公文书写格式通告.ppt

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1、二、通 告,通告是国家行政机关公文处理办法规定的文种之一（列第四），是在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项的常用文书。通告是一种运用较广的文体，各机关团体都可以运用这个文种来公布需要一定范围内的群众遵守或周知的有关事项。所谓一定范围主要是指通告的发布范围只在发布单位的所管辖的有效区域内，比如在某一地区、某一城市。（一）通告的作用 公布应当遵守的事项的通告具有较强的约束力，有的还具有政策法令的规定作用，具有较强的法律效力；公布需要周知的事项的通告虽然不产生约束力和法律效力，但在一定范围内具有一定的权威性。通告可以张贴，也可以见报，通过电视、广播发布，也可以以文件的形式下达。,（二）通告的写作

2、通告一般是与广大群众直接见面的公文，因此它的写作，要求简洁明了、通俗易懂、严肃庄重。,通告的标题也是有三种构成方式：一种是由发文机关、事由、文种名称构成；一种是由事由和文种名称构成；一种是只有文种名称。具体采用哪种构成方法，根据公文内容、发文目的及发文对象而定。通告的正文，其首部写明发布通告的原由、目的、依据等；其主体部分，是通告的主要内容，依次写明通告的内容。通告的写作也要做到简明扼要，但比起公告来，通告又要相对详细具体一些。,通告主体部分的写作常常采用条款式或条款段落式的结构方法，即每部分之前加番号；内容较单一简明的通告，也采用段落式结构。通告的结尾一般是提出执行要求和执行生效的时间；如果

3、是条款式的通告，也往往在主体的最后一条里提出执行要求和执行生效的时间，也就不需要专门的结尾部分。最后在文尾以“特此通告”结束。正文右下方是发文机关落款和公章。,通告实例评析,通 告 本渡口是河上最大的渡口，过往车辆、行人很多，等侯时间往往较长。为了减少等船时间，加强渡口管理，特做如下规定：一、凡需乘渡船过河者必须购票，机动车每辆一元；非机动车每辆伍角；行人每位伍角(一米以下儿童免票)。不买票者，不能乘船。二、乘客必须听从工作人员指挥，按顺序上下船。各种车辆要按指定位置排放，以保证渡船安全。三、不准携带易燃、易爆、腐蚀性强的插品上船。违反规定，擅自携带上船，被查出者，没收所带物品，并酌情予以50

4、元至250元的罚款。四、凡牵引牲畜过渡，到指定仓位，并购票，每头(只、匹)一元。放在筐、篮等容器内携带的家禽、仔猪免票，但数量不能过多。五、渡船开动后，乘船者不要来回走动；机动车必须熄火；牲畜必须有人看守。六、乘船者必须爱护渡船及其设备，损坏要赔偿。七、违反规定或者在船上无理取闹，不听指挥，妨碍渡船正常航行者重罚。情节严重的扭送公安机关，依法惩处。河渡口管理处 二OO一年月日,分析：这篇通告存在以下几个方面的问题：一、文种选择不当。上文公布的事项确实是需要在一定范围内发布的，并要求有关人员应当遵守或周知的，但用乘客须知”这种普通事务文书比用法定行政公文“通告”更合适。因为“须知”广泛应用于车站

5、、码头、机场，而且实用效果很好。上面这篇“通告”的内容，写在告示板上悬挂在售票处和候船大厅里，要比形成公文效果好。因此，这篇文章选择的文种虽不能算错，但不是最适当的。,二、内在逻辑混乱。这则“通告”的主要事项,虽然用分条列项法分为七条，但各条之间排列次序混乱,事物之间缺乏必然联系。第一条说人和车的购票事项，牲畜的购票事项却落到了第四条才提及；第二条说的是上船的事项，第三条却又说不得携带“三品”的问题，第五条中机动车熄火、牲畜有人看管的要求，却和开船之后的注意事项混在一起提及。这些事项的排列，既没有按乘船过渡的时间秩序，即买票、候船、上船、过渡、下船等时间顺序进行分类，也没有按渡船对象的主次秩序

6、，人为先，车辆、牲畜次之的方式分类.因此，造成了条理不清晰，逻辑混乱，不得要领的弊病。,因此，这篇文章的结构可以这样调整：一、按时间顺序排列内容。先说购票问题，按人、车、畜的顺序，将购票须知一次说完；再说乘船不得携带易燃、易爆等“三品”的问题；接下来依次说候船时应注意的问题、上船时的顺序和仓位问题、船在航行之中应注意的问题，以及下船的问题；最后说违反规定将如何惩罚的问题。在每一个环节上，如果涉及人、车、畜三种过渡对象，均应按先人、再车、再牲畜的顺序排列。,二、或者按过渡对象的不同来排列。先对主要过渡对象-人，进行规定，将乘客应如何购票、如何不得携带“三品”、如何候船、上船等，集中说完；再说车如

7、何购票、上船、摆放、熄火等事项；最后说牲畜如何购票、如何上船、必须有人看管等要求。关于人的内容多，可以列为若干条；车和牲畜，则可各用一条说完。,三、语言不准确精炼。(一)第一自然段中，“过往车辆、行人很多”，应将“行人”改为“乘客”，并且要把“乘客”放在“车辆”前；“为了减少等船时间，加强渡口管理”是发布通告的两个目的，但两者不能并列，因为减少等船时间，实质上是指保证渡船能按时开航，而这正是加强渡口管理的一个方面。(二)第一条中“凡需乘船过河者”太罗嗦，改为“乘客”二字即可；“不买票者，不能乘船”是对前文的简单重复，应删去。,(三)第四条中“凡牵引牲畜过渡，到指定仓位的说法，意义不明，应改为：

8、“牲畜过渡应到指定的牲畜仓，并由主人看守”；“-但数量不能过多”一句中的“过多”一词是模糊词语，应改为“不能超过只”，只有明确数量限制，工作中才不会出现被动局面。,（一）知照性(告晓性)通告 例文 广 州 市 供 电 局 通 告 一九八八年八月二十一日 为方便群众监督,抵制以电权谋私的不正之风,广州市供电局规定,凡从事营业、工程安装设计以及一切与用户有工作 联系的职工均应佩戴员工证。员工证印有本人的照片、姓名、工作部门、编号。凡有不佩戴员工证而从事供电业务者,市民可视为非供电局人员。如发现供电局员工有侵犯用户利益的行为，欢迎直接向广州市供电局举报。监督举报电话:765514。析评 这是一则知照

9、性通告。正文先写发文原由，接着写事项,最后写要求。行文简洁、庄重。文字、语态与内容相统一。同公告相比,通告的发布范围具有明显的区域限制性。,例文 关于广州地区电话号码启用八位制的通告 为适应社会发展的需要,经邮电部批准,广州地区(含番 禺、花都、从化、增城市)的电话号码定于 1996年6月8日北京时间零时起启用八位制，即由现在的7位数升为8位数。升位方法是：原“8”字头的电话号码首位后加“1”；原“2”至“7”字头的电话号码在首位前加“8”。如原号码为 8883088 的电话，升位后的号码为81883088；原号码为3123456的电话,升位后的号码为 83123456。在电话号码升位过程中,

10、凡有电话小交换机(即小总机)和经营自动寻呼及声讯台的单位,应积极配合广州市电信部门 做好有关试验工作。电话号码升位后使用电话请按八位制号码拨号。广州市人民政府 一九九六年一月二十二日 析评 这篇知照性通告,文字简洁,语言准确,发挥了冒号、分号的功能。正文开头文字“为适应社会发展的需要,经邮电部批准”为发布本通告的原由和依据。其余文字为通告的具体规定和要求。,（二）办理性(事务性)通告 例文深圳市建设局 关于对建筑企业进行资格年审的通告 根据深圳市施工企业管理暂行办法等有关文件规定,我局决定自 1994 年 11 月 15 日起对我市建筑安装企业,装饰施工企业,建设监理单位,工程总承包单位进行

11、1995 年度企 业年审工作。凡在我局注册的上述有关单位,请于见报后 5 天内前来我局领取有关文件,办理年审手续。逾期不办,责任自负。特此通告 联系人:熊国伟 邓小扬 禹良全 联系地址:振兴路 6 号建艺大厦九楼 联系电话:3234102 3234105 3234132 3234016 2223211-4596 深圳市建设局 一九九四年十一月十六日 析评 这篇办理性通告,文字简练,事项清楚。标题是“标准式”写 法。正文第 1 段写了通告的根据和事项,第 2 段写了通告要求,第 3 段以“特此通告”收尾。接着,还写了联系人、联系地址和联系 电话,以方便联系和办理。有两点须指出：“特此通告”后应加

12、上句号,且移至最后一段;标题已写明了发文机关,文末只标上成文 时间即可。行文时还须加盖印章。此外第 1 段并列单位之间的逗号应改用顿号。,例文广州市建设用地起坟 通 告 因建设需要,经核准,市公安局天河区分局征用天河区东圃镇棠下乡(村)土名收容所以东的土地。为便利建设工程顺利进行，上述被征用范围内的坟墓，均须于一九九五年二月二十日以前起葬、火化。起葬、火化工作由建设用地单位委托殡葬管理部门办理，各坟主应于一九九五年二月二十日前携带身份证及有效证明到东圃镇棠下村委会办理认领起葬手续。逾期不办者，作无主坟墓由殡葬管理部门按规定统一予以处 理。特此通告。广州市国土局 一九九四年十一月二十日 析评 这

13、是一篇办理性通告,强制性较强。正文第 1 句为制发本通告的依据。第 2 句 第 4 句为事项和规定。文章以“特此通告”作结尾。,(三（三）行止性通告 例文 关于对 107 国道东莞窒村至长安路段 行驶车辆实行单向通行的通告为 为了加快 107 国道东莞笙村至长安路段的改造扩建工程进度,确保施工质量和车辆行驶的安全畅通,决定从 1993 年 10月 23 日零时起至 1994 年 3 月 23 日晚上 12 时止,对行驶 107 国道东莞笙村至长安路段的车辆实施以下疏导分流办法和交通 管理措施:1、该路段全线实行单向行驶,即由广州往东莞笙村往厚街、虎门、长安、深圳或虎门渡口往番禹方向的车辆,可以

14、照常通行。2、从深圳、长安、虎门或虎门渡口、厚街和笙村（公路施工路段内）往莞城、广州方向的车辆，不准通行。需要进入此路段沿线各镇点或经虎门渡口往番禹的车辆，可由莞长公路经四环路从笙村立交路口方向进入行驶。,3、凡从深圳往广州方向的5吨以上（含5吨）货车，由莞龙公路分流过石喝大桥经增城进入广汕公路往广州。4、凡是跨此路段运输沙石泥土的车辆（除该路段公路施 工经核发通行证的车辆外），行驶时间限定为晚上 10 时至次日晨 7 时止,其余时间一律不准通行。5、凡持有通行证的专线公共汽车，可按原运行线路正常行驶。其余营运客车一律按规定改道行驶。特此通告。东莞市人民政府 一九九三年十月十九日 析评 这份通

15、告的标题是省略式的,它省略了发文机关,因此落款署上了发文机关的名称和日期。正文的第 1 段主要写通告的目的、决定采取的有关办法和措 施。接着,用 5 条分述对车辆实施的疏导分流办法和交通管理措 施。条理清楚,简洁明白。,二、必需知识(一)通告的适用范围及特点 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告,是机关单位广泛使用的公文。通告是泛行文。与公告相比,通告主要有四个特点:1、内容具体,业务性强。公告的内容通常是重要事项或法定事项。通告内容的重要程度一般比不上公告,而且多是业务工作方面的,使用频率比公告高。2、有限制的行文对象。公告的告知对象是广泛的,是“向国内外宣布”;通告的告

16、知范围就小得多,为社会各有关方面。3、广泛的发文机关。通告的内容是一般事项,所以发文单位比较广泛。党政机关、企业事业单位、人民团体都可发布通告。公 告的发文机关级别较高,多由国家机关发布。4、独特的发布方式。一般来说，公文是用文本形式印发的，公告、通告的发布形式比较特殊，如公告还可用登报、广播的形式。通告，除可用文本形式印发外，还可张贴或登报。,（二）通告的主要类型 1、知照性通告。即告知应当知道或需要遵守事项的通告。如 例文广州市供电局通告、例文关于广州地区电话号码 启用八位制的通告。2、办理性通告。即办理一些例行事项的通告,其内容多为注注册、登记、年检等。如例文深圳市建设局关于对建筑企业进

17、行资格年审的通告、例文广州市建设用地起坟通告。3、行止性通告。即公布一些令行禁止类事项的通告，其内容如查禁淫秽书画、收缴非法枪支、加强交通管理、查处违禁物品等。如 市公安局关于查禁赌博的通告。,(三)通告的结构和写法 通告和公告一样,也由标题、正文、署名与日期三部分组成。1、标题。标题的写法有四种:(1)发文机关+事由+文种,如“大学关于实行夏季统一作息时间的通告”。(2)发文机关+文种,如“中国农业银行东莞分行、东莞信用社通告”等。(3)事由+文种,如“关于税收财务大检查实行持证检查的通告”等。(4)只写文种。,2、正文。通告的正文包括原由、事项、结尾三部分。原由,是发布通告的原因、根据,说

18、明为什么发此通告。事项,即通告的具体事项或规定。内容比较简单、单一的,可不分条写;如果内容比较多,则应分条列项地写。结尾,也叫结语,一般为“特此通告”之类的用语,以示强调,提起注意。有些通告干脆不用结语,干净利落。通告是对公众的,一般不用写抬头。3、署名和日期。标题已有发文机关的,可不用落款。如果标题没有发文机关,必须署上发文机关名称和日期。,(四)通告与公告的区别 1、发文内容不同。公告旨在宣布重要事项和法定事项;通告 的内容则是公布应当遵守或周知的事工页,而且业务性强。通告的使 用频率也比公告高。2、行文范围不同。公告的告晓对象广泛,即国内外;通告的告知范围限制在一定范围内,即社会的有关方

19、面。3、制发单位级别不同。公告的发文机关级别高,一般由国家一级机关发布;通告的发文机关级别较低,多由业务主管部门发 布。一般来说,行止性通告、办理性通告,多由政府机关发布;知 照性通告则任何行政机关、团体、单位均可发布。党务机关一般较少发布公告、通告。4、发布方式不同。公告多用登报、广播的方式发布;通告可用文件形式印发,也可登报、广播或张贴。,(五)写作通告应注意的问题 1、不要把“通告”写成“通知”。“通告”与“通知”是两种不同的公文,其特点、作用和受文对象范围都不相同。有的单位往往把握不准它们的特点和作用,以为让人们知晓的事项都可用通告行文,结果把一些该用通知的错用了通告,该用通告的又错用

20、了通 知。例如:回迁通知 原住区街的动迁户,于明年 6 月底前回迁。请所有回迁户持动迁证、动迁协议书以及交款单据,于明年 5 月底 前,到我公司办理回迁手续。具体办理时间:上午 8 时至 12 时,下午 2 时 30 分至 5 时 30分。特此通知。房地产开发公司 年月日 这份公文用错了文种。告知回迁户办理回迁手续一事,属社会 有关方面或人士应周知和遵守的事项,应用通告行文。此外,文中 也存在行文不严密等毛病。,2、发文目的要明确。发布通告的目的或原因,一般要在原由部分扼要地交代清楚,让人们一看就知道为什么要发此通告。有的通告在原由部分没有写明目的,或表达不清,有的通告甚至不写原由部分,一般来

21、说这是不规范的。3、通告事项要符合政策规定。通告的事项,应符合法律、法规和有关政策规定，不能违犯法规政策。有一家房地产公司发出通告,告知回迁户在一定期限内前来办理手续,“限期于月 日前来我公司办理进住手续,否则,视为已有住房,不予安置。”这是不符合有关政策规定的。公文作者必须注意学习法律、法规和 有关政策。4、通告语言要通俗简洁。通告是一种周知性公文，多用张贴、登报的方式发布。因此，写通告要注意语言的通俗和简洁，应简单明了，一看就懂,篇幅也不宜过长，以便于张贴和阅读。,复习与训练一、名词解释1、公告2、通告二、填空题1、公告的主要特点为（）、（）和（）。2、公告的主要类型有（）和（）。3、通告

22、的特点有（）、（）、（）和（）。4、通告的类型有（）、（）和（）。5、公告和通告都是（）行文。三、判断题1、公告和通告行文时,都要写上主送机关。（）(2、公告和通告的写法基本相同。（）3、公告的写作充分体现了发文的权威,因此,有约束力。（）4、学校处分违纪学生可用公告。（）5、商店告知顾客可发公告。（）6、深圳市税务局通告。（）,四、简答题 1、写作通告要注意什么问题?2、公告、通告的发布方式有何不同?各有什么好处?3、试述通告与公告的区别。五、病例析改 1、试指出下文中的错误,并作出修改。市区工商行政管理局公告 根据工商登记管理暂行规定，对我区姚渡商贸公司进行了清理。经过清理,已于 1990

23、 年 12 月 11 日正式宣布注销,并公告全省各地工商行政管理部门。现发现继续以原公司名义从事非法经营活动。为此,我局再次公告：凡所持原姚渡商贸公司营业执照(包括营业执照副本)、印章、介绍信、合同纸、名片等一律无效。对发现使用上述无效证件者(包括复 印件),请扣留交我局。特此公告。,2、下文的条款排列除不合逻辑顺序外,还存在哪些错误?并作出修改。通 告 本渡口是河上最大的渡口，过往车辆、行人很多，等候时间往往较长。为了减少等船时间，加强渡口管理，特做如下规定：一、凡需乘渡船过河者必须购票，机动车每辆一元；非机动车每辆伍角；行人每位伍角(一米以下儿童免票)。不买票者，不能乘船。二、乘客必须听从

24、工作人员指挥，按顺序上下船。各种车辆要按指定位置排放，以保证渡船安全。三、不准携带易燃、易爆、腐蚀性强的插品上船。违反规定，擅自携带上船，被查出者，没收所带物品，并酌情予以50元至250元的罚款。四、凡牵引牲畜过渡，到指定仓位，并购票，每头(只、匹)一元。放在筐、篮等容器内携带的家禽、仔猪免票，但数量不能过多。五、渡船开动后，乘船者不要来回走动；机动车必须熄火；牲畜必须有人看守。六、乘船者必须爱护渡船及其设备，损坏要赔偿。七、违反规定或在船上无理取闹，不听指挥，妨碍渡船正常航行者重罚。情节严重的扭送公安机关，依法惩处。河渡口管理处 二OO一年月日,六、试判断下列情况应用哪种公文行文,确定文种后请拟出标题。1、某港务局告知在某水域通过的船只,注意减速避让水文测量船只。2、全国人大告知有关职务的选举结果。3、国务院宣布采取新税制的有关事项。4、某市税务局告知征收 2000 年度税款事项。七、写作训练 首届“桃李杯”马拉松赛将于 2004年12 月 31 日上午 8 时至下午 1 日在某市举行。为保证赛事的顺利进行,对环城路、江滨路、诗书南路、教育北路、桃园中路实行交通管制,除警备车、救护 车、消防车、工程保险车外,禁止其他机动车辆通行。试据此信息,代某市公安局拟一份通告。,