会议邀请函的编写.ppt

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1、,第六章第二节梁少仪 林静 黄炜铧 温慧君 刘艳芳,会议邀请函的编写,Your own footer,邀请函 主要用于横向性的会议活动,发送对象是不收本机关职权所制约的单位和个人,也不属于组织的成员,一把不具有法定与会权利或义务,是否参加会议由对象自行决定。如学术研讨会、论证会、鉴定会等,以发邀请函为宜。会议通知 则用于具有纵向关系(即主办方与参与者有隶属关系或者工作关系)性质的会议,如人民代表大会、董事会议等。对于参与者来说,参与会议是一种责任,因此只能发会议通知,不能发邀请函。要区分成员与非成员。,会议邀请函和会议通知的区别,会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议,具有礼仪和告知双

2、重作用的会议文书,会议邀请函的编写,由会议名称和“邀请函(书)”组成,一般可不写主办机关名称和“关于举办的字样,如:亚太城市信息化高级论坛邀请函。“邀请函”三字是完整的文种名称,与公文中的“函”是两种不同的文种,因此不宜拆开写成“关于邀请出席X X会议的函”。,邀请函,1、标题,单位,个人,公开,发送到单位的邀请函,应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书,称呼中要用单称的写法,不宜用泛称(统称),以示礼貌和尊重。,邀请函直接发给个人的,应当写个人姓名,前冠“尊敬的”敬语词,后缀“先生”、“女士”、“同志”等。,网上或报-T-1上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”。

3、,2、称呼,正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的,用“特邀请您出席(列席)”照应称呼,再用过渡句转入下文;主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项;最后写明联络信息和联络方式。结尾处也可写“此致”,再换行顶格写“敬,”,“,3、正文,因邀请函的标题一般不标注主办单位名称,因此落款处应当署主办单位名称并盖章。,成文时间。写明具体的年、月、日。,4&5 落款和成文时间,首先,邀请函应该简洁、明确地传递出重要的信息,例如会议主题、时间、地点、议程、主办单位等。,其次,邀请函外观设计应美观大方,一边激起受邀请者参加会议的浓厚兴趣,最后,应该给受邀请者提供信息反馈的渠道,以便主办方根据与会者的需求及时做好准备工作。,注意事项,THANK YOU!,Your Logo,

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