应付“紧迫的事”上。也就是说，人们惯常的做法是按照事情的“缓急程
35、度”来判断行事的优先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。按照这种思维，他们经常把每日待处理的事区他为如下的三个层次：,“必须”今天（上午）做的事（即最为紧迫的事）“应该”今天（上午）做的事（即有点紧迫的事）“可以”今天（上午）做的事（即不紧迫的事）但具有讽刺意味的是，在多数情况下，愈是重要的事偏偏愈不紧迫。比如向上级提出改进营运方式的建议、长远目标的规划，甚至个人的身体检查等，往往因其不紧迫而被那些“必须”做的事（诸如不停的电话、需要马上完成的报表）无限期地延迟了。,工作无序，没有条理，在乱糟糟的工作环境中东翻西找，是不是将你的精力和时间都毫无价值地浪费了。我们经常会看到一些学生的书包、书
36、稿、废报纸、喝剩下的半杯咖啡、折了半页角的旧书籍等等。在这样的工作环境和秩序下工作，你的工作效率有可能高吗？美国管理学者蓝斯登说：“我赞美彻底和有条理的工作方式。看看彻底和有条理经理人的工作方式。他桌上的公文已减速到最少，因为他知道一次只能处理一件公文。当你问他目前某件事时，他立刻可从公文柜中找出。当你问起某件已完成的事时，他一眨眼就能想到放在何处。当交给他一份备忘录或计划方案时，他会插入适当的卷宗内，或放入某一档案柜。,克服杂乱无章的坏习惯,“再看看他的手提箱。箱中并不是一周旅行所用的东西，而是归类分明、随时要用的公文。其中也许有小说和文具，但绝不是一个废物箱。我认识一位装模作样的经理，他每
37、天都一本正经地提了一大箱公文回家。有一天他把手提箱遗留在办公室内，让我偶然看到其中的东西：橡皮擦、两块啃了一半的棒棒糖、一份老爷杂志，以及一本乱涂的书。这种装模作样的经理人，每个公司都有高效的经理同样以有条理给上司留下深刻印象。上司公对他产生信任感，认为他言而有信。这种信任为这种经理人开启了更大和更佳的工作任务之门”,也许你要说，办公桌面是否整洁只是个人的工作风格，跟办事效能没有多少关系。然而，你错了，办公室不是你的家，在家里你可以散漫随意，甚至把换下的袜子扔在餐桌上。在工作场合，办公桌面是否整洁可是工作条理化的一个行要方面，甚至可以说，杂乱无章的工作方式是一种恶习。有些人却把杂乱看作了一种工
38、作方式，他们也许认为在这种随意的工期作环境中，他们的心情会更放松，那些重要的东西总会在大堆的文件中浮现出来的。某位高明人士对办公桌上堆积如山的东西提出了精辟的解释：“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部，这样就可以看到它们。”,可问题是，在多数情况下，东西越堆越高，物件越杂乱无章，就越可能带来相反的效果。当你不能记起堆积物下层放的是什么东西时，或者你要为一个项目找到所有相关资料时，你就不得不在资料堆里埋头苦找。这样，时间就浪费在查找丢失的东西上了。更糟糕的是，随意放置在凌乱的东西会随时吸引你的注意力。当你在做某项工作的时候，你人视线也许会在不知不觉中被别
39、人送你的小纪念品、钟表或者全家福照片吸引走。等你回过神来年时候，时间已经匆匆地又过去了一大段，而你又不得不从头思索你刚才正在做的工作或者写的文书。如果你的办公桌上经常物品、文件堆积如山，你就要花时间来整理一下了，在这个时候花上半个到一个小时是值得的。,（1）把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来，把立即需要办理的找出来，放在办公桌中央，其他的按照分类分别放入档案或者抽屉里。这样做的目的是提醒你，你现在所做的工作应该是此刻最重要的，你一次只能做好一项工作，你必须把所有精神集中在这件事上，不能让其他工作影响你。（2）不要因为受到干扰或者疲倦放下正在做的工作，转而去做其他不相干的事情，除非
40、你是去楼外呼吸一下新鲜空气。因为如果此项工作还未结束，就又开始另一项工作的话，你的办公桌就开始混乱。你一定要力求把你手头的工作做完后再开始另外的事情，即使这项工作遇到了阻碍，你也要尽量完成到一个再做它时容易开始的阶段。,（3）一项工作做完后，一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐，并按照类别把它们放到合适的位置，千万不要把它们随手摊在办公桌上。下一步你该核对一下剩下的工作，然后去进行第二项最重要的工作。从办公桌上拿开目前不需要的书籍文件，下一步就要开始的工作是先大致看一下文件内容，然后根据内容放入不同的档案袋中，并在档案袋外面加以简单注明。待办的，即以后可能要处理的但不是当前的重要工作，可以将它
41、们的相关资料进行归类，然后放入抽屉之中。,空闲时间的阅读材料，也就是一些自己爱看的书、杂志、每日的报纸等等。这些最好看完之后就都放入自己的办公柜中，不要让它们在你工作的时候还摆在你的面前，因为你的兴趣很有可能把你从工作中移走，而且它们还会占据你本来就不大的有用空间。对和你的工作相关的或者对你有用的客户、媒体及其他各界朋友的名片或者来访者所留姓名、电话、地址、电子邮件等，也一定要分门别类登记放好，以便随时查阅。,在每天下班前，可以抽出几分钟把办公桌收拾干净并且每天都按照以上的标准进行清理，这样你就可以圆满结束今天的工作，迎来明天的一个好的开始了。长此下走，养成习惯，你的办公桌一定会保持整洁，而这对于你的工作，是有百利无一害的任何坐在办公桌前的人最需要的是，想出某种办法来及时提醒自己一天中要办的事项。把最优先的待办件留在你的桌子上，目的是提醒你不要忽视它们。不要把一些小东西全家福照片、纪念品、镇纸、钟表、温度计，以及其他东西过多地放在办公桌上。这样它们就不会占据你有用的空间和分散你的注意力了。,再见！,
