出纳管理的详细设计.ppt

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1、哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第四章 出纳管理的详细设计,本章主要内容出纳管理的总体设计 出纳签字与支票管理的详细设计 出纳账表的详细设计 银行对账的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 出纳管理的总体设计,一、出纳管理的功能模块划分 二、出纳管理的数据存储设计,本节主要内容,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 出纳管理的总体设计,出纳管理是会计核算与财务管理的最基本、最重要的工作之一，按照内部控制制度的要求，应单独设置出纳岗位，有的单位甚至按现金和银行存款分别设置岗位，进行现金与银行存款的核算与管理工作。现金

2、和银行存款是企业的重要货币资金，由于它们具有一些特殊的性质，管好、用好这类货币资金是企业管理的一项重要内容。出纳管理功能是出纳员对此类资金进行管理的有效工具。它包括出纳签字、支票管理、现金和银行存款总账和日记账的查询与输出、资金日报、期末银行对账等功能，并可对现金、银行存款的收入与支出，以及长期未达账项等提供审计报告。出纳管理的功能模块划分如图4-1所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 出纳管理的总体设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 出纳管理的总体设计,出纳管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理和凭证管理中已经给出，没有给出

3、的有支票登记簿数据基表和银行对账单数据基表。支票登记簿和银行对账单两个数据基表的名称分别为Zpdjb和Yhdzd。在Zpdjb基表中存储支票登记数据，包括已报销的支票和未报销的支票，支票登记簿不设计历史数据基表，该基表的作用是对领用支票进行登记和管理。在Yhdzd 基表中存储银行对账单期初未达项数据和银行对账单数据，该基表的作用是在期末进行银行对账，编制余额调节表，对长期未达账进行审计等，银行对账单不设计历史数据基表。Zpdjb和Yhdzd两个基表的数据结构分别如表4-1和表4-2所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 出纳管理的总体设计,表4-1 支票登记簿基表

4、的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 出纳管理的总体设计,表4-1 支票登记簿基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 出纳管理的总体设计,表4-2 银行对账单基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字与支票管理的详细设计,一、出纳签字的详细设计 二、支票管理的功能设计,本节主要内容,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,为加强企业现金收入和支出的管理，出纳员可通过出纳管理功能对制单人员填制的带有现金或银行存款科目的凭证进行检查核对，主

5、要核对收付款凭证的科目金额是否正确，对于审查认为有错误或有异议的凭证，应交与制单人员修改后再核对。收付款凭证只有经出纳签字后才能进行记账处理。这样才能确保登记到账簿的每一笔收付款业务的准确和可靠。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,在计算机上对收付款凭证进行出纳签字，并将出纳签字结果存入计算机，其目的有两个：其一是防止其他人员对已出纳签字的收付款凭证进行修改，凡是经出纳签字的收付款凭证，系统将拒绝任何人对其进行修改；其二只有经出纳签字的收付款凭证才能进行记账处理，因此，达到了防止未经出纳签字的收付款凭证进入会计信息系统。在系统中需要进行出纳签字的

6、收付款凭证有两种：其一是未进行出纳签字的收付款凭证；其二是经出纳签字，但在记账前发现有疑义，利用出纳签字功能将其出纳标志改为未签字，但这种情况一般不会发生，一旦发生可能意味着现金损失，必须及时挽回。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,出纳签字具有两种形式：其一，在不能做到每个财会人员都具有一台专用计算机的单位，出纳员一般也不具有专用计算机，此时，整个凭证处理过程都先以手工的方式进行，在适宜的情况下，再将手工填制的凭证录入计算机，在记账处理之前，在计算机上用“成批审核凭证”和“成批出纳签字”功能进行批量处理，此时出纳签字已无多大意义，只是一种形式和

7、步骤，以便于进行下一步的记账处理；其二，在每个财会人员都具有一台专用计算机的单位，出纳员可直接在计算机上用“出纳签字”功能逐个进行出纳签字。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,总之，对于未出纳的凭证既可以使用“出纳签字”功能逐个签字，也可以使用“成批出纳签字”功能，一次将所有出纳未签字的凭证全部签字。对于出纳已签字的凭证，可以用“成批取消签字”功能，取消其出纳签字，也可以使用“取消签字”功能逐个取消其出纳签字。出纳签字一般应在审核签字之后进行，在进行出纳签字时，首先要定义查询条件，找到出纳签字对象，然后再对查询出来的收付款凭证进行出纳签字。在出纳

8、签字中，收付款凭证查询条件的定义界面如图4-2所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,在图4-2中，各查询条件项如下。1查询对象选择：查询对象为一组单选项，包括未出纳签字、已出纳签字、全部三项，从中选择且必须选择一项。该单选项不应该是全部、作废凭证、有错凭证三项，按照本教材的设计思想，在凭证基表（PZ）中不可能、也不允许出现作废凭证和有错凭证。2凭证号、日期、制单人：这三查询条件项与凭证审核的对应查询条件项相同。3其他查询条件项：意义不大，可不设计。系统按定义的查

9、询条件，在当年凭证基表（Pz）中，输出将满足条件的收付款凭证。查询结果如4-3所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,出纳签字功能与凭证审核功能类同，在图4-3中，显示满足条件的待出纳签字凭证。对于出纳未签字的凭证既可以使用“出纳签字”功能逐个凭证签字，也可以使用“成批出纳签字”功能，一次将查询出来的所有出纳未签字凭证全部签字，以便加快出纳签字速度，但此功能必须谨慎使用。在出纳签字过程中可使用“成批取消签字”功能，将已出纳签字但未记账的所有凭证，取消其出纳签字，也

10、可以使用“出纳签字”功能逐个取消其签字。1出纳签字 在图4-3界面选定一个凭证，即选择一行，用鼠标双击选定的行，或者选择“出纳签字”，则系统会显示该行所对应凭证的完整信息，如图4-4所示。在该界面除出纳签字外，其他数据只能查阅而不能修改。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,在图4-4中，可以查阅凭证的详细内容，查阅后可对当前凭证进行出纳签字。当选“出纳签字”时，系统将出纳员姓名写入Pz数据基表中，写入时按凭证号找到该凭证，并将该凭证所有记录的出纳员字段全部填入出纳员

11、姓名；当选“取消签字”功能时，系统将Pz数据基表中该凭证的出纳员姓名字段清空，清除时先按凭证号找到该凭证，然后将该凭证所有记录的出纳员姓名字段赋空值。在出纳签字过程中，可利用“首张”、“末张”、“上张”、“下张”来寻找要出纳签字的凭证。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,2成批出纳签字 在图4-3中，只有在出纳签字对象全部为未出纳签字凭证时，才可用此功能，否则，若系统发现具有已出纳签字的凭证时，此功能失效。当选“成批出纳签字”功能时，系统将所有凭证的出纳员姓名写入Pz数据基表中，写入时按凭证号逐个找到对应的凭证，并将此凭证所有记录的出纳员字段全部

12、填入出纳员姓名。3成批取消签字 凭证在记账之前，可以将出纳标志取消，使其变为未出纳签字。同样，使用此功能时也必须谨慎，否则，可能会使已做的出纳签字工作作废。在出纳签字对象中包含未出纳签字的凭证时，此项功能可以正常进行。当选“成批取消签字”功能时，系统将所有凭证的出纳员姓名全部清空，并将Pz数据基表中对应凭证的出纳员姓名字段清空，清除时先按凭证号逐个找到对应的凭证，然后将此凭证所有记录的出纳员姓名字段赋空值。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,为了加强企业的银行支票管理，出纳员通常需要建立支票登记簿，以便详细登记支票的领用人、领用日期、支票用途和报

13、销情况等。只有对科目字典中科目账类设置为“银行”的科目，才能启用支票登记簿功能登记支票。“支票管理”功能不仅在出纳管理总控菜单下可以调用，而且在出纳签字的图4-3和图4-4界面中也可调用。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,当需要出纳签字的凭证涉及到银行科目时，系统要求输入支票登记信息。支票登记信息存储在支票登记簿基表中。支票管理界面如图4-5所示。此界面的银行科目由系统根据出纳签字凭证的银行科目自动填入，以作为默认科目，用户可根据需要选择银行科目，选择时系统将科目字典中所有科目账类为“银行”的末级科目全部列出，用户可在下拉式列表中选择，系统根据

14、选择的银行科目列示支票登记信息。当出纳签字凭证涉及到多个银行科目时，系统逐一要求输入支票登记信息。这样设计与管理业务相适应，如果将支票登记设计在制单时进行，则不尽合理，因为制单多由会计人员进行，而支票登记应由出纳员登记，因此，支票管理设计在出纳管理和出纳签字中较为合理。在进行出纳签字时输入有关支票登记信息，并可在此进行查询输出支票登记信息。当然在出纳管理子系统中也可直接调用支票管理功能。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,当需要出纳签字的凭证涉及到银行科目时，系统要求输入支票登记信息。支票登记信息存储在支票登记簿基表中。支票管理界面如图4-5所示

15、。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,此界面的银行科目由系统根据出纳签字凭证的银行科目自动填入，以作为默认科目，用户可根据需要选择银行科目，选择时系统将科目字典中所有科目账类为“银行”的末级科目全部列出，用户可在下拉式列表中选择，系统根据选择的银行科目列示支票登记信息。当出纳签字凭证涉及到多个银行科目时，系统逐一要求输入支票登记信息。这样设计与管理业务相适应，如果将支票登记设计在制单时进行，则不尽合理，因为制单多由会计人员进行，而支票登记应由出纳员登记，因此，支票管理设计在出纳管理和出纳签字中较为合理。在进行出纳签字时输入有关支票登记信息，并可在

16、此进行查询输出支票登记信息。当然在出纳管理子系统中也可直接调用支票管理功能。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,1.增加支票登记信息 在图4-5界面选“增加”则系统在数据区的最后一行之后，自动增加一个空行，可直接在此空行内输入新增支票登记信息。（1）账套号、科目编号：由系统自动赋值，账套号根据登录的账套产生；科目编号根据所选择的银行存款末级科目产生。（2）领用日期：必须输入，可用系统日历表参照输入，也可直接输入。其默认值为系统日期。（3）领用部门：可为空，可输入支票领用人员所在的部门名称。可采用值列表方式从部门字典中选取。（4）领用人：必须输入。

17、最多可输入4个汉字。可用值列表从个人往来字典中选取，如果建立了核算单位职员字典，也可用值列表从职员字典中选取。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,（5）支票号：必须输入。输入支票号码。（6）金额：必须输入。输入支票金额或预计金额。（7）用途：可以为空，可在此输入支票的用途，一般要求输入此项，以便了解支票用途，便于对支票进行管理。（8）收款单位、收款人、对方银行、银行账号：这些数据项可以为空，但一般情况下要求输入此项。可直接输入。（9）对方科目：可以为空，可直接输入，也可用下拉列表方式从科目字典中选取，无论如何输入，该数据项都必须根据支票产生的凭证

18、来输入对方科目。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,（11）报销日期：由系统自动填写，也可由用户手工输入。当领出支票没有报销时，此项为空，当支票已报销时，此项由记账处理功能根据银行科目编号和支票号自动填写，但对于有些已报销而由于其他意外因素造成系统未能自动填写时，用户可进行手工输入。手工输入时可用系统日历表参照输入，也可直接输入。（12）备注：可为空，也可输入与该支票有关的说明信息。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 出纳签字的详细设计,2修改支票登记信息 在查询状态下，数据不允许修改，只有选择“修改”功能时才可修改，

19、可直接在图4-5界面进行修改。3删除支票登记信息 删除分逐个删除和成批删除两种功能，删除具有一定限制，若某支票登记没有报销，则该支票登记信息不允许删除。可直接在图4-5界面进行删除。选择某一（或某些）已报销支票登记信息记录，选“删除”后，被选中的支票登记信息就被删掉。当选“批删”功能时，系统要求输入被删除已报销支票的起止日期，经确认后即可删除此期间的已报销支票信息。“批删”功能应慎重使用。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,一、现金和银行存款总账的功能设计二、现金与银行存款日记账的功能设计 三、资金日报的功能设计,本节主要内容,哈尔滨工业大学 管

20、理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,现金和银行存款总账查询不仅可以查询到总账科目（一级科目）的年初余额、各月发生额、累计发生额和月末余额，而且还可以查询到各级现金和银行存款科目的年初余额、各月发生额、累计发生额和月末余额。在手工核算方式下，由出纳负责登记、查询现金和银行存款日记账，而总账由总账会计负责登记、查询。在实现信息化以后，出纳有必要了解现金和银行存款的总账信息，以便于对现金和银行存款进行有效的控制和管理。在进行现金和银行存款总账查询时，首先要进行查询条件定义，其定义界面如图4-6所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的

21、详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,在查询科目选择中，系统根据科目字典中的科目账类将所有现金和银行存款科目全部列出，包括一级科目和明细科目以供选择。总账查询时，科目可以是一级科目，也可以是明细科目，还可以是末级科目。如果希望在总账查询中包含未记账凭证，则可选择包括未记账凭证。现金和银行存款总账显示界面图4-7所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,在图4-7中，设计了“输出”和“明细”功能，查阅总账时也可随时

22、输出，也可用“明细”功能查阅所选现金或银行存款科目的日记账。在图4-7中，利用科目选择可以逐一查阅所选科目的现金和银行存款总账，在各科目总账的查看过程中，还可以用账簿格式选择功能来随时改变账簿格式，系统根据科目的外币核算标志列出账簿格式（无外币核算为金额式，有外币核算为金额式和外币金额式）。当选外币金额式时，在图4-7的借方栏、贷方栏、余额栏中，除显示本位币金额外，还需要增加一栏以显示外币额。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,总账生成程序需要一次性创建所有总账数据项，并在有关科目发生额与余额数据填入时，将该填入的数据全部填入，然后根据用户选择的

23、账簿格式显示总账，将与格式要求无关的数据屏蔽掉（即变为非显示项），这样根据用户选择的账簿格式，由程序控制显示那些数据项和不显示那些数据项，如此设计可以简化程序设计，并可提高系统的运行速度。现金和银行存款总账的生成步骤如下。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,1创建总账屏幕显示对象，其数据项包括日期、凭证号、摘要，借方：外币、金额，贷方：外币、金额，方向，余额：外币、金额共10个数据项，并定义对应的列标题，年份填入系统参数中的当前核算年份（历史数据查询时根据年份选择填写）。2按选择的科目编号，从科目字典中读取该科目的余额方向和期初余额（一般为1月份

24、的月初余额；若非年初启用且生成当年账页时，则读取启用月份的月初余额），如果此科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中该科目的外币期初余额，将其分别填入总账第一行的的“方向”和“余额”栏中，同时将该行的日期填入“01”，摘要填入“上年结转”（若非年初启用且生成当年账页时，则日期填入启用月份，摘要填入“上期结转”）。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,3按选择的科目编号，从科目字典中读取起始月份该科目的借方发生额、累计借方发生额、贷方发生额、累计贷方发生额、方向、月末余额，如果此科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中起始月份

25、该科目的外币借方发生额、累计借方发生额、贷方发生额、累计贷方发生额、月末余额。在总账数据最后增加一空行，将日期的月份填入起始月份，将本位币借方发生额、贷方发生额、方向、月末余额分别填入该行的本位币借方、贷方、方向、余额栏，将外币借方发生额、贷方发生额、月末余额分别填入该行的外币借方、贷方、余额栏，同时将摘要填入“本月合计”。再在总账数据最后增加一空行，同样将日期的月份填入起始月份，将本位币累计借方发生额、累计贷方发生额、方向和月末余额分别填入该行的本位币借方、贷方、方向、余额栏，将外币累计借方发生额、累计贷方发生额和月末余额分别填入该行的外币借方、贷方、余额栏，同时将摘要填入“本年累计”。,哈

26、尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,4在凭证基表中，按选择的科目编号统计起始月份涉及到该科目的凭证个数，统计时将相同的凭证号按一个凭证计算，即统计不同凭证号的个数，将统计得出的凭证个数分别填入“本月合计”和“本年累计”行的凭证个数栏。5重复第三、四步，再读取并填入下个月份的本期发生额、本年累计发生额和余额，统计并填入下个月份凭证个数和累计凭证个数等等，直至当前月份为止，若选包括未记账凭证，则当前月份的本期发生额、本年累计发生额和余额还要将未记账凭证数据计算在内。6按照选择的账簿格式显示总账。若选金额式则只显示本位币借、贷、余数据。若选外币金额式则除显

27、示本位币借、贷、余外，还需显示外币借、贷、余数据。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,现金和银行存款日记账与普通科目明细账是有区别的，在日记账中要有日合计数，而在明细账中不要求有日合计数，日记账只能按日期和凭证号排序，而明细账可以按其他条件排序。值得指出的是现金和银行存款科目不仅可以输出日记账，而且还可以输出明细账，在输出明细账时，现金和银行存款科目与其他科目等同处理即可。现金日记账和银行存款日记账的功能相同，在进行现金和银行存款日记账查询时，首先要进行查询条件选择，其查询条件定义界面如图4-8所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授

28、 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,（1）现金或银行科目选择：系统根据菜单中“现金日记账”或“银行日记账”的选择，以及科目字典中的科目账类来列示现金科目或银行存款科目，包括一级科目和明细科目以供选择。（2）按月查：与按日查构成单选组，即只能选择按月或按日一种方式输出日记账，按月查询条件定义用月份下拉列表选择起止月份。（3）按日查：与按月查构成单选组，按日查询条件定义需要输入起止日期，输入时可用系统日历表参照输入。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,（4）对方科目显

29、示：具有“编码”和“名称+编码”单选组，选择“编码”时，日记账中只显示对方科目编号；选择“名称+编码”时，日记账中显示对方科目名称和编号。因为在查看日记账时可以随意查阅感兴趣的凭证信息，所以该选项意义不大。（5）是否按对方科目展开：意义不大。（6）包括未记账凭证：与图4-6种此选项意义相同。选择完各项查询条件并经确认后，系统将按查询条件输出现金或银行存款日记账，“按月查”和“按日查”的查询结果分别如图4-9和图4-10所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,哈尔滨

30、工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,在图4-9和图4-10中，应该设计输出、摘要锁定、凭证、总账等功能。可用科目选择逐一查阅所选科目的现金和银行存款日记账，账簿格式选择包括金额式和外币式两种，其默认值为金额式。可用“输出”功能将显示的日记账内容打印输出或另存为其他格式文件。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,当显示现金或银行存款日记账数据时，账簿格式不同，所显示的内容也不同，如果账簿栏目较多，需要设计水平数据滚动条来左右移动查看数据，移动时系统将“日期”和“凭证号”两栏锁定不动，当用户需要将摘要栏锁定时，可

31、用“摘要锁定”功能锁定或解除锁定摘要栏。在查看现金或银行存款日记账时，如果需要查看凭证信息，可用鼠标双击凭证所在行或选“凭证”功能，则系统根据光标所在行显示凭证号对应的凭证内容。当需要了解日记账科目对应的总账信息时，选“总账”功能来查看其总账。按月份生成日记账的过程与生成总账的过程有类似，其步骤如下：,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,1创建日记账屏幕显示对象，其数据项增加“币种/汇率”数据项外，其他数据项与总账相同；2按选择的科目编号和月份范围，将凭证基表中该科目，该月份范围内的凭证数据记录全部填列到日记账中（是否包括未记账凭证视终止日期和该选

32、项而定），其内容有日期、凭证号、摘要，本位币：借方或贷方、币种/汇率，外币：借方或贷方，其中无论是本位币还是外币，凭证的一条记录只能填列其借方数和贷方数中的一方；,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,3在日记账中按日期计算各日的借方、贷方合计数，并将计算得出的各日合计数全部填列到日记账中，填列的内容有日期、凭证号、摘要，本位币：借方、贷方、币种/汇率，外币：借方、贷方共8个数据项，其中各日合计数的摘要全部填入“本日合计”；4按选择的科目编号和月份范围，从科目字典中读取该科目的余额方向和起始月份该科目的月初余额，如果此科目为外币科目，则还要读取外币科

33、目发生额与余额基表中起始月份该科目的外币月初余额，并在日记账中新增一行，将其分别填入日记账中本位币的方向和余额栏，以及外币的方向和余额栏，将该行的摘要填入“上期结转”（若起始月份为“01”则填入“上年结转”）；,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,5按选择的科目编号和月份范围，从科目字典中读取起始月份该科目的借方发生额、累计借方发生额、贷方发生额、累计贷方发生额、方向、月末余额，如果此科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中起始月份该科目的外币借方发生额、累计借方发生额、贷方发生额、累计贷方发生额、月末余额，并在日记账中新增一行，将本位

34、币借方发生额、贷方发生额、方向、月末余额分别填入日记账中该行本位币的借方、贷方、方向、余额栏，将外币借方发生额、贷方发生额、月末余额分别填入日记账该行外币的借方、贷方、余额栏，同时将摘要填入“本月合计”。然后再在日记账中新增一行，将本位币累计借方发生额、累计贷方发生额、方向、月末余额分别填入日记账该行的本位币借方、贷方、方向、余额栏，将外币累计借方发生额、累计贷方发生额、月末余额分别填入日记账该行的外币借方、贷方、余额栏，同时将摘要填入“本年累计”；,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,6重复第五步，再读取并填入月份范围中下一月份的本月合计数和本年

35、累计数等等，直至月份范围的终止月份为止，若选包括未记账凭证，则当前月份的本月合计数和本年累计数中还要将未记账凭证数据计算在内；7分别将摘要为“本日合计”行、“本月合计”行、“本年累计”行的日期和凭证号填入适当的数值，使其按日期和凭证号排序时，能够排在正确的位置，经排序后再将这些行的凭证号清空，将“本月合计”和“本年累计”行的日期列中的日列数据清空，将月列数据保留，即对于合计和累计行只需说明月份；8根据期初余额，将凭证号为空的行剔除，按凭证号不为空的行逐行计算余额；9按照选择的账簿格式显示日记账。其中外币式只有对外币核算科目才有意义。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节

36、 出纳账表的详细设计,与“按月查”生成的日记账不同，“按日查”生成的日记账不应该具有“本月合计”行和“本年累计”行，“本月合计”和“本年累计”数据可在总账或在“按月查”日记账中查阅。但应计算当期合计数据。“按日查”日记账的生成步骤如下：1创建日记账屏幕显示对象，其数据项和列标题定义与“按月查”日记账相同；2按选择的科目编号和日期范围，将凭证基表中该科目，该日期范围内的凭证数据记录全部填列到日记账中，其内容、填列方法、及其数据计算等都与“按月查”日记账的第2步相同；3本日合计数据的计算与生成与“按月查”日记账的第3步相同，除此之外，还需计算当期合计数据，其计算比较简单，只需对各日合计数相加即可，

37、并按日合计数的生成方法将计算得出的当期合计数填列到日记账中，再将该行的摘要填入“当期合计”；,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,4首先按选择的科目编号和起始日期的月份，从科目字典中读取该月份、该科目的余额方向和月初余额，如果该科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中此月份该科目的外币月初余额，然后再根据选择的科目编号和起始日期对凭证基表中该科目的借方发生额和贷方发生额进行汇总，其汇总的起始日期为此月1号，终止日期为条件选择起始日期的前一日，最后根据此月的月初余额和汇总得出的借方发生额、贷方发生额就能计算出昨日余额。在日记账中新增一行，

38、将科目余额方向和计算得出的昨日余额分别填入日记账中本位币的方向和余额栏，以及外币的方向和余额栏，同时将该行的摘要填入“昨日余额”；,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,5将摘要为“本日合计”和“当期合计”行的日期和凭证号填入适当的数值，使其按日期和凭证号排序时，能够排在正确的位置，经排序后再将这些行的凭证号清空；6根据期初余额，逐行计算各行的余额，但应注意摘要为“本日合计”和“当期合计”行的余额计算与其他行余额计算的区别，虽然都采用“上期余额+本行借方-本行贷方”公式进行计算，但“上期余额”数据有所不同；7按照选择的账簿格式显示日记账。其中外币式只

39、有对外币核算科目才有意义。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,该功能用于查询某日现金及银行存款科目的发生额及余额。在查询之前，首先要定义资金日报的查询条件，然后根据查询条件输出资金日报，其查询条件定义界面如图4-11所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,在图4-11中，首先确定资金日报的查询日期，可用系统日历表参照输入（可以为以前年度日期）；然后确定资金日报的科目级次，如输入1-3，则输出13级现金和银行存款科目的

40、当日资金状况。如果要输出的资金日报包括未记账凭证，则可选择包括未记账凭证。如果要输出只有余额而发生额的现金和银行存款科目，则可选择对应的选项。资金日报如图4-12所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,资金日报的生成步骤如下：1创建资金日报的屏幕显示对象，其数据项包括科目编号、科目名称、币种、方向、昨日余额、今日共借、今日共贷、方向、今日余额等。资金日报的日期根据选择的日期自动生成；2按条件定义所选的科目级次，将科目字典中科目账类为“现金”和“银行”的科目编号和科

41、目名称全部填列到资金日报的科目编号和科目名称栏中。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,3根据所选日期所在月份，对科目字典中科目账类为“现金”和“银行”的科目逐一进行处理，读取各科目的余额方向和此月份各科目的月初余额，如果某科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中此月份该科目的外币月初余额，然后再根据选择的日期对凭证基表中各现金和银行存款科目的借方发生额和贷方发生额进行汇总，其汇总的起始日期为选择日期所在月份的1号，终止日期为条件选择日期的前一日，最后根据选择日期所在月份的月初余额和汇总得出的、各科目的借方发生额和贷方发生额计算出昨日余

42、额，并将各科目的余额方向和各科目的昨日余额填列到资金日报的“方向”和“昨日余额”栏中，再按条件选择日期对现金和银行存款科目进行汇总，将汇总得出的、各科目的借方发生额和贷方发生额分别填列到资金日报的“今日共借”和“今日共贷”栏中；,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 出纳账表的详细设计,4在资金日报表中，根据已填列的昨日余额方向和余额、今日共借、今日共贷，计算出今日余额方向和余额，并将其填入资金日报的今日余额方向和余额栏中；5输出生成的资金日报。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第四节 银行对账的详细设计,一、对账期初未达账项处理 二、转入或录入银

43、行对账单 三、对账 四、编制余额调节表五、查询对账情况六、核销已达账七、长期未达账审计,本节主要内容,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第四节 银行对账的详细设计,由于企业的银行存款收付业务比较频繁，而且企业与银行之间的账务处理和入账时间不同，往往会发生双方账面记录不一致的情况，产生“未达账项”。为了防止记账发生差错，准确掌握银行存款的实际余额，了解企业可以运用的货币资金余额，企业必须定期将企业的银行存款日记账与银行对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表，这就是银行对账。为了辅助企业出纳人员完成银行对账工作，出纳管理提供了银行对账功能，即将系统登记的银行存款日记账与银行对

44、账单进行核对。在科目字典中，凡是科目账类设置为“银行”的末级科目均需要进行银行对账。为了保证银行对账的正确性，在使用银行对账功能前，必须在开始对账的月初先将日记账和银行对账单双方的未达账项输入到系统中，即在启用系统对账功能前，将手工对账所编制的最后一张银行存款余额调节表输入到系统中。对账处理流程如图4-13所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第四节 银行对账的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第四节 银行对账的详细设计,在图4-13中，在正常启用银行对账之后，其对账程序首先是填制凭证并进行记账处理；然后在期末时转入或录入银行对账单；第三将

45、转入或录入银行对账单与登记的银行存款日记账进行勾对，产生余额调节表，若余额调节表不平，则需要进行反复核对银行对账单数据并进行反复勾对，直到平衡为止；最后可对对账情况进行查询，并核销银行对账单已对账记录。由银行对账的处理流程可知，如果企业能够实现与银行通过网络来传递对账所需要的数据，并能够将银行对账单数据转换到系统中，那么无疑启用系统对账功能是明智之举，否则，就需要手工录入银行对账单数据，在这种情况下出纳一般不愿启用系统对账功能，其原因是花费很大精力录入的银行对账单数据，一旦核准后就无任何用处，就要将其删除，因此，在这种情况下使用系统对账，还不如手工对账更加实用和有效。,哈尔滨工业大学 管理学院

46、 会计系 艾文国教授 HIT,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项是指在启用系统对账功能前，手工方式所编制的最后一张银行存款余额调节表上的未达账项，为了确保银行对账的正确性，顺利完成手工对账向系统对账的转换，在使用“银行对账”功能前，必须首先将银行未达账项和企业未达账项录入到系统中，并勾对确定单位日记账的未达账项。通常企业在使用会计软件时，并不一定马上启用银行对账功能，待系统正常运行一段时间之后才启用“银行对账”功能，启用时各银行存款科目应可分期启用，但必须在某月份的月初启用。因此，“银行对账”功能的启用日期应该与账套的启用日期无关，有些软件将这两个日期关联起来，甚至设

47、置许多限制是完全没有道理的。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第四节 银行对账的详细设计,录入对账期初未达账项时，要选择银行存款科目，选择时系统用下拉列表方式列示科目字典中，科目账类是“银行”的所有末级科目以供选择，选定某一银行账户后，即进入对账期初未达账项录入界面，如图4-14所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第四节 银行对账的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第四节 银行对账的详细设计,在图4-14中，应设计科目选择下拉式列表，以便于在不退出界面的情况下选择其它银行存款户，同时，还应设计启用月份选项，利用此选项

48、定义银行对账功能的启用月份，其默认值为当前月份，此项可用下拉式列表从12个月份值中选取。单位日记账方的各项数据不需输入，其调整前余额由系统根据选择的银行科目和启用月份从科目字典中取出，其加、减数据项由录入的对账单期初未达账项产生，其调整后余额自动计算得出。银行对账单方的调整前余额需录入，其加、减数据项由录入的日记账期初未达账项产生，其调整后余额自动计算得出。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第四节 银行对账的详细设计,总之，在图4-14界面还应设计“确认”和“取消”功能，选择银行科目和启用月份，并输入银行对账单方的调整前余额后，只能选择“确认”或“取消”两个功能之一，其他

49、功能失效，选择“确认”时系统显示单位日记账方的调整前余额数据，并将输入的银行对账单方的调整前余额存储到银行对账单基表中，其中“票号”可存入一个特殊值以便区分（如“000”），然后根据选择银行科目和启用月份，将凭证基表中该科目、该日期（启用月份的1号）之前所有记录的对账标志全部设置为已勾对（即置为“”），同时激活“对账单期初未达账项”、“日记账期初未达账项”两个功能，利用前两个功能可以输入对账单期初未达账项和日记账期初未达账项；选择“取消”则所做的选择和输入数据作废。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,1银行对账单期初未达账项处理

50、该功能用于录入对账单期初未达账项数据，其录入界面如图4-15所示。利用“增加”功能可新增一空行，在此空行内可输入一条银行对账单期初未达账项信息；利用“删除”功能可删除一条银行对账单期初未达账项信息。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第四节 银行对账的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第四节 银行对账的详细设计,在图4-15界面录入完对账单期初未达账项之后，退出时返回到图4-14界面，并且系统根据录入的对账单期初未达账项自动计算得出日记账方的加、减数据项，加项（银行已收企业未收）等于对账单期初未达账项的借方合计，而减项（银行已付企业未付）等于对