《Word邮件合并应用-制作成绩单.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Word邮件合并应用-制作成绩单.ppt（17页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、第六章 Word邮件合并应用-制作成绩单,焦作大学信息工程学院 计算机基础教研室,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,2,2023/11/8,学习目标,掌握Word中“邮件合并”、“邮件合并向导”的使用方法。掌握利用“邮件合并”批量制作“成绩单”、“信封”的方法、技巧。,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,3,2023/11/8,目录,6.1 制作成绩单案例分析6.2 实现方法利用邮件合并制作成绩单6.2.2 应用邮件合并向导制作信封6.3 案例总结6.4 课后练习,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,4,2023/11/8,6.1 制作成绩单案例分析,任务的提出学期结束时，班主任许老师
2、要根据已有的“各科成绩(素材)”，给每位同学发一份“成绩单”。解决方案1.先制作好“成绩单”空白表；2.运用邮件合并将“各科成绩(素材)”的数据合并到“成绩单”中，生成每人单独一张的成绩单；3.对于信封，先按一定的格式制作好信封，运用邮件合并将“班级通信录”的数据合并到信封中，生成每人单独一个的信封；4.打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩单”。,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,5,2023/11/8,利用邮件合并制作成绩单,1建立主文档成绩单的设计2打开数据源3在成绩单中插入数据域4插入各科目的班级平均分5利用“插入Word域”填写获奖信息6查看数据连接状况7在一页中放置多个成绩单8合并
3、数据,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,6,2023/11/8,1建立主文档成绩单,在Word中，制作一张没有具体数据的“成绩单”（模板）。如下图所示。完成后保存在D盘“邮件合并”文件夹中，同时把作为后台数据库的Excel数据表文件“各科成绩数据.xls”也保存在这个文件夹中。设计好的成绩单（模板）必须处于打开状态。,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,7,2023/11/8,2打开数据源,任务：打开数据源“各科成绩(素材).xls”，作为“邮件合并”的后台数据库。操作方法：1.选择“视图”“工具栏”“邮件合并”，打开“邮件合并”工具栏；2.单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，
4、找到并打开数据表“各科成绩(素材).xls”，打开后出现一个“选择表格”对话框；3.在对话框中选择第一项“成绩汇总表”，单击“确定”按钮。,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,8,2023/11/8,3在成绩单中插入数据域,任务：在已经打开的成绩单（模板）中，插入数据源的合并域。操作方法：1.插入点放在成绩单（模板）的“学号：”后面，单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框；2.在“域”列表框中，选择“学号”项，单击“插入”按钮。在成绩单（模板）的“学号：”后面就会插入域“学号”；3.重复步骤2，用同样的方法在成绩单的对应位置插入其它的域。,第6章Word邮件合并应
5、用制作成绩单,9,2023/11/8,成绩单的设置结果,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,10,2023/11/8,4插入各科目的班级平均分,任务：输入成绩单第3列的“班级平均”成绩数据。操作方法：打开“成绩汇总表”工作表，找到各科目的班级平均分数据（在最后一行），把这些数据复制、粘贴；或者直接输入到成绩单的“班级平均”列中的相应位置。,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,11,2023/11/8,5利用“插入Word域”填写获奖信息,任务：在成绩单的最后一行中，填写获奖信息：平均分在85分以上填写“恭喜你！你的平均分达到85分以上，将获得奖学金！”，85分以下填写“你的平均分未达到85
6、分，请继续努力！”。操作方法：插入点放在成绩单最后一行“获奖情况”列右边的单元格中，单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”下拉按钮，从打开的菜单上选择“IfThenElse”，打开“插入Word域：IF”对话框，各项参数设置如下图所示。再单击“确定”按钮。,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,12,2023/11/8,6查看数据连接状况,任务：查看数据连接后成绩单的变化。操作方法：1.单击“邮件合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮，这时成绩单的各个数据域显示出第一条记录中的具体数据；2.单击“邮件合并”工具栏上的“上一记录”按钮或“下一记录”按钮，可以查看其他记录的数据；3.单击“首记
7、录”按钮，可以显示第一条记录的数据，单击“尾记录”按钮，可以显示最后一条记录的数据。,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,13,2023/11/8,7在一页中放置多个成绩单,任务：在一页内放置两份成绩单。,操作方法：1.把整个成绩单（包括前面的标题）复制一份，再把插入点定位到文档的最后，粘贴得到第2个成绩单；2.将插入点放在第2个成绩单的首行处（必须在第2个成绩单中所有数据域的前面），单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“下一记录”，就可看到在第2个成绩单中，已显示出下一条记录的数据了。,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,14,2023/11/8,任务：运
8、用“合并数据”，生成全班的成绩单。操作方法：1.单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮，打开“合并到新文档”对话框；2.在对话框中选择“全部”选项，单击“确定”按钮。Word开始合并数据，并产生包括全部记录在内的新文档，系统自动命名为“字母1”；3.将合并数据产生的新文档“字母1”保存在D盘“邮件合并”文件夹中，文件改名为“成绩单”。,8合并数据,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,15,2023/11/8,任务：批量制作信封。,6.2.2 应用邮件合并向导制作信封,操作方法：1.在菜单栏中选择“工具”“信函与邮件”“中文信封向导”命令，制作好信封初稿；2.根据“班级通信录”中的信息
9、，修改该信封：删除数据域，只保留收信人邮编、收信人地址一和收信人姓名三个域；3.选择域“邮政编码”，插入对应域“收信人邮编”；用同样方法插入其它域；设置各个域的字符格式；4.将所有记录合并，每条记录生成一个信封，并自动生成新文档“信封1”，再保存。,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,16,2023/11/8,案例总结,本章通过“制作成绩单”案例，详细介绍了邮件合并的操作。方法主要有以下三步：第一步：建立主文档，即制作文档中不变的部分（相当于模板）。如：“成绩单”或“信封”中不变的部分。第二步：建立数据源，即制作文档中变化的部分。通常是Word或Excel中的表格，可事先建好，在此处直接打开。如：“各科成绩（素材）.xls”。第三步：插入合并域。将数据源中的相应内容，以域的方式插入到主文档中。,第6章Word邮件合并应用制作成绩单,17,2023/11/8,课后练习,1利用“邮件合并”将数据文件“报考名单.xls”合并到“准考证”主文档中，生成所有考生的准考证。2圣诞新年将至，某公司公关部要给所有的客户和合作伙伴发一封“贺卡”，贺卡内容完全一样，但每个人的收信地址、单位、姓名不同。请用“邮件合并向导”根据“客户.xls”数据文件中的数据给每人制作一个贺卡。,
