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1、个人自我管理,时勤2009.5月,个 人 管 理-时 间 管 理,分享快乐!,一个有能力管好别人的人不一定是一个好的管理者,而只有那些有能力管好自己的人才能成为好的管理者。,每个人都是管理者,时间管理个人知识管理目标管理自我决策个人修炼,什么是时间,“洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从茫然的双眼前过去。我觉察他去的匆匆了，伸出手遮掩时，他又从遮掩着的手边过去，”出自朱自清匆匆“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出，但是我们做得究竟怎样呢？,（1）供给毫无弹性：时间的供
2、给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。,什么是时间,什么是“时间管理”？,“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不
3、是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。,我们短暂的一生,睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3-5年 看了上面的这一组数据，您有何感受？“时间管理”一直是个重要的问题，但从来没像今天这么重要过，为什么？,时间管理的误区,误区之一：工作缺乏计划“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则
4、坚持做下去,由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则,误区之二：组织工作不当,1 职责权限不清，工作内容重复 2“事必躬亲，亲力而为”3 沟通不良 4 工作时断时续,学会利用资源,误区三：时间控制不够,拖延商数测验 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快
5、的事是困难的工作。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（9）我在过分疲劳
6、（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（10）在着手处理问题时我经常不知从何下手?A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 评分标准：每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,你为什么忙？,工作多；事情多；还有,因为你“茫”,因为你“盲”,因为你“忙”,误区四：整理整顿不足,杂乱的办公桌显示杂乱的心
7、思,文件处置测验 请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号“？”。1、订购文具后所取得的帐单。2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。4、某商场寄来的问卷。5、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。6、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E-mail。8、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购
8、，但你无法确定是否真正值得订购。10、客户寄来的一封投诉信。11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“？”，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）！,误区五：进取意识不强,*个人的消极态度*做事拖拉，找借口不干工作*唏嘘不已，做白日梦*工作中闲聊,三延四拖，你就是时间的小偷,我全力以赴但我想那不够好，我付出所有，但我猜那不够多,误区六：完美主义：还不够好,昨天、今天、明天,明日诗明日复明日，明日何其多！日日待明日，万世成蹉跎。世人皆被明
9、日累，明日无穷老将至。晨昏滚滚水流东，今古悠悠日西坠。百年明日能几何？请君听我明日歌。,今日诗 今日复今日，今日何其少！今日又不为，此事何时了。人生百年几今日，今日不为真可惜。若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。为君聊赋今日诗 努力请从今日始。,昨日诗昨日会昨日，昨日何其好！昨日过去了，今日徒懊恼。世人但知悔昨日，不觉今日又过了。水去日日流，花落日日少，成事立业在今日，莫待明朝悔今朝。,时间管理的六项基本原则,原则一 明确目标,目标决定我们的将来 只有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能放弃大而美丽的目标，选择伸手可及的目标,如何制定目标,Text,Text,可衡量,相关,可达到,具体,基于时间,
10、原则二：有计划、有组织地进行工作,就是选择做什么？选择在什么时间做什么？什么时间适合做什么？,原则之三：分清工作的轻重缓急,持续而长期的行为；如果不处理它将变成第一象限的内容；许多现在第一象限的内容都是由它演变而来的；我们都知道重要就是不做。,帕雷托定律,按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”原理的基础上。这个原理是十九世纪末期与二十世纪初期的意大利经济学家兼社会学家维弗烈度帕雷托所提出。它的大意是：在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所
11、熟知的80/20原理-即百分之八十的价值是来自百分之二十的因子，其余的百分之二十的价值则来自百分之八十的因子。,80%的销售额是源自20%的顾客；80%的病假是由20%的员工所占用；80%的档案使用量集中于20%的档案；80%的菜是重复20%的菜色；80%的垃圾是源自20%的地方；80%的看电视时间都花在20%的节目；80%的阅读的书籍都是取自书架上20%的书籍；80%的看报时间都花在20%的版面；80%的电话都是来自20%的发话人；80%的教师辅导时间都被20%的学生所占用；,帕雷托定律的运用,80/20原理的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也
12、只能取得20%的成效：你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只花20%的时间，即可取得80%的成效。,通过观察我们发现：20的工作占整个工作的80%的价值应该集中80的精力投入到20的工作只投入20的精力做另外80的工作,帕雷托定律的运用,一般做法：列出清单给所有客户电话；去拜访所有客户；阅读所有文件；要做所有的工作；讨论所有的问题；什么事都想自己做；自己些所有的报告；结果：忙碌,帕雷托定律做法：只给有价值的客户电话只拜访有价值的客户；只阅读有必要的文件；只挑选紧急重要的工作只讨论有意义的问题；授权被人或请人人代做自己些有必要的报告或提纲；结果：充裕,帕雷托定律的运
13、用,价值80的工作事项一事项二事项三,价值20的工作事项四事项五事项六事项七事项八,区分工作价值，进行分类,帕雷托定律的运用,价值80的工作分配事项一：需2H集中精力事项二：需1H不受干扰事项三：需2H高效时间,价值20的工作分配事项四：往后推事项五：可不做事项六：可委托下属事项七：-事项八：-,对时间和精力的分配,急迫性指数测验 选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=从不；B=有时候；C=常常）1、我在压力之下表现最好。（）2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（）3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。（）4、我休息时会觉得不安。（）5、我似乎永远
14、在赶时间。（）6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。（）7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。（）8、?以谧鲆患率背；嵯氲搅硪患隆?（）9、我处理危机时表现最好。（）10、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（）11、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。（）12、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。（）13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。（）14、我常边工作边吃饭。（）15、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。（）16、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（）“A”总数：“B”总数：“C”总数
15、：总得分：（A=0分；B=2分；C=4分）0到25分属于低度急迫性心态，26到45分属于强烈急迫性心态，46分以上已经到了严重急迫性的程度。2.4 原则之四：合理地安排时间,原则四：合理地安排时间,对事情要规划一个期限；明确什么时间适合做什么；,分清不同工作或任务所适合的时间效率最高的不受干扰的无法控制的零散的,原则五：制定有效时间表,制定时间表的意义：时间表不仅仅是提醒；重要的是规划时间；主动管理时间；强制行动；高效；,制定的方法：列出代办事情的流水帐运用四象限分析排出：紧急重要；不紧急重要；紧急不重要；不紧急不重要。用帕雷托定律分配时间。合理安排时间。,制定时间表应注意：留出机动时间；什么
16、时间适合干什么；不要超量；有效分解任务；大事情小时间；给自己安排出一定的绝对独立的时间；有机结合，长远结合；,科学的时间表不会让你变成机器人，相反，它能使你享受自觉支配时间的自由感。有人喜欢列出详细的清单，把时间精确地分为一小块一小块，严格按日程表行动；有人则相反，喜欢把握整体，形象地思考问题，抗拒“机械的”日程表，传统的时间方法只会使他感到不舒服。对于后一种人而言，他们只愿把简单地排序，然后设定最后期限，而不愿把它们分割小块，填入时间表。无论你属于哪一种，都要找出适合你自己的方法，只有这样，才能保证时间管理是在帮助你组织时间，而不是加重你的负担。你可能需要结合两种风格的管理方法，以创造出自己
17、的时间管理体系。,原则六：检讨,浪费时间的坏习惯,调查自己,不断检讨修改,拖延不专一，精神不集中，执行不严格，对自己宽容东西摆放无序缺乏明确的目标缺乏优先顺序想做的事情太多做事有头无尾缺乏调理与整洁不懂授权不会拒绝被人行动缓慢懒惰心态消极,给自己做一段时期的记录,总结：时间管理几个注意,1、事先的了解所在部门的业务定位 2、所在岗位的业务定位 3、上级主管的业务目标 4、上级主管对你的期望和要求 5、与其它相关岗位的业务接口关系6、磨刀不误砍柴工,5W2H原则 Why:为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持What：任务的内容和达成的目标 When：在什么时间段进行 Where：任务发生的地点 Who：哪些人员参加此任务，由谁负责 How to：用什么方法进行 How much：需要多少成本,时间管理的六项原则,反省,成功,目标,计划,选择,合理安排时间,建立时间表,谢 谢,谢谢大家！祝你成功！,
