公文的分类、特征和规范化.ppt

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1、第二章 公文的分类、特征和规范化,2.1 公文的分类2.2 公文的特征2.3 公文的规范化,2.1 公文的分类,2.1.1 按公文性质分类,法定行政公文,事务性公文,规范性公文,按照国家行政机关公文处理办法的定义，是指“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”,机关和企事业单位因工作交流和业务往来的需要而使用的文书。,国务院制发的行政法规制定程序条例和规章制定程序条例中规定的法规和规章，以及企事业单位制定的规章制度。,三大系统的法定公文种类,2.1.2 按行文关系划分,上行文,平行文,下行文,下级机关向上级机关的行文。如议案、报告、请示

2、。,同级机关单位和不相隶属机关单位之间的行文。如函、通知。,上级领导机关给所属的下级机关行文。如通知、批复、决定等。,2.1.3 文种的选用,在发文机关的权限内选用恰当的文种,在发文机关和收文机关关系的准确定位中选用恰当的文种,在明确发明目的、要求后选用恰当的文种,训练：,一、联系行文实际选择文种1、X市人民政府为适应城市建设需要，拟在原某林场建一座一定规模的植物园，为此，致辞该省人民政府请求批准。应当使用什么文种？2、X市教育局决定在召开本市教育系统2009年度工作会议，要求市属县（市）区教育主管部门领导参加。3、X市轻工局党委研究决定，对2008年度成绩显著的所属单位予以表彰。4、中共X市

3、轻工局委员会告知本局所属的一轻工公司好各单位党支部，决定任免一家公司的经理。,5、X市轻工局答复批准市工业产品物资公司关于在珠海成立分公司的请示。6、X市教育局局长在本市教育系统2008年度工作会议上所作的工作报告。7、X市人民政府为了巩固城市绿化工作成果，制发一公布性文件，将保护城市绿地应遵守的有关事项告知全市各界。8、国务院同意财政部关于全国利改税工作会议的报告，先发出，希望遵照执行。9、辽宁省科学技术协会条例已经辽宁省第八届人大常委会第二十四次会议通过，现予以公布，自1997年1月1日起施行。,二、案例分析例1：关于甘肃省天水市秦城区更名为秦州区、北道区更名为麦积区的批复 民函20042

4、44号甘肃省人民政府：你省关于天水市秦城区北道区更名的请示（甘政发【2003】97号）收悉。经国务院批准，同意将秦城区更名为秦州区、北道区更名为麦积区。民政部 二OO四年九月三十日,问题：这则批复有何不妥？,例2：国务院办公厅关于增设上海嘉定等出口加工区的复函 国办函200553号海关总署：你署关于增设出口加工区的请示（署加发2005204号）收悉。经国务院批准，现复函如下：国务院办公厅 二OO五年六月三日,问题：这则文件有何不妥？,2.2 公文的特征,政治性,法定权威性,程式性,是执政者意志法制化的书面体现，是传达贯彻方针政策、法律法规，实施领导管理的重要工具。,一是法定作者，二是法定的效力

5、和权威，三是法定的形成、发布范围和规定程序。,按照国家规定的规范制发，必须遵守规定的格式和行文程序，在构思、格式、语言上具有特定的规范模式。,2.3 公文的稿本,2.3.1 公文的文稿2.3.1.1 草稿1）含义 草稿是未成熟的文书原始稿件。定稿之前的历次修改稿都称之为草稿。2）特点 一是未定型；二是非正式、无效力。,3）种类：,讨论稿,修改稿,送审稿,征求意见稿,将草稿打印多份，发给有关方面或会议，便于讨论。,对草稿提出意见，进行修改而形成的文稿。,下级机关向上级机关报送审批的文稿。,草稿完成后需要征求有关部门或人员的意见，交给相关人员、部门。,2.3.1.2 定稿 定稿是指公文草稿经过修改

6、并由领导人审阅、签发或会议讨论通过的最后完成的定型文稿。定稿具有法定效力，是制作正本的唯一依据。定稿需要与正式文件的存本一同存档。,定稿纸首页的样式,定稿首页样式,2.3.2 文本,2.3.2.1 正本1）含义 根据定稿制发，具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力。2）特点根据定稿制作 发给主送机关 具有行政和法律效力,2.3.2.2 副本1）含义 根据正本复制、誊抄的其它文本称为副本。副本内容如果与正本完全相同，统称为副本；如果只是正本的部分内容，则称为摘录副本或节录副本。2）特点 第一，主送件事正本，抄送件应视为副本。第二，除发出和留存本外，其它供机关内部作参考资料使用的多余份数，应视

7、为副本。第三，根据正式文件进行复制的一切文本，应视为副本。,2.3.2.3 存本 是指发文机关留存在本机关的除了草稿、定稿以外的印制本。存本具有除印章和签署之外、正本所有的其它所有的文件格式和附加标记。存本与定稿相对照，检查文件发出后是否达到预期目的。存本与定稿要一并归档保存。,2.3.2.4 复制本 根据正本复印、翻印、缩微等复制出来的文本。主要在于便利收文机关贯彻执行、转发、批转公文。复制件作为正式公文使用时，应加盖复印机关印章，具有同等行政和法律效力。,2.4 公文的规范化,公文是具有相当严格的规范体制的文书。国家行政机关公文处理办法和中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式对公文规范

8、作了细致的规定。公文的运用必须严格遵循这些规范。,2.4.1 公文的纸张、排版和印装格式,2.4.1.1 纸张 公文用纸采用国际标准A4型纸（210mmx297mm）。张贴的公文用纸大小根据实际情况确定。公文用纸天头（上白边）为37mm1mm;订口（左白边）为28mm1mm；版心为156mmx225mm（不含页码）。,A4型公文用纸页边及版心尺寸,2.4.1.2 排版 正文用3号仿宋字，文中有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行28字。2.4.1.3 印装 双面印刷，页码套正，左侧装订。,排版示例,正页页码的位置,小标题：3号黑体,正文：3号仿宋体,2.4.2 公文格式,公

9、文格式是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标志规则。公文文面区分为眉首、主体和版记三部分。,眉首,主体,版记,2.4.2.1 眉首 眉首一般又公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、会签人等部分组成。1）公文份数序号 将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。带有密级的公文必须编份数序号。用阿拉伯数字顶格标志在版心左上角第1行。所编份数的位数至少不少于两位。,2）秘密等级和保密期限 涉及国家秘密的公文应按规定分别标明“绝密”、“机密”或“秘密”。保密期限是对公文密级的时效加以规定说明。在密级与保密期限之间用“”隔开。如，“绝密1年”3）紧急程度 是对公文送达和办

10、理时间的要求。按规定，紧急公文区分为“特急”、“急件”。,公文首页板式,眉首,主体,份数序号,密级与紧急程度,4）发文机关标志 由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。如：“宁波工程学院文件”（全称形式）；“宁波人大常委会文件”（简称形式）.“函”只标发文机关名称，不加“文件”字样；“会议纪要”则是发文机关名称加文种名称。联合行文时，主办单位在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。如联合机关过多，必须保证首页显示正文。,“函”的眉头,1、会议纪要的标志2、会议纪要的眉头,这个发文机关标志有问题吗？,联合行文眉首示例：,联合行文末页版式示例：,联合行文的发文机关标志,5）发文字号

11、 由机关代字、年份和序号组成。一般空3号仿宋体字标注在发文机关标志下空2行，居中排列。“函”的发文字号置武文线下空1行右空1字处；“会议纪要”发文字号置于会议纪要标志之下、红色反线之上正中间；联合行文，只标主办机关发文代字。机关代字一般由两个层次组成：第一层次是发文机关代字，第二层次是发文机关主办文件的部门代字。如：“国办”。代字后面也有加“发”、“文”、“函”的。,发文字号,1、发文字号的位置；2、发文机关的标志；3、眉首的处理。,函：,6）签发人 在文件上标注签发人的姓名，是表示对文件生效和内容负责。上报的公文必须标注签发人姓名，如联合行文还需要标注会签人姓名。,上报公文首页板式,2.4.

12、2.2 主体 一般由标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注等要素组成。1）标题 全称标题由发文机关、事由、文种三部分构成。如：国务院关于进一步加强证券市场宏观管理的通知,发文机关,事 由,文 种,标题要素的省略：1、省略发文机关，只写事由和文种。2、省略事由，只写发文机关和文种。有些公文内容单一，正文部分文字少，一目了然，这种情况下，事由可以省略。3、省略发文机关和事由，只写文种。多见于公布和张贴性公文，如：通知、通报、启示、公告和通告。,例：,1、省略发文机关的：关于调整工程主要结算材料价格的指导意见（省略发文机关：宁波市鄞州区发展和改革局）2、省略事由：中华人民共和国主席令,3、

13、只有文种：张贴式的通告,2）主送机关 是指发文机关要求对公文予以办理和答复的对方机关或单位。用全称或规范化简称。多个主送机关，应按不同性质、级别或规定、惯例排列，同性质或同级别的主送机关之间用顿号，不同性质或级别的主送机关之间用逗号，最后一个主送机关后面用冒号。如：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：,不加主送机关的情况,另：上面这则公文文种有什么问题？,3）正文 多层次结构叙序数使用：第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“”，第四层用“（1）”4）附件 用以说明附属在公文正件后面的有关文件材料的名称和件数。附件一般包括图表、目录、名单及其它有关文件材料,5）成文日

14、期 是指文件的制成日期，是文件生效的重要依据。成文日期的确定有以下几种情况：第一，一般情况下，以领导人的签发日期为准。第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期为准。第三，两个以上机关的联合发文，以最后签发机关的领导人签发日期为准。第四，法规性文件以批准日期为准。国家行政机关公文用汉字标注日期。,6）印章 是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。法定公文中，会议纪要不用加盖印章。成文日期右空4字，加盖印章应上距正文24mm，端正、居中，下压成文日期。当印章下弧无文字，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不

15、能容下印章位置时，应调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得用标志“此页无正文”方法解决。,黑色圆印为印章,有没有发现问题？,7）附注 一般是对公文发放范围、使用时应注意的事项等情况的说明。如：此件发至县团级 此件可登报 附注用3号仿宋字体，居左，空2字加圆括号标志在成文日期下1行。机关的“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。,公文末页版式,附注,附件,主题词,版记,印发机关、印发时间和印制份数,抄送机关,主体,用印,一份请示的诸要素标识：,附件,附注,用印,2.4.3 版记,版记应置于公文最后一页，版记最后一个要素置于最后一行。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关、时间、

16、份数和版记反线等要素组成。,主题词,抄送机关,印发机关,印制日期,1）主题词 提示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。注意事项：在主题词表中选用主题词；主题词标引次序应根据主题词含义由小到大、从内容到形式排列，按类别词、类属词、文种的顺序排列。除类别词外，最多不要超过5个。,2）抄送机关除主送机关外，需要执行和知晓公文内容的其它机关。确定抄送机关的原则有：抄送仅限于与文件内容有关、需要对方知道或协助办理的机关。向上级机关的请示，不可同时抄发下级机关；向上级机关的报告一般也不抄发下级机关。向下级的重要文件，可以抄送直接上级机关。一般情况下，下级机关不得越级行文，但因特殊情况的越级行文，需要抄送

17、被越过的上级机关。,3）印发机关和印发时间 是指文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、制发日期和份数。制发机关和时间位于抄送区域横线之下，左侧行首空1字标注执法单位，右侧标明制发时间，行尾空1字。然后在下方画一条与版心等长的间隔作底线，底线下方右侧标注印刷份数。,训练：依据如下资料，按照格式要求制作公文。,版头：A市轻工业局文件发文字号：A轻字200615号标题：A市轻工业局关于A市工业产品物资公司在珠海成立分公司请示的批复主送机关：A市工业产品物资公司抄送机关：市委、市政府、统计局、税务局、人民银行正文：你公司关于在珠海成立分公司的请示收悉。经研究，同意你公司在珠海成立“A市工业产品物资公司珠海分公司”。签发时间：2006年6月3日主题词：轻工 物资 公司 批复引发说明：A市工业产品物资公司办公室 2006年6月5日印发，共印20份,