会展项目财务管理.ppt

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1、第五章 会展项目财务管理,第一节 会展项目财务管理概述,一、会展项目财务管理的概念会展项目财务管理就是遵循客观经济规律，通过对会展项目资金的筹集，运用和分配的管理，利用货币价值形式对会展项目的经营状况进行综合性的管理。,二、会展项目财务管理的对象,财务管理主要是资金管理，其对象是资金及其流转。因此，现金流转的平衡是财务管理中最基本的平衡。,（一）现金流转的概念,在生产经营中，现金变为非现金资产，非现金资产又变为现金，这种周而复始的流转过程称为现金流转。这种流转无始无终，不断循环，又称为现金的循环或资金循环。由于会展项目最终交付的是会展项目服务产品，而不是实物产品，所以会展项目的现金流转主要反映

2、为资金的耗费，如用现金支付人工成本、租借活动场地、支付营销费用等。这些被耗费的资金是活动主办方制定活动各项收费价格的参照基础，通过销售门票、出租广告牌位、出租摊位、赞助等方式取得收入而得到价值补偿。,会展项目的记账则遵循收付实现制，收付实现制可以准确地反映会展项目的现金流动，更能反映会展项目的现金支付能力。在会展项目主办企业进行财务管理时，再结合权责发生制原则分析根据收付实现制原则所记载的各项收入和支出项目。,权责发生制：权责发生制又称应计制，是以应收应付作为标准来确定本期收入和费用以计算本期盈亏的会计处理基础。具体讲就是凡是当期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用，不论款项是否收付，都应

3、作为当期的收入或费用处理；凡是不属于当期的收入和费用，即使款项已经在当期收付，都不作为当期的收入和费用。,收付实现制：又称现金制，是以款项的实际收付为标准来确定本期收入和费用，计算本期盈亏的会计处理基础。在现金收付的基础上，凡在本期实际以现款付出的费用，不论其应否在本期收入中获得补偿均应作为本期应计费用处理；凡在本期实际收到的现款收入，不论其是否属于本期均应作为本期应计的收入处理。,权责发生制/应收应付制,12月25日销售商品10万元，1月20日收款。处理方法：作为12月份的收入 权责发生制 作为1月份的收入 收付实现制,（二）现金流转的平衡,在会展项目中，如果在同一会计期间现金流入量和现金流

4、出量相等，财务工作将大大简化。但在会展项目实际运作过程中，现金收支平衡的情况极少，而会展项目财务管理的目的就是要使会展项目的现金流不中断。,三、会展项目财务管理的内容,（一）筹资管理为了保证会展项目的如期成功举办，必须预先筹集一定数量的资金。会展项目的主要资金来源包括主办单位拨款、预收摊位费、报名费、赞助费、代办费等，内容多，弹性大。,筹资管理,中小企业融资难一直是中小企业发展的瓶颈。质押贷款、担保贷款（信用评级难）银行借款（贷款等级评定标准）上海世博会美国馆花费6100万美元，筹款很费劲，最后是花旗银行500万，海尔美国公司承担了大部分。,筹资管理的另一面：投资管理,将钱花在刀刃上。流传着这

5、样一个说法:在1977年，如果在你用6410美元购买一辆波速牌汽车的同时也拿出同样多的钱以每股2美元买入波速的股票，那么到了1986年，它的股价达到每股312美元，你最初的投资就上涨了156倍，你的钱足以让你买上一座豪华别墅和好几辆高档汽车。但如果当初你只是买了波速汽车，而没有买它的股票，那么到了1986年，你的汽车已经报废，你依然过着平常的生活，忙于买各种打折的商品。这种比喻形象地说明了投资对改变一个普通人经济命运的重要性。,广州亚运会的总投资1200多亿人民币,广州亚运会的总投资1200多亿人民币(比20年前北京举办亚运会的费用翻了49倍)，开闭幕式(包括烟火)总费用约3.8亿元。资金投入

6、主要包括三个方面：一是亚运会和亚残运会的场馆建设和维护，预算资金63亿元人民币;二是亚运会和亚残运会运行资金，预算资金73亿元人民币;三是城市面貌和环境改善，预算资金1090亿元，包括地铁建设、城市道路、桥梁和基础设施，环境综合整治，工业污水治理等经费，其中环境综合整治包括空气环境、水环境、交通环境、人居环境和无障碍设施环境综合整治。,上海世博会园区，每平方公里投资力度超过100亿元人民币。,（二）营运资金管理营运资金是指流动资产减流动负债的余额。营运资金在会展项目的全部资金中占有相当大的比重，而且周转速度快，形态易变，所以是财务管理工作中一项重要内容。,（三）成本费用管理成本费用管理也就是对

7、资金耗费的管理，降低成本费用是提高会展项目利润的根本途径。会展项目的成本费用管理，就是指项目组织者为保证项目目标的实现而制订成本预算，并对项目实施过程中发生的成本费用进行检查、监督和控制，努力将实际成本控制在预算范围内的管理过程。,（四）利润管理利润是一定时期内的经营成果，是会展项目在经营期内的收入减去成本后的总额，提高经济效益是一切经济工作的出发点和归宿点。会展项目组织者通过合理制定项目的目标利润规划，采取各种有效措施，挖掘各项资源的潜力，尽可能地提高项目的盈利水平。,北京奥运会收入,北京奥运会盈利超10亿据国家审计署2009年6月公布的财务收支审计结果，奥运会(不包括残奥会部分)北京奥组委

8、收入将达到205亿元，支出将达到193.43亿元，收支结余将超过10亿元。收入的主要构成包括国际奥委会开发的市场收入和电视转播权收入中按协议分配给主办城市的部分，此部分收入约占组委会收入总额的40%，计98.7亿元；门票、住宿、收费卡、利息、资产处置等其他收入19.6亿元，其中，门票收入12.8亿元，财产处置收入2.4亿元。,四、会展项目财务管理的目标,财务管理的目标具有可变性、层次性和多元性的特点。例如世博会这样大型的会展项目，其财务管理目标需要分为总体目标、分部目标和具体目标三个层次，由于筹备时间长，一般需要3-5年，期间存在很多的不确定性因素，其财务管理目标可能发生变化，如汇率的变动会带

9、来预期收益的变化。会展项目的核心财务管理目标应是达到利润最大化，并以此实现各方共同的利益。,第二节 会展项目财务预测,一、会展项目财务预测的内容会展项目财务预测是指会展项目组织者对会展项目未来资金需求的估计。通过财务预测可以提供日常控制所需要的财务信息，找出资金筹措安排中的规律性，有利于企业财务管理人员根据变化适时调整，保证财务收支的综合平衡，保证财务目标的顺利实现。,会展企业预算：会展企业对未来某一段时间内各种资源的来源和使用作出详细计划，它以数字形式对会展企业未来一段时间的经营活动进行概括性的表达。,会展项目财务预测内容：.投资预测.销售收入预测.成本预测.利润预测.筹资预测,二、会展项目

10、筹资预测需要考虑的因素不管会展项目采取何种筹资方式，均应从筹资数量、筹资成本、筹资风险和筹资时效这四个方面综合考虑。,三、会展项目利润预测分析,会展企业依据会展项目在筹划运营活动中有关因素变化情况，运用科学的方法进行研究和分析，对未来一定时期内的利润数额进行预计和测算，并寻求实现预计利润的各种措施方案。利润预测是确定目标利润、编制利润计划的基本依据。销售利润在利润总额中所占比重最大，销售利润的预测是利润预测的重点。,（一）量本利分析预测法,量本利分析法就是项目的盈亏主要取决于项目产品的销售收入和成本费用。销售收入大于总的成本费用时，项目就盈利；否则就亏损。当销售收入等于总的成本费用，即利润为零

11、时的产销量即为盈亏平衡点，也称保本点。项目利润销售收入总成本费用 单价产销量（固定成本+单位变动成本产销量）（单价单位变动成本）产销量固定成本,会展项目组织者是根据会展项目广告牌位、摊位、门票等销售数量、成本和利润之间的依存关系来预测会展项目销售利润的方法。可用下列公式测算其利润数额：利润数额销售单价标准广告牌位（摊位、门票等）销售量单位变动成本标准广告牌位（摊位、门票等）销售量固定成本（销售单价单位变动成本）标准广告牌位（摊位、门票等）销售量固定成本,（二）目标利润预测法,目标利润是指在销售收入一定的情况下，根据目标成本、销售费用和既定的税率来确定目标利润的方法。其计算公式为：目标利润预计销

12、售收入-目标成本-目标期间费用从量本利关系分析增加利润的途径：增加标准广告牌位（摊位、门票等）销售数量；提高售价；降低单位变动成本；降低固定成本。以上均为项目组织采取单项措施实现目标利润的例子。在实际工作中，单独采取某一方面的措施可能无法实现目标利润，这时应综合运用多种措施，以实现目标利润。,（三）比例测算法比例测算法是根据利润与有关财务指标的比率关系来测算未来一定时期目标利润数额的方法。其计算公式为：销售利润率法：目标利润预计销售收入计划期销售利润率资金成本率法：目标利润预计资产平均占用额计划期资金利润率,第三节 会展项目预算管理,一、会展项目财务预算的内涵会展项目财务预算是对会展项目在未来

13、一定时期内的各种资源的来源和使用的详细计划，以数字形式对会展项目未来一定时期内的经营活动进行概括性表述。会展项目组织者通过对某具体会展项目举办期间所需要的经费和预算收入进行初步的预算，根据每个会展项目的签约商和供应商提供的准确报价而形成，核算预期的收支。,会展项目财务预算提供了整个筹备期间的收支预算，从而确保会展项目的各项财务支出充足、合理和高效。会展项目组织者要结合会展项目的特点，预计各项收支在每个月份、季节或年份的详细预算，协调人力、物力、财力，组织综合平衡，为财务决策的确立和财务控制提供依据。,会展项目预算前要明确的组织理念类型,利润导向型活动收支平衡型活动领导人或主办人亏损型活动,二、

14、会展项目财务预算的实施模式,在会展项目管理中，预算是在预测的基础上进行的，会展项目组织者可能忽略一些意外事件而造成预测数据不可能完全准确，所以预算要有一定的幅度，即需要实行弹性预算。弹性预算是在固定预算模式的基础上发展起来的一种预算模式，它的主要用途是控制成本支出的工具。在计划期开始时，弹性预算提供控制成本所需要的依据，在计划期结束时，它可以用来评价和考核实际成本。,三、会展项目预算工作程序,（一）确定财务预算的目标。（二）资料的搜集。（三）汇总会展项目组织者业务方面的预算。（四）财务预算的编制。,四、会展项目财务预算内容,（一）收入预算销售收入是企业现金流入的主要来源，也是实现利润的基本前提

15、，而且很多财务项目是随着销售量的变化而变化，如销售成本、销售费用等，所以销售预测的精确与否对现金预算的可靠性影响很大。一般大型会展活动的收入预算包括广告收入、优惠销售收入、捐款、投资利息收入、注册费收入、商业销售收入、大型活动票房收入、经销商佣金收入（酒店支付）等。,（二）支出预算为实现销售收入预算必须支付日常管理费、印刷费、邮资、交通费、保险费等相关费用，有些是固定费用，有些随会展项目的规模和数量而变化，在预算时要加以注意，尽量细化预算方案。,一般大型会展活动的支出预算包括：,会计费用；市场营销费用：广告费、专项广告费、宣传手册设计费、宣传手册邮寄费、宣传手册印刷费、公共关系费等；日常管理费

16、用：装饰、保险、现场电话费、法律咨询费、执照费、许可证、复印、摄影、邮费、活动节目单编辑设计和印刷费、报告编制与出版费、按比例分摊的日常管理等；职员/志愿者费用：职员住宿费、志愿者住宿费、志愿者表彰和奖品费用、合同工注册费等；劳务费：视听人员、音响人员、照明人员的劳务费等；租赁费：视听设备、汽车、照明设备、音响设备、现场办公家具、场地等的租赁费；运输费：汽车里程碑补助费、材料运输费、杂费、宾客交通费、职员交通费等；评估费：咨询事聘用费、评估费等；注册费：注册材料费、补充注册和入场费等；,（三）现金预算,现金预算是财务预算的重要内容，也是财务计划不可缺少的部分。现金预算是对会展项目组织者未来特定

17、时期的现金流入和现金流出所作的预计，也是对现金收支差额提出平衡措施的计划。通过现金预算的编制，可以使财务人员了解企业现金需求，以便更好地筹措资金，控制现金的流转，会展项目组织者可以按会展项目的周期编制现金流量预算，也可以按月编制现金流量预算，时间越短编制的现金预算准确性越高。,（四）资金支出预算资金支出预算是一种长期的具有投资性质的预算，主要包括：研究开发支出，如新会展项目策划研究费；更新改造生产设施，如场馆的更新改造；人事培训与发展支出；市场发展支出，如宣传促销费用等。,五、展会财务管理,（一）制定财务目标 1、获利 2、获得商誉或宣传本公司政府举办的世博会、亚运会呢？（二）制定预算 是实现

18、财务目标的一个工具。,预算的编制程序,自下而上；自上而下,1970年的大阪世博会总投资约为1万亿日元，约合人民币805亿元，其中配套基建投资额为6500亿日元，占65%。1992年的塞维利亚世博会，总投资100亿美元，约合人民币700亿元，配套基建投资额6亿美元，占86%。2000年的汉诺威世博会，总投资额102亿马克，约合人民币526亿元，配套基建投资额70亿马克，占70%。2005年的爱知世博会总投资1万亿日元，约合人民币805亿元，配套基建投资额8100亿日元，占81%。,上海世博会：原先的财政预算只覆盖了世博会园区内部分的5.28平方公里，总投资额仅30亿美元。上海世博会的资金总预算为

19、286亿元（人民币，下同），其中建设资金180亿元，来自国家投资和发行债券；运营资金106元，主要通过市场开发筹措，包括票务收入、企业赞助和特许产品授权经营等。建设资金中，发改委批准发行总规模80亿元的世博建设债券。新预算方案则分为园区内和园区外两部分。总预算高达3000亿至4000亿元人民币，其中三分之一将通过资本市场来募集。,预算编制考虑因素（6项）,1、财务历史数据 3年2、宏观经济环境 失业率、通货膨胀、消费者物价指数、新增产业指数、政府投资指数3、收益 收入构成:广告、优惠销售、捐款、柜台租金、投资利息、商业销售、注册费、赞助费、经营商佣金.,上海世博会的收入,上海世博会的收入将主要

20、有三个渠道：一是售价为20美元的门票，主办方希望能吸引七千万的观众，这样门票收入将可达到14亿美元；二是上海世博会的品牌赞助计划和授权许可；三是世博会场馆的后续利用。据统计，5月1日至10月31日，进入世博园区参观人数达7308万人次。其中，境外观博游客约占入园总人数的5.8%,世博会带来直接旅游收入超过800亿元人民币,据中国旅游研究院初步测算，世博会带来直接旅游收入超过800亿元人民币，对长三角地区旅游及相关产业拉动作用尤为明显，世博期间苏浙皖三地旅游收入同比均增长20%以上，同时也带动了公路、铁路、航空客运量、住宿和餐饮业等旅游相关产业20%以上的增长。,失业率,失业率是指失业人口占劳动

21、人口的比率，旨在衡量闲置中的劳动产能。在美国，失业率每月第一个周五公布，在台湾，则于每月23日由行政院主计处公布。失业数据的月份变动可适当反应经济发展。失业率数字被视为一个反映整体经济状况的指标，而它又是每个月最先发表的经济数据，所以失业率指标被称为所有经济指标的“皇冠上的明珠”，它是市场上最为敏感的月度经济指标。一般情况下，失业率下降，代表整体经济健康发展，利于货币升值；失业率上升，便代表经济发展放缓衰退，不利于货币升值。若将失业率配以同期的通胀指标来分析，则可知当时经济发展是否过热，会否构成加息的压力，或是否需要通过减息以刺激经济的发展。,消费者物价指数,销售价格指数(Consumer P

22、rice Index)，缩写为CPI，是反映与居民生活有关的商品及劳务价格统计出来的物价变动指标，通常作为观察通货膨胀水平的重要指标。如果消费者物价指数升幅过大，表明通胀已经成为经济不稳定因素，央行会有紧缩货币政策和财政政策的风险，从而造成经济前景不明朗。因此，该指数过高的升幅往往不被市场欢迎。例如，在过去12个月，消费者物价指数上升3.5%，则表示生活成本比12个月前平均上升3.5%。当生活成本提高，你的金钱价值便随之下降。也就是说，一年前收到的一张100元纸币，今日只可以买到价值96.50元的货品及服务。一般说来当CPI3%的增幅时我们称为通货膨胀；而当CPI5%的增幅时，我们把他称为严重

23、的通货膨胀。,4、费用展台空间、建造和拆除、特别的广告赠品、运输费用、视听器材、电力开支、电话服务、附属材料、人员支出、广告、机票和酒店住宿费等 行政管理费固定费用 不随活动的参加人数而变动，即使实际收益少于预期收益固定费用也不变，如，项目的市场营销费可变费用 餐饮费用等，根据出席人数或其它因素变动而变动。展览费用分类 4类：设计施工费、展品运输费、宣传公关费、行政后勤类费用。5、详细开列帐户6、调整控制,（三）预算的执行与控制,1、记账方法 现金制 权责发生制/应收应付制 2、会展期间的预算执行 控制成本（可变成本）3、削减成本：削减展会成本 4、确保现金流 付款方式、条件 5、外汇汇率 美

24、元结算,广州亚运会的资金投入,广州亚运会筹办坚持节俭、廉洁的原则，资金投入主要包括三个方面：一是亚运会和亚残运会的场馆建设和维护，预算资金63亿元人民币；二是亚运会和亚残运会运行资金，预算资金73亿元人民币；三是城市面貌和环境改善，预算资金1090亿元，包括地铁建设、城市道路等经费。其中,运行经费会从三方面筹集:市场开发、捐赠、财政补贴。筹办资金主要来源于中央财政的11.8亿元、广东省财政的30亿元、亚运城销售的255亿元及亚组委市场开发的30多亿元。,从历届亚运会情况来看,市场开发筹集资金占总收入比例不高,多哈亚运会为10%,澳门室内运动会为30%。亚组委获得亚运会所有市场开发权。广汽集团、

25、南航集团、中国移动等十几家知名企业，涵盖了汽车、移动通讯、运动服装、电视、保险、饮料、互联网、数码产品等十几个行业 提高广州亚运会的品牌价值和影响力,希望广州亚运会实现收支平衡,市场开发收入超过历届亚运会水平,亚运会的市场开发,亚运会的非独家供应商最低的“门槛”就要1000万元人民币；广州亚运会个别高级合作伙伴的赞助费用也不逊色，其中广汽集团的赞助费达到6亿元。最高级别的是高级合作伙伴，接下来依次是合作伙伴、赞助商、独家供应商和供应商。其中，头两个级别的合作企业为6至8名，赞助商为10至12家。赞助商分为十几个类别，独家供应商和供应商有15至20家。附：亚运会市场开发书.doc,二沙岛的发展树

26、木公园，由广州发展集团捐资冠名的；传祺公园是广汽集团捐资冠名的；珠江新城花城广场投资27亿元，是城投集团投资的；海心沙是由城投运作。,削减展会成本,削减展会预算是一件两难的事情，可从以下几个方面控制：1.尽量减少赠品的费用 2.降低展位清洁服务的费用 3.不租植物省去眼花缭乱的盆景 4.展位上少装电话 注意：殷勤招待客户的费用不可少；重点产品的展示推广费用不可少；高水准的销售团队聚会不可少。,六、会议财务管理,（一）会议财务预测（二）编制会议预算（三）会议资金管理（四）会议成本控制（五）会议赞助,（一）会议财务预测,1、概述财务预测的目的是保证顺利实现会议财务管理的最终目标，并且根据预测得到的

27、数据编制预算。程序 确定目标和制定工作方案 搜集和整理资料 选择预测方法 定性为 德尔菲法 专家意见法 预测 形成书面预测报告,2、会议财务预测的主要内容,预测什么 会议规模 参加人数（编制预算的基础）会议固定支出的预测 筹备时的印刷、邮寄费 保本人数的预测 保本人数=会议固定支出/（注册费-每位的可变支出）会议收入 注册费（旅游收入 赞助 其它）经济环境的预测 期限长（汇率、通货膨胀）,（二）编制会议预算,1、会议预算的组成 收入、支出（变动、固定）编制方法：预算列表 2、编制程序 固定支出 可变支出 收入 总结3、会议固定支出 初期申办费用，市场宣传费用、考察活动相关费用、会场、设备的租金

28、、基本办公费、人工费、参会费等。,4、会议可变支出,餐饮费印刷费、邮寄费、代表用品费、移动式同声翻译接收设备费（按天）、支付的服务费等,5、会议收入 会议注册费 a、代表 b、会员 c、特邀报告人 d、学生 e、陪同人员 f、国内代表 赞助费 企业、基金、政府、（个人）宾馆的优惠 旅游收入 展览收入,6、预算总结7、预算调整 高调整的情况 abcd 调整的时机,会议预算的具体内容,1、交通费用 2、会议室/厅费用 3、住宿费用4、餐饮费用 5、视听设备 6、其他杂费,1、交通费用,交通费用可以细分为：（1）出发地至会务地的交通费用包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的

29、交通（2）会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。（3）欢送交通及返程交通包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。,2、会议室/厅费用,具体可细分为：（1）会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。,（2）会议设施租赁费用此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪

30、、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。,（3）会场布置费用如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。（4）其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时

31、性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。,3、住宿费用,住宿的费用住宿费里面有些价格是完全价格，而有的是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范

32、围。宾馆的报价不包含政府征收的其它税费及电话费、酒水等您在酒店的其它消费，部分酒店须请旅客自付城市建设费。酒店的外币报价依据付款当日的酒店汇率折算人民币。,4、餐饮费用,一般而言，展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外)，会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。,会议的餐饮费用,可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。（1）早餐（2）中餐及午餐（3）正式晚餐（4）酒水及服务费（5）会场茶歇（6）联谊酒会/舞会,（1）早餐,早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预

33、备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取费用）,（2）中餐及午餐,中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。一般来说，午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。,（3）正式晚餐,晚餐食物的选择比较宽松，工作了一天，可以轻松欢宴了。,（4）酒水及服务费,通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收1

34、5左右的服务费。,（5）会场茶歇,此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。茶歇的种类可为西式与中式两钟西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。,两会的茶歇,3月11日，人民大会堂，全体会议休息时分，人大代表在休息厅边喝茶边聊天。,（6）联谊酒会/舞会,事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确

35、认。,5、视听设备,设备本身的租赁费用，通常按天计算设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理,6、其他杂费,杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。,其他费用,演员及节目通常可以选定节目后按场次计算预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关

36、专场或包场除外。其他点心、水果及调制色酒,餐饮成本的控制,统一安排餐饮的会议，非常重要，自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。,会议费用预算明细,1、酒店费用 房费餐费会议室布标会议茶歇其它2、会务费用 接站费用送站费用资料袋签字笔笔记本集体照资料复印礼品水果鲜花盆栽其它3、考察费用 门票风味餐市内交通矿泉水其它4、VIP接待

37、 房费车费餐费考察,相同：住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。不同：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等)，那么场地租赁的预算就很难预测了通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。,展会预算与

38、会议预算关系,（三）会议资金管理,会议启动资金 注册费收入1、筹集会议启动资金 筹集原则 a、满足筹备工作的需要：时间、数款 b、选择成本低的渠道 c、合法 渠道 a、行政事业费 b、专业会议管理机构垫支 c、企业的自留资金:客户联谊会、产品介绍费、技术座谈费、表彰奖励。,2、收入管理 收入的构成 a、注册费：先进设计与制造工程国际学术会议会议注册费 b、赞助费 c、其它收入 旅游收入、展览收入等 收入的管理 会议秘书处 a、确认收入的原则 权责发生制 b、异常情况的处理,先进设计与制造工程国际学术会议会议注册费,中方参会者：全费：2100 元人民币 学生：1500 元人民币（在交注册费时需提

39、交学生身份证明）注册费包括下述费用：一本论文集、会议午餐、会议宴会、参观冰雪大世界门票，不包括住宿。多篇投稿的作者，其第一篇文章的会议论文集版面费包括在注册费内，其余每篇文章需再交500元版面费。如论文经会议推荐后，被相应的期刊、杂志录用，版面费由作者自负。,（四）会议成本控制,1、会议成本内容 活动费用：筹备期间的征集论文和代表注册费用，会议举行期间的开幕式，招待费、宴会等会务活动等学术报告费用。折旧费用：计算机、传真机、复印机等磨损的价值。人工费用：兼职人员的会议补贴 办公费用：会议费、交通费、通信费、购买办公用品等。,2、控制方法 制定标准（定额法）建立成本控制信息系统 实行责任成本制

40、监督与检查,3、控制内容 筹备期间（固定费用）举行期间（可变费用）a餐饮费：招待会、闭幕宴会、茶点、午餐 b会场与设备 c工作人员费用：随着进展减少工作人员 d会议剩余资金分配,（五）会议赞助,1、主体 企业赞助 主要领导、工作人员 国际组织 其它 基金赞助 个人赞助,国际会议赞助的主要来源,赞助费已经成为会议做到财务平衡的主要因素。国际会议可以获得的来自几个方面的赞助。1.企业赞助国际会议的赞助主要来自企业，特别是那些实用性比较强的科技类国际会议，有的会议企业赞助甚至成为其主要经费来源。海尔在为北京奥运花费超过7亿元 2.基金赞助基金会也会对重大国际会议提供赞助。我国的国家自然基金委员会设有

41、专项资金赞助国际会议。海外也有一些基金会对国际会议提供赞助。,3.政府赞助在我国举办的大型国际会议有时也可以获得政府机构的赞助，如科技部、卫生部和中国科协等。各级地方政府为了活跃地区的国际交流活动，有时也会对国际会议提供赞助。4.国际组织赞助许多国际组织也会对国际会议提供赞助，如联合国的工发组织、粮农组织、教科文组织等。会议组织者需要尽早联系这些潜在的赞助机构，并按要求向相关部门提供申请材料。5.个人赞助个人也可以赞助国际会议，如著名的数学家陈省身教授就曾经对国际数学家大会提供30万元的个人赞助费。,2、赞助说明书会议介绍赞助形式：经费赞助：专项赞助项目赞助 赞助程序 付款方式：赞助费用既可以

42、一次付清，也可以分期付款；既可以会外汇，也可以付人民币。不管是采用哪种方式，赞助说明书上都要有明确的付款方式和付款要求、开户行名称、账号、收款单位和联系人。,经费赞助,企业赞助会议一笔固定经费，但并不指明费用的用途，可由会议组织者全权支配。会议可能获得赞助的具体情况，会议组织者确定赞助经费的金额，有时还设置不同金额的赞助标准，分别命名为金牌、银牌和铜牌赞助。作为对赞助商的回报，会议组织者也要在会议的筹备和举办期间，提供给赞助各种活动的机会，宣传他们的产品，扩大企业的影响。,专项赞助,赞助企业对会议的某项活动或某项用品提供的赞助。赞助的会议活动可以包括会议的开幕式、招待会、文娱演出以及宴会等主要

43、活动，赞助金额既可以是该活动的全部费用，也可以是部分费用。所赞助的活动可以以赞助企业的名称命名，如由徕卡公司赞助的某招待酒会，就被冠名为“徕卡之夜”。赞助会议某项用品可以是会议的资料包、会议论文集、参会指南等，甚至可以是会议使用的圆珠笔，总之，不管企业采用哪种形式赞助，都可将自己企业的名称印在上面，宣传和扩大企业的影响。,项目赞助,世博会的唯一指定葡萄酒：长城水晶石公司是世博会美国馆的赞助商2009年12月30日 商投集团成世博商业卡项目赞助商 2009年12月30日 阿尔山矿泉水成联合国馆指定饮用水 2009年12月29日 新日电动车签约成世博会项目赞助商 2009年11月25日 欧莱雅中国

44、成法国馆合作伙伴 2009年11月21日 上海国拍成世博会指定拍卖合作机构 2009年11月03日 海程邦达入驻世博园区物流中心,2009年10月22日 金枫成世博会黄酒行业项目赞助商 2009年09月17日 和黄白猫成清洁洗涤用品项目赞助商 2009年08月18日 冠生园成世博会糖果行业项目赞助商 2009年08月09日 克莉丝汀成世博指定糕点面包供应商 2009年07月31日 中粮集团成上海世博会高级赞助商 2009年07月03日 联想成计算机设备及服务高级赞助商,2009年05月25日 伊利成为上海世博会高级赞助商 2009年05月15日 元祖食品成世博糕点面包项目赞助商 2009年05

45、月04日 贵州茅台成世博白酒行业高级赞助商 2009年01月22日 日本GK成标识系统设计服务供应商 2009年01月20日 西门子助中国馆建绿色地标,上海世博会商业卡,世博商业卡不仅仅局限于卡片形式，还包括海宝挂件、U盘等多种造型世博商业卡可以与电脑连接，直接通过网络完成充值，,广州2010年亚运会 项目赞助,亚运会指定运动饮料赞助商：健力宝8000万体育用品顶级赞助商：361正式制服赞助商：广东大哥大集团 休闲服装赞助商：卡丹路 广州亚运指定用车：广汽自主品牌“传祺”,广州2010年亚运会合作伙伴,苏宁成为广州亚运电器销售服务供应商高级合作伙伴：广汽6亿元人民币 合 作 伙 伴：TCL的代

46、价超过8000万元；台湾啤酒 8000万元赞助费赞助商独家供应商供 应 商,高级合作伙伴（7家）,合 作 伙 伴（6家）,赞助商（5家）,独家供应商,供应商,会议赞助书2009年02月21日赞助层次：钻石赞助商：RMB￥30万金牌赞助商：RMB￥10万银牌赞助商：RMB￥5万指定供应商：现金RMB￥2万+价值RMB￥5万的实物,大会赞助回报细则钻石赞助商：RMB30万，仅限一家1、赞助企业获得本次大会协办单位称号，并在大会官方网站、直播及其他合作网站专属网页的相关位置出现赞助企业的名称或标识。2、以赞助企业所在细分领域为赞助企业安排一场专题讨论会。3、主持人现场鸣谢赞助企业；安排至少两家媒体对

47、赞助企业领导进行专访。4、安排赞助企业一名领导发表主题演讲一次(10分钟以内)。5、赞助企业享有主席台1名VIP贵宾席位，并赠送普通席位门票3套(VIP可享受组委会统一安排就餐，其余参会人员食宿费自理)。6、在大会所有会务资料(海报、会刊、报名表、门票、邀请函、工作证、胸卡等载体)上体现赞助企业的名称或标识；另在大会现场(主背景板、签到处背景板、VIP贵宾休息厅背景板、指示牌等载体上)体现赞助企业的名称或标识。7、大会现场摆放带有赞助企业标识易拉宝2个，赞助企业宣传资料可在大会现场与大会会刊一同由组委会统一派发(易拉宝与宣传资料均由赞助企业提供)。8、本次大会会刊内页广告两页。9、大会开幕前循

48、环播放赞助企业宣传广告(视频或PPT，由赞助企业提供)。10、赞助企业一名领导担任高尔夫球赛颁奖嘉宾。11、会议结束后将获得大会现场精彩视频选辑制作而成的VCD或DVD资料。12、赞助企业获得一个标准展位(展览主体和内容设计制作由赞助企业负责)。,金牌赞助商：RMB￥10万 1、在大会官方网站、直播及其他合作网站专属网页的相关位置出现赞助企业的名称或标识。2、以赞助企业所在细分领域为赞助企业安排一场专题讨论会。3、主持人现场鸣谢赞助企业；安排至少一家媒体对赞助企业领导进行专访。4、赞助企业享有主席台1名VIP贵宾席位，并赠送普通席位门票2套(VIP可享受组委会统一安排就餐，其余参会人员食宿费自

49、理)。5、在大会所有会务资料(海报、会刊、报名表、门票、邀请函、工作证、胸卡等载体)上体现赞助企业的名称或标识；另在大会现场(主背景板、签到处背景板、VIP贵宾休息厅背景板、指示牌等载体上)体现赞助企业的名称或标识。6、大会现场可摆放带有赞助企业标识易拉宝1个，赞助企业宣传资料可在大会现场与大会会刊一同由组委会统一派发(易拉宝与宣传资料均由赞助企业提供)。7、赞助企业获得本次大会会刊内页广告两页。8、大会开幕前循环播放赞助企业宣传广告(视频或PPT，由赞助企业提供)。9、会议结束后将获得大会现场精彩视频选辑制作而成的VCD或DVD资料。10、赞助企业获得一个标准展位(展览主体和内容设计制作由赞

50、助企业负责)。,银牌赞助商：RMB￥5万1、在大会官方网站、直播及其他合作网站专属网页的相关位置出现赞助企业的名称或标识。2、安排赞助企业一名领导发表主题演讲一次(10分钟以内)。3、主持人现场鸣谢赞助企业；安排至少一家媒体对赞助企业领导进行专访。4、赞助企业享有主席台1名VIP贵宾席位，并赠送普通席位门票1套(VIP可享受组委会统一安排就餐，其余参会人员食宿费自理)。5、在大会所有会务资料(海报、会刊、报名表、门票、邀请函、工作证、胸卡等载体)上体现赞助企业的名称或标识；另在大会现场(主背景板、签到处背景板、VIP贵宾休息厅背景板、指示牌等载体上)体现赞助企业的名称或标识。6、大会现场可摆放