《第5章字表处理软件的使用.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第5章字表处理软件的使用.ppt（112页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、大学计算机基础教程,主讲教师：潘家英 手机：13978689191 邮箱：QQ：1076287 辅导教师：黄宁恩 上课时间：2006年9月,第5章 文字处理系统Word 2000,5.1 Word 2000的基本知识 5.2 Word 2000的基本编辑方法5.3 Word 2000 的编辑技巧5.4 文本的排版5.6 Excel 2000的基本知识5.7 工作表的建立和数据的编辑5.8 工作表的编辑和格式化5.9 数据图表化5.10 数据管理和分析 目录,5.1 Word 2000的基本知识,5.1.1 Microsoft Office 20005.1.2 启动和退出Word 20005.1
2、.3 Word 2000编辑的基本概念,返回本章目录,5.1.1 Microsoft Office 2000,Microsoft Office 2000是目前桌面办公套装软件的主流产品，主要包括:,返 回,Word2000：主要是进行文字编辑Access2000：主要是进行数据库的处理Excel2000：主要是进行表格数据的计算等处理FrontPage2000：主要是制作网站Outlook 2000：主要是管理电子邮件PowerPoint2000：主要是制作幻灯片讲稿,5.1.2 启动和退出Word 2000,1启动Word 2000(4种方法）:从“开始”“程序”“Microsoft Wor
3、d”利用快捷方式:桌面上有word的快捷方式双击任一个WORD文档从“开始”“运行”：输入winword，最麻烦，因要输入文字。,这是word 应用程序的文件名,2退出Word 2000（4种方法）利用关闭窗口按钮:,从“文件”菜单栏的“退出”,从窗口左上角的控制图标中退出,不用启动菜单，在编辑状态下直接按+F4,返 回,5.1.3 Word 2000的窗口组成,标题栏,菜单栏,工具栏,文本区,状态栏,标题栏包含了控制窗口的三个按钮（最小化按钮、还原按钮、关闭按钮）、程序名称“Microsoft Word”、正在编辑的文档名称等。,1.标题栏,采用多级下拉菜单,2.菜单栏,大部分菜单选项有等效
4、的键盘操作命令：形如:+的叫快捷键 形如：+的叫热键,3.工具栏：工具栏包含许多按钮，每一个按钮代表一个常用的命令,工具栏的打开及关闭的方法：,一是从“视图”菜单的“工具栏”,一是右击“工具栏”最左边的竖线,工具栏的打开及关闭的方法：,一是从“视图”菜单的“工具栏”,一是右击“工具栏”最左边的竖线,3.工具栏：工具栏包含许多按钮，每一个按钮代表一个常用的命令,4.标尺:可用来直观地显示编辑文档页面的宽度、高度及边界,直接拖动这些位置 可改变页面的左右上下边距,5.文本区：,6.插入点：,7.文末符：只在“普通视图”下可见，在“页面视图”下不可见,8.分页符：在“普通视图”，分页符是虚线；,9.
5、滚动条：,有一次一行（小步移）一次一屏一次一页,10.状态栏：用来标明当前文本的页号/总页码数，插入点（光标）的位置、改写/插入状态的设置,目前是插入状态，双击此处，可变成改写状态,Word菜单中一些特殊符号的含义：,“”表示将弹出一对话框“”表示选中菜单项呈灰色表示不能用“”表示有下级子菜单 常用的菜单项排在前面，不常用的排在后面。,Word2000工具栏的使用：,工具栏的打开：从“视图”菜单中进行；工具栏的布局：拖动工具栏最左边的竖线，可改变布局,例：拖成这样的布局；,Word2000的操作方式：,（1）菜单方式：（主要是用鼠标）菜单栏 快捷菜单（鼠标右键或按+）（2）键盘命令方式：热键：
6、用键盘进入激活菜单，+字母键 快捷键：不激活菜单，+字母键 例：+F:启动“文件”菜单+X:剪切+C:复制+V:粘贴（3）工具栏方式：（主要是用鼠标）例：保存、剪切、复制、粘贴等。,返 回,5.2 Word2000 基本编辑方法,5.2.1 新建或打开文档5.2.2 编辑文档5.2.3 保存或关闭文档,返回本章目录,5.2.1 新建文档,1、新建一个文档时WORD会自动取名为“文档1”之类的。,返 回,5.2.2 编辑文档,光标的移动及定位（表5.1）P112,1、中文输入法的选择：单击此处，然后再进行选择,5.2.2 编辑文档-文档输入,1中文和英文的输入：用+可进行中英文的切换。,2常用符
7、号与特殊符号的输入：3-4种方法直接利用键盘（最快）打开“符号栏”工具栏通过区位码利用“符号”对话框,5.2.2 编辑文档,光标的移动及定位（表5.1）P112,1文本的删除：删一个字符：或删光标后的；删光标前的；还可使用查找替换进行删除。（提问：如何进行）删文本块：先定义文本块，然后用或，或剪切。2.文本的插入：字符的插入文本块的插入3.文本的改写字符改写自动查找并替换,返 回,5.2.3 保存文档,保存文档有4种情况：（WORD文档的扩展名是.doc),保存当前活动文档：将当前文档另行保存：保存全部打开的文档：先按 键，再选“文件”菜单项自动保存:(“工具”“选项”）,1）从“文件”菜单栏
8、中选“关闭”：只是关闭该文档，并不关闭Word应用程序窗口,2关闭文档,返 回,1、字符串的查找与替换2、块处理3、用剪贴板与其他文件交换数据4、简单表格绘制,.3 的编辑技巧,返回本章目录,1、字符串的查找与替换,“查找”命令用来在活动文档中搜索指定的文本、格式、脚注、尾注或批注标记等，也可以按搜索条件搜索特殊的字符，如段落标记、制表符和人工分页符。,替换时，此处不输入内容，则实现“删除”功能,返 回,（1）用鼠标选取文本选取一行文本：(选定栏）选定句子：,2块处理：选择文本,以中文“。”或“.”分隔的若干文字,两个回车键之间的文字,（1）用鼠标选取文本选取一行文本：单击选定栏选定句子：将鼠
9、标移到该句内任意字符上，双击选定多行：在选定栏中拖动鼠标选定一段：有多种方法在段内任意字符上三击在该段的选定栏处双击,2块处理：选择文本,选取任意行区：从开始位置拖动鼠标，直至目的地,2块处理：选择文本,选取任意列区：从开始位置按住,拖动鼠标地,2、块处理：总结文本的选定操作,1选定一行：在该行前的选定栏，单击左键；2选定多行：在需选定的第一行或最后一行的选定栏，按下左键拖动；3选定一段：在该段前的选定栏，双击左键；4选定多段：在需选定的第一段或最后一段的选定栏，双击左键并拖动；5选定整个文档：在定位选定栏，三击左键；或用快捷键Ctrl+A；或用“编辑”菜单的“全选”命令。6选定一个图形：单击
10、该图形。7选定一个竖直文本块：按住Alt键，然后拖动鼠标。,8选定任意两指定点间内容：单击单击这块文字的开始处后按住Shift键，再单击该块文字的末尾处；或拖动鼠标从这块文字的开始处至末尾处；或单击这块文字的开始处，利用滚动条，将这块文字的末尾显示在屏幕上，再按住Shift键，单击该块文字的末尾处，最后松开Shift键9取消选择：单击任意未被选择的部分；或按任意一个光标移动键或按键。,2、块处理：总结文本的选定操作,（2）用键盘选取文本,表3-1 Word 2000常用键盘选取操作功能,（1）剪切（2）复制（3）粘贴（4）清除（5）撤消（6）重复,3对选定文本区域的编辑操作,（1）用鼠标移动文
11、本（2）通过剪贴板移动文本,3对选定文本区域的编辑操作,方法一：用菜单命令进行复制方法二：用“常用”工具栏复制文字块,4复制文本,图3-17“剪贴板”工具栏,当编辑时若不小心把有用的字删除了，可采用撤消操作恢复。选择“编辑”菜单中的“撤消”命令，或按Ctrl+Z键，就可撤消前一次的误操作。另外还可使用“常用”工具栏上的“撤消清除”按钮撤消错误的操作。如果要重复前一次的操作，可按F4键或按Ctrl+Y组合键。,5撤消和重复操作,返 回,5.3.3 用剪贴板与其他文件交换数据,1剪切：将事先所选范围内的文本剪切到“剪贴板”，所选范围内的内容被删。2复制：将事先所选范围内的文本复制到“剪贴板”，所选
12、范围内的内容保持不变。3粘贴：可把已存贮在“剪贴板”上的文本内容插入到由插入点当前定位的地方，原内容后移。,返 回,建立空白表格：步骤如下：（1）光标定位（2）发插入表格命令（3）确定表格列数和行数确定表格列数和行数：列数默认为2。最多可有63列。行数输入或选定所需的行数。默认为2。总行数不限,5.3.4 简单表格绘制,选1个单元格：单击选定栏或在单元格内三击鼠标左键。选多个相邻单元格横向或纵向拖动鼠标。选定某行单击选定栏选定某列定位鼠标，变成黑箭头，单击选定整个表格:光标定位在表格内，,2选定表格,（1）插入行或列插入行插入列（2）插入单元格,3修改表格,（3）删除表格行或列（4）删除单元格
13、,3修改表格,（5）合并单元格：将相邻的两个或两个以上单元格合并成一个单元格，先选中要合并的单元格。（6）拆分单元格：把一个单元格拆分成多个单元格。（7）调整单元格尺寸：,3修改表格,返 回,5.4.1 利用“字体”设置对话框对文字进行格式化的修饰,5.4 文本的排版,5.4 文档的排版,光标的移动及定位（表5.1）P112,1字体宋体、黑体、楷体、隶书Times New Roman、Arial2.字号：初号、小四号、五号、八号，72、24、16等3.字形:常规、粗体、斜体、下划线等4.高级格式:上标（103）、下标（725）85.其他:加框、低纹、缩放、颜色等6一行文字的排列：,5.4.2
14、利用“段落”格式对话框对段落进行格式化的修饰,5.4 文本的排版,以回车符为标记,5.4.3 页面设置：1、页面的基本概念：页：与打印纸张相匹配，一页就是一个打印页面分页的两种方法：自动分页：人工分页：+或“插入”“分页符”,5.4 文本的排版,2、页面设置方法：包括纸张大小、页的走向、页边距、页眉、页脚等,5.4 文本的排版,返 回,5.6 Excel 2000的基本知识,Excel 2000是一个电子表格软件，它用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测，并且具有强大的制作图表的功能；可对数据排序、检索、汇总，还可制作网页。,1、Excel 2000的启动和退出,编辑栏
15、,名称框,编辑框,工作表,Excel 2000主界面,5.7 工作表的建立和数据的编辑,一、几个基本的概念工作簿：是计算和储存数据的文件，即是Excel文件，扩展名为.xls。每个工作簿由多个工作表组成。默认为3张工作表。最多255张工作表。工作表：是一个二维表，由若干行（165536），若干列（AIV，共256列）组成。默认的名称为sheet。由单元格组成。单元格：工作表的行和列交叉部分。是数据输入的场所。每个单元格由列号和行号构成单元格的唯一地址。例：A5。活动单元格：当前正在操作的单元格，由黑框框住,二、工作表的数据输入1、从键盘直接输入数据步骤：先设置活动单元格，方法如下：单击相应的单
16、元格或在名称框中输入单元格的名称或从“编辑”菜单中使用“定位”从键盘直接输入数据，有如下三种类型：,1）文本数据的输入：默认左对齐；输入数据字符时以单引号开头，例 545006；输入太长时，右单元若无内容，则扩展覆盖，否则，截断显示；输完数据后，按键，确认并下移，按键，确认后右移；输完数据后，先按键，可取消输入的内容,2）数值数据输入是单元格的默认类型，即，在建立新表时，所有的单元格都是通用的数字格式；默认为右对齐；在“格式”工具栏中，可设置当前活动单元格中货币样式、百分比样式、千位分隔样式及小数有效位数。,3）日期和时间数据输入用斜杠或减号分隔日期的年、月、日，常用日期格式如下：MM/DD/
17、YY、MM-DD-YY、DD-MMM-YY；基于24小时制计算时间，用冒号：作为时与分的分隔符；如果按12小时制输入时间，需要在时间数字后空一格，并键入字母AM（上午）或PM（下午）；如果日期和时间一起输入，则需要在日期与时间之间空一格；默认为左对齐,2、利用“自动填充”功能输入有规律的数据,有三种方式：填充相同的数据：选中一个单元格，直接将填充柄“+”号往水平或垂直拖动即可。,3、从外部导入数据 从菜单“数据”“导入外部数据”可将其他数据库的数据导入，还可以导入文件文件等。,三、使用公式,1、有关公式的介绍：公式是以等号（=）开始的，对工作表中的数据进行分析的等式。公式中的数据可以来自同一工
18、作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格(工作表名！单元格名)、或其他工作簿的工作表中的单元格（工作簿名工作表名！单元格名）。公式中的元素可以是运算符（算术运算符、比较运算符、文本运算符、引用运算符）、函数、常数、单元格引用（绝对引用、相对引用）及单元格区域引用。例：=（B2+25）/SUM（D5：F5）,2、运算符：,（1）算术运算符：+、-、*、/、%、（2）比较运算符：=、=、（3）文本运算符:&-连接两串文本,（4）引用运算符：区域运算符，对两个引用之间，包括两个引用在内的所有单元格进行引用。例：B5：B15，联合运算符，将多个引用合并为一个引用。例：SUM（B5：B15，D
19、5：D15）。,(5)在公式中引用单元格：,单个单元格：例，A10行区域：例，A10：D10列区域：例，B10：B20矩型区域：例，B3：D7某行的所有单元格：例，第5行，5：5某列的所有单元格：例，第H列，H：H从某行到某行的所有单元格：例，第5行到第8行，5：8从某列到某列的所有单元格：例，第B列到第H列，B：H,（6）单元格的两种引用,A、单元格的相对引用：是指在生成公式时，对单元格或区域的引用基于它们与公式单元格的相对位置。例，B6中包含公式“=A5”，Excel将在距单元格B6上面一个单元格和左面一个单元格处的单元格中查找数值。当复制公式时，相对引用的单元格地址会自动调节。,B、单元
20、格的绝对引用：是指在生成公式时，对单元格划区域的引用是单元格的绝对位置。例，$F$3。公式复制后单元格地址不作调整。,问：sheet2!$A$2:$C$5表示什么意思？,C、混合引用：可以单独在列号或行号前加上“$”，则得到单元格的混合使用。例：$F5,F$10。公式复制后单元格地址中绝对引用部分不作调整。,3、创建公式,先选定要输入公式的单元格，在编辑框内输入以“=”开头的公式，最后按回车键，或者单击工具按钮的“”按钮。,四、使用函数,函数：函数是预定义的内置公式 函数的格式：函数名（参数1，参数2，）。参数可以是常量、单元格、区域、公式或其他函数,1、函数的输入和编辑,选择需要输入公式的单
21、元格单击“常用”工具栏上的“粘贴函数”按钮,在“粘贴函数”对话框中的“函数分类”框中选择函数类型。,在公式选项板中的参数框中输入参数，参数可以是常量、单元格或区域。,公式选项板,2、常用函数,SUM函数格式：sum(number1,number2,number30)功能：求出参数表所有参数之和，参数最多为30个例：sum(A10:B20,D5:E10),AVERAGE函数格式：AVERAGE(number1,number2,number30)功能：求出参数表中所有参数的平均值。MAX函数格式：MAX(number1,number2,number30)功能：求出参数表中所有参数的最大值。,MIN
22、函数格式：MIN(number1,number2,number30)功能：求出参数中所有参数的最小值。,逻辑函数IF格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)功能：根据logical_test逻辑计算的真假值，返回不同的结果。若条件为真，则返回value_if_true中设置的值；若条件为假，则返回value_if_false中设置的值,例，下面表示什么？=IF(H3270,“优秀”，IF(H3180,“及格”，“不及格”）,注意：if最多可以嵌套7层。,3、公式的复制,可以只复制单元格的公式，操作如下：1）选中单元格后复制2）选中目标单元
23、格后，右键在快捷菜单中选择“选择性粘贴”3）复制公式时，相对引用的单元格地址会自动调节；绝对引用的单元格地址不会调节。,五、数据的编辑,修改单元格数据双击单元格，可直接在单元格内修改选中单元格，在编辑栏中修改清除或删除单元格、行和列移动、复制单元格数据插入单元格及行、列撤消错误操作或重复上一次操作,5.8 工作表的编辑和格式化,一、工作表的插入、删除和重命名插入工作表+删除工作表重命名工作表,右击工作表标签后,二、工作表的复制和移动,可以将某个工作表在同一个或多个工作簿中移动或复制。,三、工作表窗口的拆分和冻结,1、工作表窗口的拆分：如果工作表的数据很多，一个窗口不能将工作表的全部数据显示出来
24、，就需要滚动屏幕查看工作表的其余部分。此时工作表的行标题或列标题会滚动到窗口以外看不见，若希望滚动工作表时，仍然能看到行或列标题,可将工作表窗口拆分成几个窗口。方法：菜单法鼠标法,2、工作表窗口的冻结 如果不希望某个窗口滚动，可先选择一个要冻结的窗口，然后单击菜单栏“窗口”“冻结拆分窗口”命令3、取消冻结和拆分区域菜单栏“窗口”“撤消窗口冻结”,四、工作表的格式化,工作表的格式化主要工作有：设置单元格式、改变工作表的行高和列宽、为工作表设置对齐方式、为工作表加上必要的边框和底纹以及使用自动套用格式等。所有这些设置都可通过菜单“格式”来实现。,1、设置单元格格式,数字格式,1、设置单元格格式,数
25、字格式对齐方式,1、设置单元格格式,数字格式对齐方式字体、字号,1、设置单元格格式,数字格式对齐方式字体、字号边框,1、设置单元格格式,数字格式对齐方式字体、字号边框底纹,1、设置单元格格式,数字格式对齐方式字体、字号边框底纹保护,2、调整行高和列宽 如输入超长的字符串，该字符串将延伸到相邻的单元格中，若单元格中已有内容就被截断，无法显示。超长数值数据则以一串“#”表示，为了将数据完整显示出来，就需调整行高和列宽。方法如下：鼠标法菜单法,3、自动套用格式,自动套用格式是数字格式、对齐、字体、边框线、图案、列宽和行高的组合。,4、设置单元格的条件格式,例：设置不及格的为红色加粗；优秀的为蓝色加粗
26、,最多可设定三个条件,5、格式复制和删除,格式的复制使用“常用”工具栏上的“格式刷”先复制，后“选择性粘贴”删除格式“编辑”“清除”“格式”,5.9 数据图表化,1、基本概念：数值轴和分类轴：纵为数值轴、横为分类轴坐标值分类名称：将行标题（或列的值）作为分类轴的坐标名称使用数据系列名称：指显示数据的序列。它会出现在图表的图例中，不同的数据系列有特定的颜色和图案，并在图表的图例中进行描述。,用Ctrl 键来进行选择,分类轴,数值轴,数据系列1,数据系列2,当工作表中的数据源发生变化时，图表中对应项的数据也自动更新,2、创建图表,选定需要建立图表的数据单元格区域单击菜单“插入”“图表”菜单项，或单
27、击常用工具栏上的“图表向导”按钮。按如下步骤进行操作，第三步最复杂。,3、图表及其数据的编辑,在图表中右击：更改图表类型更改数据源更改图表选项更改图表位置更改图表区域内的各种对象,4、图表的格式化,指对图表的各个对象的格式设置，包括文字和数值的格式、颜色、外观等。不同的对象有不同的格式设置选项。格式设置可以选定图表中要格式化的对象，双击，即可进行设置,5.10 数据管理和分析,电子表格不仅具有简单数据计算处理的能力，还具有数据库管理的一些功能。它可对数据进行排序、筛选、分类汇总等操作。,一、将工作表用作数据库,作为数据库的工作表具有如下特点：与数据库相对应，表中的一列为一个字段，；一行为一条记
28、录；第一行为表头，由若干个字段名（列标题）组成表中不允许有空行或空列；每一列必须是性质相同、类型相同的数据；不能有完全相同的两行内容。,字段,表头,记录,对工作表进行数据管理和分析的工具是使用菜单“数据”来进行的。,二、数据排序,1、简单排序：指按照一个字段的值进行排序。利用“常用”工具栏中的“升序”和“降序”2、多条件排序 通过菜单“数据”“排序”,三、数据筛选,通过筛选可选取符合条件的行，其他行暂时隐藏起来。1、自动筛选,2、高级筛选,主要是定义三个单元格区域：一是定义查询的数据库区域；一是定义查询的条件区域；一是定义存放查找出满足条件的记录的区域。当定义好这些区域后便可进行筛选。例：查计
29、算机系或职称是工人的女职工。方法如下：恢复数据库原状的方法：菜单“数据”“筛选”“全部显示”,条件区域：行与行之间是or；同一行的各列是and,查询的数据区域：,定义查询结果的区域：,点击这些按钮进行区域的选择,四、数据的分类汇总,分类汇总就是对数据清单按某个字段进行分类，并字段值相同的记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总。分类汇总前，须对要分类的字段进行排序。,1、简单汇总,对数据清单的一个字段仅统一做一种方式的汇总。例：对人事档案表的工资按部门进行求平均。,排序字段,恢复数据显示,对同一字段进行多种方式的汇总，称为嵌套汇总。例：在上例的基础上，统计各系的人数。,注意此处,5.11 页面设置和打印,Excel 2000的基本知识5.7 工作表的建立和数据的编辑5.8 工作表的编辑和格式化5.9 数据图表化5.10 数据管理和分析,
