全省农行公文处理及公文写作培训.ppt

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1、第一章 公文基础知识及公文处理规范 第二章 常用公文类型及写作要领 第三章 公文常见问题及公文处理要求,内 容 提 要,第一章 公文基础知识及公文处理规范 一、公文概念和特点 二、公文种类 三、发文类别 四、公文格式 五、公文处理流程 六、行文规则,第一章 公文基础知识及公文处理规范,一、公文概念和特点（一）公文的概念 公文是法定作者在公务活动中为了行使某种职权，所使用的一种凭证式记录的信息。农业银行公文，是指农业银行在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书。,第一章 公文基础知识及公文处理规范一、公文的概念和特点,（二）公文特点,第一章 公文基础知识及公文处理规范一、公文的概念和特

2、点,二、公文种类 省分行公文处理实施细则规定了11个文种，分别是决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。,第一章 公文基础知识及公文处理规范二、公文种类,三、公文类别,第一章 公文基础知识及公文处理规范三、公文类别,行务发文1、行发文 是以中国农业银行河北省分行名义制发的公文。包括：农银冀发、农银冀函、农银冀复、农银冀任、农银冀规章等字号的发文。农银冀规章。规章是总行公文处理办法新加入的一种行发文。省分行制定实施细则时也做出了明确规定，主要用于印发全省农行系统内的各项制度规定，包括管理办法、规定、守则、实施细则、操作规程等。公文文种为通知。,第一章 公文基础知识及公

3、文处理规范三、公文类别,行务发文2、办公室发文 是行发文的重要补充形式，省分行机关的办公室发文包括农银冀办发、农银冀办函等字号的发文。3、特定发文 是指以省分行部室名义制发的，用于特定管理事项的发文。主要包括：农银冀人、农银冀监、农银冀审议、农银冀审结、农银冀审处、农银冀贷复、农银冀整改通等。4、内部情况通报 主要用于转发总行行领导、印发省分行行领导在专业工作会议及其他重要会议上的讲话。,第一章 公文基础知识及公文处理规范三、公文类别,四、公文格式,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（一）发文类别 选择行发文、办公室发文、特定发文或者其他发文。行发文使用“中国农业银行河北省分行文

4、件”文头；办公室发文使用“中国农业银行河北省分行办公室文件”文头；特定发文使用“中国农业银行河北省分行（XX部）”文头；工会、学会等其他发文，使用“中国农业银行河北省分行工会工作委员会文件”、“共青团中国农业银行河北省分行委员会文件”文头。,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（二）秘密等级 涉密公文要标明秘密等级和保密期限。我行公文涉及国家秘密分为“绝密、机密、秘密”，涉及商业秘密的分为“商密AAA、商密AA、商密A”。涉密文件要按照有关保密管理制度和总行定密工作一览表定密、核密。定密原则：一般情况下，应遵循“密来密往”的原则。定密应遵循主件、附件涉密等级一致的原则。,第一章 公

5、文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（三）紧急程度 公文按缓急程度分为平件、急件、特急件。标注紧急程度要慎重，一般拟文时应根据文件执行时间，确定文件的缓急程度。注意事项：1、标注文件的紧急程度，一般情况下，无明确时间要求的文件不应定为特急件。2、如果收文单位收文后有足够时间办理，尽量不要标注为急件。3、有些文件由于在内部办理或会签时间过长，需要抓紧核稿和行领导尽快签发，可以在流转时电话说明情况。4、系统外行文，特别是请示件或带有请示内容的文件，标注急件更应慎重。如标注急件，需事先与收文单位协商征得同意。,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（四）公文标题 由发文单位名称、公文主题

6、、公文文种三部分组成。注意事项：1、文种选用错误。混用或错用文种。错用请示与报告。如*分行关于列支服装采购款项的报告（请示）错用通报与通知。如关于2010年度房地产信贷业务尽职监督检查情况的通知（通报）生造文种。如关于*事项的申请或关于*事项的回复；甚至出现同一事项两种文种，如关于*事项的请示报告。,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（四）公文标题 2、要素不完备。缺少文种。如关于召开工作会议的有关事宜（的通知）。缺少发文单位。如（河北分行）关于支持蔬菜产业发展有关情况的报告。3、表述不清晰。标题不能概括出公文主题并准确表述，如*分行关于车辆保险有关问题的请示。正确：*分行关于将

7、车辆保险费纳入备用金支付范围的请示,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（四）公文标题 4、转发文件不规范。层层转发公文，容易造成公文标题冗长繁琐。转发一层：总行文件标题：关于印发中国农业银行农户贷款风险分类管理办法（试行）的通知。省分行转发文件标题：转发总行关于印发中国农业银行农户贷款风险分类管理办法（试行）的通知。,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（四）公文标题转发两层：总行文件标题：转发中国银监会关于加大农产品生产加工流通信贷资金支持力度的紧急通知 省分行转发文件标题：转发总行 中国银监会关于加大农产品生产加工流通信贷资金支持力度的紧急通知 河北银监局办公室转

8、发中国银监会关于加大农产品生产加工流通信贷资金支持力度的紧急通知的通知 省分行转发文件标题：转发关于加大农产品生产加工流通信贷资金支持力度的紧急通知。但要在正文中注明被转发文件标题全称及发文字号。,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（四）公文标题转发三层甚至多层。总行文件标题：转发住房和城乡建设部 人民银行 国家外汇管理局关于进一步规范境外机构和个人购房管理的通知。省分行转发文件标题：转发关于进一步规范境外机构和个人购房管理的通知。,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（四）公文标题 5、标点符号使用不规范。标题要保持简炼和整洁大方，一般不使用标点符号。以下情况可以使

9、用标点符号：书名号。主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。对于引用的原文或原句可用引号。注意：“紧急通知”，如果是特急件，标题中可不用紧急二字。“补充、再次”等，尽量少用在标题中。,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（五）主送单位 主送单位应使用全称、规范化简称。行发文、办发文可以是上级行、外部单位、二级分行为主送单位。1、对总行发文主送单位为总行、总行部室。2、对下级行发文主送单位为各市分行、省分行营业部，各市、县分支行，或某个、某几个二级分行。3、对省分行机关发文主送单位为“各部室、培训学校”或某几个部室。4、对外发文要使用单位的全称、规范化简称或同类机关的统称。

10、如：河北省人民政府（避免使用省政府）；河北银监局（避免使用省银监局）等。,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（六）抄送、抄报单位 抄送单位，指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他平级或下级单位，如行发、办发文件抄送各市分行、省分行营业部。抄报单位，指需要知晓公文内容的上级机关，如抄报总行或总行相关部室、河北银监局、人行石家庄中心支行等。注意：转发总行文件一般不再抄送总行。,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（七）内部发送 根据涉及内容发送各部室或相关部室。文件可根据情况确定内部发送范围。注意事项：1、以行发文件印发的制度办法、重大事项等一般内部发送各部室。2、内

11、容单一性文件可根据文件涉及内容发送相关部室。3、除涉及的相关部室，要写明发送相关行领导，要注意行领导排序，都送的为“各行领导”。4、必须内部发送会签部室。5、涉密文件要严格确定发送范围。,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（八）附件 公文附件是指随公文正文发出的文字材料及表格等。1、公文如有附件，应逐一标明附件顺序和名称（附件：1、；2、）。错误写法：附件一、附件二。2、转发文件时，附件名称只写文件名称，不必加书名号和文件发文字号。除转发文件外仍有附件的，与被转发文件一并在正文后注明。转发文件为附件1。3、附件的附件不在附件说明中标示。4、附件名称后不加标点符号。5、正文后所列附

12、件名称要与附件一致。,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（九）主题词 公文要标注主题词，以便于归档、检索和管理。一般情况下，在总行关机关正式制发的公文主题词表中选取与公文主题概念相对应的主题词。排列次序：类别词类属词文种词归属词（如河北分行关于增加业务费用指标的请示，主题词为 财务会计 费用 请示 河北分行）。根据公文主题词表标注主题词，一般不少于3个，不多于6个。,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,（十）发文字号 包括发文代字（农银冀发）、年份（2010）、序号（*号）。根据公文内容确定发文类别和发文代字。,第一章 公文基础知识及公文处理规范四、公文格式,五、公文

13、处理流程 省分行机关发文办理流程：拟稿人起草、拟文部综合人员核稿、拟文部室负责人审核（会签）、办公室审核、行领导签发、校对、用印、封发等。重点关注事项：（一）添加依据文件（二）公文会签（三）公文签批,第一章 公文基础知识及公文处理规范五、公文处理流程,（一）添加依据文件草拟公文时，应将与文件相关的支持性材料作为办文依据。依据文件主要包括：1、签报。2、会议纪要。3、下级行请示文件。4、文件或制度办法。5、根据对方单位来文拟办的公文，应附对方单位来文及办公室文件处理单。6、其他依据文件。,第一章 公文基础知识及公文处理规范五、公文处理流程,（二）公文会签 公文会签分行内会签和行外会签 1、行内会

14、签。公文内容涉及其他部门职责范围的，应主动与相关部门协商，成文后送相关部门会签。需要注意的事项：如作为发文依据的签报已经相关部门会签，且内容没有变动的，正式行文时可不再会签。会签部门接到会签文稿后应及时提出修改意见，向主办部门反馈。主办部门应填写会签采纳意见，由部门负责人签字。,第一章 公文基础知识及公文处理规范五、公文处理流程,（二）公文会签 1、行内会签 凡印发制度办法、实施细则、操作规程等均需法律事务部审查。避免文件会签时间过长。比如代理发行基金、国债等紧急文件会签时拟稿人和部室管理员要尽量通过电话或其他方式与会签部门联系，不能因为会签时间过长而影响工作。,第一章 公文基础知识及公文处理

15、规范五、公文处理流程,（二）公文会签 1、行内会签 避免需会签的文件未经会签。有的工作或事项涉及多个部门，但未经相关部门会签就下发，可能导致公文在政策上相互抵触、矛盾，难以执行。为提高办文效率，要尽量在送办公室前把文件送所有应会签的部门会签。合理确定会签部门，既要防止会签扩大化，又要防止应会签不会签。,第一章 公文基础知识及公文处理规范五、公文处理流程,（二）公文会签 2、行外会签 与外单位联合发文，先送行领导签批，再送行外会签。送行外会签时如改动很大，发文前还需要主办单位的领导重新签发。,第一章 公文基础知识及公文处理规范五、公文处理流程,（三）公文签批 1、以本行（党委、党组）名义制发的公

16、文，呈送主要负责人或主要负责人授权的其他行领导签发。2、以本行（党委）办公室或部门名义的发文，由分管行领导签发。文件内容涉及其他行领导分管工作的，由分管行领导转送其他行领导签批；重要公文由分管行领导审核签批后呈主要负责人签批。3、纪委发文，一般由纪委书记签批，重要公文由党委书记签批。,第一章 公文基础知识及公文处理规范五、公文处理流程,（三）公文签批 4、批复类文件，一般由分管行领导签发。分管行领导认为需主要负责人签发的，呈送主要负责人签发。5、内部情况通报由分管行领导审阅、主要负责人签发。6、工会、共青团、保密委员会及农村金融学会等其他发文由相应分管行领导签发。7、会议纪要一般由主持会议的行

17、领导签发，重要的会议纪要由主持会议的行领导审阅后，呈送主要负责人签发。,第一章 公文基础知识及公文处理规范五、公文处理流程,六、行文规则（一）不向领导个人行文；（二）各部室之间原则上不行文；（三）一般不应以部室名义对外行文；（四）要合理确定行文级别。不要重复发文，一个文件能解决的，不要多次行文。如在会议通知中避免出现：预备通知、正式通知、补充通知的现象；,第一章 公文基础知识及公文处理规范六、行文规则,六、行文规则（五）已经发文部署的工作，不要再发文强调；（六）例行公事的文件，尽量少发；（七）不同事项尽量不在同一文件中印发；,第一章 公文基础知识及公文处理规范六、行文规则,第二章 常用公文类型

18、及写作要领 一、请示及写作要领 二、报告及写作要领 三、通知及写作要领 四、批复及写作要领 五、通报及写作要领 六、决定及写作要领 七、意见及写作要领 八、函及写作要领 九、会议纪要及写作要领,第二章 常用公文类型及写作要领,一、请示及写作要领 适用于向上级机关请求指示、批准等，是一种上行文，行文方向单一、固定。省、市、县行行文中请示文种使用较多。注意事项：（一）不要一文多用。应坚持一事一请示。（二）不要越级请示。（三）不要多头报送。（四）注意要素齐全。（五）杜绝未批复即执行。,第二章 常用公文类型及写作要领一、请示及写作要领,二、报告及写作要领 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，陈述问题，

19、提出建议或答复上级机关的询问等事项。报告是一种陈述性上行文，不要求上级机关给予回复。注意事项：（一）报告时效性。（二）区别报告与请示。（三）不要批复报告事项。,第二章 常用公文类型及写作要领二、报告及写作要领,三、通知及写作要领 通知的适用范围较广，基本上各种内容的文件都可用通知，是日常工作中最常用的文种。不同通知的写法：（一）布置工作的通知：“为加强财税管理，及时发现税务管理中存在的问题，省分行决定开展辖内税务风险大检查，现将关事宜通知如下：”（二）印发制度办法的通知：“为进一步规范省分行机关签报管理，提高签报的使用效能，省分行制订了省分行机关签报管理规定，现印发给你们，请认真遵照执行”。,

20、第二章 常用公文类型及写作要领三、通知及写作要领,三、通知及写作要领（三）提出要求的通知：“为加强延伸柜台管理，规范业务操作，有效防控业务风险，根据操作类案件防范要求，现就延伸柜台管理有关事项通知如下：（四）转发文件的通知：“现将总行关于加强银行卡管理有关问题的通知转发给你们，并就有关要求通知如下：或，并结合实际，提出以下要求，请一并认真遵照执行：”。（五）会议、培训的制式通知：写明时间、地点、参加人员、会议内容、有关要求等。,第二章 常用公文类型及写作要领三、通知及写作要领,四、批复及写作要领 适用于答复下级行的请示事项。批复省、市分行使用非常多，主要针对下级行的请示事项进行答复，基本上只用

21、于下行文。注意事项：（一）批复要以分行或支行请示为依据，有请示才有批复。（二）起草批复时，一般写“你行关于某某事项的请示（农银（）办发2010118号）收悉，经研究，批复如下：一、，二、，三、。”（三）有些文件，下级行有请示，因为情况特殊，可以不批复。对于无需分行办理的事项，可不再正式行文批复，如承诺函；省分行已办理的事项；不同意的事项可通过其他方式说明，不必正式批复；请示答复单。,第二章 常用公文类型及写作要领四、批复及写作要领,四、批复及写作要领（四）态度要明确。（五）表述要准确。（六）依据文件要齐全。（七）引用文件名称、发文字号要准确。,第二章 常用公文类型及写作要领四、批复及写作要领,

22、五、通报及写作要领 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。按内容可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报。使用最多的是情况通报。注意事项：（一）要多写情况、事实，少写要求，（二）内容要尽量典型。（三）事实要清楚。（四）行文要及时。,第二章 常用公文类型及写作要领五、通报及写作要领,六、决定及写作要领 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖励系统内有关机构和人员，变更或撤销下级行不适当的决定事项。最常见的是表彰决定。有些表彰也可以用通报，但应根据具体情况区别使用两个文种，如表彰决定一般是对先进单位或个人做出成绩的结果给予奖励，表彰通报一般是对先进事迹或工作的过程进行表彰。,第二章 常用

23、公文类型及写作要领六、决定及写作要领,七、意见及写作要领 适用于对重要问题提出见解和处理办法，及对工作做出安排。省分行向二级分行下发的有关工作意见，意见中有明确要求的，二级分行应遵照执行或根据具体情况执行，没有明确要求的可参照执行。注意事项：（一）避免将意见和其他文种混同。意见与通知的区别。意见与决定的区别。（二）注意意见的写法。意见要明确，提出的建议或解决办法要恰如其分，既要考虑到实际需要，又要考虑其可能性。,第二章 常用公文类型及写作要领七、意见及写作要领,八、函及写作要领 适用于不相隶属单位（省政府各厅局、各金融机构、银行业协会等）之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项

24、等。函的适用范围比较广，如告知函、商洽函、询问函、答复函、请求批准函等。函的使用也比较灵活，许多不便用其他文种的文件，都可以函的形式行文。,第二章 常用公文类型及写作要领八、函及写作要领,八、函及写作要领 注意事项：（一）信贷部门经常使用的贷款承诺函与公文上的“函”不一样，贷款承诺函有固定格式，一般为有条件承诺函，是一种双方约定，双方要承担一定的法律责任。（二）对函的使用认识不足。“请示”与函的区别。（三）去函告知对方的，多用“特此函告”；去函要求对方答复的，可用“以上意见，请予函复”，“特此函复”等。,第二章 常用公文类型及写作要领八、函及写作要领,九、会议纪要及写作要领 适用于记载、传达会

25、议情况和议定事项，要求与会单位及有关单位共同遵守执行。注意事项：（一）纪要的真实性、条理性。要忠于实际，准确集中会议意见，不能掺杂个人意见或随意增加发挥，更不能歪曲会议精神。（二）纪要的浓缩性和侧重性。要突出会议中心，分清主次，有详有略。（三）正确使用文种。会议纪要本身就是文种，在会议纪要后面再加通知就属于重复使用文种。,第二章 常用公文类型及写作要领九、会议纪要及写作要领,第三章 公文常见问题及公文处理要求 一、公文常见问题 二、公文处理要求,第三章 公文常见问题及公文处理要求,一、公文常见问题（一）政策不明（二）逻辑不清（三）层次混乱（四）表述不准（五）文件冗长,第三章 公文常见问题及公文

26、处理要求一、公文常见问题,几个具体问题（一）文字 1、“制定”与“制订”。“制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，“制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：“单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。”2、“截止”与“截至”。“截止”即到期停止。“截至”即到为止。3、“部署”与“布置”。“部署”即指全局重大工作的安排。“布置”即指全局具体工作和事项的安排。,第三章 公文常见问题及公文处理要求一、公文常见问题,几个具体问题（二）图表 正式公文一般不要出现图表，特别是一些为表示数量变化而使用的柱状图、饼状图、曲线图等。一般处理方

27、式：公文中需要说明的相关问题可以使用文字进行说明；必须使用图表说明的，小的表格可以使用，大的表格要尽量作为文件附件，柱状图、饼状图、曲线图等必须作为附件。,第三章 公文常见问题及公文处理要求二、公文常见问题,几个具体问题（三）称谓 按照规范要求，文件中出现的地名、人名、单位名称等一定要使用全称或规范化的简称。在核稿过程中发现有的公文在引用姓名、职务、地名、机关称谓不够准确和规范。有的在同一公文中多次出现的，前后名称也不一致。如在文件中将资产负债管理部简写为资产负债部或资负部。,第三章 公文常见问题及公文处理要求二、公文常见问题,几个具体问题（四）数字 阿拉伯数字和小写汉字不能混用。公文中的数字

28、，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如提到季度时应使用小写汉字；表示数目比较精确时，应使用阿拉伯数字。,第三章 公文常见问题及公文处理要求二、公文常见问题,几个具体问题（五）顺序 一般按照第一层“一”、第二层“（一）”、第三层“1”、第四层“（1）”的层次排列，其中“一、”标题内容后没有符号，“（一）”、“1、”、“（1）”标题内容后加句号。在一段文字内部常使用“一是、二是、三是”，“首先、其次、第三”。,第三章 公文常见问题及公文处理要求二、公文常见问题,几个具体问题（六）时间 正式公文中的时间表述应使用四位数公元纪年，不能随便省略。如“10年”应改为“2010年”。成文日期不能使用阿拉伯数字，应使用小写汉字。发文时间有特殊要求，通过纸质文件发文的，由各环节和行领导按特殊要求签署时间。,第三章 公文常见问题及公文处理要求二、公文常见问题,二、公文处理要求（一）高度重视，严谨细致。（二）熟知业务，加强学习。（三）总结经验，提高水平。（四）严格把关，提升质量。（五）注重效率，限时办结。,第三章 公文常见问题及公文处理要求二、公文处理要求,谢谢大家！,