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1、第8课 Excel中的数据管理,Excel2003在排序、查找、替换以及汇总等数据管理方面具有强大的功能。Excel不仅能够通过记录单来增加、删除和移动数据，而且能够对数据清单进行排序、筛选、汇总等操作。,主要内容,数据清单的概念 使用记录单创建与管理管理数据清单 简单与高级排序数据 自动与高级筛选数据 创建数据汇总 查找与替换数据,8.1 建立数据清单,数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行。,建立数据清单的准则,数据清单的大小和位置避免在一个工作表上建立多个数据清单。工作表中的数据清单与其他数据间至少留出一个空白列或一个空白行。避免在数据清单中放置空白行和列。避免将关键数据放到数
2、据清单的左右两侧。,列标志在数据清单的第一行创建列标志。列标志使用的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式应与数据清单中其他数据的格式相区别。如果要将标志和数据分开，应使用单元边框在标志行下插入一行直线。行和列的内容在设计数据清单时，应使同一列的各行有近似的数据项。在单元格的开始处不要插入多余的空格。不要使用空白行将列标志和第一行数据分开。,8.2 使用记录单创建数据清单,输入数据：选定单元格区域，“数据”“记录单”,与8.2 使用记录单管理数据清单,管理数据：选定单元格区域，“数据”“记录单”条件”“Enter”使用记录单查找记录时，当查到若干个满足条件的记录时，在记录单中只显示多个记
3、录中位于最前面的记录。,操作练习,在“员工薪资记录表”工作簿中通过记录单输入数据。,8.3 数据排序,数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，这样可以为数据的进一步处理作好准备。Excel 2003提供了多种方法对数据清单进行排序，即可以按升序、降序的方式，也可以由用户自定义排序的方法。,8.3.1 数据的简单排序,对Excel中的数据清单进行排序时，如果按照单列的内容进行简单排序，则可以直接使用工具栏中的“升序排序”按钮 或“降序排序”按钮。,操作练习,在“员工薪资记录表”工作簿中，按“调整后总基本工资”从高到低排列数据记录。,技巧提示,若在“排序警告”对话框中，选中“以当前选定区域排序
4、”单选按钮，则单击“排序”按钮后，Excel2003会将选定区域排序而其他位置的单元格保持不变。,8.3.2 数据的高级排序,数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。选定数据单元格区域“数据”“排序”,操作练习,在“员工薪资记录表”工作簿中，设置按“调整后总基本工资”从高到低排序，当该项相同时，则再按“员工编号”从低至高排列数据记录。,8.3.3 创建自定义序列,“选项”“自定义序列”,8.4 数据筛选,筛选是一种用于查找数据清单中数据的快速方法。经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析之用。,8.4
5、.1 自动筛选,“数据”“筛选”“自动筛选”自定义”,操作练习,在“员工薪资记录表”工作簿中，自动筛选“调整后基本总工资”大于3500的数据。在“员工薪资记录表”工作簿中，自动筛选“调整后基本总工资”最高的七条记录。,技巧提示,若要再次显示被筛选掉的记录，在菜单栏中选择“数据”“筛选”全部显示”命令在自动筛选数据时，在字段名成下拉列表框中选择“全部”命令，可以显示数据清单中的所有记录。,8.4.2 高级筛选,使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域指定筛选的数据所需满足的条件。条件域的第一行是所有做为筛选条件的字段名，这些字段名与数据清单中的字段名必须完全相同。条件区域的其他行则输入筛选条件。
6、注意：条件区域和数据清单不能连接，必须用一空行将其隔开。,操作练习,在“员工薪资记录表”工作簿中，筛选出“调整后基本总工资”大于3000并且“调整后的工龄工资”大于800的“市场部”员工薪资记录。,技巧提示,若在“高级筛选”对话框中选择“选择不重复的记录”复选框，则当有多条记录满足筛选条件时，只显示其中一条。,8.5 分类汇总,分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法。分类汇总对数据库中指定的字段进行分类，然后统计同一类记录的有关信息。统计的内容可以由用户指定，也可以统计同一类记录的记录条数，还可以对某些数值段求和、求平均值、求极值等。,创建分类汇总,Excel可自动计算数据清单中的分类汇总和总计值。当插入自动分类汇总时，Excel 将分级显示数据清单，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。若要插入分类汇总，先将数据清单排序，以便将要进行分类汇总的行组合到一起。然后，为包含数字的列计算分类汇总。,操作练习,将“员工薪资记录表”工作簿中的数据按“所属”部门分类，并汇总部门的平均“调整后总基本工资”。,技巧提示,若要删除分类汇总，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可。,8.6 查找与替换数据,“编辑”查找”或 Ctrl+F,
